تحضير الوثائق الأولية. معالجة الوثائق الأولية: المتطلبات ، على سبيل المثال

جميع الإدخالات بتنسيق محاسبةعلى أساس الوثائق الداعمة ذات الصلة.

وثيقة(المعلومات الموثقة) هي معلومات مثبتة على ناقل مادة مع تفاصيل تسمح بالتعرف عليها. بصفته ناقلًا للمواد ، يُسمح باستخدام أي كائن مادي مناسب لإصلاح وتخزين الكلام أو الصوت أو المعلومات المرئية عليه ، بما في ذلك في شكل محوّل. ومع ذلك ، لأغراض الأعمال الورقية في المحاسبة ، تنطبق فقط ناقلات المعلومات الورقية أو القائمة على الآلة. ترد هذه القاعدة في لائحة المحاسبة والإبلاغ في الاتحاد الروسي (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34 ن مع التغييرات والإضافات اللاحقة). في الحالة الأخيرة ، المنظمة ملزمة بإنتاج نسخ من هذه المستندات على نفقتها الخاصة وسائط ورقيةللمشاركين الآخرين في المعاملات الاقتصادية ، وكذلك بناءً على طلب الهيئات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، والمحكمة ومكتب المدعي العام.

يتم إعداد المستندات المحاسبية بشكل أساسي وفقًا لنماذج موحدة ، والتي نظرًا للحاجة إلى تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني ، وضمان إمكانية مقارنة بيانات المحاسبة والإبلاغ الخاصة بمؤسسات مختلفة (أو منظمة واحدة لفترات مختلفة) ، واكتمالها وموثوقيتها ، وتجنب تكرار المعلومات.

يعد التوثيق المحاسبي جزءًا من نظام توثيق إدارة المنظمة وفقًا لمصنف جميع وثائق الإدارة الروسية (OKUD) ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 30 ديسمبر 1993 رقم 229.

عموما مستندات المحاسبةيمكن تقسيمه إلى ثلاثة مستويات: وثائق المحاسبة الأولية ، وسجلات المحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية. يتوافق هذا التدرج تمامًا مع تعريف سير العمل في المحاسبة وتسلسل ومنطق التوثيق النشاط الاقتصاديالمنظمات.

وثائق المحاسبة الأولية، على أساس المحاسبة التي يتم الحفاظ عليها ، بمثابة وثائق تحدد حقائق الالتزام المعاملات التجارية.

سجلات المحاسبةتم تصميمها لتنظيم وتجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة ، لتعكسها في الحسابات المحاسبية والبيانات المالية.

القوائم الماليةيمثل نظام واحدمعلومات الملكية، المركز الماليتنظيم ونتائج أنشطتها الاقتصادية ، التي تم تجميعها على أساس بيانات المحاسبة وفقًا للنماذج المعمول بها (وفقًا لـ PBU 4/99 "البيانات المحاسبية للمنظمة" ، المعتمدة بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم. 43n بتاريخ 06.07.99 وأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم "بشأن أشكال البيانات المحاسبية" مع التعديلات والإضافات اللاحقة).

داخل كل مستوى ، الوثائق ليست متجانسة. يعتمد حجم العمل المحاسبي في المؤسسة في جميع مراحل معالجة المستندات على حجم تدفق المستندات- عدد المستندات التي تسلمتها المنظمة والتي أنشأتها لمدة معينة. في الوقت نفسه ، يعد هيكل تدفق المستندات مثيرًا للاهتمام من حيث التكوين والغرض وأنواع المستندات.

وبالتالي، تعبير من المعتاد تقسيم المستندات إلى ملفات واردة(وارد إلى المنظمة) ، المنتهية ولايته (الوثائق الرسمية المقدمة من المنظمة للمستجيبين الخارجيين) ، و داخلي(مجموعة مستندات رسميةالتي لا تتجاوز المنظمة التي أعدتهم).

الوثيقة يتوافق مع حالة المسؤول, إذاتم إنشاؤه من قبل شخص اعتباري أو طبيعي ، وتم تنفيذه والمصادقة عليه بالطريقة المنصوص عليها.

يسمح لنا تصنيف المستندات حسب التكوين وتحليل هيكلها على هذا الأساس بتقييم نسبة حجم تداول المستندات الداخلية والخارجية في المنظمة ، لتحليلها. درجة استقلالية المؤسسة(بعد حساب نسبة وحدات المعلومات الواردة والمعلومات الداخلية) ، قم بالتقييم نشاط دوران المنظمة في البيئة الخارجية(على جاذبية معينةالمستندات الصادرة).

بالميعاد

تنقسم الوثائق إلى وثائق إدارية وتنفيذية ومجتمعة ووثائق محاسبة.

إداريتحتوي المستندات على أوامر وتعليمات بشأن الإنتاج وأداء بعض العمليات التجارية (أمر من رئيس المؤسسة والأشخاص المخولين من قبله لأداء العمليات التجارية).

تنفيذيالمستندات تؤكد حقيقة المعاملات التجارية. وتشمل هذه أوامر الاستلام (أعمال القبول) للمواد ؛ شهادات قبول نظام التشغيل والتخلص منه ؛ وثائق قبول العمال للمنتجات النهائية ، إلخ. المستندات التنفيذيةموقعة من قبل الأشخاص المسؤولين عن أداء العمليات التجارية وصحة تنفيذها في المستندات. على سبيل المثال ، رؤساء ورش العمل ، مديرو المستودعات (أمناء المخازن) ، رؤساء العمال ، إلخ.

مشتركالوثائق الإدارية والتنفيذية. وتشمل هذه الإيرادات والمصروفات. الطلبات النقدية; قسائم الدفعلإصدار رواتب لموظفي المؤسسة ؛ تقارير مسبقة للأشخاص المسؤولين (المعارين) ، إلخ.

مستندات المحاسبةيتم تجميعها في حالة عدم وجود مستندات أخرى لسجلات المعاملات التجارية ، أو عند تلخيص ومعالجة المستندات التنفيذية والإدارية. وتشمل هذه الشهادات وأوراق التوزيع وحسابات الاحتياطي والبيانات المالية وما إلى ذلك.

يكشف هذا التصنيف عن الحاجة إلى توثيق عدد من المعاملات التجارية ، والتي يتم تجاهل تسجيلها في معظم الحالات من قبل المحاسبين الممارسين. وبالتالي ، يجب تأكيد إجراءات المحاسب المتعلقة بتنفيذ الحسابات المنهجية ، وفقًا لمبدأ التسجيل ، من خلال المستندات المحاسبية ذات الصلة ومصدقة بتوقيع كبير المحاسبين.

حسب فترة المعاملات التجارية المسجلة

تنقسم المستندات المستخدمة في المحاسبة إلى لمرة واحدة وتراكمية.

مره واحدهترسم المستندات الأولية كل معاملة تجارية ويتم تجميعها في خطوة واحدة.

تراكمييتم تجميع المستندات خلال فترة معينة من خلال تراكم المعاملات التجارية المتجانسة باستمرار. في نهاية الفترة ، يقومون بحساب مجاميع المؤشرات المقابلة. أمثلة على المستندات التراكمية: أوامر العمل الشهرية لأسبوعين ؛ بطاقات الحد للإفراج عن المواد من مستودعات المؤسسة ، إلخ. الوثائق التراكمية هي عنصر من عناصر المرحلة الأولى من منهجية وتعميم المعلومات المحاسبية.

حسب درجة تعميم المعلومات

تنقسم المستندات المحاسبية إلى أولية وموجزة.

خبراتيتم إعداد المستندات لكل معاملة في وقت إتمامها. وتشمل هذه الوثائق الخاصة باستلام المواد من قبل المؤسسة وتسريحها من مستودعات الشركة إلى ورش العمل ؛ على شحن المنتجات للعملاء ؛ بشأن استحقاق الأجور للموظفين مقابل المنتجات المصنعة أو العمل المنجز أو الخدمات المقدمة ، إلخ.

وثائق موجزةتعميم المؤشرات من خلال تجميعها بشكل مناسب ، والتنظيم من المستندات الأولية (على سبيل المثال ، كشوف رواتب موظفي ورش العمل ، والمؤسسة ككل ، وما إلى ذلك). تختلف المستندات الموحدة عن المستندات المتراكمة في أن المستند الموحد يتم تجميعه على أساس المستندات الأولية وهو ملخص لها ، والمستند التراكمي هو مستند أساسي يتم تجميعه تدريجيًا. تتضمن المستندات الموجزة أيضًا جميع سجلات المحاسبة ، ويمكن اعتبار وثيقة الملخص النهائية بيانات مالية.

المرحلة الأولى من توثيق الوضع الاقتصادي في المنظمة هي المحاسبة الأولية ، وهي المرحلة الأولى من الإدراك النظامي وتسجيل العمليات الفردية التي تميز العمليات الاقتصادية والظواهر التي تحدث في المؤسسة. أهدافها هي: اقتناء واقتناء وإنفاق الموارد المادية ؛ استخدام موارد الوقود والطاقة ؛ تطبيع وعمل ساعات ؛ إنتاج العمال بالقطعة؛ تكاليف الإنتاج؛ حركة المنتجات شبه المصنعة والمخلفات أعمال جارية؛ حجم الإنتاج وشحنه وبيعه ؛ التسويات مع الموردين والمشترين والعملاء والبنوك والسلطات المالية والمؤسسين ، إلخ. في هذه المرحلة من العمل المحاسبي ، تنعكس في المستندات الأولية المعلومات الأولية حول العمليات التجارية والظواهر التي تحدث في العديد من المجالات ، في ورش العمل والمستودعات ونقاط قبول وشحن المنتجات النهائية والأقسام الأخرى للمؤسسة.

يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة من خلال المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الحفاظ على المحاسبة.

وثائق المصدر ، المستخدمة في وصف المعاملات التجارية ، تشكل مصفوفة معلومات واحدة تتم معالجتها باستخدام نفس طرق إجراءات المحاسبة. في الوقت نفسه ، تمت إضفاء الطابع الرسمي على بعض الوثائق على المستوى الاقتصادي القطاعي أو العام. يتم وضع هذه الوثائق على نماذج من نموذج موحد معتمد من قبل لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي أو الوزارات والإدارات القطاعية.

أشكال الإدارات الابتدائية توثيق المحاسبةإلزامية للاستخدام فقط في المؤسسات التابعة لهذه الأقسام ، ومع ذلك ، إذا كان شكل المستند يلبي احتياجات المنظمات الأخرى ، فيمكنهم اعتمادها.

في جميع الحالات الأخرى ، يتعين على المنظمات تطوير أشكال مستندات المحاسبة الأولية بشكل مستقل بالكمية والشكل اللذين تكونان ضروريين لتعكس الأنشطة الاقتصادية للشركة. في الوقت نفسه ، يجب إضفاء الطابع الرسمي على المستندات التي أنشأتها المنظمة بشكل مستقل بحيث يوفر محتواها بشكل كامل المعلومات اللازمة لمهام المحاسبة.

المتطلبات الأساسية لشكل المستند الأساسي:

1. يسمح لك بوصف حقيقة واحدة من الحياة الاقتصادية للمنظمة بشكل موثوق

2. يظل هيكل الوثيقة ثابتًا لفترة طويلة ، إذا كانت ظروف المنظمة مستقرة نسبيًا.

3. تم استبعاد الغموض في تفسير المعلومات الواردة في الوثيقة.

4. تم تشفير الرسالة لتسهيل معالجتها وضمان أمن المعلومات.

5. توفر مقاييس المعلومات الواردة في الوثيقة (النقدية و / أو الطبيعية) الموثوقية الضرورية والدقة والوضوح للمعلومات. ينبغي تجنب الإفراط في التفاصيل أو تنقيح البيانات وكذلك عدم كفايتها.

6. الوثيقة مكملة لوثائق أخرى ، ولا تكررها.

7. تحتوي الوثيقة على أقل قدر ممكن من المعلومات الزائدة عن الحاجة - عادة ما تكون المعلومات غير المستخدمة ، والتي يتم تضمينها في النموذج الأصلي "فقط في حالة".

8. شكل المستند مناسب لمعالجته في بيئة النموذج المستخدم.

9. شكل المستند مناسب للعرض والمعالجة في بيئة إلكترونية (على الكمبيوتر).

10. الشكل هو نفسه بالنسبة لجميع الحقائق المتجانسة للنشاط الاقتصادي في مختلف أقسام المنظمة (بما في ذلك المعزولة).

11. جمعت في الوقت المناسب.

عند تطوير أشكال مستندات المحاسبة الأولية ، يجب مراعاة أحكام المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 129 الصادر في 21 نوفمبر 1996 "بشأن المحاسبة" (مع التعديلات والإضافات).

البند 2 من هذه المقالة. تنص على قبول مستندات المحاسبة الأولية للمحاسبة إذا تم وضعها بالشكل الوارد في ألبومات النماذج الموحدة ، ويجب أن تحتوي المستندات التي لم يتم توفير شكلها في هذه الألبومات على التفاصيل الإلزامية التالية:

أ) اسم الوثيقة ؛

ب) تاريخ تحرير الوثيقة (الوثيقة غير المؤرخة ليس لها قوة قانونية ، بالإضافة إلى ذلك ، في هذه الحالة من الصعب أن تنسب حقيقة النشاط الاقتصادي إلى فترة التقريرالمالية و محاسبة الضرائب);

ج) اسم المنظمة التي يتم وضع الوثيقة نيابة عنها ؛

ه) أدوات قياس المعاملات الاقتصادية من الناحية المادية والنقدية.

و) أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن أداء الصفقة التجارية وصحة تنفيذها.

ز) التوقيعات الشخصية للأشخاص المشار إليهم (من الممكن أيضًا فك رموز التوقيعات).

يتم اعتماد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين. علاوة على ذلك ، فإن المستندات التي تضفي الطابع الرسمي على المعاملات التجارية بالنقد يتم توقيعها من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين من قبلهم.

يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي في وقت إجراء المعاملة ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فور الانتهاء منه.

متطلبات كبير المحاسبين توثيقالمعاملات التجارية والخضوع للمحاسبة ملفات مطلوبةوالمعلومات إلزامية لجميع موظفي المنظمة. بدون توقيع كبير المحاسبين والمستندات النقدية والتسوية والمالية و الالتزامات الائتمانيةتعتبر باطلة ولا ينبغي قبولها للتنفيذ.

يمكن إعداد مستندات المحاسبة الأساسية على الورق ووسائط الآلة. في الحالة الأخيرة ، تكون المنظمة ملزمة بإنتاج نسخ على نفقتها الخاصة من هذه المستندات على الورق للمشاركين الآخرين في المعاملات التجارية ، وكذلك بناءً على طلب الهيئات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، المحكمة ومكتب المدعي العام.

للتحكم في معالجة البيانات المتعلقة بالمعاملات التجارية وتبسيطها ، على أساس مستندات المحاسبة الأولية ، وثائق المحاسبة الموحدة ، والتي تشمل على وجه الخصوص الدفاتر النقدية وتقارير السلع وسجل معاملات الأعمال والأوامر التذكارية ودفاتر الطلبات ودفتر الأستاذ العام وسجلات المحاسبة الأخرى. الوثيقة النهائية الموحدة هي البيانات المالية.

© 2015-2019 الموقع
جميع الحقوق تنتمي إلى مؤلفيها. لا يدعي هذا الموقع حقوق التأليف ، ولكنه يوفر الاستخدام المجاني.
تاريخ إنشاء الصفحة: 2016-04-15

استهداف:لتكوين معرفة الطالب بالأنواع الرئيسية لوثائق المحاسبة.

شرط أساسي لطريقة التوثيق هو انعكاس حقائق النشاط الاقتصادي في الوثائق الأولية وقت تكليفها. توثيق المحاسبة يعطي الصلاحية القانونية للمعلومات المحاسبية.

من أجل الانعكاس المستمر للأشياء محاسبةيجب تسجيل كل معاملة تجارية. لهذا الغرض ، يتم استخدام عنصر من طريقة المحاسبة - التوثيق.

توثيقهو أساس المحاسبة ويتكون من انعكاس مستمر مستمر لجميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة في وثائق المصدر المحاسبي.

وثيقة محاسبيةهو دليل مكتوب على الأداء الفعلي للصفقة التجارية أو الحق في تنفيذها.

الوثائق لها القيمة القانونية والرقابية.في الحالة الأولى ، يتم استخدامها كدليل في حالة الخلافات بين المنظمات و فرادى. المستندات التي تم تنفيذها بشكل صحيح وفي الوقت المناسب لها قيمة إثباتية في التحكيم والمحاكم القضائية ، وهي بمثابة أساس لخبرة المحاسبة الجنائية ، وما إلى ذلك في الحالة الثانية ، ستستبعد المستندات حالات السرقة ، وهي أساس التنفيذ التدقيقوالتدقيق الوثائقي وتحليل أعمال المنظمة.

المتطلبات الرئيسية لتنفيذ الوثائق الأولية تمت صياغتها في الفن. 9 من قانون "المحاسبة" ، لوائح المحاسبة و القوائم الماليةفي الترددات اللاسلكية.

يجب أن يحتوي مستند المحاسبة الأساسي على مؤشرات معينة ضرورية لتوصيف وتأكيد حقيقة المعاملة التجارية ، والتي يتم استدعاؤها تفاصيل.

تنقسم التفاصيل إلى: إلزامي واختياري.

التفاصيل الإلزامية تعطي وثائق المحاسبة القوة القانونية. وتشمل هذه:

اسم الوثيقة (النموذج) ، رمز النموذج ؛

تاريخ تحرير الوثيقة ؛

اسم الشركة؛

تدابير المعاملات التجارية من الناحية المادية والنقدية ؛

اسم مناصب الأشخاص المسؤولين عن المعاملات التجارية وصحة تنفيذها ؛

توقيعات المسؤولين.

تفاصيل اضافيةيتم تحديدها من خلال ميزات المعاملات التجارية المنعكسة والغرض من المستندات.

اعتمادًا على طبيعة العمليات وتقنيات معالجة المعلومات ، قد تشمل المستندات الأولية ما يلي:

رقم المستند؛

أساس الصفقة التجارية ؛

عنوان ورقم هاتف المنظمة ؛

حسابات التسوية الخاصة بالمنظمة ، إلخ.

خبرات مستندات المحاسبةيتم قبولها للمحاسبة إذا تم تجميعها وفقًا للنموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة (القياسية) لوثائق المحاسبة الأولية.

لتسجيل المعاملات التجارية التي لا توجد لها النماذج القياسيةوثائق المحاسبة الأولية ، يمكن للمؤسسات تطوير واعتماد الأشكال المناسبة من المستندات الأساسية بشكل مستقل ، وفقًا للمتطلبات المحددة.

يجب إعداد المستندات في الوقت المناسب ، كقاعدة عامة ، في وقت المعاملة ، إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فور الانتهاء من المعاملة.

يجب أن تحتوي المستندات على جميع التفاصيل التي تعكس بيانات موثوقة.

يتم الاحتفاظ بالسجلات في المستندات بالحبر ومعجون القلم الجاف واستخدام الآلات الكاتبة والوسائل الأخرى التي تضمن سلامة هذه السجلات للفترة المحددة لتخزينها في الأرشيف. لا يجوز تدوين الملاحظات بقلم رصاص بسيط. يجب تعبئة الوثيقة بشكل واضح وبدون بقع. يجب شطب الخطوط المجانية. يتم اعتماد قائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين.

بالنسبة الاستخدام الصحيحفي عملية المحاسبة ، يتم تصنيف المستندات وفقًا للسمات المتجانسة التالية: الغرض ؛ مكان التجميع طريقة الانعكاس نطاق العمليات.

بالميعادتنقسم الوثائق إلى إدارية ، مبررة (تنفيذية) ، محاسبية ومجمعة.

المستندات الإداريةتحتوي على أمر (تعليمات) لأداء معاملة تجارية. على سبيل المثال ، أمر بإجراء جرد ، أمر دفعبنك للتحويل نقودوما إلى ذلك ، على أساس المستندات الإدارية ، لا تجعل السجلات المحاسبية ، لأن العملية لم تكتمل بعد.

مستندات البراءة (التنفيذية)تأكيد حقيقة الصفقة التجارية. يمكن أن تكون بمثابة: فواتير تؤكد النفقات المتكبدة ، وفواتير لتلقي الأشياء الثمينة. يتم إعداد هذه المستندات وما شابهها في وقت العملية وهي أساس انعكاسها في الحسابات المحاسبية.

مستندات المحاسبةيتم تجميعها من قبل موظفي قسم المحاسبة وتكون بمثابة أساس للإدخالات في حسابات المحاسبة. وتشمل هذه: السجلات المحاسبية ، أنواع مختلفةالحسابات (رسوم الإهلاك على الأصول الثابتة ، الأصول غير الملموسةوإلخ.).

المستندات المجمعة- أداء الوظائف المتأصلة في نوعين أو أكثر من المستندات الموضحة أعلاه في وقت واحد. على سبيل المثال ، يمكن أن تجمع وثيقة واحدة بين وظائف مستند إداري ومستند إيصال أو وظائف الإيصال والمحاسبة. تتضمن المجموعات المجمعة أوامر استلام ونفقات نقدية ، وبيانات كشوف المرتبات للأجور ، وما إلى ذلك. استخدامها يقلل من عدد الإدخالات ، ويسهل معالجة المستندات المحاسبية.

مكان التجميعيميز بين المستندات الداخلية والخارجية.

داخليتعتبر المستندات التي تم إعدادها واستخدامها لتسجيل المعاملات التي تتم داخل هذه المنظمة. وتشمل هذه الفواتير الخاصة بالحركة الداخلية للمخزونات ، تقارير النفقاتالأشخاص المسؤولين ، إلخ.

حسب طريقة انعكاس المعاملاتتنقسم المستندات إلى أساسية وموحدة.

في المستندات الأولية إصلاح واحدة أو أكثر من المعاملات التجارية فور اكتمالها أو فور الانتهاء منها. مثال على المستندات الأساسية يمكن أن يكون: الشيكات لتلقي الأموال من البنك ، وفواتير الإجازة الأصول الماديةوإلخ.

وثائق موجزةيتم تجميعها على أساس العديد من الوثائق الأولية المتجانسة الصادرة سابقًا عن طريق تجميع وتلخيص مؤشراتها. المستندات الموجزة هي ، على سبيل المثال ، تقرير نقدي (تم تجميعه على أساس المستندات التي تؤكد استلام الأموال وإنفاقها) ، وتقرير سلعة (تم تجميعه على أساس مستندات السلع). يمكن أن تقلل المستندات الموحدة بشكل كبير من عدد إدخالات المحاسبة: بدلاً من الترحيلات لكل مستند فردي ، أ الأسلاك العامةعلى أساس ورقة الملخص التي تجمع البيانات من عدد كبير من الوثائق الأولية.

حسب حجم العملياتتنقسم المستندات الأولية إلى مجموعتين: تراكمية ولمرة واحدة.

مستند لمرة واحدةرسم عملية واحدة في وقت اكتمالها أو فور اكتمالها ، على سبيل المثال ، فاتورة للإفراج عن البضائع.

المستندات التراكميةتعكس عمليات متجانسة أو متكررة بشكل دوري لفترة معينة. مثال على هذه المستندات يمكن أن يكون بطاقات السياج الحدودي ، إلخ. على عكس المستندات لمرة واحدة ، تنعكس المستندات التراكمية في المحاسبة فقط بعد إدخال العملية الأخيرة فيها وتم تلخيص كافة الإدخالات. يقلل استخدام المستندات التراكمية من حجم الوثائق ووقت تنفيذها.

تحدث أخطاء أحيانًا أثناء تسجيل المعاملات. تتنوع طبيعة الأخطاء: يتم كتابة النص الخطأ أو المبلغ الخطأ في المستندات وسجلات المحاسبة ؛ حساب النتائج بشكل غير صحيح ؛ تتم الإشارة إلى حسابات المقاصة بشكل غير صحيح في القيود المحاسبية ، إلخ.

من أجل عكس جميع المعاملات في المنظمة بشكل صحيح ودقيق ، من الضروري تحديد وتصحيح جميع الأخطاء في المنظمة في الوقت المناسب. حساباتأخطاء.

يجب تصحيح الأخطاء قبل الإبلاغ.

تصحيح الأخطاء في الحساباتتتم بالطرق التالية: التدقيق اللغوي ، والترحيلات الإضافية ، و "الانعكاس الأحمر".

تستخدم الطريقة التصحيحية في الحالات التالية:

لا تؤثر الأخطاء على حسابات المراسلات ؛

تم اكتشاف الأخطاء بسرعة ولم تنعكس على مجاميع الحساب.

إستعمال هذه الطريقةيقترح شطب النص أو المبلغ الخاطئ وأن النص أو المبلغ الصحيح مكتوب على النص المشطوب. يتم تحديد الأخطاء المصححة وتأكيدها: في المستندات - بتوقيعات الأشخاص الذين وقعوا المستند ؛ في السجلات المحاسبية - بتوقيع الشخص الذي أجرى التصحيح.

طريقة الأسلاك الإضافيةيتم استخدامه في الحالات التي يتم فيها الإشارة إلى المراسلات الصحيحة للحسابات في سجلات المحاسبة أو إدخالات المحاسبة ، ولكن يتم التقليل من حجم المعاملة التجارية. لتصحيح مثل هذه الأخطاء للفرق بين المبالغ الصحيحة والتي تم التقليل من شأنها ، إضافية قيد محاسبي. بالنسبة لمقدار الخطأ الذي تم ارتكابه ، يقوم محاسب المؤسسة بإعداد شهادة يتم فيها ، بالإشارة إلى المستند الأساسي ، الإشارة إلى وقت حدوث الخطأ وما هو الخطأ فيه. البيان المحاسبي بمثابة وثيقة محاسبية وأساس لتصحيح الخطأ المحاسبي.

طريقة ستورنو الأحمر (أرقام سالبة)ينطبق إذا كانت الحسابات تحتوي على مراسلات غير صحيحة للحسابات. يكمن جوهر هذه الطريقة في أنه في البداية يتم تكرار الترحيل غير الصحيح في نفس مراسلات الحسابات ، ولكن يتم الإدخال بالحبر الأحمر. عند حساب الإجماليات في سجلات المحاسبة ، يتم طرح المبالغ المكتوبة بالحبر الأحمر من الإجمالي. وبالتالي ، يتم إلغاء الإدخال الخاطئ. بعد ذلك ، يتم صنعه أسلاك جديدة، مما يعكس التطابق الصحيح للحسابات ، ويتم تسجيله في السجلات المحاسبية بالحبر العادي.

لا يمكن أن توفر التوثيق والمحاسبة الأولية انعكاسًا كاملاً في محاسبة الحركة الفعلية للممتلكات ومصادر تكوينها (من الممكن وجود تناقضات بين الحسابات والأرصدة الفعلية للأموال والمصادر). علاوة على ذلك ، أدت التغييرات في المحاسبة التي أجرتها وزارة المالية الروسية وفقًا لبرنامج الإصلاح المحاسبي إلى ظهور مجموعة متنوعة من المواقف غير التقليدية التي تسمح للمنظمات بإجراء انحرافات كبيرة في البيانات المحاسبية والحالة الحقيقية للممتلكات ، والتي يؤدي إلى تشوهات في المعلومات المحاسبية حول وجود الأشياء وفرض الضرائب عليها. يساهم حل هذه المشاكل في الجرد ، كإحدى أهم مراحل التحضير للتجميع تقرير سنوي، لتأكيد دقة البيانات الواردة في هذا المستند.

الجرد هو إنشاء التوافر الفعلي للأموال ومصادرها عن طريق إعادة حساب الأرصدة العينية أو الحسابات الجارية. تأتي كلمة "جرد" من "الجرد" اللاتينية وتعني التحقق من وجود وحالة الأشياء الثمينة عينيًا عن طريق العد والوزن والقياس وما إلى ذلك.

الأهداف الرئيسية للمخزون هي: الممتلكات المتاحة فعليًا للمؤسسة ، ومقارنة التوافر الفعلي مع البيانات المحاسبية وتحديد الانحرافات ، وكذلك تأكيد دقة المحاسبة عن الالتزامات لجميع أنواع الحسابات المستحقة القبض ، حسابات قابلة للدفع، أنواع أخرى من الحسابات.

مبادئ توجيهية لحصر الممتلكات و الالتزامات المالية(تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي في 13 يونيو 1995) يحدد الإجراء الخاص بجرد الممتلكات والالتزامات المالية للمنظمات وإضفاء الطابع الرسمي على نتائجه. عند إجراء جرد ، يتم حساب وقياس جميع الممتلكات في موقعها والأشخاص المسؤولين ماديًا لدى المنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا لـ القواعد الارشاديةيخضع المخزون لممتلكات لا تنتمي إلى المنظمة ، ولكن يتم إدراجه في السجلات المحاسبية للحفظ ، والمستلم للمعالجة ، وأيضًا لأي سبب من الأسباب.

قائمة الوثائق الأساسية:

1. الأعمال:

قبول (تحويل) المستندات الأساسية ؛

شطب الوثائق الرئيسية ؛

قبول وتسليم المرافق التي تم إصلاحها ؛

استقبال المواد

حول العيوب المحددة ؛

جرد؛

ليحل محل.

2. المتطلبات:

قانون الشرط لاستبدال المواد ؛

فاتورة؛

شرط الإفراج عن المواد ؛

طلب الدفع؛

الطلب هو أمر.

3. تكاليف غير مباشرة:

فاتورة (مطلب) للحركة الداخلية ؛

فاتورة اجازة لكل جانب.

4. أزياء:

للعمل المنجز

للعمل بالقطعة.

5. الطلب #٪ S:

أمر القبول والتحويل وإنهاء العقد ؛

عند منح الإجازة ؛

أمر التحميل.

6. الطلب #٪ S:

أمر نقدي وارد

المصروفات والأمر النقدي ؛

أمر وارد.

7. البطاقات:

بطاقات الخط

الأجر.

8. صياغات:

لفتح حساب

حول إسقاط لهجة.

9. الطلبات:

أمر دفع؛

أمر دفع مجاني ؛

أمر طلب الدفع.

10. حسابات:

فاتورة؛

الحساب (المورد) ؛

طلب دفع الحساب ؛

حساب شخصي.

11. تفويض.

12. التقارير:

تقرير مسبق

تقرير مادي.

13. التسجيلات(القوائم ، الوصف):

سجل الشيكات.

سجل الأجور غير المدفوعة ؛

سجل طلبات الدفع.

تسجيل الطلبات الواردة والصادرة ؛

قائمة الجرد؛

وصف الجرد.

تصنيف الوثائق الأساسية

حسب درجة تعميم المعلومات

حسب عدد المناصب المحاسبية

حسب وقت المعالجة

مره واحده

تراكمي

بطانة واحدة

متعدد الأسطر

خبرات

ثانوي

جدول سير العمل

أنواع العمل مع المستند

المؤدون

محل

خدمة التسويق

مستودع

في.

محاسبة

----

أرشيف

1. استخراج 2. تصريح الإصدار 3. الإفراج عن المواد 4. الضرائب 5. التحقق من الوثائق 6. تخزين الوثائق

اليوم ، تلعب المحاسبة دورًا مهمًا التصميم الصحيح الوثائق الأولية. لذلك ، يجب أن يعرف كل محاسب كيفية إعداد هذا النوع من المستندات بشكل صحيح. سيتم تخصيص هذه المقالة لهذه القضية.

تعتبر المستندات الأولية أساسًا لإجراء قيد في المحاسبة وإدخاله في السجل. تعتبر هذه المستندات ، التي تستخدم في المحاسبة ، جزءًا من نظام التوثيق الإداري.

في المحاسبة ، لا يُسمح بتسجيل المستندات في سجل الوثائق الأولية إلا عند وضعها وفقًا للهيكل الموجود في ألبومات معينة تحتوي على نماذج موحدة. تم تصميمها خصيصًا للوثائق الأولية. يمكنك العثور في هذه النماذج على عينة من المستندات المطلوبة. هذا الشكل محدد بالقانون الاتحاد الروسي. تم تأكيد النموذج في روسيا بأمر من وزارة المالية.

تم تصنيفها وفقًا لتصنيف جميع الروسية لوثائق الإدارة ، اختصار OKUD. وفقًا لهذا التصنيف ، يتم تعيين رمز لكل مستند أساسي وفقًا لـ OKUD.

في قسم المحاسبة ، إذا لزم الأمر ، هناك نموذج قياسي لمعالجة هذه المعلومات. يمكن أن تشمل خطوط إضافية وجديدة. يجب أن تكون هذه التفاصيل الجديدة ، التي تم توفيرها في الشكل المعتمد مسبقًا ، بتنسيق بدون فشلتبقى دون تغيير. التغييرات الجديدة التي تم إجراؤها يتم وضعها وفقًا للأمر الحالي (الأمر). هذه التغييرات في النماذج المتعلقة بالمحاسبة ، المعاملات النقديةلا تلمس.

تحتوي النماذج التي تمت الموافقة عليها من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا على مناطق معينة بها معلومات مشفرة. يتم ملؤها بالتوافق التام مع المصنفات المعتمدة في الاتحاد الروسي. يجب أن نتذكر أن الرموز التي لا تحتوي على روابط وفقًا للمصنف المقبول (وهذا ينطبق على العمود الذي يحمل اسم "نوع الإجراءات" وغيرها) تُستخدم لتلخيص وتصنيف المعلومات الواردة ، عند معالجة البيانات باستخدام أجهزة الكمبيوتر . يتم لصقها بما يتفق بدقة مع نظام الترميز المختار ، والذي تم تقنينه من قبل هذه المنظمة.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تخطي وثائق المحاسبة ، التي تم تطويرها من قبل المؤسسة بشكل مستقل ، للمحاسبة. هذه نماذج خاصة في المحاسبة تحتوي على التفاصيل المطلوبة. يتم توفيرها التشريع الروسي. تسمح المحاسبة بالتطوير المستقل ، ولكن فقط للمعلومات التي لا تحتوي على عينات موحدة في الألبومات.

اليوم في المحاسبة الشروط الواجبةلإعداد المعلومات الأولية تعتبر:

• تاريخ تسجيل الوثائق ؛
• لقب؛
• اسم المنظمة. يشار إلى المنظمة التي تم تجميع هذه المعلومات نيابة عنها ؛
• عنوان منصب الشخص / الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ إجراءات العمل وصحة التسجيل ؛
• يتم التعبير عن محتوى الإجراء الاقتصادي من حيث القيمة ، وكذلك في النوع ؛
• يجب أن تكون التواقيع الشخصية لجميع الأشخاص المشار إليهم في المستند.

يجب أن يتم تنفيذ جميع الوثائق الأولية بجودة عالية وفي الوقت المناسب (لا تنسَ مصداقية البيانات المشار إليها فيها) ، بالإضافة إلى مزيد من النقل إلى قسم المحاسبة ، ضمن الشروط المحددة بدقة بموجب القانون.يتم ذلك ليعكس التاريخ في المحاسبة. يتم وضع هذه الإجراءات من قبل الأشخاص الذين قاموا بصياغة الوثائق وتوقيعها.

يجب أن تعلم أنه في قسم المحاسبة ، لا يمكن إنشاء قائمة بهؤلاء الأشخاص الذين لديهم الحق في التوقيع على المستند الأساسي إلا من قبل رئيس هذه المنظمة (باتفاق مبدئي مع كبير المحاسبين). يمكن فقط لهؤلاء الأشخاص تحديد قائمة المسؤولين الذين يحق لهم التوقيع. الوثائق ، التي بموجبها يمكن توقيع تنفيذ إجراءات العمل المختلفة المتعلقة بالنقد ، فقط من قبل رئيس المحاسبين وكبير المحاسبين. بالإضافة إلى الأشخاص المذكورين أعلاه ، يُسمح أيضًا بتوقيعات الأشخاص الآخرين. في الوقت نفسه ، يجب أن نتذكر أنه يجب أولاً الموافقة عليها جميعًا من قبل رئيس وكبير المحاسبين.

وبالتالي ، في المحاسبة ، تعد المستندات الأولية دليلًا مباشرًا على تنفيذ الأنواع التالية من إجراءات العمل: السحوبات النقدية ، ودفع ثمن البضائع ، وغيرها. يتم وضعها في وقت الإجراء أو بعد اكتماله (إذا كان من المستحيل إعدادها في وقت الإجراء نفسه).

وفقًا للتصنيف الحالي ، يتم تقسيم مستندات المحاسبة الأولية إلى الأنواع التالية:

• التسجيل المحاسبي
• تبرئة
• التنظيمية والإدارية.

لنلق نظرة على المجموعتين الأخيرتين بمزيد من التفصيل:

من أجل الاحتفاظ بشكل صحيح بقائمة من الوثائق الأساسية في المحاسبة ، تم تطوير جدول سير عمل معين ثم تمت الموافقة عليه. يحدد توقيت الحركة ، وإجراءات نقل الوثائق الأولية داخل المؤسسة والدخول الإضافي إلى قسم المحاسبة.

كل هذه المستندات التي يتسلمها المحاسب يجب أن يتم التحقق منها للنقاط التالية:

• عنصر حسابي. يعني تنفيذ حساب المبلغ ؛
• حسب المحتوى الدلالي. يجب أن تتبع الوثيقة العلاقة بين مؤشراتها الفردية. ألا تحتوي على تناقضات داخلية.
• حسب التنسيق. يتم التحقق من صحة الوثيقة واكتمالها وكذلك صحة ملء التفاصيل الموجودة فيه.

إذا تم العثور على تناقضات في المستند لأي معلمات ، فيجب تصحيحها. يجب على الشخص الذي شارك في تصميمه التعديل. تحتاج أحيانًا إلى إعادة بناء المستند بأكمله.

فقط بعد التحقق يتم نقل الوثائق إلى قسم المحاسبة. يتم نقل المعلومات منهم إلى سجلات المحاسبة. يتلقى المستند نفسه علامة تسمح لك باستبعاد إمكانية إعادة استخدامه. قد تمثل هذه العلامة تاريخ الدخول والدخول سجل المحاسبة.

في المحاسبة ، يُسمح بإعداد الوثائق الأولية على الآلة أو الوسائط الورقية. عند استخدام وسيط الآلة ، يجب عمل نسخة ورقية.

يتم أرشفة جميع المعلومات بترتيب زمني فقط. يتم استكماله ، ثم ربطه وحفظه في مجلدات. هذا الإجراء مصحوب بإصدار شهادة. أثناء التخزين في مبنى الأرشيف ، يجب حماية المعلومات من التصحيحات غير المصرح بها. لا يمكن تنفيذ عملية التصحيح إلا إذا تم تأكيد صحة السبب. يتم تأكيد التصحيحات من خلال توقيع المسؤول. يجب إدخال التاريخ الصحيح.

مدة الصلاحية

يتم الاحتفاظ بالوثائق الأساسية مواعيد نهائية معينة، المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي. وفقًا لذلك ، يجب على المنظمة الاحتفاظ بجميع المستندات الأولية ، بالإضافة إلى سجلات المحاسبة والتقارير لمدة 5 سنوات على الأقل. في الوقت نفسه ، يجب تخزين المعلومات اللازمة لدفع الضرائب وحسابها لمدة 4 سنوات. أيضًا ، يتم الاحتفاظ بوثائق تؤكد الخسارة طوال فترة التخفيض الكاملة لأرباح الشركة الخاضعة للضريبة بمقدار الخسارة التي تم استلامها مسبقًا. تم أرشفة الوثائق التي تتعقب الموظفين والحسابات الشخصية لجميع الموظفين لمدة 75 عامًا.

يجب أن نتذكر أن فترة التخزين تبدأ في التراكم اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي للسنة التي تم فيها إصدار الوثائق.

غير منصوص عليها في التشريع قواعد واضحةفيما يتعلق بتنفيذ إجراءات استعادة مثل هذه الوثائق. هذا الجانب مهم في حالة الضرر أو فقدان ما هو مطلوب.

المؤكد أنظمةتحتوي على تعليمات واضحة حول شروط تخزين الوثائق المحاسبية للغرض الأساسي. لكن الإجراء التدريجي الذي ينبغي تنفيذه في حالة الخسارة غير محدد. في هذه الحالة ، من الضروري تعيين لجنة بأمر ، والتي تجري تحقيقًا لتحديد أسباب الضرر أو الخسارة أو انتهاك سلامة المستند. من الممكن ربط الممثلين بالدراسة سلطات التحقيقممثلين عن جهاز الأمن والحريق. ويلي ذلك إجراء علاجي.

تصحيح الاخطاء

تحدثنا بإيجاز عن تصحيح الأخطاء في الوثائق الأولية أعلاه. تصحيح الأخطاء الموجودة في المستندات وسجلات المحاسبة منصوص عليه في تشريعات روسيا.

وفقًا لهذه القواعد التشريعية ، يُمنع منعًا باتًا إجراء أي تصحيحات على الوثائق المتعلقة بالمعلومات المصرفية والنقدية. في حالات أخرى ، يتم إجراء التصحيحات فقط عندما يكون هناك اتفاق مع جميع المشاركين في إجراءات العمل. يجب أن تكون هذه الاتفاقية مصدقة من توقيعات جميع المشاركين في التصحيح. تأكد أيضًا من الإشارة إلى تاريخ إدخال جميع التصحيحات.

تذكر أنه عند المحاسبة ، يجب شطب تفاصيل المستند المراد تصحيحه بخط رفيع وواضح بحيث يظل المحتوى الأصلي / معنى التصحيح الذي تم إجراؤه مرئيًا بوضوح. بالقرب من الدعائم ، يجب عليك تدوين ملاحظة "تصحيح للاعتقاد". بعد ذلك ، يجب أن يكون التصحيح مصدقًا عليه بالتوقيع. الرسميةالذي قام بهذا الإصلاح. يجب أن يحتوي المستند على الأحرف الأولى من اسمه ولقبه.

ستساعد معرفة الأحكام المذكورة أعلاه على إعداد الوثائق الأولية للمحاسبة بشكل صحيح وسريع.

فيديو "ما هي مستندات المحاسبة الأساسية"

بعد مشاهدة السجل ، ستتعلم كيفية تقديم المستندات الأساسية إلى مكتب الضرائب في روسيا.

تعد مستندات المحاسبة الأساسية مهمة ليس فقط في مسائل المحاسبة ، ولكن أيضًا فيما يتعلق بها التشريعات الضريبية، ولا سيما تحديد نطاق الالتزامات. لذلك ، من المهم للغاية أن يعرف الشخص المسؤول عن تجميع الوثائق الأولية جميع الفروق الدقيقة في المحاسبة ، بالإضافة إلى فهم تصنيفها لتبسيط العمل.

ما هي وثائق المحاسبة الأولية

تعتبر الوثائق الأساسية تلك التي تسجل بعض الإجراءات الاقتصادية التي تم تنفيذها بالفعل. يمكنك ترك قيد في المحاسبة وإدخاله في السجل فقط إذا كان لديك وثائق محاسبية أولية. يعتبر جزءًا لا يتجزأ من نظام إدارة المؤسسة. بناءً على ذلك ، يمكننا أن نقول بأمان أن مستندات المحاسبة الأولية هي دليل موثق للمعاملات التي تم إجراؤها المتعلقة بالنشاط الاقتصادي للكيان وجلبت بعضًا منها. التأثير الاقتصادي.

تصنيف

تخضع جميع النقاط التي تؤثر على القضية المتعلقة بالمرحلة الابتدائية لأحكام ومعايير 402-FZ. ينص المعيار على أن هذه الشهادات مطلوبة عند التفاعل مع السلطات الضريبية كتأكيد لصحة الحسابات. وهذا يعني أن السلطات الضريبية لن يكون لديها أي شكاوى حول عملية تحديد الوعاء الضريبي.

وفقًا للوائح الحالية ، تخضع الوثائق الأولية للتخزين الإلزامي لمدة 4 سنوات. خلال هذه الفترة ، يمكن للسلطات الضريبية في أي وقت طلب مستندات للدراسة والتحقق. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يعمل التوثيق الأساسي كدليل في التقاضي.

وتجدر الإشارة إلى أن أشكال معينة من الوثائق الأولية ليست ثابتة على المستوى التشريعي. في هذه المسألة ، كيان الأعمال لديه الفرصة لاختيار الخيار الذي يلبي احتياجاته وسيكون بمثابة مساعدة جيدة في مزيد من العمل.

وثائق المحاسبة الأولية: قائمة

كقاعدة عامة ، تظل القائمة الكاملة للشهادات التي تؤدي وظائف أساسية دون تغيير ويتم اعتمادها على أعلى مستوى. حاليًا ، تشمل هذه الفئة:

1. اتفاق.أنها تنص على الشروط المحددة للمعاملة ، ومسؤولية الطرفين و أسئلة مالية. بشكل عام ، يشار هنا إلى جميع الشروط المتعلقة بطريقة ما بالمعاملة. لاحظ ذلك لبعض العمليات إستمارة خطيةالاتفاق غير مطلوب. لذلك ، من اللحظة التي يتلقى فيها المشتري إيصال المبيعات ، تعتبر المعاملة منتهية.
2. حسابات.بمساعدة الوثائق من هذا النوعيؤكد المشتري استعداده لدفع ثمن سلع (خدمة) البائع. بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتوي الفواتير على شروط إضافية للمعاملة وتحديد الأسعار المحددة التي يحددها البائع لمنتجاته وخدماته. إذا كان المشتري لسبب ما غير راضٍ عن المنتج (الخدمة) المقدم له ، فيحق له المطالبة باسترداد أمواله على أساس الفاتورة.
3. قائمة التعبئة.فإنه يعرض قائمة كاملةجميع البضائع أو المواد التي يتم نقلها. يجب تحرير الفاتورة في عدة إصدارات ، اعتمادًا على عدد المشاركين في المعاملة.
4. قانون قبول التحويل.يتم تجميعها على أساس نتائج تقديم الخدمة كتأكيد على أن نتيجة العمل تفي بالمعايير المذكورة سابقًا وتتم الموافقة عليها بالكامل من قبل المضيف.
5. أوراق التسوية.يعرضون جميع القضايا المتعلقة بحساب الأجور مع الموظفين المعينين. علاوة على ذلك ، يجب عرض جميع المعلومات المتعلقة بالمكافآت والمدفوعات الإضافية والآليات الأخرى للحوافز المالية للموظفين هنا.
6. شهادات القبول والتحويل رقم OS-1.يستخدم هذا النوع من الوثائق لتسجيل أي أنشطة تتعلق بإدخال أو إخراج الأصول الثابتة.
7. المستندات النقدية، التي تنتمي إليها أوامر الدفع النقدي الدائنة والمدينة ، بالإضافة إلى ذلك ، كتاب النقدية. أنها تحتوي على معلومات عن المعاملات المالية المختلفة المنفذة كجزء من التنفيذ.

تصنيف

تتنوع أنواع المستندات الأساسية في المحاسبة تمامًا وتعتمد بشكل أساسي على الغرض المحدد لاستخدام المستند في المستقبل المنظور. ومع ذلك ، فإن أكثر ميزات التصنيف شيوعًا هي تقسيم الوثائق الأولية إلى داخلية وخارجية.

الوثيقة الداخلية هي ملك للشركة وتصدرها لحل بعض القضايا. يتم تجميعه من قبل المتخصصين في الشركة ويمتد نطاق عملها حصريًا ضمن اختصاص هذه الشركة. وبالتالي ، تتكون هذه الفئة من تلك المستندات الضرورية للتسيير الفعال للأنشطة التجارية داخل شركة واحدة. في الوقت نفسه ، إذا استلمت الشركة المستند من الخارج أو تم تجميعه بواسطة متخصصي الشركة ثم نقله لاحقًا إلى كيانات قانونية أخرى ( مصلحة الضرائب، والعملاء ، وما إلى ذلك) ، سيتم التعرف عليها على أنها خارجية.

في المقابل ، تحتوي المستندات الداخلية أيضًا على ميزات التصنيف الخاصة بها ، والتي تتيح تجميعها في ثلاث فئات:

1. إداري (تنظيمي).تشير إلى المعلومات التي يجب نقلها إلى معرفة موظفي الشركة ، الانقسامات الهيكليةوالفروع ومديروها. بمساعدتهم ، تقدم الشركة أوامر معينة ، والتي يجب اتباعها بعناية. تتضمن هذه المجموعة مجموعة متنوعة من الطلبات والأوامر وأكثر من ذلك بكثير.
2. تنفيذي (تبرئة)، والتي تعرض في البداية حقائق تؤكد أداء بعض العمليات التجارية وإكمالها.
3. مستندات المحاسبة.هذه الفئة معممة وهي ضرورية لتنظيم المعلومات الواردة في الأوراق الأخرى وجمعها في وثيقة واحدة.

في ظل ظروف معينة ، يمكن أيضًا دمج الوثائق. تتضمن هذه المجموعة تلك الأوراق التي يمكن أن تحتوي في وقت واحد على السمات الرئيسية للوثائق التنظيمية والداعمة. الأمثلة الأكثر وضوحًا هنا هي الضمانات النقدية المختلفة والمطالبات والتقارير المسبقة والمزيد.

السجلات المحاسبية وتصنيفها

عند إجراء أي معاملة ، يتم إعداد الوثائق الأولية. بمجرد اكتماله بالكامل ، يجب تكرار جميع المعلومات المشار إليها فيه في السجل المحاسبي المناسب. وهو نوع من شركات النقل التي تجمع المعلومات الأساسية عن المعاملة. بناءً على جوهر السجل ، هناك العديد ميزات التصنيف. على سبيل المثال ، في المظهر ، تظهر السجلات للمستخدمين في شكل كتب وأوراق بسيطة وبطاقات تسجيل.

بناءً على آليات حفظ السجل ، يمكن تمييز 3 مجموعات أخرى:

1. ترتيب زمني، حيث يتم الإشارة إلى جميع الأحداث التي وقعت مع التقيد الصارم بالأطر الزمنية. أي أنك تحتاج أولاً إلى تحديد تلك العمليات التي حدثت سابقًا ، وما إلى ذلك. هذه السجلات هي الأكثر تعقيدًا ، لأنها تحتوي على قدر هائل من المعلومات ، وفي كثير من الأحيان لا يمكنك أخذ أي إجراء في الاعتبار.
2. منهجي،حيث يتم في البداية إدخال جميع المعاملات في النموذج المؤشرات الاقتصادية. وبالتالي ، فإن السجلات من هذا النوع تعكس الأثر الاقتصادي للمعاملات التجارية المنجزة وتحلل مؤشرات المصروفات والدخل. إن المثال الأكثر وضوحا للتسجيل المنتظم هو دفتر النقدية.
3. مشترك، والتي لها السمات الأساسية لكل من السجلات المنهجية والتسلسل الزمني.

محتويات الوثائق الأولية

لدى العديد من المستخدمين سؤال حول ما يتعلق بمستندات المحاسبة الأولية ، وما هي المتطلبات المفروضة عليهم. على المستوى التشريعي ، هناك العديد من الأحكام التي تنص على وجوب وجود معلومات معينة في وثائق الزوجين الأساسيين. على وجه الخصوص ، وفقًا للفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402 ، يجب أن تحتوي الوثائق الأساسية على المعلومات التالية:

• عنوان الوثيقة ؛
• تاريخ إعداد؛
• معلومات حول الشخص الذي قام بتجميع المستند المحدد (الاسم الكامل للمؤسسة) ؛
• جوهر النشاط الاقتصادي المرتبط بهذه الوثيقة ؛
• الحسابات المالية المتعلقة بالمعاملة ؛
• توقيعات المسؤولين عن الصفقة والأحرف الأولى من اسمهم.

عينة من وثيقة المحاسبة الأولية

قواعد التوثيق

يضع المشرع قواعد معينة لإعداد وثائق المحاسبة الأولية. لذلك ، فإن أحد المتطلبات الأساسية هو الدقة وعدم وجود أي أخطاء نحوية وعلامات ترقيم وأخطاء مطبعية. إذا مكتب الضرائبسيجد بعض أوجه القصور ، فسيتعين على المخالف إعادة المستند مرة أخرى ، وفي حالة الانتهاك المتكرر ، يمكن تغريمك. بشكل عام ، فيما يتعلق بهذه المسألة ، ينبغي إيلاء اهتمام وثيق للتوصيات التالية:

1. يُسمح باستخدام أقلام الحبر وأقلام الحبر ومعدات الحوسبة الخاصة وأجهزة الكمبيوتر.
2. يمكن البدء في الرسم عندما يُفترض به تنفيذ بعض المعاملات التجارية التي يجب عرضها. في الوقت نفسه ، في حالات استثنائية ، من الممكن تمامًا إصدار مستند بعد إتمام المعاملة.
3. يجب عرض جميع البيانات المحسوبة في شكل رقمي وكتابي. وبالتالي ، يجب أن يكون هناك دفتر نسخ بجوار كل رقم.
4. من المهم للغاية ملء جميع التفاصيل الموضحة في النموذج. إذا لم تكن هناك معلومات لسبب ما ، فلا يمكنك ترك سطر فارغ. يجب أن تحتوي على شرطة فيه.

إذا لم تتبع هذه التوصيات ، فقد تواجه صعوبات كبيرة. لذلك ، إذا اعترفت الخدمة الضريبية ، أثناء المراجعة ، بأن المستند غير صحيح ، فستكون هناك شكوك حول صحة الحسابات وتحديد القاعدة الضريبية.

إذا كان من الضروري إجراء بعض التعديلات لسبب ما ، فلا ينبغي بأي حال من الأحوال استخدام المصححات والتظليل ، لأنها غير مقبولة. يمكن إجراء التصحيحات بالطرق التالية:

1. إصلاح الكنتور. في حالة الإشارة إلى معلومات غير صحيحة ، يجب شطبها بخط رفيع ، ويجب الإشارة إلى البيانات الصحيحة بجانبها. في الوقت نفسه ، يجب وضع حاشية سفلية مكان كل تصحيح من هذا القبيل. "الإيمان المصحح"مبيناً تاريخ التصحيح وتوقيع المسؤول الذي أجرى التصحيح. ومع ذلك ، نلاحظ أنه في حالة المستندات التي تعكس استلام الأموال وإنفاقها ، فإن هذه الطريقة لن تكون مناسبة.
2. دخول إضافي. تُستخدم هذه الطريقة في المواقف التي يتم فيها تنفيذ القيم الإجمالية للمعاملات بمؤشرات مخفضة بشكل كبير. لكي لا تؤلف وثيقة بطريقة جديدة ، يمكنك القيام بذلك أسلاك إضافيةللمبالغ المفقودة في الفترة الحالية أو التي تليها.
3. انعكاس، ارتداد، انقلاب. تم تصحيح إدخال غير صحيح باستخدام القيم السالبة. يتم تكرار جميع المعلومات المحددة بشكل غير صحيح بالحبر الأحمر ، ويتم الإشارة إلى الإدخالات الصحيحة بجوارها.

يمكن إعداد الأساسي في شكل مكتوب وإلكتروني. في مؤخراتقوم العديد من الشركات بنسخ المعلومات وتجميع النسخ الورقية والإلكترونية. يتم استخدام السابق لاحقًا للمصالح الداخلية ، ولكن يتم إرسال نسخ إلكترونية للتحقق منها إلى دائرة الضرائب الفيدرالية عند الطلب.

ويمكن استخلاص عدة استنتاجات. لا توافق الدولة على أي نماذج إلزامية للوثائق الأولية ، والتي تمنح الكيانات الاقتصادية الحق في تحديد شكل المستند بشكل مستقل ، والذي سيتم استخدامه بشكل أكبر في الممارسة. فور إصدار المستند ، يجب نقل جميع البيانات منه إلى السجل المحاسبي.

كل الأعمال و العمليات الماليةالتي تحدث في مؤسسة معينة تنعكس في كائنات مادية بمعلومات ثابتة. هذه مستندات محاسبة ، بدونها يستحيل حساب أي نشاط. هم الرابط الرئيسي في نظام الرقابة على شرعية العمليات ، وحركة الأصول السلعية والمادية ، وسلامة الممتلكات ، المنتجات النهائية، نقد متدفق.

يؤثر توقيت وصحة تجميعها بشكل مباشر على الجودة الشاملة للمحاسبة. تدفق المستندات في المحاسبة هو حركة المستندات من بداية إعدادها حتى اكتمال التنفيذ. يتم تنظيمها من خلال جدول زمني خاص لإعداد ونقل الوثائق وتعتمد على عدد العمليات غير المتجانسة التي يتم إجراؤها في سياق الأنشطة الاقتصادية والمالية. كلما زاد عدد المتاجر والأقسام وأنواع المنتجات في المؤسسة ، زاد عدد المستندات المختلفة التي سيتم تضمينها فيها.

تنقسم المستندات المحاسبية إلى عدة أنواع: أساسي (محاسبة) ، تنظيمي وإداري ، إحصائي. تضمن المستندات التي تحتوي على معلومات مسجلة فيها تراكمها وسلامتها وقابلية نقلها واستخدامها القابل لإعادة الاستخدام. يفعلون المحاسبة.

وثائق المحاسبة الأكثر شيوعًا:

الكشوف والإيصالات و أوامر الصرفعند دفع الأموال من مكتب النقدية للمؤسسة ؛

حوالات بريدية

إيصالات المبيعات وفواتير المصروفات والاستلام ؛

التوكيلات والعقود ؛

الأعمال المنجزة وقبول البضائع ونقلها ؛

وثائق لإصدار الأصول المادية ؛

الأوامر والأوامر وأعمال التدقيق والتوضيحات ومحاضر الاجتماعات والرسائل الرسمية وأعمال اللجان.

كلهم مختلفون في طبيعتهم. من خلال التوقيع على المستندات المحاسبية ، يتحمل كل موظف المسؤولية عن صحة التسجيل ومدى ملاءمة العملية وموثوقية المعلومات الواردة فيها.

مستندات المحاسبةيمكن تقسيمها إلى 3 مجموعات:

صندوق الوارد؛

منفتح؛

داخلي.

تصل الرسائل الواردة في تدفق مستند واحد وتتم معالجتها بواسطة عامل خاص. بعد استلام والتحقق من صحة التجميع والتنفيذ (وجود ختم وتوقيعات) ، يتم فرزها إلى غير مسجلة وتسجيلها وإرسالها إلى الإدارات ذات الصلة. وثائق المحاسبة ، كقاعدة عامة ، ليست مسجلة. يتلقى قسم المحاسبة أيضًا الكثير من البيانات من الأقسام الهيكلية الأخرى.

مزيد من المعالجة لناقلات المعلومات لها تفاصيلها الخاصة. يتم نقل المستندات المستلمة إلى الموظف الذي تم تعيينه مجال العمل ذي الصلة (المادة أو التسوية أجورو اخرين).

يتحقق الموظف من اكتمال وصحة التسجيل ، ودقة ملء التفاصيل ، وقانونية العملية ، والربط المنطقي للمؤشرات. يتم تنظيم المستندات المقبولة بترتيب زمني (حسب التواريخ) ويتم وضعها في بيانات تراكمية أو بتنسيق

يتم تحديد ترتيب شكل سجلات المستندات المحاسبية التراكمية في التعليمات المحاسبية.

يتم تسجيل المعلومات التنظيمية والإدارية وفقًا لقواعد التجميع مستندات رسمية.

يتم فحص البيانات الصادرة وإرسالها في التدفق العام من خلال السكرتير أو المكتب.

عند الإرسال ، يتحققون من صحة المستند (وجود تاريخ ، وختم ، وتوقيع ، وجميع الصفحات ، وصحة المرسل إليه).