Formularios aprobados de documentos primarios. Documentos contables primarios: la forma importa
Las cuentas por cobrar de una organización que no han sido reembolsadas o que no han sido reembolsadas se consideran dudosas. alto grado probabilidad no será reembolsado dentro de los plazos establecidos por el acuerdo y no cuenta con las garantías adecuadas (cláusula 70 del Reglamento de Contabilidad N 34n, Cartas del Ministerio de Finanzas del 14/01/2015 N 07-01-06/188 , de fecha 27/01/2012 N 02-07-18/01).Esto se evidencia, en particular:
- o incumplimiento por parte del deudor del plazo de pago;
- o información sobre problemas financieros deudor.
Después de que una deuda de cobro dudoso se reconoce como poco realista para el cobro, incluso debido a la expiración del plazo plazo de prescripción, está sujeto a cancelación.
Provisión para deudas de cobro dudoso
Cabe señalar que la cancelación de la deuda directamente como pérdidas puede empeorar la situación financiera de la organización. Para evitarlo, se prevé la creación de una reserva en contabilidad. deudas dudosas.La reserva para deudas de cobro dudoso se crea con el fin de estados financieros datos de la organización al respecto cuentas por cobrar eran confiables. Por tanto, si existe una deuda de cobro dudoso, es necesario crear una reserva, incluso si la organización es una pequeña empresa (cláusula 70 del Reglamento de Contabilidad No. 34n).
La acumulación o reducción (restablecimiento) de la reserva para deudas de cobro dudoso se documenta en un estado contable-cálculo. Para calcular la provisión para deudas de cobro dudoso se toma el importe de la deuda incluido el IVA.
El procedimiento para crear y utilizar una reserva para deudas de cobro dudoso lo determina la organización de forma independiente y está fijado en política contable(Cláusula 7 PBU 1/2008).
Política contable
En contabilidad fiscal, se crea una reserva para deudas de cobro dudoso a solicitud de la organización. Las reglas para crear una reserva están establecidas por el Código Fiscal de la Federación de Rusia.Por lo tanto, si tiene la intención de crear una reserva, esto debe indicarse en la política de contabilidad fiscal (Carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú del 20 de junio de 2011 N 16-15/ [correo electrónico protegido]).
Si la organización no tiene la intención de crear una reserva, es posible que esto no esté escrito en la política contable.
En contabilidad, si existe una deuda de cobro dudoso, la organización está obligada a crear una reserva (cláusula 70 del Reglamento de Contabilidad No. 34n).
Por lo tanto, es necesario fijar la política contable (cláusula 7 de PBU 1/2008):
- criterios para reconocer una deuda como dudosa;
- forma de crear una reserva.
En este último caso, será necesario realizar adiciones a la política contable.
Contabilización de la creación y utilización de la Provisión para Deudas Dudosas
Se constituye una reserva para cada deuda de dudoso cobro en función de condición financiera(solvencia) del deudor y evaluar la probabilidad de reembolsar la deuda total o parcialmente.En contabilidad, el devengo y uso de la reserva para deudas de cobro dudoso se refleja en los siguientes asientos:
Alambrado | Operación |
| Débito 91 “Otros ingresos y gastos”, subcuenta “Otros gastos” - Crédito 63 “Provisiones para deudas de cobro dudoso” | Se creó una reserva para deudas de cobro dudoso (se acumula adicionalmente) |
| Débito 63 “Provisiones para deudas de cobro dudoso” - Crédito 62 “Liquidaciones con compradores y clientes” (60 “Liquidaciones con proveedores y contratistas”, 76 “Liquidaciones con varios deudores y acreedores”) | Una deuda incobrable se da de baja de la reserva cuando se reconoce que la deuda no es realista para el cobro (debido a la expiración del plazo de prescripción o por otras razones (debido a la liquidación del deudor, su quiebra) |
| Débito 63 “Provisiones para deudas de cobro dudoso” - Crédito 91 “Otros ingresos y gastos”, subcuenta “Otros ingresos” | Reserva restaurada |
Después del año siguiente a aquel en que se creó la reserva para deudas de cobro dudoso y no se utilizó en alguna parte de ella, está sujeta a restitución a ingresos mediante un asiento en el débito de la cuenta 63 “Provisiones para deudas de cobro dudoso” y el crédito de cuenta 91 “Otros ingresos y gastos” ", subcuenta "Otros ingresos".
Es más, si esta deuda conserva la condición de dudoso, entonces se debe constituir nuevamente una reserva para él.
Provisión para deudas de cobro dudoso y estados financieros
En los estados financieros, las deudas de cobro dudoso se reflejan en la línea 1230 del balance menos la reserva (cláusula 35 de PBU 4/99), y las deducciones a la reserva para deudas de cobro dudoso se reflejan en la línea 2350 “Otros gastos” del informe. resultados financieros(Cláusula 11 PBU 10/99).Así, la contabilidad refleja simultáneamente:
- y deudas dudosas en su totalidad;
- y el monto de la reserva creada.
- las cuentas por cobrar se reducen por el monto total de la deuda de cobro dudoso o por parte de ella;
- las ganancias retenidas disminuyen en la misma cantidad.
Algoritmo para calcular y utilizar la reserva para deudas de cobro dudoso en contabilidad.
Al crear una reserva para deudas de cobro dudoso, puede utilizar los siguientes métodos.Método de intervalo.
El monto de las contribuciones a la reserva se calcula trimestralmente (mensualmente) como un porcentaje del monto de la deuda, dependiendo de la duración del retraso, por ejemplo, como en la contabilidad fiscal.
Entonces, de acuerdo con el inciso 4 del art. 266 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, el monto de la reserva para deudas de cobro dudoso se acumula según el momento del incumplimiento de sus obligaciones por parte del deudor al final del período correspondiente (trimestre o año) en función de los resultados de la deuda. inventario.
De acuerdo con esta norma, los montos de las cuentas por cobrar se incluyen en el cálculo de la reserva de la siguiente manera:
Manera experta.
Se crea una reserva para cada deuda de cobro dudoso por un monto que, a juicio de la organización, no será reembolsado.
Si se utiliza el método de intervalo o experto:
- Si la deuda para la cual se creó la reserva se reconoce como incobrable, se cancela contra la reserva. Si el monto de la reserva es insuficiente, la parte de la deuda no cubierta por la reserva se cancela como otros gastos;
- Cuando se paga la deuda para la cual se creó la reserva, se restablece el monto de la reserva, es decir, incluido en otros ingresos.
El monto de las deducciones a la reserva para deudas de cobro dudoso se determina de acuerdo con los datos de la Organización durante varios años como la proporción de deudas incobrables en cantidad total cuentas por cobrar de cierto tipo.
Por ejemplo, la proporción de bienes no pagados por los compradores en el monto total de la deuda del comprador.
El último día de cada trimestre (mes), el monto de la reserva se determina mediante la fórmula:
El monto de la reserva para deudas de cobro dudoso de un determinado tipo al último día del trimestre (mes) = El monto de las cuentas por cobrar de este tipo al último día del trimestre (mes) X La proporción de deudas incobrables en el Monto total de cuentas por cobrar de este tipo según la organización.
Si el monto resultante de la reserva es mayor que el monto de la reserva creada el último día del trimestre (mes) anterior, es necesario incluir la diferencia entre ellos en otros gastos (agregar reserva adicional). Si es menor, incluir la diferencia entre ellos en otros ingresos (restituir la reserva).
Con el método estadístico:
- Si una deuda del tipo para el cual se creó la reserva se considera mala, la deuda se cancela contra la reserva. Si el monto de la reserva es insuficiente, la parte de la deuda no cubierta por la reserva se cancela como otros gastos;
- Si una deuda de un tipo para la cual no se creó una reserva se reconoce como mala, así como cuando se paga cualquier deuda, el monto de la reserva no se ajusta.
De acuerdo con la política contable de la empresa, las reservas para deudas de cobro dudoso se crean de forma experta, en base a los datos recibidos por el departamento de contabilidad del jefe del departamento de ventas.
Al inicio del segundo trimestre no existían reservas para deudas de dudoso cobro. Los datos sobre las cuentas por cobrar de la empresa se muestran en la tabla.
Comprador | Monto de la deuda, frotar. | fecha de vencimiento del pago acuerdo | Probabilidad pago de deuda, % (datos del departamento ventas) |
| Organización A | 20 000 000 | 15.07 | 100 |
| Organización B | 30 000 000 | 20.06 | 40 |
| Total | 50 000 000 | ||
| Organización A | 35 000 000 | 18.10 | 100 |
| Organización B | 30 000 000 | 20.06 | 0 |
| Organización G | 25 000 000 | 25.09 | 80 |
| Total | 90 000 000 | ||
| Organización A | 15 000 000 | 25.01 | 100 |
| Organización B | 0 <*> | - | - |
| Organización G | 10 000 000 | 15.01 | 100 |
| Total | 25 000 000 | ||
<*>La deuda de la Organización B se cancela como incobrable según la orden del director de la empresa.
En determinadas condiciones, la creación y uso de reservas para deudas de cobro dudoso se produce de la siguiente manera.
El 30 de junio, la empresa crea una reserva para deudas de cobro dudoso para la Organización B por un monto de 18.000.000 de rublos. (30.000.000 de rublos x (100% - 40%)).
El 30 de septiembre, la empresa aumenta la reserva para deudas de cobro dudoso de la Organización B a 30.000.000, en 12.000.000 de rublos. (30.000.000 de rublos x 100% - 18.000.000 de rublos), y también crea una reserva para deudas de dudoso cobro de Gamma LLC por un monto de 5.000.000 de rublos. (25.000.000 de rublos x (100% - 80%)).
En el cuarto trimestre, la deuda de la Organización B se cancela con cargo a la reserva.
La provisión para deudas de cobro dudoso de la Organización D se restablece en relación con el pago de la deuda.
Alambrado | Operación | Cantidad, frotar. |
| D 91 - K 63 | Se creó una reserva para deudas de cobro dudoso para la Organización B | 18 000 000 |
| D 91 - K 63 | Se ha aumentado la provisión para deudas de cobro dudoso para la Organización B. | 12 000 000 |
| D 91 - K 63 | Se creó una reserva para deudas de cobro dudoso para la Organización G | 5 000 000 |
en el cuarto trimestre |
||
| D 63 - K 62 | La deuda de la Organización B se cancela de la reserva. | 30 000 000 |
| D 63 - K 91 | Se restablece la reserva para deuda pagada Organizaciones G | 5 000 000 |
EN balance Los datos de las cuentas por cobrar se reflejarán en los siguientes montos:
Ejemplo. Creación de una reserva para deudas de dudoso cobro de forma estadística y su utilización
Según los datos de la organización durante los 3 años anteriores, los compradores no pagan en absoluto el 2% del costo de los bienes enviados y, por lo tanto, la organización crea una reserva para deudas de cobro dudoso para pagar los bienes.
La política contable de la empresa estipula que la reserva se crea estadísticamente.
Al 31 de marzo, la deuda pendiente por las mercancías enviadas ascendía a 20.000.000 de rublos y el saldo de la reserva a 400.000 rublos. (20.000.000 de rublos x 2%).
En la tabla se muestran los datos sobre los bienes enviados en los trimestres segundo y cuarto, sobre el pago de la deuda y sobre las deudas reconocidas como incobrables.
Cuarto | Enviado bienes, | reembolsado deuda en pago de bienes, | Deudas por pago de bienes, reconocido como desesperado en durante el trimestre, frotar. |
| II | 25 000 000 | 15 000 000 | 0 |
| III | 20 000 000 | 25 000 000 | 0 |
| IV | 20 000 000 | 20 000 000 | 600 000 |
En determinadas condiciones, la creación y utilización de la reserva se procederá de la siguiente manera.
Al 30 de junio, las cuentas por cobrar pendientes ascenderán a 30.000.000 de rublos. (20.000.000 + 25.000.000 de rublos - 15.000.000 de rublos), y el monto de la reserva requerida es de 600.000 rublos. (30.000.000 de rublos x 2%). Por lo tanto, la organización hará contribuciones a la reserva por un monto de 200.000 rublos. (600.000 rublos - 400.000 rublos).
Al 30 de septiembre, las cuentas por cobrar pendientes ascenderán a 25.000.000 de rublos. (30.000.000 + 20.000.000 de rublos - 25.000.000 de rublos), y el monto de la reserva requerida es de 500.000 rublos. (25.000.000 de rublos x 2%). Por lo tanto, la organización restablecerá la reserva por un monto de 100.000 rublos. (600.000 rublos - 500.000 rublos).
En el cuarto trimestre, la organización tendrá que cancelar deudas incobrables por un monto de 600.000 rublos. Dado que el saldo de la reserva es de sólo 500.000 rublos, parte de la deuda asciende a 500.000 rublos. Los 100.000 rublos restantes se cargarán contra la reserva. - incluido en otros gastos.
Al 31 de diciembre, las cuentas por cobrar pendientes ascenderían a 24.400.000 rublos. (25.000.000 rublos + 20.000.000 rublos - 20.000.000 rublos - 600.000 rublos), y el monto de la reserva requerida es 488.000 rublos. (24.400.000 rublos x 2%). Dado que en la fecha del informe no hay saldo de reserva, la organización hará contribuciones a la reserva por un monto de 488.000 rublos.
En contabilidad, los asientos serán los siguientes:
Alambrado | Operación | Cantidad, frotar. |
| D 91 - K 63 | 200 000 | |
| D 63 - K 91 | Se restablece la provisión para deudas de cobro dudoso | 100 000 |
durante el cuarto trimestre |
||
| D 63 - K 62 | Deuda incobrable cancelada contra reserva | 500 000 |
| D 91 - K 62 | Parte de la deuda incobrable fue cancelada, no cubierto por reserva | 100 000 |
| D 91 - K 63 | Se crea una reserva para deudas de cobro dudoso | 488 000 |
En el balance, los datos sobre cuentas por cobrar por pago de bienes se reflejarán en los siguientes montos:
Certificado contable
Al crear y utilizar una reserva para deudas de cobro dudoso, se debe utilizar un estado contable.El certificado contable lo elabora el contador de la organización.
Tenga en cuenta que la forma requerida de certificado contable no está establecida por ley.
Por lo tanto, debe ser desarrollado de forma independiente y aprobado por orden del titular de la organización como anexo a la política contable (Parte 4, Artículo 9 de la Ley N ° 402-FZ).
En este caso, el formulario del certificado debe contener todos los detalles requeridos para el documento primario (Parte 2, Artículo 9 de la Ley N ° 402-FZ).
CERTIFICADO CONTABLE-CÁLCULO
Número de orden | Explicaciones | Cantidad, frotar. | Correspondencia de cuenta |
|
Débito | Crédito |
|||
Contabilización de deudas incobrables fuera de balance
Después de cancelar una deuda incobrable a expensas de la reserva para deudas (o pérdidas) de cobro dudoso, la organización está obligada a registrarla durante cinco años en la cuenta fuera de balance 007 “Deuda de deudores insolventes cancelados con pérdida” para monitorear la posibilidad de su recuperación en caso de cambio en la situación patrimonial del deudor.Responsabilidad por no constituir una reserva para deudas de cobro dudoso
La negativa a crear una reserva para deudas de cobro dudoso puede considerarse una violación grave de las reglas de gestión. contabilidad y presentación de estados financieros.debajo de el legislación vigente reconoce la distorsión de cualquier artículo (línea) del formulario de información financiera en al menos un 10% (artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).
Esto puede implicar la imposición multa administrativa para funcionarios por un monto de 2.000 rublos. hasta 3.000 rublos.
Además, al realizar una excursión auditoría fiscal Una organización por violar las reglas contables debido a no acumular una reserva para deudas de cobro dudoso puede estar sujeta a procesamiento. responsabilidad fiscal por la cantidad de 10.000 rublos. hasta 30.000 rublos. (Cláusulas 1-2 del artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
En conclusión, a modo de ejemplo, presentamos las etapas de creación y uso de una reserva para deudas de cobro dudoso en contabilidad:
Ejemplo:
La organización alquiló el local.
Suma alquilar ascendió a 118.000 rublos, incl. IVA-18.000 rublos.
La política contable prevé la creación de una reserva para deudas de cobro dudoso.
A su vez, la política contable establece que el monto de los aportes a la reserva se calcula trimestralmente con base en los resultados del inventario de deuda como porcentaje del monto de la deuda dependiendo de la duración del retraso de la siguiente manera:
Si el período de incumplimiento por parte del deudor de sus obligaciones al final del trimestre (seis meses, 9 meses, año) no excede los 45 días, entonces no se crea una reserva para esta deuda.
En caso de retraso de 46 días a 90 días inclusive, se reserva el 50% del importe de la deuda.
Si el deudor no paga por más de 90 días, la reserva aumenta hasta el monto total de la deuda.
En contabilidad fiscal no se crea una reserva para deudas de cobro dudoso.
Según los resultados del inventario, se encontró que al 30 de septiembre de 2016, la deuda del inquilino por un monto de 354.000 rublos no se pagó a tiempo. - el plazo de demora es de 95 días.
Aplicación de PBU 18/02
Si un contribuyente no crea una reserva fiscal para deudas de cobro dudoso, los costos de crear la reserva se reflejan en la contabilidad, pero no se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta.La diferencia permanente resultante conduce a la formación de PNO. Su valor es el 20% del importe de la diferencia constante.
PNO en contabilidad se refleja en la siguiente entrada:
Débito 68, subcuenta "Cálculos del impuesto sobre la renta", Crédito99, subcuenta "PNO/PNA",
Se refleja la cantidad de PNO.
Entonces estas transacciones deben reflejarse en la contabilidad de la siguiente manera:
Débito | Crédito | Cantidad, frotar. | documento primario |
|
| Se ha constituido una reserva para deudas de cobro dudoso. | 91-2 | 63 | 354 000 | Orden del jefe de la organización, Certificado contable |
Pero casi cualquier actividad empresarial acompañado de una cantidad considerable de documentación diversa. Una pregunta razonable es: ¿cuáles son los documentos primarios?
Información básica
Contabilidad primaria significa la etapa inicial de generalización de las operaciones comerciales individuales, que caracterizan los principales procesos de la organización.
Se reconocen como objetos contables los siguientes:
- adquisición de materias primas para el proceso productivo;
- compra de recursos materiales y su posterior gasto;
- gastos de actividades de producción;
- movimiento de productos manufacturados y producción inacabada;
- volumen de productos terminados;
- envío y venta de productos;
- transacciones de liquidación con proveedores, clientes y compradores;
- informes a bancos, fundadores e instituciones financieras;
- otro.
Todas estas operaciones van acompañadas documentación. La información sobre los procesos de negocio y los matices relacionados se muestra en documentación primaria.
Conceptos básicos
La definición de documento primario es un documento que cubre la información inicial sobre los resultados de una actividad.
El documento principal es evidencia escrita de la implementación de una transacción comercial. Este documento se redacta en el momento de la transacción o inmediatamente después de su finalización.
Es decir, se consideran primarios. documentos contables, confirmando el hecho de una transacción comercial. Cualquier información presente en los documentos primarios debe mostrarse en contabilidad.
Para acumularlo y sistematizarlo se utilizan registros contables. Contienen datos sobre todas las transacciones comerciales realizadas en la organización.
Después de un cierto período, la información de los registros contables en forma agrupada se traslada a los estados financieros.
Tipos principales documentos primarios se consideran:
- órdenes de pago;
- / etc.
Estos documentos contienen información sobre la transacción comercial realizada. En algunos casos, los formularios de documentos primarios se clasifican como formularios de informes estrictos.
Según el tipo de operaciones, la documentación primaria se divide en documentos que contabilizan activos fijos, salarios, transacciones en efectivo, dinero etcétera.
Merece una atención especial. De hecho, este documento no es primario, ya que no describe una transacción comercial específica, sino que es un apéndice del documento principal.
La necesidad de factura surge durante el proceso de recaudación del IVA. Sin embargo, al mismo tiempo será necesario presentar una factura o acta.
Al mismo tiempo código fiscal menciona la factura en relación directa con los documentos primarios.
cuales son sus funciones
El propósito fundamental del documento primario es confirmar la validez legal de la transacción comercial completada.
Al mismo tiempo, para la realización de las operaciones, se establece la responsabilidad de algunos ejecutores por las operaciones realizadas.
El documento principal almacena todo. información necesaria sobre una transacción comercial específica, y el hecho de la existencia del documento confirma la ejecución de la acción.
Es decir, los documentos primarios almacenan datos sobre todas las actividades comerciales de la organización. La documentación primaria se almacena para satisfacer las necesidades personales de la empresa, así como para su entrega a las autoridades reguladoras.
Es sobre la base de documentos primarios que se lleva a cabo la contabilidad. A partir de los datos disponibles en los documentos, se crean informes financieros y fiscales.
Marco regulatorio actual
Las reglas básicas sobre los documentos contables primarios se definen en la Ley Federal N ° 402 del 6 de diciembre de 2011 "Sobre Contabilidad".
Pero aunque el uso de algunas formas unificadas no se considera obligatorio, nada impide su uso.
La decisión al respecto la toma el responsable de la materia. actividad económica. Es él quien aprueba los formularios de los documentos primarios a propuesta del responsable de la contabilidad.
En el formulario, el código se encuentra en la esquina superior derecha. Si una operación comercial se completa no utilizando un formulario estándar, sino utilizando un formulario desarrollado de forma independiente, entonces no es necesario registrar el "código".
De conformidad con el párrafo 19 de esta disposición, no se permite la presencia de correcciones, borrones y tachaduras, ni el uso de medios correctivos en la documentación bancaria, recibos de efectivo/órdenes de gastos, recibos adjuntos y documentos que los reemplacen.
Si se detecta un error, no se podrán aceptar documentos bancarios y de caja para su ejecución. Es necesario volver a redactarlos teniendo en cuenta los requisitos básicos.
Es importante que no se puedan destruir los documentos en efectivo mal ejecutados o dañados. Deben tacharse y luego adjuntarse al informe de caja (registro) del día de su emisión.
Matices emergentes
En el proceso de elaboración y tramitación de documentos primarios surgen muchos matices diferentes. Entre los principales se pueden destacar los siguientes:
| El documento principal está firmado por una persona de una lista especialmente aprobada. | La lista de personas que tienen derecho a firmar documentos primarios la determina el jefe de la organización de acuerdo con el jefe de contabilidad. Si los documentos se refieren a transacciones naturaleza financiera, luego los firma su gerente y responsable. Está prohibido reproducir la firma del gerente por fax durante la preparación de documentos primarios. |
| El documento primario debe redactarse en el momento de su finalización. | Una transacción comercial o inmediatamente después de su finalización. Un documento redactado después de un tiempo no se reconoce como legal. |
| Está prohibido corregir documentos bancarios y de caja. | Se podrán realizar correcciones a otros documentos primarios, pero solo si hay firmas confirmatorias de los responsables y se indica la fecha de la enmienda. |
| Es necesario comprobar cuidadosamente la exactitud de los documentos primarios. | La ausencia de detalles obligatorios no permite que el documento sea reconocido inequívocamente como una confirmación oficial. Incluso si el contribuyente puede demostrar la legalidad del documento mediante documentación de respaldo, tendrá que dedicar mucho tiempo a disputas controvertidas y posiblemente a litigios. |
| Un requisito obligatorio es la preparación de documentos primarios. | En el idioma estatal en moneda nacional. Si tiene documentos para lengua extranjera es necesario traducirlos al ruso |
¿Qué es un documento de dos caras?
En algunos casos, al preparar la documentación primaria, se permite utilizar un documento primario de dos caras. Esta es la forma de un documento de transferencia universal (UDD).
Vídeo: documentos primarios.
El formulario UPD es un formulario funcional de factura, que se complementa con indicadores esenciales de la documentación primaria.
El estado “1” de la UPD permite que este documento reemplace no solo una factura, sino también un documento o factura.
Al mismo tiempo, el UTD se utiliza simultáneamente en los cálculos y en el reconocimiento de gastos en el proceso de tributación de las ganancias. La UPD con estatus “2” reemplaza únicamente el acto o factura.
La UPD combina elementos de una factura y un documento principal que confirma la finalización de una transacción comercial. La legislación no prohíbe la emisión de facturas o albaranes de entrega en ambas caras de un mismo soporte papel.
¿Necesito sellarlo?
Los sellos no se encuentran entre los detalles obligatorios de los documentos primarios. No se menciona nada al respecto en el artículo 9, parte 2, de la Ley Federal No. 402.
Por tanto, es necesario poner un sello si la organización utiliza un documento propio que requiere un sello.
Pero al mismo tiempo, es imperativo certificar con sello aquellos documentos para los cuales la presencia de un sello está prevista por la ley. Por ejemplo, estos incluyen facturas y.
Además, la necesidad de un sello puede ser determinada por política contable organización o por acuerdo de las partes.
¿Quién es responsable de su seguridad?
El artículo 17 de la Ley federal "sobre contabilidad" obliga a las organizaciones a conservar la documentación primaria, los registros contables y los estados financieros durante un período determinado.
Según los estándares organización gubernamental asuntos de archivo periodo dado no podrá ser inferior a cinco años. Durante el almacenamiento se debe garantizar la protección contra ediciones no autorizadas.
Cualquier corrección deberá estar justificada y debidamente certificada. El contenido de los registros contables y de los estados financieros es secreto comercial.
Las personas que tengan acceso a la información son responsables de su divulgación de conformidad con las normas de la legislación de la Federación de Rusia. Los primarios se almacenan inicialmente. documentos contables en gabinetes cerrados bajo la supervisión del jefe de contabilidad de la organización.
Los documentos procesados correctamente se transfieren para su almacenamiento en el archivo. El propietario de la empresa es directamente responsable de su seguridad.
La presencia de documentos contables primarios es una parte integral de las actividades de cualquier organización.
Sin ellos, la existencia normal de una empresa es prácticamente imposible. Por eso, es tan importante conocer y seguir el procedimiento de redacción y tramitación de los documentos primarios.
Toda empresa debería utilizar formularios estándar para reflejar los hechos del transacciones comerciales. Consideremos qué formas unificadas de documentos contables primarios aprueba el gobierno. ContenidoAspectos importantes ¿Qué formas de documentos contables primarios se utilizan (lista)? ¿Cuál es su vida útil...?
Los documentos contables primarios son importantes tanto en materia de contabilidad como para determinar el volumen. obligaciones tributarias. Es importante que el especialista de la empresa responsable de la elaboración de los documentos contables primarios comprenda claramente el contenido y la forma de dichos documentos, así como los detalles del mantenimiento de los registros contables.
El papel del documento primario en contabilidad.
Los documentos primarios son documentos con cuya ayuda la empresa formaliza los hechos económicos ocurridos en la empresa (Cláusula 1, Artículo 9 de la Ley “Sobre Contabilidad” de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ).
Lo primero que los contadores de cualquier organización deben comprender claramente es que hoy en día no existe una lista obligatoria específica de formularios para documentos contables primarios. Cualquier empresa determina por sí misma las formas de los documentos primarios en función del propósito de su uso.
Sin embargo, para dichos documentos está legalmente establecida una lista de detalles obligatorios (Cláusula 2, Artículo 9 de la Ley No. 402-FZ).
¡IMPORTANTE! Los formularios utilizados en contabilidad deben estar fijados en la política contable de la organización (cláusula 4 de PBU 21/2008, aprobada por orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 6 de octubre de 2008 No. 106n).
Lista de posibles documentos contables primarios.
La lista de documentos contables primarios en 2018-2019 puede ser la siguiente:
- Lista de embalaje. Este es un documento que refleja la lista de artículos de inventario transferidos. La factura se emite en 2 copias y contiene información que posteriormente se refleja en la factura. La factura está firmada por representantes de ambas partes involucradas en la transacción y certificada por un sello (si la empresa lo utiliza en su práctica).
- Certificado de aceptación. Se redacta al finalizar determinadas obras (servicios) para confirmar que el resultado del trabajo cumple con los requisitos originales del contrato.
Vea una muestra de tal acto.
- Documentos primarios para el pago de salarios al personal (por ejemplo, nóminas).
Para obtener más información sobre estas declaraciones, consulte el artículo. “Muestra de cumplimentación del extracto de nómina T 49” .
- Documentos relacionados con la presencia de activos fijos: aquí la empresa puede redactar dicha documentación a partir de la lista de documentos contables primarios:
- Certificado de aceptación y transferencia de activos fijos en el formulario OS-1: al recibir o enajenar un objeto no relacionado con edificios o estructuras.
Para obtener más información sobre este acto, consulte el material. "Formulario unificado No. OS-1 - Certificado de aceptación y transferencia de inmovilizado" .
- Si el activo fijo es un edificio o estructura, entonces su recepción o enajenación se formaliza mediante un acto en el formulario OS-1a.
Para más detalles, consulte el artículo. "Formulario unificado No. OS-1a - formulario y muestra" .
- La cancelación de un activo se formaliza mediante un acto en formato OS-4.
Para más detalles ver el material. “Formulario unificado No. OS-4 - Ley de desmantelamiento de un activo” .
- Si es necesario documentar el hecho del inventario realizado, se elabora una lista de inventario de los activos fijos en el formulario INV-1.
Para obtener más información sobre dicho documento primario, consulte el artículo. “Formulario unificado No. INV-1 - formulario y muestra” .
- Si el inventario se realizó en relación con activos intangibles, entonces el inventario se elaborará según el formulario INV-1a.
Para más información ver el material. “Formulario unificado No. INV-1a - formulario y muestra” .
- Un grupo separado de documentos primarios son los documentos en efectivo. Estos incluyen, en particular, la siguiente lista de documentos contables primarios para 2018-2019:
- Recibo de orden en efectivo.
Para obtener más información sobre su recopilación, consulte el artículo. "¿Cómo se completa una orden de recibo de efectivo (PKO)?" .
- Orden de gastos en efectivo.
- Orden de pago.
Lea sobre las reglas para preparar este documento.
- Informe anticipado.
- El acto de compensar reclamaciones mutuas.
Lea acerca de los detalles del uso de este documento.
- Certificado contable.
Para obtener información sobre los principios de su diseño, consulte el material "Certificado contable de corrección de errores - muestra".
La lista anterior no agota todo el alcance de los documentos primarios utilizados en contabilidad y puede ampliarse según las características de la contabilidad que se lleva a cabo en cada organización específica.
¡IMPORTANTE! No son documentos contables primarios de la lista 2018-2019; la lista se propuso anteriormente:
- Acuerdo. Este es un documento que estipula los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes involucradas en la transacción, los términos y procedimiento de pago, condiciones especiales etc. Sus datos se utilizan para organizar la contabilidad basada en el análisis de liquidaciones con contrapartes, pero él mismo no genera transacciones contables.
- Controlar. Este documento refleja el monto que el comprador se compromete a pagar al aceptar los términos del proveedor. La factura puede contener información adicional sobre los términos de la transacción (términos, procedimientos de pago y entrega, etc.), es decir, complementa el contrato.
- Factura. Este documento está redactado a efectos fiscales, ya que sobre su base los compradores aceptan para deducción los importes del IVA presentados por los proveedores (cláusula 1 del artículo 169 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Por lo tanto, en ausencia de otros documentos que caractericen una transacción en particular, será imposible confirmar los gastos de esta transacción con una factura (carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 25 de junio de 2007 No. 03-03-06/ 1/392, Servicio Federal de Impuestos de 31 de marzo de 2006 No. 02-3 -08/31, resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Oriental de 19 de abril de 2006 No. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).
Debe tenerse en cuenta que las formas unificadas de documentos contables primarios que figuran en la lista no son de uso obligatorio, ya que desde 2013 (después de la adopción de la Ley No. 402-FZ), las formas de dichos formularios se pueden desarrollar de forma independiente. Pero en la mayoría de los casos se siguen utilizando. Por lo tanto, en 2018-2019, la lista de formas unificadas de documentos contables primarios contenida en las resoluciones del Comité Estatal de Estadística sigue siendo relevante.
¿Qué información deben contener los formularios de los documentos primarios?
A pesar de que actualmente no existen documentos primarios obligatorios para todos los formularios, el legislador ha establecido requisitos para el contenido de dichos documentos. La lista de detalles obligatorios que deben contener cada documento primario se encuentra en el párrafo 2 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ. Estos son, en particular:
- título del documento;
- la fecha en que se redactó dicho documento;
- información sobre la persona que redactó el documento (nombre de la empresa o empresario individual);
- la esencia del hecho de la vida económica que fue formalizado por este documento;
- características monetarias, numéricas, medidas del evento ocurrido (por ejemplo, en qué volumen, en qué unidades y por qué monto se vendieron los productos a los clientes);
- información sobre los especialistas responsables que documentaron el evento, así como las firmas de dichos especialistas.
Documentos primarios y registros contables.
¿Cómo se pueden clasificar los documentos contables primarios?
Si el documento principal fue emitido por la propia empresa, entonces puede pertenecer al grupo de internos o al grupo de externos. Un documento que se redacta dentro de la empresa y extiende sus efectos a la empresa compiladora es un documento primario interno. Si el documento se recibió del exterior (o fue compilado por la empresa y emitido al exterior), entonces será un documento primario externo.
Los documentos internos de la empresa se dividen en las siguientes categorías:
- Los documentos administrativos primarios son aquellos con los que una empresa da órdenes a cualquiera de sus unidades estructurales o empleados. Esta categoría incluye órdenes de empresa, instrucciones, etc.
- Documentos primarios ejecutivos. En ellos, la empresa refleja el hecho de que se ha producido un determinado hecho económico.
- Documentos registro contable. Con su ayuda, la empresa sistematiza y resume la información contenida en otros documentos administrativos y justificativos.
Una vez que un evento comercial ha sido documentado como documento principal, es necesario reflejar el evento en los registros contables. Ellos, en esencia, son portadores de información ordenada; acumulan y distribuyen las características e indicadores de las transacciones comerciales.
Por apariencia Se distinguen los siguientes registros:
- libros;
- tarjetas;
- sábanas gratis.
Según el método de mantenimiento del registro, se distinguen los siguientes grupos:
- Registros cronológicos. Registran los eventos que sucedieron secuencialmente, desde el primero hasta el último.
- Registros sistemáticos. En ellos, la empresa clasifica las transacciones completadas por contenido económico(ejemplo - libro de caja).
- Registros combinados.
Según el criterio del contenido de la información reflejada en los registros, se distinguen los siguientes:
- registros sintéticos (por ejemplo, un pedido de diario);
- registros analíticos (nómina);
- registros combinados, en cuyo contexto la empresa lleva a cabo una contabilidad tanto sintética como analítica.
Leer más sobre registros contables ver artículo “Registros contables (formularios, muestras)” .
Resultados
Actualmente, no existen formularios ni listas obligatorias de documentos contables primarios: cualquier entidad comercial tiene derecho a determinar de forma independiente las formas de los documentos primarios que utilizará en sus actividades.
Al mismo tiempo, los documentos contables primarios más comunes son aquellos que tienen análogos entre los formularios unificados aprobados por el Comité Estatal de Estadística.
Una vez elaborado el documento principal, es necesario transferir información del mismo a registro contable.
Los documentos contables primarios son importantes no solo en materia contable, sino también en materia de legislación fiscal, en particular la determinación del alcance de las obligaciones. Por tanto, es de suma importancia que los responsables de la elaboración de la documentación primaria conozcan todos los matices de la contabilidad y, además, comprendan su clasificación para simplificar el trabajo.
¿Qué son los documentos contables primarios?
Se consideran documentos primarios aquellos que registran determinadas acciones empresariales que ya han sido realizadas. Puede dejar un asiento en contabilidad e ingresarlo en el registro solo si tiene documentación contabilidad primaria. Se considera una parte integral del sistema de gestión empresarial. En base a esto, podemos decir con seguridad que los documentos contables primarios son evidencia documental de transacciones completadas relacionadas con las actividades económicas de la entidad y que trajeron un cierto efecto económico.
Clasificación
Todos los puntos que afecten la cuestión del tema principal están sujetos a las disposiciones y normas de 402-FZ. El reglamento establece que estos certificados son necesarios al interactuar con las autoridades fiscales como confirmación de la exactitud de los cálculos. Esto significa que los funcionarios tributarios no tendrán ninguna queja sobre el proceso de determinación de la base imponible.
De acuerdo con la normativa vigente, la documentación primaria está sujeta a almacenamiento obligatorio durante 4 años. Durante este período, las autoridades tributarias pueden solicitar documentos para estudio y verificación en cualquier momento. Además, la documentación primaria suele actuar como prueba en un litigio.
Vale la pena señalar que las formas específicas de documentación primaria no están fijadas a nivel legislativo. En este tema, una entidad comercial tiene la oportunidad de elegir una opción que satisfaga sus necesidades y le sirva de buena ayuda en el trabajo futuro.
Documentos contables primarios: lista
Por regla general, lista completa Los certificados que desempeñan funciones fundamentales permanecen sin cambios y están aprobados al más alto nivel. Actualmente esta categoría incluye:
- Acuerdo. Estipulan los términos específicos de la transacción, las responsabilidades de las partes y asuntos financieros. En general, aquí se indican todas las condiciones que de una forma u otra están relacionadas con la transacción. Tenga en cuenta que para algunas operaciones forma escrita No se requiere contrato. Así, desde el momento en que el comprador recibe el recibo de compra, la transacción se considera concluida.
- Cuentas. Usando documentos de este tipo el comprador confirma su disposición a pagar por los bienes (servicios) del vendedor. Además, las facturas pueden incluir condiciones adicionales transacciones y precios específicos fijos que el vendedor fija para sus productos y servicios. Si por alguna razón el comprador no está satisfecho con el producto (servicio) que se le presenta, tiene derecho a exigir el reembolso de sus fondos con base en la factura.
- Lista de embalaje. Se muestra lista completa todos los bienes o materiales que se transfieren. La factura debe redactarse en varias versiones según el número de participantes en la transacción.
- El acto de aceptación y transferencia. Se elabora en base a los resultados de la prestación del servicio como confirmación de que el resultado del trabajo cumple con los criterios previamente indicados y está totalmente aprobado por el receptor.
- Recibos de nómina. Muestran todas las cuestiones relacionadas con la liquidación de nóminas con el personal contratado. Además, aquí debe mostrarse toda la información sobre bonificaciones, pagos adicionales y otros mecanismos de incentivos económicos para los empleados.
- Certificados de aceptación y transferencia No. OS-1. Este tipo de documentación se utiliza para registrar cualquier actividad relacionada con la entrada o salida de activos fijos.
- Documentos en efectivo, que incluyen entradas y salidas pedidos en efectivo, y además, un libro de caja. Contienen información sobre transacciones financieras realizadas como parte de la venta.
Clasificación
Los tipos de documentos primarios en contabilidad son bastante diversos y dependen principalmente del propósito específico de utilizar el documento en el futuro previsible. Sin embargo, la característica de clasificación más popular es la división de la documentación primaria en interna y externa.
Un documento interno es propiedad de la empresa y es emitido por ésta para resolver determinadas cuestiones. Es elaborado por los especialistas de la empresa y se aplica exclusivamente dentro de la jurisdicción de esta empresa. Así, esta categoría consta de aquellos documentos que son necesarios para una gestión eficaz. actividad económica dentro de una empresa. Al mismo tiempo, si una empresa recibe un documento desde el exterior o es redactado por especialistas de la empresa y posteriormente transferido a otras personas jurídicas ( autoridades fiscales, clientes, etc.), entonces será reconocido como externo.
A su vez, los documentos internos también tienen características propias de clasificación, que permiten agruparlos en tres categorías:
- Administrativo (organizativo). Indican información que debe ser comunicada al conocimiento de los empleados de la empresa, divisiones estructurales y sucursales y sus directivos. Con su ayuda, la empresa emite determinadas órdenes que deben seguirse atentamente. Este grupo incluye una variedad de órdenes, instrucciones y mucho más.
- Ejecutiva (exculpatoria), que inicialmente muestran hechos que confirman la realización de determinadas operaciones comerciales y su finalización.
- Documentos contables. Esta categoría es general y es necesaria para sistematizar la información contenida en otros artículos y su recopilación posterior en un solo documento.
En determinadas circunstancias, la documentación también podrá combinarse. Este grupo incluye aquellos documentos que pueden contener simultáneamente características clave de documentación organizativa y de respaldo. Los ejemplos más llamativos aquí son varias órdenes de pago en efectivo, requisitos, informes anticipados y mucho más.
Registros contables y su clasificación.
Al realizar cualquier transacción, se prepara la documentación primaria. Tan pronto como esté totalmente cumplimentado, toda la información especificada en él deberá duplicarse en el registro contable correspondiente. Y es una especie de transportista que acumula información básica sobre la transacción. A partir de la esencia del registro, podemos destacar varios características de clasificación. Por ejemplo, en apariencia, los registros se presentan a los usuarios en forma de libros, hojas simples y fichas.
Según los mecanismos de mantenimiento del registro, se pueden distinguir tres grupos más:
- Cronológico, en el que se indican todos los hechos ocurridos en estricto cumplimiento del plazo. Es decir, primero debe indicar aquellas operaciones que ocurrieron antes y así sucesivamente. Estos registros son los más complejos, ya que contienen una gran cantidad de información y, muy a menudo, algunas acciones pueden omitirse.
- Sistemático, en el que inicialmente todas las transacciones se ingresan en el formulario indicadores económicos. Así, los registros de este tipo reflejan el efecto económico de las transacciones comerciales realizadas y analizan indicadores de gastos e ingresos. El ejemplo más sorprendente de un registro sistemático es el libro de caja.
- Conjunto, que tienen las características fundamentales de registros tanto sistemáticos como cronológicos.
Contenido de la documentación primaria.
Muchos usuarios tienen preguntas sobre qué constituyen los documentos contables primarios y qué requisitos se les aplican. A nivel legislativo se consagran varias disposiciones que establecen que en los documentos de la pareja principal en obligatorio cierta información debe estar presente. En particular, de conformidad con el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley Federal-402, la documentación primaria debe contener la siguiente información:
- nombre del documento;
- fecha de compilación;
- información sobre la persona que redactó el documento especificado (nombre completo de la empresa);
- la esencia de la actividad económica relacionada con este documento;
- cálculos financieros relacionados con la transacción;
- firmas de los funcionarios responsables de la transacción y sus iniciales.
Muestra de documento contable primario.
Reglas para la preparación de documentos.
El legislador establece ciertas reglas para la preparación de documentos contables primarios. Por lo tanto, uno de los requisitos clave es la precisión y la ausencia de errores gramaticales, de puntuación y tipográficos. Si servicio de impuestos encuentra ciertas deficiencias, el infractor tendrá que rehacer el documento nuevamente y, si la infracción se repite, puede estar sujeto a sanciones. En general, sobre este tema conviene prestar mucha atención a las siguientes recomendaciones:
- Se permite el uso de bolígrafos y bolígrafos, equipos informáticos especiales y ordenadores.
- La compilación puede comenzar cuando se planea realizar determinadas transacciones comerciales que deben mostrarse. Al mismo tiempo, en situaciones excepcionales, es muy posible redactar un documento una vez finalizada la transacción.
- Todos los datos de cálculo deben mostrarse tanto en forma numérica como escrita. Por lo tanto, debería haber un título al lado de cada número.
- Es sumamente importante completar todos los datos indicados en el formulario. Si por algún motivo no hay información no puedes dejar una línea en blanco. Debería aparecer un guión en él.
Si no sigue estas recomendaciones, puede encontrar dificultades importantes. Así, si el servicio tributario encuentra el documento incorrecto durante una auditoría, surgirán dudas sobre la exactitud de los cálculos realizados y la determinación de la base imponible.
Si por alguna razón es necesario realizar ciertos ajustes, bajo ningún concepto se deben utilizar correctores y sombreadores, ya que son inaceptables. Las correcciones se pueden realizar de las siguientes maneras:
- Corrección de contorno. Si se proporciona información incorrecta, se deberá tachar con una línea fina y al lado se indicará la información correcta. En este caso, debe haber una nota a pie de página en lugar de cada corrección. "Creencia corregida" indicando la fecha de corrección y firma oficial, quien hizo la edición. Sin embargo, observamos que en el caso de documentos que acrediten la recepción y el gasto de fondos, este método será inadecuado.
- Entrada adicional. Este método se utiliza en situaciones en las que los valores totales de las transacciones se ejecutan con indicadores significativamente reducidos. Para no redactar el documento de una forma nueva, puede hacerlo publicaciones adicionales por importes faltantes en el período actual o en el siguiente.
- Inversión. Una entrada incorrecta se corrige utilizando valores negativos. Toda la información incorrecta se repite en tinta roja y las entradas correctas se indican al lado.
El informe primario se puede redactar tanto en formato escrito como electrónico. EN últimamente muchas empresas duplican información y crean versiones tanto impresas como electrónicas. Los primeros se utilizan posteriormente para intereses internos, pero, previa solicitud, se envían copias electrónicas para su verificación al Servicio de Impuestos Federales.
Se pueden sacar varias conclusiones. El estado no aprueba ningún formularios obligatorios para documentación primaria, lo que otorga a las entidades comerciales el derecho de determinar de forma independiente la forma del documento que se utilizará en la práctica en el futuro. Inmediatamente después del registro del documento, todos los datos del mismo deben transferirse al registro contable.
