Расчет суммы отработанного аванса в строительстве. Расчет аванса по заработной плате

Согласно трудовому законодательству, а именно ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ работодатели должны расплачиваться с сотрудниками за работу минимум 2 раза в месяц . Чаще – можно, реже – нет.

Обратите внимание, в нормативных документах речь идет именно о зарплате, термин «аванс» в законодательстве о труде не употребляется. Под закрепившимся в обиходе словом «аванс» обычно понимают зарплату за 1-ю половину месяца.

Из этой статьи вы узнаете, в какие сроки выплачивается аванс, в каком размере и в каком порядке его рассчитывать.

Обязательно ли выплачивать сотрудникам аванс

Все работодатели независимо от того, какую систему оплаты труда используют, обязаны выплачивать зарплату два раза в месяц – за первую половину месяца, и за вторую.

Перечислять зарплату только один раз в месяц нельзя. Это будет нарушением, за которое работодателя накажут. Причем даже согласие сотрудников получать зарплату раз в месяц не дает работодателю права не выполнять требования Трудового кодекса и не освободит от ответственности за невыплату аванса.

В какой день перечислять аванс

Работодатель сам должен определить день выдачи аванса и закрепить это в документах компании (трудовой договор, коллективный договор, Положение об оплате труда).

При определении даты нужно учитывать следующие правила:

1. Согласно статье 136 ТК РФ расплатиться с работником нужно в течение 15 календарных дней по истечении отработанного периода. Это значит, что перечислить аванс за 1-ю половину месяца нужно с 16 по 30-е число текущего месяца, а оставшуюся часть – с 1 по 15 число следующего месяца.
2. В документах должны быть указаны конкретные дни выдачи первой и второй части зарплаты (то есть аванса и основной части), а не промежуток. Формулировка "Зарплата выплачивается 2 раза в месяц: с 9-го по 13-е число и с 24-го по 28-е число каждого месяца" будет неправомерной.
3. Между двумя выплатами не должно быть больше 15 дней . Например, если установить сроки выплаты аванса и основной части зарплаты 26 и 6 числа месяца, то это будет нарушением, т.к. один из промежутков между двумя выплатами будет составлять 20 дней.

Но если в месяце 31 день, то в любом случае один из промежутков будет равен 16 дням. Это не будет считаться нарушением.

Учитывая эти правила, можно установить дни выплаты аванса и второй части зарплаты 20 и 5 числа, или 22 и 7, или 25 и 10 и т.д.

Если срок выплаты аванса или основной зарплаты выпадает на выходной, работодатель обязан рассчитаться с сотрудниками заранее, в последний перед этим рабочий день.

В каком размере выплачивать аванс

Закон не указывает прямо, какого размера должен быть аванс, работодатель может определять его самостоятельно.

Но нужно иметь в виду, что речь идет именно о зарплате за первую половину месяца, поэтому надо учитывать фактически отработанное время при расчете аванса. Такой позиции придерживается Министерство труда России в письме № 14-1/10/В-660 от 2 февраля 2016г .

Соответственно, минимальная сумма аванса должна соответствовать тарифной ставке сотрудника за отработанное время, без учета НДФЛ.

Учитывать ли при расчете аванса другие выплаты (надбавки, доплаты)?

Минтруда России считает, что да, и говорит об этом в письме от 10 августа 2017 года N 14-1/В-725 .

Речь идет о тех дополнительных выплатах, которые не зависят от результатов работы за месяц в целом. Это, к примеру, надбавки к зарплате за работу в особых климатических условиях, доплаты за стаж, за совмещение должностей и т.д.

Премии, которые зависят от производственных показателей и рассчитываются по результатам работы за весь месяц, при расчете аванса не учитывают. Такие премии выплачивают вместе со второй частью зарплаты.

Облагается ли аванс НДФЛ

Нет, если его выплачивают не в последний день месяца. Подтверждение в письмах Минфина № 03-04-05/44802 от 13.07.2017г. , № 03-04-06/63250 от 28.10.2016г. , № 03-04-06/4321 от 01.02.2016г .

В соответствии с п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ при исчислении НДФЛ с заработной платы датой получения дохода признается последний день месяца. Если аванс выплатили, например, 25 числа, то удержать с него НДФЛ невозможно, ведь последний день месяца еще не настал. Поэтому, НДФЛ работодатель удержит, когда пройдет весь месяц, при выплате основной части зарплаты.

А вот если работодатель перечисляет аванс в последний день месяца, то даты получения аванса и получения дохода за месяц в целях исчисления НДФЛ совпадают, а значит у работодателя появляется обязанность удержать с аванса НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Для того, чтобы не делать лишнюю работу и не перечислять НДФЛ дважды в месяц, лучше не оставлять выплату аванса на последний день месяца, а прописать в документах более ранний срок.

Пример расчета аванса

Оклад экономиста в ООО «Инфинити» составляет 60 тысяч рублей. Нужно рассчитать аванс за июль 2018 года.

Для простоты примера предположим, что надбавок и компенсационных выплат экономисту не полагается.

Во внутренних документах ООО прописано, что аванс за первую половину месяца выплачивают пропорционально фактически отработанному времени за этот период. Срок выплаты аванса – 25 число каждого месяца.

В июле 2018 года 22 рабочих дня, на период с 1 по 15 июля приходится 10 рабочих дней. Их экономист отработал полностью.

Расчет аванса:

60 000 х 13% = 7 800 рублей – НДФЛ с оклада. 6000 – 7 800 = 52 200 рублей – оклад «чистыми», без НДФЛ. 52 200 / 22 х 10 = 23 727 рублей – аванс экономиста за первую половину месяца к выплате.

Минимальная сумма аванса

Возможны ситуации, когда всю первую половину месяца сотрудник находился в отпуске или на больничном, то есть фактически не работал. В этом случае за первую половину месяца ему ничего не полагается. Но тогда не будет выполнено требование ТК РФ о выплате зарплаты дважды в месяц.

Чтобы это требование всегда соблюдалось, целесообразно прописать в документах компании минимальный размер аванса, например, не менее 1 000 рублей.

Вы легко и просто рассчитаете аванс, зарплату, больничные, командировочные и другие выплаты сотрудникам в сервисе «Моё дело» .

Для расчета каждого вида выплат действуют свои правила, но вам не нужно в них разбираться. Алгоритмы расчета в сервисе разработаны с учетом действующего законодательства, а все изменения учитываются моментально. Все, что от вас потребуется – указать вид выплаты и отметить дни работы (болезни, командировки, отпуска) сотрудника в календаре.

М.А. Кокурина,
старший юрист

Аванс по зарплате: удобнее расчетный или фиксированный?

Можно ли выбирать вариант выплаты аванса

Как показал опрос на нашем сайте, работодатели применяют разные варианты расчета авансов. Аванс может определяться как процент от оклада (например, 40% или 50% от суммы месячного оклада), как сумма, рассчитанная в зависимости от времени, отработанного сотрудником в первой половине месяца. Или аванс платят в фиксированной сумме.

Чаще всего выплачивают аванс в процентах от оклада (48% опрошенных). При расчете исходя, например, из 40% оклада работнику выплачиваются примерно одинаковые суммы каждые 2 недели, как это рекомендует делать МинтрудПисьмо Минздравсоцразвития от 25.02.2009 № 22-2-709 . Допустим, при окладе 25 000 руб. работнику положены:

аванс в размере 40% - 10 000 руб. (25 000 руб. х 40%);

зарплата за вторую половину месяца - 11 750 руб. (25 000 руб. – 25 000 руб. х 13% – 10 000 руб.).

На первый взгляд все просто идеально. Не нужно обрабатывать табель учета рабочего времени, и работник знает точно, сколько он получит за первую половину месяца. Но имейте в виду, что при выплате аванса в процентах или в фиксированной сумме могут возникнуть сложности.

Зарплата, в том числе и ее часть за первую половину месяца, платится за трудст. 129 ТК РФ . Поэтому если работник в каком-либо месяце не трудился, предположим, проболел или взял отпуск за свой счет, то неотработанную часть аванса придется удерживать из последующих выплат. Например, при окладе 25 000 руб. работнику выплатили 22-го числа аванс 10 000 руб. (40% оклада). Но с 10-го числа до конца месяца он пробыл на больничном. При расчете зарплаты за отработанные 5 дней из 21 рабочего дня месяца выясняется, что сотруднику нужно было выдать на руки за весь месяц 5179 руб. (25 000 руб. / 21 д. х 5 дн. х 0,87). Переплата работнику составила 4821 руб. (10 000 руб. – 5179 руб.), НДФЛ удержать в этом месяце не из чегоп. 2 ст. 223 , п. 6 ст. 226 НК РФ .

В подобной ситуации бухгалтеру придется удерживать переплаченный аванс и НДФЛ из последующих выплат работнику.

6. Заработная плата выплачивается в следующие сроки:
- 22-го числа каждого месяца - за первую половину текущего месяца в размере, рассчитанном исходя из отработанного времени за период с 1-го по 15-е число текущего месяца;
- 7-го числа следующего месяца - окончательный расчет за отработанное время в прошедшем месяце.

Более того, именно такой способ рекомендует Минтруд , от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 , а некоторые специалисты в Роструде считают его единственно возможным.

Закрепляем в ЛНА величину аванса

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный работодателем в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договореч. 6 ст. 136 ТК РФ . Такие требования установлены к выплатам заработной платы, начисленной работнику за то время, что он отработал в конкретном периоде.

Таким образом, работодатель обязан закрепить в своем локальном нормативном акте выплату аванса или его расчет исходя из отработанного времени за первую половину месяца.

Если у работодателя в локальном нормативном акте предусмотрена выплата аванса в фиксированной сумме или в процентах от оклада, это может быть расценено как нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Нам не встретились судебные споры с трудинспекторами, штрафовавшими за выплату аванса в фиксированной сумме или в процентах от оклада. Но, учитывая мнения Минтруда и специалистов Роструда, а также принимая во внимание неудобства, связанные с фиксированными авансами, рассмотрим подробнее наиболее безопасный вариант. Кстати, по данным опроса на нашем сайте, исходя из отработанного времени аванс считают 33% бухгалтеров.

Считаем аванс с учетом отработанного времени

Шаг 1. Посчитайте на основании табеля учета рабочего времени, сколько сотрудник отработал за первую половину месяца:

в нормальном режиме работы;

в особом режиме. Предположим, работник трудился ночью, совмещал должности по соглашению с работодателем.

Шаг 2. Выберите доплаты и надбавки, которые нужно учесть при расчете авансаПисьма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725 , от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718 . По мнению Минтруда, это компенсационные выплаты, которые входят в состав зарплаты. К ним относятся:

доплаты в фиксированной сумме, например за дополнительные функции (совмещение должностей, наставничество), за стаж работы, за профессиональное мастерство;

надбавки в процентах от ставки (оклада) за особый режим работы или условия труда (тяжелые, вредные или опасные условия труда, работа в ночное время).

Внимание

Зарплата работникам за первую половину месяца (аванс) должна выплачиваться в установленный в организации день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяцаПисьмо Минтруда от 21.09.2016 № 14-1/В-911 .

А вот не нужно включать при расчете аванса:

районные коэффициенты, процентные надбавки северянам, так как их надо начислять на полную зарплату за весь месяц;

оплату сверхурочной работы или работы в выходные или праздники, расчет которой зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени и возможен только по окончании месяца;

премии и иные стимулирующие вознаграждения, добавочную процентную часть зарплаты. Потому что для их расчета нужны показатели, которые считаются по итогам какого-либо периода, например объем продаж за полный месяц или квартал;

материальную помощь или иные социальные выплаты, поскольку они не относятся к оплате труда.

Шаг 3. Посчитайте аванс, выдаваемый работнику на руки, по формуле:

При выплате аванса не нужно удерживать НДФЛ. Это следует сделать при выплате второй части зарплатыПисьма Минфина от 23.11.2016 № 03-04-06/69181 ; ФНС от 15.01.2016 № БС-4-11/320 . Поэтому примените при расчете аванса коэффициент 0,87 (100% – 13%).

При использовании такого коэффициента у вас гарантированно останутся деньги, из которых можно будет удержать НДФЛ, если, допустим, работник вторую половину месяца проболеет. Ведь даже в этом случае в конце месяца у него будет начисление, равное сумме НДФЛ с зарплаты за первую половину месяца, которое вы удержите полностью.

Шаг 4. Перечислите деньги работникам и отразите в бухучете выплату аванса по дебету счета 70 «Расчеты по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетные счета» (50 «Касса»).

Пример. Расчет зарплаты за первую половину месяца

Условие. Оклад менеджера по продажам - 25 000 руб. Он работает в режиме пятидневки по 8 часов в день. Доплата к окладу, в зависимости от объема продаж по итогам месяца, может быть от 5000 до 20 000 руб. В первой половине сентября 2017 г. - 11 рабочих дней. Сотрудник отработал их полностью. Кроме того, в связи с выездом к клиентам он отработал 2 выходных дня по 6 часов.

Стаж работы менеджера в компании составляет 9 лет, в связи с чем ему ежемесячно доплачивается 5000 руб.

Решение. При расчете аванса нужно учесть фиксированную сумму доплаты за стаж работы в компании. Учитывая мнение Минтруда, доплату за объем продаж и оплату работы в выходные в расчет включать не нужно. Их надо будет включить в расчет зарплаты за весь месяц.

Доплата за стаж работы в компании за половину месяца составит 2500 руб. Таким образом, менеджеру будет начислен и выплачен аванс в размере 13 568 руб. ((25 000 руб. / 21 д. х 11 дн. + 2500 руб.) х 0,87).

Расчетный листок при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванс) можно не выдавать. Ведь на момент выплаты аванса известны не все составные части зарплаты и в листке не получится отразить полную информацию о ней.

А вот если не выдавать расчетный листок при выплате зарплаты за вторую половину месяца, то организацию и ее руководителя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

25.08.2019

Внесение некоторых изменений в ТК РФ изменил порядок выплаты заработной платы, в том числе и за первую половину месяца.

Теперь закон детально расписывает правила оплаты труда с установлением четких сроков и правил расчета сумм.

Это коснулось и расчета авансовых средств, которые теперь нельзя платить в фиксированном размере или как процент от оклада.

Понятие

До недавнего времени каждое предприятие выбирало свой способ расчета:

• пропорционально отработанному времени;
• как процент от заработной платы;
• в виде фиксированной суммы.

В 2016 году вступили в силу поправки в ТК РФ, ужесточившие ответственность работодателей в сфере выплаты заработной платы. В связи с этим Министерство труда в письме 10.08.2017 № 14-1/В-725 дает разъяснение, как правильно рассчитывать выплату за первую половину месяца.

Минтруда разъясняет, что работник имеет право на оплату труда пропорционально отработанному времени.

Так как выплата – это не аванс в строгом смысле слова, а именно часть заработной платы, то и выплачивать ее следует ровно в том размере, в котором сотрудник ее заработал.

Определены составные части оплаты за первую половину месяца:

• В расчет оплаты входит оклад и все надбавки, которые не зависят от результата работы. Сверхурочные, оплата за ночные смены, за выслугу лет, стаж, районные коэффициенты и др. входят в базу для расчета аванса.
• Премии и другие стимулирующие выплаты, которые начисляются по итогу месяца или других периодов (квартал, год) включать в расчет аванса не нужно. Так же в не включается материальная помощь, пособия по временной нетрудоспособности и другие социальные выплаты. Эти доходы – не зарплата, и ст. 136 на них не распространяется.

Из рассчитанной суммы проводятся удержания — например, .

Обязательно ли в 2019 году начислять по новым правилам?

На многих предприятиях применялись методы выплаты фиксированного аванса или процентного соотношения от оклада сотрудника. Работодатель устанавливал произвольные суммы и процентные ставки, и такое положение редко вызывало вопросы контролирующих органов, а еще реже – самих работников.

Эта практика в сегодняшних условиях может быть достаточно рискованна. Дело в том, что кроме поправок в ТК РФ, законодателем внесена целая новая статья в КоАП, где четко расписаны санкции за несвоевременную выплату заработной платы или неполную ее выплату:

• для должностных лиц – от 10000 рублей до 20 000 рублей;
• для ИП – от 1000 рублей до 5 000 рублей;
• для юр. Лица – от 10000 до 50 000 рублей.

Поэтому методы фиксированной суммы оплаты или в процентном соотношении от оклада в настоящий момент не законны.

Правильным способом будет расчет аванса пропорционально отработанному времени.

Формулы исчисления суммы пропорционально отработанному рабочему времени

Существует два способа расчета:

• календарный;
• исходя из норм рабочего времени (исключая праздничные и выходные дни).

Первый способ подходит для случая, когда первая половина месяца отработана полностью.

Формула для расчета авансовой суммы при календарном методе будет выглядеть так:

Са = (Со+Нф) * 50%,

• Са – сумма аванса,
• Со – сумма оклада;
• Нф – фиксированные надбавки.

Второй способ, исходя из норм рабочего времени, подходит как для полностью отработанных периодов, так и для случаев, когда работник был на больничном, в отпуске без сохранения заработной платы, учебном или очередном отпуске.

Са = (Со+Нф) / Нрв * Воф

• Са – сумма аванса,
• Со – сумма оклада,
• Нф – фиксированные надбавки,
• Нрв – норма рабочего времени (в днях или часах),
• Воф – фактически отработанное время за первую половину месяца.

Примеры начисления

Ниже представлены примеры начисления авансовой суммы в случаях, когда работник отработал всю первую половину месяца полностью, и когда у него были дни отсутствия.

Выплата начисляется двумя методами для сравнения: календарным и по учету рабочего времени.

Первая часть месяца отработана полностью

Исходные данные:

Монтер пути Вахтангов Г. А. отработал в феврале 2019 полные рабочие дни в первой половине месяца.

Сотрудник имеет надбавку за выслугу лет в системе ОАО «РЖД» 10%.

Его должностной оклад составляет 30 000.

Расчет:

Рассчитаем календарным методом.

Аванс = (30 000 +3 000) * 50% = 16 500.

Рассчитаем методом учета рабочего времени:

Аванс = (30 000 + 3 000) / 19 * 11 = 19 105.

Видно, что данные суммы разнятся. Это происходит из-за того, что февраль – короткий месяц, и первая его половина больше, чем вторая. Именно метод с использованием учета норм рабочего времени в данном случае будет вернее.

Почему? В случае если во второй половине месяца работник уйдет в отпуск или на больничный, его права будут ущемлены. Поэтому даже при полном отработанном периоде корректней будет воспользоваться формулой расчета с использованием норм рабочего времени.

Если был больничный

Исходные данные:

Дворник детского сада «Колыбелька» в марте 2019 находился на больничном, с 5-го по 12-е число включительно, к работе приступил 13-го числа.

Оклад дворника – 10 000 рублей.

Дворник совмещает обязанности сторожа с оплатой в 50% ставки.

Оклад сторожа – 10 000 рублей.

Расчет:

Календарный способ здесь не подходит, так как не учитывает неявку сотрудника. Поэтому аванс будет начисляться по отработанному времени:

(10 000 +5 000) / 20 * 5 = 3 750.

Изменились правила расчета аванса по зарплате за первую половину месяца. Бухгалтеры недоплачивали работникам, из-за чего могут быть серьезные штрафы. Минтруд выпустил новые правила - скачайте их и используйте в работе.

По статье 136 ТК РФ работодатель должен платить зарплату не реже чем каждые полмесяца. Причем в строго отведенные сроки . Зарплата делится на аванс (с 1 по 15 число месяца) и вторую часть зарплаты (с 16 по 30 (31) число месяца). Можно ли установить даты выдачи аванса и зарплаты - 20-е и 10-е число? Как переносить сроки, если надо выдать деньги пораньше, информация в статье " .

Правило № 1 Нельзя применять коэффициент 0,87 к авансу

Rак указал Минтруд в письме от 05.02.2020 № 14-1/ООГ-549, бухгалтеры должны считать аванс без коэффициента 0,87. Этот коэффициент уменьшает аванс на 13% и является незаконным.

Специалисты уточнили, что расчет с коэффициентом ущемляет права работника.

Получается, что по новым правилам аванс должен увеличится на 13%. Покажем на примере.

Пример расчета аванса по-новому

Старые правила .Бухгалтеры считали аванс по зарплате с коэффициентом 0,87. Это они делали, чтобы зарезервировать НДФЛ. Допустим, аванс составляет 10 000 рублей. На руки работник должен получить 8700 руб. (0,87 x 10 000 руб.).

Новые правила . Бухгалтеры должны считать аванс по зарплате без коэффициентов. Допустим, аванс составляет 10 000 рублей. На руки работник должен получить 10 000 рублей без вычетов.

НДФЛ с аванса и второй части зарплаты бухгалтер должен будет вычесть при окончательном расчете с работником за месяц.

Работник получил аванс 10 000 рублей и вторую часть зарплаты - 12 000 рублей. НДФЛ будет исчислен в момент начисления второй части зарплаты.

• НДФЛ составит 2 860 руб.: (10 000 + 12 000 руб.) x 13%.

На руки работник получит:

• Аванс 10 000 руб.
• Вторую часть зарплаты 9 140 руб. (12 000 руб. – 2860 руб.).

Правило № 2. Аванс считается за отработанные дни

В письме Минтруд сообщил, что работник имеет право на получение заработной платы за первую половину месяца пропорционально отработанному времени. То есть сколько дней он отработал с 1 по 15 число, за столько дней и должен получить аванс.

Если в какой-то из дней он не работал (был в отпуске, болел), то за эти дни аванс не начисляется.

Правило № 3. Оклад входит в аванс

При определении аванса необходимо учитывать:

• оклад (тарифную ставку) работника за отработанное время
• надбавки за отработанное время, расчет которых не зависит от оценки итогов работы за месяц в целом, а также от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда (трудовых обязанностей)

Например, в аванс войдут компенсационная выплата за работу в ночное время, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, за стаж работы и другие.

Минтруд подчеркнул, что уменьшение размера аванса может быть рассмотрено как дискриминация в сфере труда, ухудшение трудовых прав работников.

Правило № 4. Премии не входят в аванс

Минтруд считает, что при расчете аванса не учитываются:

• премии по результатам выполнения показателей эффективности (оценка которых проводится по итогам работы за месяц)
• выплаты компенсационного характера, расчет которых зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени и возможен только по окончании месяца (например, за сверхурочную работу, за работу в выходные и нерабочие праздничные дни в соответствии со статьями 152 и 153 ТК РФ)

Эти выплаты начисляются при окончательном расчете и выплате заработной платы за месяц. Новые правила есть в статье «Минтруд изменил расчет аванса ».

В какие сроки выдавать аванс и вторую часть зарплаты в 2020 году (калькулятор)

Аванс – это зарплата за первую половину месяца. В Трудовом кодексе РФ и в нормативных документах понятия «аванс» нет.

Выплата аванса – это не право, а обязанность работодателя. Платить зарплату надо не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ). Нарушать этот порядок нельзя, даже если работник напишет заявление с просьбой выдавать зарплату один раз в месяц. Иначе компанию оштрафуют (штрафы – в таблице). Работодатель сам устанавливает сроки выплаты. Но в любом случае зарплату надо выдать не позднее 15 календарных дней после окончания месяца, за который ее начислили.

В нашей организации действует такой порядок.

Предоплату платим 25-го числа текущего месяца, зарплату – 10-го числа следующего месяца.

Если дата выплаты совпадает с выходными или нерабочими праздничными днями, аванс или зарплату выдаем накануне (ст. 136 ТК РФ).

Таким образом, все компании должны платить предоплату обязательно (в том числе и внешним совместителям), независимо от системы оплаты труда.

Сумму выплаченного аванса как составную часть зарплаты надо указать в расчетном листке. После выдачи аванса расчетный листок не оформляют.

Поручить расчет аванса и зарплаты можно онлайн-сервису - . Укажите даты выплаты и получите в назначенный день посчитанные суммы зарплаты, НДФЛ и взносов. Программа подскажет, как заполнить платежки и заполнит расчетные листки и ведомость на выплату зарплаты.

Расчет аванса несколькими способами

Нормативного порядка расчета предоплаты нет. На практике компании применяют два способа:

• процент от оклада;
• пропорционально отработанному времени.

Способ 1. Аванс считают в процентах. Например, можно утвердить, что предоплата составляет 40 процентов от оклада (месячного заработка), чтобы потом хватило денег удержать НДФЛ. Учтите, что в свежих разъяснениях чиновники требуют не занижать аванс (письмо Минтруда от 18 апреля 2017 г. № 11-4/ООГ-718). Так что при расчете безопаснее брать оклад (тариф) с доплатами и надбавками.

Этот самый простой способ не требует много времени. Главный его минус – он не учитывает фактически отработанное время.

Здесь возникают такие риски: можно недоплатить (переплатить) работнику зарплату или не из чего будет удержать НДФЛ. Например, если предоплата окажется больше суммы, которую фактически заработал сотрудник, и он уволится, окончательной зарплаты может не хватить для уплаты НДФЛ.

Инженер ПТО Борисов получает оклад 40 000 руб. (доплат нет). В Положении об оплате труда установлено, что предоплата составляет 50 процентов от оклада. Аванс компания выплачивает 16-го числа.

Сумма зарплаты Борисова за первую половину месяца составит 20 000 руб. (40 000 руб. × 50%).

Аванс за август сотрудник получил 16 августа. А 17 августа уволился (отпуск отгулял – компенсации нет).

Его зарплата за август в окончательный расчет аванса составит 22 608,7 руб. (40 000 руб. : 23 дн. × 13 дн.).

НДФЛ – 2939 руб. (22 608,7 руб. × 13%).

На руки работнику причитается 19 669,7 руб. (22 608,7 – 2939). А он уже получил предоплату 20 000 руб.

НДФЛ в сумме 330,3 руб. (19 669,7 – 20 000) удержать не из чего.

Способ 2. Аванс считают пропорционально отработанному времени. Такой способ более трудоемкий, но зато и результат более верный.

Мы применяем второй способ – делаем расчет аванса, который мало чем отличается от расчета зарплаты. Разве что не берем премии, так как их размер определяют только по итогам месяца.

Предоплату начисляем на основании табелей учета рабочего времени за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число). Все подразделения сдают их в бухгалтерию до 20-го числа. Поскольку зарплата работников (особенно сдельщиков и повременщиков) по месяцам может отличаться, не может быть одинаковым из месяца в месяц и аванс.

При этом при расчете предоплаты стараемся придерживаться правила, что суммы зарплаты за каждую половину месяца должны быть примерно равными (при условии, что работник отработал норму рабочего времени).

Если сотрудник в расчетном месяце отработал несколько дней, например с 12-го по 15-е, аванс считаем только за эти дни. Многие в таком случае вообще не начисляют аванс. Это нарушает права работников – компания не соблюдает сроки выплаты зарплаты (штрафы).

Но если работник проболел всю первую часть месяца, предоплата ему не положена – отработанного времени нет (письмо Минтруда от 3 февраля 2016 г. № 14-1/10/В-660).

Пример 2:

Расчет аванса пропорционально отработанному времени.

В компании обычная пятидневка. Сроки выдачи зарплаты: 25-го числа – аванс, 10-го числа следующего месяца – окончательный расчет. В Положении об оплате труда установлено, что сумма аванса выплачивается пропорционально отработанному времени с коэффициентом 0,87 (то есть аванс рассчитывается с запасом для НДФЛ).

Прораб Смирнов – на окладе (55 000 руб.).

Бухгалтер Павлова – на окладе (30 000 руб.).

Монтажник Егоров – повременщик (тарифная ставка – 300 руб. в час, доплата за вредность – 12 руб. в час, то есть 4% от тарифной ставки).

Вариант I. Полмесяца отработано полностью

Все указанные сотрудники отработали первую половину месяца полностью (Егоров – 88 часов).

Рассчитаем сумму предоплаты:

• Смирнов получит 26 304 руб. (55 000 руб. : 23 р. дн. х 11 р. дн. × 0,87);
• Павлова – 12 483 руб. (30 000 руб. : 23 р. дн. × 11 р. дн. × 0,87);.
• Егоров – 23 887 руб. [(300 руб/ч + 12 руб/ч) × 88 час. × 0,87].

Вариант II. Полмесяца отработано не полностью

Егоров брал отпуск за свой счет 3–4 августа – 2 рабочих дня (фактическое время работы с 1-го по 15-е число – 72 часа).

Расчет аванса:

• Смирнов получит 12 483 руб. ;
• Егоров – 19 544 руб. (312 руб/ч × 72 ч × 0,87);
• Павлова аванс не получит – в первой половине месяца отработанных дней нет.

А как платить предоплату сдельщику?

Минтруд считает, что надо выплатить аванс исходя из фактически выполненного объема работы (письмо от 25 ноября 2016 г. №14-1/В-1167). Для сдельной системы оплаты труда исключений нет – зарплату надо платить не реже чем каждые полмесяца.

НДФЛ и взносы

При выдаче предоплаты удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не надо. Это подтверждают письма Минфина от 13 апреля 2017 г. № 03-04-05/22521, ФНС от 26 мая 2014 г. № БС-4-11/10126 и др.

НДФЛ. Налог рассчитайте по итогам месяца, за который начислили зарплату. И удержите, когда выдаете зарплату за месяц (п. 2 ст. 223; п. 3, 4 ст. 226 НК РФ).

Датой получения дохода в виде зарплаты признается последний день месяца, за который ее начислили (при увольнении работника – последний день работы). Раньше определить сумму налогооблагаемого дохода нельзя – зарплата не считается начисленной. Поэтому НДФЛ с аванса не удерживают.

Исключение – когда аванс выдают в последний день месяца. В этом случае НДФЛ с аванса нужно удержать, поскольку дата выплаты аванса совпадает с датой, когда работник фактически получает доход в виде оплаты труда за месяц (определение ВС РФ от 11 мая 2016 г. № 309-КГ16-1804).

Так что не стоит устанавливать срок выплаты предоплаты в последний день месяца – иначе придется удерживать НДФЛ с каждой части зарплаты.

Взносы. Не нужно рассчитывать с авансов и взносы на обязательное страхование (включая взносы на травматизм). Их начисляют в последний день месяца с общей суммы зарплаты, которую начислили за этот месяц (п. 1 ст. 421; п. 1 ст. 424; п. 1 ст. 431 НК РФ; п. 9 ст. 22.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Как не запутаться с НДФЛ, когда предоплату работнику выдают вместе с отпускными, покажем на примере.

Пример 3:

Расчет аванса, если работник уходит в отпуск.

В ООО «СМУ-14» срок аванса – 25-е число, зарплаты – 10-е число следующего месяца.

В Положении об оплате труда установлено, что сумма аванса выплачивается пропорционально отработанному времени за минусом НДФЛ (с коэффициентом 0,87).

Ее оклад – 25 000 руб. (других выплат нет), режим – пятидневка.

Сумма предоплаты составит 8511 руб. (25 000 руб. : 23 р. дн. × 9 р. дн. × 0,87).

Ее лучше выдать работнице вместе с отпускными не позднее 10 августа (за 3 календарных дня до отпуска), так как 25-го числа она будет в отпуске.

Сумма начисленных отпускных – 23 800 руб. С отпускных при их выдаче удержали НДФЛ в сумме 3094 руб. (23 800 руб. × 13%).

НДФЛ с аванса не удерживают, взносы не начисляют.

НДФЛ с отпускных компания, как налоговый агент, обязана удержать при фактической выплате работнику – 10 августа (подп. 10 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 НК). И перечислить в бюджет не позднее 31 августа (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).

31 августа бухгалтер начислил работнице зарплату в сумме 9782,61 руб. (25 000 руб. : 23 р. дн. × 9 р. дн.). А также исчислил НДФЛ – 1272 руб. (9782,61 руб. × 13%).

Перечислить НДФЛ с зарплаты в бюджет надо не позднее дня, следующего за днем ее выплаты, то есть 11 сентября (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку зарплата выплачивается 10-го числа (сумма к выплате работнице будет равна нулю, так как при этой очередной выплате с зарплаты удерживается сумма НДФЛ, «зарезервированная» при выплате аванса).

Взносы с отпускных бухгалтер рассчитал при начислении отпускных. Взносы с зарплаты (включая аванс) – 31 августа.