Как делать авансовый отчет в 1с 8.3. Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет - один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

• перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
• подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке - это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

• Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
• Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

• Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
• Чеки, квитанции, подтверждающие .
• Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
• , утвержденный руководителем.
• Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

• Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
• Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
• Бланки строгой отчетности . На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

• 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
• 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 51 – «расчетный счет»;
• 50 – «касса»;
• 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

• При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
• При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
• Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
• Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
• При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
• В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

• . Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
• Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
• Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
• Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
• Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Довольно часто, в хозяйственной деятельности организации, сотрудникам фирмы выдаются в подотчёт наличные денежные средства и безналичные (также денежные документы). Которые в дальнейшем используются на оплату хозяйственных нужд предприятия, на приобретение проездных билетов, на оплату гостиничных услуг при командировках. Список, куда могут быть использованы подотчётные денежные средства очень большой, он ни кем не регламентирован. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, где находится и .

Как найти авансовый отчёт в программе 1С

Чтобы найти авансовый отчёт необходимо выбрать в главном меню программы «1С: Бухгалтерия» версия 8 интерфейс Такси раздел «Банк и касса», далее в блоке «Касса» найти позицию «Авансовый отчёт». После этих действий вы попадаете в журнал «Авансовые отчёты». Далее нажимаете на кнопку «Создать».

На экране появляется авансовый отчёт, который необходимо заполнить, на основании сданных в бухгалтерию предприятия первичных документов прикрепленных к авансовому отчёту.

Заполнение авансового отчёта в программе 1С

В шапке документа заполняются такие поля:

• Дата;
• Номер;
• Организация;
• Подотчётное лицо, это может быть сотрудник организации или физическое лицо, действующие по доверенности;
• Склад, выбирается в том случае, если приобретаются товарно — материальные ценности, которые в дальнейшем сдаются на склад материально – ответственному лицу.

Документ, в табличной части, имеет несколько закладок, они заполняются в зависимости от приложенных документов к авансовому отчёту и полученных денежных средств подотчётным лицом:

• Авансы;
• Товары;
• Возвратная тара;
• Оплата;
• Прочее.

Для того чтобы автоматически заполнилась первая закладка, в табличной части документа при получении подотчётным лицом аванса, необходимо авансовый отчёт создать на основании. Это может быть при выборе «Создать на основании» двух позиций, одна из которых «Выдача наличных», другая «Списании с расчётного счёта».

На первой закладке также заполняется позиция при выдаче денежных документов в подотчёт, это может быт, к примеру, проездной билет приобретённый организацией.

Можно не создавать авансовый отчёт на основании операций, внесённых в базу, а выбрать вручную, документ на получении аванса в подотчёт, нажав на кнопку «Добавить». После этих действий становится активным поле в табличной части первой закладки «Авансы».

При приобретении товара, за наличные денежные средства, с подотчётной суммы, необходимо заполнить вторую закладку, которая называется «Товары».

При этом, в табличной части документа, нужно внести такие данные как:

• Документ расхода;
• Номенклатуру товара, выбирается из справочника;

Будьте внимательны, если данного товара нет в справочнике «Номенклатура», то на него нужно предварительно заполнить карточку, в которой указывается наименование, единица измерения и другие реквизиты.

• Количество;
• Цену;
• Ставку НДС;
• Наименование поставщика, выртать из справочника «Контрагенты»;
• Реквизиты счёт-фактуры;
• Счета учета затрат и счёт НДС.

Сумма и всего заполнится автоматически.

При оплате за товар или услуги контрагентам из подотчётных денежных средств, заполняется четвёртая закладка в авансовом отчёте, которая называется «Оплата». При её нажатии открывается табличная часть, в которой нужно заполнить такие данные как:

• Документ расхода, это название документа;
• Контрагент и договор;
• Содержание операции, заполняется вручную, без ссылки на справочник.

Счета расчётов, на которые будет отнесена сумма затрат, проставляются автоматически, это счёт 60 «Поставщики и подрядчики», но этот счёт можно поменять, сославшись на справочник « ».

Пятая закладка «Прочие», заполняется не только в случаях предоставления документов, связанных с командировкой сотрудника, но и с оплатой хозяйственных нужд предприятия и прочих расходов.

Так же как и на других закладках, заполняется:

• Документ (расхода);
• Номенклатура;
• Сумма НДС;
• Всего заполняется автоматически;
• Поставщик;
• Устанавливается признак в столбце «СФ», есть счёт-фактура или нет;
• Устанавливается признак в столбце «БСО», что это бланк строгой отчётности или нет;
• Заполняются реквизиты счёт-фактуры;
• Выбирается из плана счетов бухгалтерского учета счёт затрат по БУ (бухгалтерскому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается из плана счетов налогового учета счёт затрат по НУ (налоговому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается счёт учёта НДС.

Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как правильно сделать, заполнить и провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).

Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.

Как сделать новый авансовый отчет

Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

Аванс может оформляться на следующие цели:

• почтовые расходы;
• приобретение возвратной тары;
• расчеты с поставщиками;

В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.

Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» ().

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту сумму он приобрел:

• мышь оптическую – 200 руб.;
• сделал предоплату поставщику – 600 руб.;
• заправил машину бензином – 200 руб.

Все эти данные заносим в документ.

Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб. Теперь авансовый отчет можно провести и распечатать:

Авансовый отчет – такой привычный и простой на первый взгляд документ, но тем не менее при работе с ним у пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 частенько возникают различные вопросы. В нашей новой статье мы рассмотрим, где найти, как заполнить этот документ и какие проводки он делает.

Итак, начнем с того что, как правило, сначала мы выдаем деньги подотчетному лицу либо из кассы, либо переводим с расчетного счета. Для корректной и автоматической работы программы это нужно сделать правильно.
Выдача наличных (РКО) создаем с видом операции Выдача подотчетному лицу :

При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции Перечисление подотчетному лицу :

После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет. Этот документ находится в разделе Банк и касса:

Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.
Первая заклад Авансы . Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Это может быть как РКО так и списание с р/с:

И вот при выборе документов аванса и будет важно, как мы оформили в программе эту выдачу. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!

Т.е. если мы выбрали вид операции прочее списание, например, и указали счет 71, то конечно проводку мы получили правильную, но вот программа не сможет подобрать в авансовом отчете эти документы.
Теперь переходим к закладке Товары . Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60. При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный:

Какие же проводки в этом случае делает документ? Посмотрите как интересно. Мы оприходовали товар на 41 счет минуя 60. Кстати, если вместо товаров надо оприходовать материалы, надо просто изменить счет учета в документе ну или для автоматического заполнения счетов учета правильно вести справочник номенклатуры. Как настроить счета учета можно прочитать в нашей статье Счета учета номенклатуры .

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если к нам поступил товар в таре, которую надо вернуть поставщику. Такая ситуация встречается крайне редко, поэтому я предлагаю не рассматривать ее.
Если же мы через авансовый отчет хотим провести оплату поставщику и при этом отдельно оформлять в программе документ Поступление (акт, накладная) то для этого надо использовать закладку Оплата . Здесь также важно правильно заполнить реквизиты документа оплаты, поставщика, договор. И здесь мы уже не указываем счет-фактуру. Он отражается при формировании накладной.

В этом случае проводки документа будут такие:

Т.е. еще раз обратим внимание на то, что по одной и тоже накладной надо заполнять только одну закладку в авансовом отчете ИЛИ Товары ИЛИ Оплата. В противном случае суммы проводок будут задвоенными.
Ну и последняя закладка в авансовом отчете, это Прочее . Здесь, как правило отражают командировочные расходы, расходы на билеты, оплаты получения каких-то справок, почтовые расходы. Если, например, нам надо принять к вычету НДС, выделенный в билете, то оформить эту операцию надо аналогично той, что мы делали на закладке Товары. Т.е. установить флажок СФ , заполнить все реквизиты счета-фактуры и при проведении авансового отчета, программа все сделает автоматически: сформирует счет-фактуру, выделит и примет к вычету НДС:

В этом же разделе для каждого расхода важно правильно указать счет затрат, на которые будут относиться эти расходы и все субконто:

В этом случае документ делает вот такие проводки:

Теперь давайте посмотрим печатную форму документа. По кнопке Печать мы получаем унифицированную форму, в которой отражены суммы выданного сотруднику аванса, суммы израсходованных денег и задолженность за подотчетным лицом.

В нашем случае мы выдавали деньги в подотчет двумя суммами: из кассы и с расчетного счета. Сотрудник отчитался не за всю сумму, поэтому он остался должен нам 9100. Конечно лучше все таки проверять расчеты с подотчетными лицами по ОСВ по счету 71:

Значит нам остается только оформить возврат неиспользованных средств в кассу. Самый удобный и быстрый способ – это создание документа Поступление наличных на основании авансового отчета:

При таком формировании документа программа все сделает сама: выберет правильный вид операции, подотчетное лицо, подставит именно ту сумму, которую должен вернуть сотрудник и даже все реквизиты печатной формы заполнит автоматически:

Ну и напоследок проверяем ОСВ по счету 71:

Все в порядке. Все расчеты с подотчетником закрыты.
Вот и все, что я хотела вам рассказать про заполнение документа Авансовый отчет . Как видите, при аккуратном заполнении всех реквизитов и параметров программа сама поможет вам все сделать правильно.
Если у вас остались вопросы пишите нам. Спасибо что вы с нами.

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

сумму, полученную под отчет;

фактически произведенные расходы;

остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее по тексту - Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

в первую очередь – работники организации;

физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример. Расчет даты представления авансового отчета

Ситуация 1:

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Ситуация 2:

Допустим, деньги были выданы на .

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Авансовый отчет: подробности для бухгалтера

• Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»

  По которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505) (п. 214 ... сумм на банковскую карту. Авансовый отчет также надо составить подотчетному лицу... расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке... в отчете. На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие... указанием даты их получения. Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом... через банкомат. На основании авансового отчета канцелярские товары приняты к учету...

• Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами

  В наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы... авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет...) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, ... подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих... служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно...

• К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?

  Срок относится только к представлению авансового отчета, поскольку об окончательном расчете... – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или... руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный... представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени... денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, ...

• Расходы на командировку при УСН: особенности их признания

  ... » сможет только на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации в части... момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет предоставляется только после ее окончания... т. д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов). Перед... командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета работника руководителем компании, то есть... в служебных командировках, а также авансовые отчеты в общеустановленном порядке. В части...

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  На командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого... сведению: Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном... реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие... командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3 ... будут учитываться на дату утверждения авансового отчета. Если сотрудник не представил... Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету (900 евро x 70 ...

• Подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчетности

  На командировку); на правильность оформления авансовых отчетов (ф. 0504505), приложенных к журналу... граф и строк авансового отчета, а также приложения к авансовому отчету (ф. 0504505), документов...); на соответствие документов, приложенных к авансовому отчету (ф. 0504505), записям, отраженным на... обратной стороне авансового отчета (ф. 0504505); на соблюдение сроков оформления авансовых отчетов (ф. 0504505 ... месяц, например в марте, а авансовый отчет составлен и представлен в бухгалтерию...

• Суточные - 2017 в разрезе налогов

  Сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета. А значит, суточные, которые... календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника. Напомним, что по... трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи... день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога... Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как... к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Пример В...

• Расхождение показателей налоговой и бухгалтерской отчетности при УСНО: как объясниться с налоговой?

  На отчетную дату не представлен авансовый отчет. Аналогичная ситуация наблюдается с займами...

• Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек?

  Будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенным к нему кассовым... первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов... , на наш взгляд, может выступать авансовый отчет. Так, на основании пп. 6 ... бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (который... будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет, отвечающий требованиям ст. 9 Закона...

• О расчетах со спортсменами, тренерами, судьями и не только

  Расходов, произведенных обозначенными лицами, оформляется авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. При... продуктов питания (при безналичной оплате); авансовый отчет (при расчете через подотчетное лицо... 208 96 000 15 000 Авансовый отчет, ведомость выдачи суточных Приняты к... 208 12 000 1 500 Авансовый отчет Приняты к учету расходы на... 208 96 000 20 000 Авансовый отчет, чек (товарная накладная), ведомость выдачи...

• Нарушения в области ведения бухгалтерского (бюджетного) учета

  Нему, можно назвать срок представления авансового отчета по расходам, связанным с приобретением... выдачи представить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести... лицами) было установлено, что такие авансовые отчеты представляются в бухгалтерию учреждения не...

• Новшества в учете командировочных расходов

  Возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением документов на проезд... 000 руб. Кроме этого, к авансовому отчету приложены документы о проживании в... косгу расходы на основании утвержденного авансового отчета: суточные 4 109 70 212 ... командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета 2 109 60 226 2 ...

• Вычет НДС по электронным билетам. Примеры

  Вернувшись из командировки, работник представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, в... том числе НДС 1530 руб.). Авансовый отчет работника утвержден руководителем организации в... кассовый ордер На дату утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в... с подотчетными лицами» 17 500 Авансовый отчет Отражен НДС, выделенный в авиабилетах...

• Разрабатываем положение о командировках

  Возвращению командируемый сотрудник обязан составить авансовый отчет в установленный срок. Этот документ... заполнению и проверке отдельных разделов авансового отчета, требования к прилагаемым расходным документам... , телефон, ГСМ, такси и пр.); авансовый отчет в установленной форме. В некоторых...

• Особенности учета ГСМ в 2019 году

  Течение месяца бензин на основании авансовых отчетов, составленных водителями 0 105 33 ... задолженность перед поставщиком на основании авансовых отчетов водителей 0 208 34 560 ...