О расходовании денежных средств на представительские расходы. Составляем положение о представительских расходах - образец

Положение о представительских расходах - образец этого документа вы можете скачать на нашем портале - является важнейшим локальным нормативным актом в фирмах, которые регулярно проводят различные официальные мероприятия. В чём заключается специфика его составления?

В чём сущность представительских расходов и их учета?

затратами на организацию официального приема тех или иных лиц (например, в формате делового обеда);
транспортными расходами в рамках представительских мероприятий;
предоставлением буфетных услуг в процессе официального мероприятия;
оплатой услуг внештатного специалиста, осуществляющего перевод устных переговоров (или документов) сторон, участвующих в официальном мероприятии,
прочими затратами.

Представительские расходы входят в число тех, что относятся к производственным или же связанным с реализацией. Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль - в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. К расходам на оплату труда относятся, в частности:

зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
отчисления в государственные фонды;
отпускные.

Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ.

В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек. Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности.

При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:

на материальные затраты;
расходы, которые связаны с оплатой труда;
социальные отчисления;
амортизационные отчисления;
прочие затраты.

Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты. Их перечень организация устанавливает самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

Совершение представительских расходов в целях уменьшения налоговой базы должно быть документально подтверждено. Изучим то, каким образом может решаться эта задача.

Документальное подтверждение представительских расходов

Отметим, что ранее Минфин (письмо от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) рекомендовал предприятиям применять в целях подтверждения представительских расходов такие документы, как:

приказ или распоряжение руководителя фирмы об осуществлении представительских расходов;
смета соответствующих расходов;
отчет об осуществлении представительских расходов.

В более свежем письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин значительно сократил указанный перечень, разрешая фирмам подтверждать представительские расходы только отчетом и первичкой.

При этом в письме ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 приводится мнение, что в целях подтверждения расходов достаточно (не считая первички) любых документов, которые удовлетворяют критериям ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

На практике же в целях минимизации налоговых рисков в комплект подтверждающих представительские расходы документов фирмы чаще всего включают именно те, что утверждены приказом от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, а также дополняют их:

актами о списании расходов;
программами официальных мероприятий;
договорами со сторонними хозяйствующими субъектами на оказание услуг в целях проведения официальных мероприятий.

В случае если официальные мероприятия проводятся регулярно, порядок их проведения имеет смысл регламентировать внутрикорпоративным положением о представительских расходах. Порядок его применения не рассматривается Минфином и ФНС: использование этого приложения предусмотрено только отраслевыми правовыми актами (такими как приказ РЖД от 26.02.2006 № 46). Но на практике многие организации применяют данный источник.

Изучим его специфику подробнее.

Положение о представительских расходах: структура документа

Документ может быть представлен следующими основными разделами (блоками):

2. Устанавливающим термины и понятия, используемые в документе.

3. Раскрывающим цель осуществления учитываемых расходов.

4. Устанавливающим территорию, места проведения официальных мероприятий.

5. Устанавливающим перечень субъектов, которые могут выполнять ведущую роль в проведении соответствующих мероприятий.

6. Устанавливающим перечень представительских расходов - в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.

7. Устанавливающим порядок применения соответствующих расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы, также с учетом положений НК РФ.

8. Определяющим перечни документов, используемых предприятием в целях учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

9. Устанавливающим нормативы (или лимиты) по основным представительским расходам.

10. Устанавливающим порядок определения величины расходов, по которым не установлены соответствующие нормативы или лимиты.

11. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

12. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий.

13. Устанавливающим порядок взаимодействия сотрудников, которые отвечают за проведение соответствующих мероприятий, учет и отчетность по ним.

14. Устанавливающим порядок учета расходов в рамках представительских мероприятий и формирования отчетности по ним.

15. Устанавливающим порядок осуществления расчетов по расходам в рамках официальных мероприятий.

16. Устанавливающим порядок взаимодействия фирмы с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами в рамках проведения официальных мероприятий.

В случае если фирма утверждает положение о представительских расходах, то документы для их подтверждения должны будут составляться на основе форм, принятых в качестве приложений к этому положению.

Как они могут выглядеть?

Приложения к положению о представительских расходах

Соответствующими приложениями могут быть:

форма приказа или распоряжения руководителя фирмы об организации официального мероприятия, предполагающего осуществление представительских расходов;
типовые формы договоров с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами на оказание услуг, которые необходимы в целях проведения тех или иных официальных мероприятий.

форма сметы представительских расходов;
форма отчета об осуществлении соответствующих расходов;
форма акта о списании расходов;
типовые программы проведения тех или иных официальных мероприятий;

Положение может быть утверждено:

в качестве самостоятельного локального нормативного акта;
в качестве приложения к учетной политике предприятия.

Ознакомиться с образцом положения о представительских расходах вы можете на нашем портале:

Итоги

Представительские расходы могут использоваться организацией в целях уменьшения налоговой базы в размере, не превышающем 4% от расходов по оплате труда (которые определяются в соответствии с положениями ст. 255 НК РФ). Перечень представительских расходов утвержден в подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. В бухгалтерском учете данные расходы не выделяются в отдельную категорию, но классифицируются как прочие расходы в числе тех, что относятся к обычным видам деятельности.

Порядок осуществления представительских расходов, их учета и формирования отчетности по ним может утверждаться в отдельном внутрикорпоративном положении. Оно может быть самостоятельным локальным актом или же частью учетной политики компании.

Узнать больше об учете представительских расходов вы можете в статьях:

"Налоговые известия Московского региона", N 4, 2002

Нормами и нормативами на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров по договорам с учебными заведениями, регулирующими размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и Порядком их применения, утвержденными Приказом Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н, было установлено, что представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации.

К представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно - зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.

Для включения представительских расходов в себестоимость следует соблюдать определенные условия.

Прежде всего в организации издается приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств на представительские расходы с указанием лиц, имеющих право на получение таких средств. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации. В обязательном порядке назначается ответственный за проведение официального мероприятия.

Пунктом 1 Письма Минфина России от 6 октября 1992 г. N 94 организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство.

Приказ о направлении приглашения на деловую встречу должен содержать указание цели прибытия. Представители сторонней организации посещают организацию, осуществляющую прием для проведения переговоров, которые должны проходить в рамках уже заключенного договора (контракта), или для установления взаимного сотрудничества по основной деятельности организации.

В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места, сроков проведения, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации. Смета представительских расходов на отчетный год должна быть утверждена протоколом собрания учредителей. Смета расходов на каждый прием составляется на основании Норм на представительские расходы иностранных делегаций и отдельных лиц, утвержденных Письмом Минфина России от 27 мая 1996 г. N 49.

После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов / авансовый отчет ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.

Расходы на представительские цели должны быть подтверждены:

документами об оплате транспортных расходов;
счетами общепита;
другими первичными учетными документами.

Произвольно составленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств (Письмо Госналогслужбы России от 28 августа 1992 г. N ИЛ-6-01/284). Документально подтвержденные представительские расходы в себестоимость продукции включаются в полном объеме.

От представительских расходов коммерческих организаций необходимо отличать аналогичные по своей сути расходы, осуществляемые органами исполнительной власти.

Так, например, Постановлением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 222 "О порядке расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями" были утверждены соответствующие нормы по конкретным статьям расходов:

оплата гостиницы;
оплата питания;
оплата завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом делегаций;
буфетное обслуживание;
культобслуживание;
бытовое обслуживание;
оплата труда переводчика;
приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой;
оплата номеров в гостиницах;
оплата проезда иностранных делегаций;
расходы, связанные с бронированием мест в гостиницах;
расходы на оплату услуг залов официальных делегаций в аэропортах и на вокзалах.

Более того, для целого ряда высших государственных должностных лиц установлены особенности представительских расходов. Так, например, Указом Президента Российской Федерации от 14 сентября 1995 г. N 941 "О мерах по обеспечению материальных гарантий независимости судей Конституционного Суда Российской Федерации" установлено, что "судье Конституционного Суда Российской Федерации ежемесячно выделяются средства на представительские расходы в сумме пяти минимальных размеров оплаты труда. Отчет о расходовании этих средств не представляется".

Особо подчеркнем: все эти особенности представительских расходов никакого отношения к коммерческим организациям не имеют. Коммерческие организации не могут включать в состав представительских расходов ни бытовое обслуживание, ни приобретение сувениров (сувениры с фирменной символикой могут проходить по другой нормируемой статье затрат "Рекламные расходы" с обязательным начислением налога на рекламу).

Нормы Положения о составе затрат и НК РФ, регламентирующие состав представительских расходов, существенно различаются, поскольку согласно п.2 ст.264 НК РФ сокращен перечень расходов, включаемых в состав представительских расходов.

Представительскими расходами в соответствии с НК РФ являются только следующие расходы:

расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия). При этом применительно к представительским расходам Минфин России в Письме от 8 февраля 1999 г. N 04-02-05/1 пояснил, что речь идет о "проведении единовременных мероприятий, а не о постоянном ресторанном обслуживании представителей других организаций". Хотя ни Положение о составе затрат, ни НК РФ не конкретизируют, что входит в понятие "проведение официального приема" (только ли продукты питания или также и посуда, предметы сервировки и дизайна интерьера), из судебной практики следует, что "расходы на проведение официального приема" следует понимать в широком смысле. Так, например, в Постановлении ФАС МО от 16 марта 1999 г. по делу N КА-А41/561-99 подтверждена правомочность включения в себестоимость продукции (работ, услуг) "затрат по приобретению кофейного сервиза, ковров и газовой плиты, поскольку указанные предметы необходимы для осуществления рекламных и представительских мероприятий". В Письме Минфина России от 17 декабря 1996 г. N 16-00-17-163 было разъяснено, что амортизацию холодильников, телевизоров, магнитофонов и другой аналогичной техники правомерно относить на себестоимость продукции (работ, услуг) в качестве затрат, необходимых для осуществления рекламных и представительских мероприятий;
транспортное обеспечение доставки лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия (к сожалению, НК РФ не конкретизирует, откуда доставляются участники: касается это границ одного населенного пункта или можно говорить о междугородных и международных перелетах). В Письме Минфина России от 27 декабря 1996 г. N 04-04-06 говорилось о том, что оплата расходов, связанных с прибытием (убытием) участников представительских мероприятий, их проживанием в гостиницах, к представительским расходам не относится и включению в себестоимость не подлежит;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Следует обратить внимание на исключение из перечня представительских расходов, связанных с проведением мероприятий культурной программы. В п.2 ст.264 НК РФ прямо указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что представительские расходы являются таковыми независимо от места проведения указанных мероприятий. Это следовало и из Положения о составе затрат и признавалось судами. Так, например, в Постановлении ФАС МО от 28 июня 1999 г. по делу N КА-А40/1883-99 признано, что представительскими расходами могут являться и расходы по приему представителей других организаций не в месте фактического нахождения принимающей стороны.

Представительские расходы для целей налогообложения до 1 января 2002 г. нормируются Приказом Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н, которым установлено, что фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по следующим нормативам:

При этом организации, осуществляющие торговую деятельность, при расчете предельных размеров представительских расходов используют показатель валовой прибыли.

С 1 января 2002 г. согласно п.2 ст.264 НК РФ для целей налогообложения представительские расходы принимаются в пределах 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Г.И.Миронова

ИМНС России N 16

Налоговый кодекс не дает нам четкого описания процедуры и перечня документов, необходимых для оформления представительских расходов, поэтому будем действовать в соответствии с разъяснениями Минфина, по мнению которого (см. письма Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807) «Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться , в частности (выделено мной):

— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

— смета представительских расходов;

— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

— отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
— иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Выделенный мной оборот «могут являться, в частности » свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным. Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства (см.закон о бухгалтерском учете в части требований к обязательным реквизитам первичных документов) и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.

Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат многие авторы рекомендуют оформлять документы общего характера (т.е. относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному). Я тоже считаю оформление общих документов оправданным, потому что они обеспечивают системный подход к однотипным по характеру расходам.

Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации. Таким образом, в начале года составляем смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей. Если к концу года выяснится, что смета была вовремя не утверждена, а представительские расходы имели место, сделайте соответствующий сметный расчет (с учетом фактических цифр) в конце года, а дату утверждения поставьте более раннюю (руководитель подобную бумагу утвердит «задним числом» без проблем, т.к. он, как минимум, был в курсе проведенных представительских мероприятий). Документ может выглядеть, например, так:

ООО «НАША ФИРМА»

«УТВЕРЖДАЮ»
Единственный учредитель
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
« 15» января 2011 года

Смета представительских расходов на 2011 год

Вид представительских расходов Лимит расходов на год, руб.коп.
Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) 100 000,00

Транспортное обеспечение участников официальных приемов 25 000,00

Буфетное обслуживание во время переговоров 25 000,00

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации 10 000,00

Развлекательные мероприятия во время официальных приемов 100 000,00

ИТОГО 260 000,00

Генеральный директор

Помимо этого следует издать внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты:

— порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

— порядок расходования средств на представительские расходы;

— порядок документального оформления представительских расходов;

— порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

— нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).

Если у вас нет возможности сделать приказ с датой в начале года, а представительские расходы имели место, сделайте приказ последними числами предыдущего года.

Документ может выглядеть, например, так:

ООО «НАША ФИРМА»

О представительских расходах

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить на 2011 года следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов / Предельный лимит расходов на одного человека

Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) до 2000 руб.в день

Транспортное обеспечение участников официальных приемов до 600 руб.в день

Буфетное обслуживание во время переговоров до 150 руб.в день

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации до 200 руб.в день

Развлекательные мероприятия во время официальных приемов по факту

2. Предоставить право получать денежные средства для осуществления расходов в представительских целях следующим сотрудникам:

— генеральному директору __________________,

— коммерческому директору ________________,

— главному бухгалтеру ______________________,

— начальнику отдела _______________________,

— секретарю ______________________________.

3. Назначить ответственным за расходование средств на представительские цели, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов коммерческого директора ___________________________.

4. Коммерческому директору ___________________ представлять мне на утверждение отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.

5. Главному бухгалтеру __________________ обеспечить своевременное отражение в бухгалтерском и налоговом учете осуществленных представительских расходов с учетом требований действующего законодательства.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор

Теперь переходим к документам для оформления конкретного представительского мероприятия.

Начинаем с приказа (распоряжения) руководителя. Дата приказа – на 2-3 недели ранее намеченного мероприятия.

ООО «НАША ФИРМА»

О проведении официального приема

С целью поддержания сотрудничества с действующими клиентами и привлечения потенциальных клиентов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести официальный прием действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

3. Коммерческому директору ____:

3.1. Подготовить и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года перечень приглашенных лиц.

3.2. Разработать программу проведения приема и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года.

3.3. Обеспечить ресторанное обслуживание (фуршет) во время проведения приема.

3.4. Подготовить и представить мне на утверждение отчет о проведенном приеме в срок до 31 декабря 2011 года.

4. Главному бухгалтеру ___________составить смету и выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, имеющим право осуществлять расходы в представительских целях, в срок до 24 декабря 2011 года.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

Следующий документ – перечень приглашенных лиц. Учитывая стремление ФНС считать расходы экономически обоснованными в том случае, когда они напрямую повлекли получение доходов, оптимальным будет вариант, когда в перечень приглашенных лиц войдут представители организаций-заказчиков, с которыми на момент проведения приема заключены договоры, т.е. тех организаций, в адрес которых были выписаны документы по реализации после приема (возможно, немного «притянуто», зато оспорить «экономическую обоснованность» будет сложно — получение дохода налицо!). Попросите у менеджеров ФИО контактных лиц этих организаций (с этими лицами вряд ли кто будет связываться с целью проверки, но тот факт, что эти люди — реально работали в данных организациях, будет свидетельствовать о реальности проведенного мероприятия). Также в перечне приглашенных лиц укажите несколько сотрудников принимающей стороны (например, генерального директора, коммерческого директора, начальника отдела продаж или маркетинга и т.п.).

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 23 » декабря 2011 г.

Перечень лиц,
приглашенных на официальный прием ООО «НАША ФИРМА» 29.12.2011,
посвященный ознакомлению клиентов

Коммерческий директор

Следующий документ — программа приема.

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 23 » декабря 2011 г.

Программа официального приема ООО «НАША ФИРМА»,

с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
динамикой и перспективами развития компании

Формат мероприятия – официальный прием (доклады и фуршет) действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

Цель мероприятия — поддержание сотрудничества с действующими клиентами и привлечение потенциальных клиентов.

Список докладчиков:
ФИО – генеральный директор ООО «НАША ФИРМА»;
ФИО — коммерческий директор ООО «НАША ФИРМА».

Место проведения: офис ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111.

Прибытие представителей — с 12.30 до 13.00.

Открытие официального приема — 13.00.

Регламент:
13.00 — 13.30 – доклад генерального директора ФИО (тема – приветствие участников приема, результаты работы компании за год, перспективы развития компании на следующий год);

13.30 — 14.00 – доклад коммерческого директора ФИО (тема – презентация новых услуг, работ, товаров);

14.00 — 17.00 — фуршет.

Коммерческий директор

Следующий документ — смета. Для составления сметы можете использовать реальные данные о закупленных продуктах (цифры округлите — в предварительной смете сложно учесть цены до копеек).

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 23 » декабря 2011 г.

Смета официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
посвященного ознакомлению клиентов
с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
динамикой и перспективами развития компании

Дата составления: 23.12.2011

Состав участников приема:
— клиентов – 8 человек,
— сотрудников ООО «НАША ФИРМА» — 4 человека.

Форма мероприятия: доклады и фуршет.

Наименование блюд и напитков/ Единица измерения/ Количество/ Цена за единицу/ Всего стоимость

Итого по смете ________________

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 30 » декабря 2011 г.

Отчет о проведении официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
посвященного ознакомлению клиентов
с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
динамикой и перспективами развития компании

Дата составления: 30.12.2011

Дата проведения приема: 29.12.2011

Место проведения приема: офис ООО «НАША ФИРМА» (Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111).

Состав участников приема:

Номер п/п ФИО приглашенного лица Организация

Официальный прием проводился 29 декабря 2011 года с 12.30 до 17.00 в офисе ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111 в соответствии с утвержденной программой.

В пределах утвержденной сметы состоялось ресторанное обслуживание (фуршет). Общая сумма потраченных средств составила:

Наименование блюд и напитков/ Документы, подтверждающие произведенные расходы/ Сумма потраченных средств: всего; в том числе НДС/ Сумма, которая может быть учтена в расходах в целях налога на прибыль

Коммерческий директор

Главный бухгалтер

Последний документ — справка бухгалтера (для отнесения на расходы суммы представительских расходов в пределах лимита, установленного НК РФ).

ИНН0000000000/КПП 000000000

Бухгалтерская справка-расчет

по списанию в себестоимость представительских расходов

за 2011 год

Дата отчета о проведенном представительском мероприятии:

Количество участников (включая принимающую сторону):

Вид расходов:

Установленная норма расходов на человека:

Сумма расходов по нормам:

Фонд оплаты труда за налоговый период:

Максимальная сумма представительских расходов, подлежащая списанию за налоговый период:

Фактическая сумма на проведенное мероприятие:

Сумма представительских расходов, подлежащая учету в целях налогообложения прибыли, с учетом установленных в организации норм и возможного лимита:

Главный бухгалтер

Практика показывает, что все эти документы составляются после реально проведенных мероприятий самим бухгалтером. Однако, этот процесс будет сложным только в первый раз; далее все сведется к процессу «просто подставьте цифры».

Надеюсь, мой опыт будет полезен читателям.

Желаю бухгалтерам творческих успехов при оформлении фактов хозяйственной деятельности организации!

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое представительские расходы

Законодательство к представительским расходам относит следующее:

затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);

транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;

услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);

преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);

распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;

подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес - мероприятия.

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

когда и где было проведено мероприятие;

его результаты и договоренности (либо их отсутствие);

кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)

расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);

перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

Затраты предприятия на проведение бизнес - мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

Согласно п.п. 22 п. ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п.2 ст. 264 НК РФ.
Согласно п.2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы на:
Проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
Буфетное обслуживание во время переговоров;
Оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Согласно письма ФНС России от 18.04.2007 №04-1-02/306@ перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит.
Все или часть этих расходов могут оплачиваться на наличный расчет через подотчетных лиц. При этом расходы, связанные с проведением деловых переговоров, должны быть подтверждены соответствующими документами, оформленными в соответствии с законодательством. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться (письмо Минфина России от 22.03.2010 №03-03-06/4/26):
Приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении представительских расходов;
Смета представительских расходов;
Первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
Отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
Цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
Иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также суммы расходов на представительские цели.
Руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:
Перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
Порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
Порядок расходования таких сумм;
Документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам.
Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.
В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых, на предприятии норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам предприятия под отчет. Следовательно, на предприятии должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.
После проведения переговоров, официальных встреч, работник организации, который был ответственным за проведение данных мероприятия и которому были выданы под отчет денежные средства, сдает в бухгалтерию предприятия авансовый отчет со всеми оправдательными документами (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, заказ-наряды, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы).
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Согласно статье 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся, в частности:
1) суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда;
2) начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели;
3) начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации;
4) стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов, предоставляемого работникам налогоплательщика в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком бесплатного жилья (суммы денежной компенсации за непредоставление бесплатного жилья, коммунальных и иных подобных услуг);
5) расходы на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников. В таком же порядке учитываются расходы на приобретение или изготовление организацией форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации;
6) сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;
7) расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов и в порядке, предусмотренном работодателем - для иных организаций, доплата несовершеннолетним за сокращенное рабочее время, расходы на оплату перерывов в работе матерей для кормления ребенка, а также расходы на оплату времени, связанного с прохождением медицинских осмотров;
8) денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
9) начисления работникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией или ликвидацией налогоплательщика, сокращением численности или штата работников налогоплательщика;
10) единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством Российской Федерации;
11) надбавки, обусловленные районным регулированием оплаты труда, в том числе начисления по районным коэффициентам и коэффициентам за работу в тяжелых природно-климатических условиях;
12) надбавки за непрерывный стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в районах европейского Севера и других районах с тяжелыми природно-климатическими условиями;
12.1) стоимость проезда по фактическим расходам и стоимость провоза багажа из расчета не более 5 тонн на семью по фактическим расходам, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом работнику организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (в случае отсутствия железной дороги указанные расходы принимаются в размере минимальной стоимости проезда на воздушном транспорте), и членам его семьи в случае переезда к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора с работником по любым основаниям, в том числе в случае его смерти, за исключением увольнения за виновные действия;
13) расходы на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно;
14) расходы на оплату труда за время вынужденного прогула или время выполнения нижеоплачиваемой работы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
15) утратил силу;
16) суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного страхования, суммы взносов работодателей, уплачиваемых в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", а также суммы платежей (взносов) работодателей по договорам добровольного страхования (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями (негосударственными пенсионными фондами), имеющими лицензии, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации, на ведение соответствующих видов деятельности в Российской Федерации.
17) суммы, начисленные в размере тарифной ставки или оклада (при выполнении работ вахтовым методом), предусмотренные коллективными договорами, за календарные дни нахождения в пути от места нахождения организации (пункта сбора) к месту работы и обратно, предусмотренные графиком работы на вахте, а также за дни задержки работников в пути по метеорологическим условиям;
18) суммы, начисленные за выполненную работу физическим лицам, привлеченным для работы у налогоплательщика согласно специальным договорам на предоставление рабочей силы с государственными организациями;
19) в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, начисления по основному месту работы рабочим, руководителям или специалистам налогоплательщика во время их обучения с отрывом от работы в системе повышения квалификации или переподготовки кадров;
20) расходы на оплату труда работников-доноров за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемые после каждого дня сдачи крови;
21) расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), за исключением оплаты труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями;
22) предусмотренные законодательством Российской Федерации начисления военнослужащим, проходящим военную службу на государственных унитарных предприятиях и в строительных организациях федеральных органов исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба, и лицам рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, Государственной противопожарной службы, предусмотренные федеральными законами, законами о статусе военнослужащих и об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы;
23) доплаты инвалидам, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
24) расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам и (или) в резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, осуществляемые в соответствии со статьей 324.1 настоящего Кодекса;
24.1) расходы на возмещение затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения. Указанные расходы для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 3 процентов суммы расходов на оплату труда;
25) другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором. 3