Informe anticipado. Cómo completar un informe de gastos Mantenimiento correcto de los informes de gastos año
Liquidaciones con responsables: cambios desde el 19/08/2017
A partir del 19 de agosto de 2017, el procedimiento para trabajar con las personas responsables al emitirles efectivo está cambiando. Los cambios aprobados simplifican el trabajo de los contadores. como usar nuevo orden Cálculos en la práctica, qué preguntas tienen los contadores cuando trabajan con contadores, se lo contamos en el artículo.
Se realizaron los cambios correspondientes a la Directiva del Banco Central de la Federación de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U “Sobre el procedimiento para mantener transacciones en efectivo entidades legales y un procedimiento simplificado para realizar transacciones en efectivo por parte de empresarios individuales y pequeñas empresas”. Como antes, este documento contiene reglas para trabajar con personas responsables al emitirles efectivo.
Los cambios fueron realizados por Directiva del Banco Central de la Federación de Rusia de 19 de junio de 2017 No. 4416-U.
Las innovaciones afectan el procedimiento para emitir dinero a una persona responsable:
1. Para recibir un nuevo monto no es necesario devolver el saldo anterior.
2. No es necesario que escriba una solicitud de dinero.
No es necesario devolver el saldo anterior para recibir un nuevo monto.
Anteriormente, el procedimiento para realizar transacciones en efectivo contenía un requisito obligatorio: persona responsable tenía derecho a recibir nuevo avance solo sujeto a la devolución de fondos emitidos anteriormente (párrafo 3, párrafo 6.3, párrafo 6 de las Instrucciones del Banco Central de la Federación de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U). Ahora el párrafo con tal requisito está completamente excluido del documento.
La empresa puede emitir anticipos a los responsables sin esperas. reembolso completo deuda anterior.
Este procedimiento es conveniente si una persona responsable necesita donar dinero para diferentes propósitos. También puede surgir una situación en la que el contador no tenga suficiente cantidad recibida inicialmente para realizar la compra.
Por ejemplo, el 21 de agosto de 2017, el gerente de suministros de la empresa recibió dinero para comprar equipos. El cuidador averiguó el coste y se dio cuenta de que no tenía fondos suficientes para comprar el equipo. Al día siguiente, 22/08/2017, el cajero de la empresa en legalmente puede darle al gerente de suministros la cantidad faltante.
Antes del 19 de agosto de 2017, en esta situación, primero tendrías que devolver el dinero recibido y luego recibir la cantidad requerida. Además, el gerente de suministros podría pagar más por el inventario con sus fondos personales y, después de la aprobación del informe anticipado, se le asignaría el gasto excesivo.
No es necesario escribir una solicitud de dinero.
Para recibir dinero a cuenta, el empleado suele redactar un extracto. A continuación, el gerente coloca una visa que permite la visa en la solicitud o emite la orden correspondiente. Sólo después de esto el cajero entrega el dinero.
Hasta el 19 de agosto de 2017, la solicitud de emisión de fondos estaba documento obligatorio. Ahora se puede emitir dinero sin una solicitud sobre la base de un documento administrativo del director de una organización o empresario individual. Así, el Banco Central de la Federación de Rusia ajustó el primer párrafo del párrafo. 6.3 cláusula 6 de la Directiva del Banco Central de la Federación de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U (Instrucción del Banco Central de la Federación de Rusia de 19 de junio de 2017 No. 4416-U).
Si el gerente decide dar dinero a los empleados sin una solicitud, es mejor consolidar este trámite en el local. acto normativo.
Se pueden aceptar cheques antiguos.
Con la introducción de las cajas registradoras en línea, los contables se enfrentan constantemente a varias preguntas. A muchas personas les preocupa la cuestión de si es posible aceptar para la contabilidad de una persona responsable recibos de caja registradora antiguos que no fueron perforados en una caja registradora en línea.
Tenga en cuenta que al transferir dinero a tarjetas bancarias personales de los empleados para pagar las necesidades comerciales (bienes, materiales) en el orden política contable la organización debe proporcionar disposiciones que definan el procedimiento para las liquidaciones con personas responsables utilizando sus tarjetas bancarias personales (carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 25 de agosto de 2014 No. 03-11-11/42288).
En la columna “Comprador” pone “Persona particular”
Si la persona responsable no solicita al vendedor que redacte documentos para la organización, el vendedor escribirá "Particular particular" en la columna "Comprador". ¿Es posible incluir dicha factura en los gastos?
Para reducir la base imponible del impuesto sobre la renta, los contribuyentes tienen derecho a tener en cuenta dichas facturas.
Se aceptan gastos a efectos fiscales sujetos a las condiciones del inciso 1 del art. Código Fiscal de la Federación de Rusia: los gastos deben estar justificados y documentados.
Se pueden confirmar gastos debidamente documentados. documentos primarios(facturas, actos).
Informe anticipado– este es un documento que confirma el gasto de fondos relacionados con la implementación de actividades entidad legal y emitido como anticipo.
En el informe anticipado, la persona que recibió los fondos (independientemente del propósito) indica:
la cantidad recibida según el informe;
gastos reales incurridos;
saldo o gasto excesivo.
Además, al informe se deberán adjuntar documentos que confirmen los gastos correspondientes.
Formulario de informe anticipado
El formulario de informe anticipado (N AO-1) fue aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 01.08.2001 N 55 “Sobre la aprobación del formulario unificado de educación primaria documentación contable N JSC-1 "Informe anticipado".
Sin embargo, desde 2013 su uso no es obligatorio, por lo que una organización puede desarrollar su propio formulario, teniendo en cuenta los requisitos para los detalles obligatorios de la Parte 2 del art. 9 Ley federal de 12.06.2011 N 402-FZ “Sobre Contabilidad” (en adelante, la Ley de Contabilidad).
Tenga en cuenta que, en la práctica, la mayoría de las empresas prefieren utilizar el formulario unificado N AO-1.
Actos reglamentarios que regulan el procedimiento de elaboración y presentación de un informe previo.
El procedimiento para redactar y presentar un informe anticipado está establecido por la Directiva del Banco de Rusia de 11 de marzo de 2014 N 3210-U "Sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo por parte de personas jurídicas y el procedimiento simplificado para realizar transacciones en efectivo por parte de empresarios individuales". y pequeñas empresas” (en adelante, Directiva N 3210-U).
Algunas de las normas también están contenidas en el Reglamento sobre las particularidades del envío de trabajadores a viajes de negocios, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 N 749 (en adelante, el Reglamento sobre viajes de negocios).
¿Quién debe preparar el informe de gastos?
De conformidad con el párrafo. 2 inciso 6.3 de la Directiva N 3210-U, el informe anticipado debe ser completado y presentado al departamento de contabilidad por el responsable a quien se le entregó previamente el efectivo a cuenta:
en primer lugar, los empleados de la organización;
empleados autónomos que hayan celebrado un contrato con la empresa contratos civiles(por ejemplo, un acuerdo de servicio o un acuerdo contractual).
Según la carta del Banco de Rusia del 2 de octubre de 2014 N 29-Р-Р-6/7859, al completar un informe anticipado, se les trata como empleados de la empresa.
En este sentido, tanto la emisión de dinero a cuenta como la liquidación final con ellos se realizan de la misma forma que con los empleados habituales.
Lista de personas con derecho a recibir fondos a cuenta
Al mismo tiempo, la empresa no está obligada a aprobar la lista de personas con derecho a recibir dinero a cuenta.
Sin embargo, una organización puede prescribirlos en un acto regulatorio local (LNA): puede ser un documento-instrucciones separadas para la elaboración de un informe de gastos o una sección del reglamento sobre el flujo de documentos en la organización.
Plazo para presentar informe anticipado
El plazo para presentar un informe sobre las cantidades gastadas se fija en 3 días hábiles:
después de la fecha de vencimiento para la cual se emitió el dinero a cuenta;
o desde el día de su regreso al trabajo (regreso de un viaje de negocios o vacaciones/enfermedad).
Ejemplo. Cálculo de la fecha de presentación del informe anticipado.
Situación 1:
El dinero se emitió para informar el lunes 15/05/2017 durante 5 días hábiles.
Luego, el primer día hábil finaliza el martes 16/05/2017 y el último quinto día finaliza el lunes 22/05/2017.
Esto significa que dentro de los próximos 3 días hábiles de martes a jueves inclusive (23 de mayo – 25 de mayo), se deberá presentar el informe anticipado al departamento de contabilidad.
Situación 2:
Digamos que el dinero fue emitido para .
El último día del viaje es el viernes 19/05/2017.
Y el lunes 22 de mayo el empleado de la empresa vuelve a su actividad habitual. lugar de trabajo. Luego tendrá 3 días (del 23 al 25 de mayo) para presentar el informe anticipado.
Solicitud de un empleado para la liberación de dinero a cuenta.
Emitir efectivo a un empleado a cuenta (en adelante, la persona responsable) para gastos relacionados con las actividades de una entidad legal, empresario individual, se redacta de conformidad con una solicitud escrita de la persona responsable, redactada en cualquier forma y que contiene un registro de la cantidad de efectivo y el período para el cual se emite el efectivo, la firma del administrador y la fecha (párrafo 1, cláusula 6.3 de la Directiva N 3210-U).
Así, en la solicitud del empleado de liberación de dinero a cuenta:
el responsable indica la cantidad de efectivo y el período para el cual se requiere;
y la resolución del gerente confirma la solicitud del empleado o la corrige.
La firma del gerente y la fecha de dicha solicitud son datos obligatorios.
Tenga en cuenta que el formulario de solicitud no está previsto por la ley y, por lo tanto, la solicitud se redacta de forma arbitraria (reflejando todos información necesaria) o aprobado por la LNA de la empresa.
La solicitud también debe contener información sobre la ausencia de deuda del responsable.
Este es un requisito obligatorio para una persona responsable: la emisión de efectivo a cuenta está sujeta al reembolso total por su parte de la deuda por la cantidad de efectivo previamente recibido a cuenta (párrafo 3, cláusula 6.3 de la Directiva N 3210-U).
Por lo tanto, si un empleado aún no ha informado sobre un anticipo emitido anteriormente, no se le puede emitir uno nuevo.
Período de verificación, aprobación del informe anticipado y liquidación final con el empleado de la organización.
El informe anticipado se transfiere al departamento de contabilidad, donde se verifica, luego es aprobado por el jefe de la organización y se realiza la liquidación final en efectivo con el empleado de la organización dentro del plazo establecido en la LNA o por orden.
El período durante el cual se verifica y aprueba el informe anticipado, así como el pago final, lo establece el gerente (párrafo 2, cláusula 6.3 de la Directiva N 3210-U).
Tras un acuerdo final con el empleado, este devuelve la parte del dinero no gastada o viceversa: se le paga el importe del gasto excesivo si tuvo que gastar más de lo previsto y la dirección ya lo ha aprobado.
Asientos contables para el informe anticipado.
El empleado que recibió el dinero a cuenta deberá presentar un informe anticipado sobre los montos gastados (Formulario N AO-1).
Dinero no gastado, es decir el empleado devuelve el saldo del informe anticipado al cajero.
Si se gasta más dinero del emitido, el exceso de gasto, con el consentimiento del gerente, se reembolsa al empleado.
En contabilidad, estas transacciones se reflejan de la siguiente manera:
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Alambrado |
Operación |
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En la fecha de emisión del dinero para informar. |
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El empleado recibió dinero a cuenta. |
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A la fecha de aprobación del informe anticipado |
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Se han aceptado para contabilidad los bienes (trabajo, servicios) pagados por el responsable. Por ejemplo, papelería, servicios notariales, gastos de viaje. |
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El saldo del dinero contable no gastado se recibió del empleado. |
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El gasto excesivo en el informe anticipado fue devuelto al empleado. |
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Pagos con tarjeta plástica. |
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Al empleado se le han asignado fondos para gastar de acuerdo con tarjeta corporativa |
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Un empleado retiró dinero de una tarjeta corporativa (el empleado recibió fondos a cuenta) |
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Efectivo debitado de cuenta especial, no confirmado por documentos primarios |
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Efectivo aportado por el empleado para reembolsar gastos |
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Retenido de salarios cantidad de dinero del empleado gastada en una tarjeta corporativa para fines personales |
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En ciertos casos, se puede retener dinero responsable del salario del empleado. Las publicaciones serán así:
¿Aún tienes preguntas sobre contabilidad e impuestos? Pregúntales en el foro de contabilidad.
Informe anticipado: detalles para un contador
- Un empleado en viaje de negocios utilizó los servicios de Yandex.Taxi, ¿es posible reembolsar los costos?
¿Es posible aceptar los documentos adjuntos al informe de gastos, recibidos al utilizar... los gastos incurridos por él, los documentos que tiene a su disposición se adjuntan al informe de gastos... y la aprobación del informe de gastos? La organización podrá aceptar documentos adjuntos al informe de gastos recibido... por el responsable de la organización, un informe de gastos debidamente redactado con adjunto... . Esto último se logra verificando y aprobando el informe de gastos (ver también Enciclopedia de Soluciones....
- Disputa sobre documentos que confirman gastos de compra de combustibles, lubricantes y materiales.
Impuesto sobre la renta de las personas físicas. Gastos de combustible y lubricantes Según informes anticipados, la organización compensó a los empleados por gastos de... varios. Dirección de entrega – apartamento Según informes previos materiales de construcción Los compramos en un hipermercado... Se compraron repuestos, pero ¿dónde se instalaron? Los informes anticipados indican la compensación a los empleados por los gastos... la organización está obligada a presentar un informe anticipado al departamento de contabilidad, adjuntándole todos... los gastos. En el reverso del formulario de informe anticipado, la persona responsable refleja una lista de documentos...
- Contabilización de liquidaciones con responsables en una institución autónoma
Cálculo sobre ellos. Tenga en cuenta: el informe anticipado (f. 0504505) lo presenta el empleado... 216 Instrucción No. 157n). El procedimiento para la cumplimentación del informe anticipado (f. 0504505) está establecido por Orden del Ministerio de Hacienda... gastos incurridos. Los documentos adjuntos al informe de gastos (f. 0504505) están numerados por el responsable... gastos sobre la base del informe anticipado (modelo 0504049) aprobado por el titular con el adjunto... hecho por transferencia bancaria. El empleado presentó un informe anticipado con documentos primarios adjuntos (...
- Gastos de una persona responsable que no utiliza un cheque en línea
Contabilidad fiscal de gastos en un informe anticipado, al que se adjuntan cheques... contabilidad fiscal de gastos en un informe anticipado, al que se adjuntan cheques... contabilidad fiscal sobre la base de un informe anticipado aprobado, facturas (otros documentos) , y... 10344). Si los documentos justificativos adjuntos al informe anticipado se expiden desde... la Federación de Rusia, los gastos de dicho informe anticipado no se tienen en cuenta a efectos fiscales... el documento contable. * * * Gastos del informe anticipado, al que se adjuntan los cheques del vendedor...
- Acuerdos con personas responsables.
... (o su persona autorizada) informe anticipado (f. 0504505) y adjunto... informe y compensación por gastos excesivos en el informe anticipado; para un préstamo - aceptación de los gastos incurridos... gastos de viaje en base al informe anticipado aprobado: - dietas 2 109 80 ... 18 Aceptado en base al informe anticipado y documentos justificativos cantidades... compra con tarjeta bancaria. Adjuntó al informe anticipado la mercancía y el efectivo... de la institución (o su persona autorizada) al informe anticipado (f. 0504505) del responsable...
- Controlamos las liquidaciones con los responsables.
Hay documentos adjuntos al informe anticipado que confirman los gastos incurridos... informes anticipados y documentos adjuntos a los mismos. Debe asegurarse de que el informe de gastos...) el informe de gastos con los documentos justificativos. El establecimiento de un plazo por parte de la institución para la presentación de un informe anticipado, ... del responsable implica la presentación de un informe anticipado con el adjunto de documentos que confirmen... un viaje de negocios, el empleado presenta un informe anticipado y billetes de tren, según...
- ¿Cuáles serán las consecuencias de la falta de reembolso de un anticipo emitido antes de un viaje de negocios?
El plazo se aplica únicamente a la presentación del informe anticipado, desde el pago final... – al gerente) informe anticipado con los documentos de respaldo adjuntos. La verificación del informe anticipado por parte del jefe de contabilidad o... el gerente y la liquidación final del informe anticipado se realizan dentro del plazo establecido... el informe anticipado presentado por el empleado en la forma prescrita con base en el informe anticipado tiempo... fondos para los cuales el empleado no presentó el informe anticipado de manera oportuna, ...
- Liquidaciones con responsables mediante la tarjeta Mir
Para los cuales ha llegado el plazo para la presentación de informe anticipado (f. 0504505) (cláusula 214 ... montos por tarjeta bancaria. También se debe elaborar un informe anticipado de los gastos del responsable. Los documentos adjuntos al informe de gastos están numerados por el responsable en el orden... en el informe. En el reverso del informe anticipado, las columnas 7 a 10 contienen... indicando la fecha de su recepción. El informe anticipado lo aprueba el director de la institución o una persona... a través de un cajero automático. Con base en el informe anticipado, se aceptó material de oficina para contabilidad...
- Contabilidad fiscal de gastos de un viaje de negocios al extranjero.
Para gastos de viaje. El informe anticipado va acompañado de documentos sobre el alquiler de una vivienda... información: Si los documentos justificativos adjuntos al informe anticipado están redactados en el extranjero... detalles, y el empleado debe adjuntar documentos que confirmen... viajes de negocios al informe anticipado, habrá un día de aprobación del informe anticipado (p. 3 PBU 3 ... se tendrá en cuenta en la fecha de aprobación del informe anticipado. Si el empleado no ha presentado... Gastos de viaje se reflejan según el informe anticipado (900 euros x 70...
- Reembolso de gastos de empleados no acordados con el empleador
Consentimiento del jefe de la organización matriz, todos los informes anticipados con documentos de pago y oficiales... el demandante en interés del empleador, ya que: los informes anticipados contenían notas oficiales, documentos de pago... como con el director de una sucursal de la organización, informes anticipados que confirman la deuda del empleador, en... demandante de cobro de deuda sobre informes anticipados como enriquecimiento injusto en... los informes anticipados presentados para confirmar los gastos incurridos no fueron reconocidos por el tribunal como adecuados y.. .
- Gastos de viajes de negocios bajo el sistema tributario simplificado: características de su reconocimiento
... » podrá sólo en la fecha de aprobación del informe anticipado del empleado por parte del jefe de la organización en términos de... el momento en que comienza el viaje de negocios es ilegal, ya que el informe anticipado se proporciona solo después de su finalización. .. etc.) y está documentado (informe previo con documentos justificativos adjuntos). Antes... gastos de viaje en la fecha de aprobación del informe anticipado del empleado por el titular de la empresa, es decir... en viajes de negocios, así como informes anticipados en la forma generalmente establecida. En parte...
- El procedimiento de liquidación con responsables en las empresas en 2019.
Ausencia - al gerente) informe anticipado con documentos de respaldo adjuntos. La verificación del informe anticipado por parte del jefe de contabilidad o... el gerente y la liquidación final del informe anticipado se realizan dentro del plazo establecido por el gerente.... Un contador o cajero verifica el informe de gastos recibido y los documentos primarios para...
- El contador trajo un recibo de caja sin código QR: ¿se puede incluir en los gastos a efectos fiscales?
Nos adherimos a la siguiente posición: Un documento sobre el pago realizado, adjunto al informe anticipado, que permite... al vendedor, junto con el propio informe anticipado, aprobado por el responsable de la organización, puede ser... sin QR código, adjunto al informe anticipado, que permite la identificación del vendedor, en conjunto... con el propio informe de gastos se puede confirmar el hecho del gasto...
- Preparación para la preparación de estados financieros anuales.
En viaje de negocios); para la correcta ejecución de los informes anticipados (f. 0504505), adjuntos al diario... columnas y líneas del informe anticipado, así como anexos al informe anticipado (f. 0504505), documentos...); para el cumplimiento de los documentos adjuntos al informe de gastos (f. 0504505) con los registros reflejados en... el reverso del informe de gastos (modelo 0504505); cumplir con los plazos para la elaboración de informes anticipados (f. 0504505... mes, por ejemplo en marzo, y el informe anticipado se elabora y presenta al departamento de contabilidad...
- Dietas diarias - 2017 por impuestos
El exceso de dieta diaria es el día en que se aprueba el informe anticipado. Esto significa dietas, que... el mes calendario en el que se aprueba el informe anticipado del empleado. Le recordamos que dentro de... tres días hábiles, presente un informe anticipado de los gastos realizados en relación con... el día del mes en que se aprobó el informe anticipado. Y la retención del impuesto calculado... Se reconocen en la fecha de aprobación del informe anticipado. Esta regla actúa como... para la contabilidad en la fecha de aprobación del informe anticipado por parte del titular de la empresa. Ejemplo B...
Se utiliza para contabilizar los fondos emitidos a personas responsables de gastos administrativos y comerciales.
Redactado en una sola copia por el responsable y el empleado contable.
El informe anticipado puede elaborarse en papel y en soporte informático.
En el reverso del formulario, el denunciante anota una lista de documentos que confirman los gastos incurridos (certificado de viaje, recibos, documentos de transporte, Cheques KKM, recibos de ventas y otros documentos de respaldo) y el monto de los costos (columnas 1 a 6). Los documentos adjuntos al informe anticipado son numerados por la persona responsable en el orden en que se registran en el informe.
El departamento de contabilidad verifica gasto objetivo fondos, la disponibilidad de documentos de respaldo que confirmen los gastos incurridos, la exactitud de su ejecución y cálculo de los montos, y también en el reverso del formulario se indican los montos de los gastos aceptados para la contabilidad (columnas 7 a 8), y las cuentas (subcuentas) que se cargan por estos montos (columna 9).
Detalles relacionados con moneda extranjera(línea 1a del anverso del formulario y columnas 6 y 8 del reverso del formulario), se completan únicamente si los fondos en moneda extranjera se emiten al responsable de la manera prescrita, de acuerdo con legislación vigente Federación Rusa.
El informe de gastos verificado es aprobado por el gerente o una persona autorizada y aceptado para contabilidad. El saldo del anticipo no utilizado lo entrega la persona responsable a la caja de la organización según el recibo. orden en efectivo en la forma prescrita. El exceso de gastos en el informe anticipado se emite a la persona responsable de acuerdo con el orden de recibo de efectivo.
Con base en los datos del informe anticipado aprobado, el departamento de contabilidad da de baja a los responsables sumas de dinero en la forma prescrita.
·····Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 01.08.2001 N 55 "Sobre la aprobación de la forma unificada de documentación contable primaria N AO-1 "Informe anticipado""
Un informe anticipado es un documento principal que se redacta para informar a un empleado sobre el gasto de dinero en la compra de bienes, servicios y trabajo. Completemos juntos el informe de gastos: consideraremos toda la cadena de operaciones, cuyo resultado será la correcta elaboración del informe de gastos. Puede descargar el formulario de informe anticipado al final de este artículo.
La organización debe desarrollar y aprobar regulaciones locales que regulen la circulación de efectivo, incluida su emisión a personas responsables. Dichos documentos son:
- regulaciones sobre liquidaciones con personas responsables, desarrolladas teniendo en cuenta los requisitos de la Directiva del Banco de Rusia No. 3210-U del 11 de marzo de 2014 (en adelante, Procedimiento No. 3210-U);
- una lista de empleados con derecho a recibir fondos contables, aprobada por el director de la organización;
- pedidos en viajes de negocios;
- solicitud del empleado para la emisión de montos contables (indicando la cuenta para transferir dinero mediante transferencia bancaria).
De este modo, montos contables se emiten únicamente en un orden determinado según una orden del director de la empresa y/o una solicitud del empleado.
Emisión de montos contables
El procedimiento general para la emisión de fondos para reportar se establece en el inciso 6.3 del Procedimiento N° 3210-U. Por lo tanto, una organización puede emitir fondos contables de las siguientes maneras:
- efectivo de la caja registradora;
- mediante transferencia sin efectivo a una tarjeta bancaria (ver Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 25 de agosto de 2014 No. 03-11-11/42288).
Se puede emitir efectivo a los empleados con quienes se haya celebrado un contrato de trabajo o un contrato de derecho civil (ver Carta del Banco Central de la Federación de Rusia del 2 de octubre de 2014 No. 29-R-R-6/7859).
Inmediatamente antes de emitir fondos a un empleado del departamento de contabilidad de la empresa, es necesario verificar si el empleado tiene alguna deuda por anticipos emitidos anteriormente. Si no existe tal información (el empleado no ha informado sobre los fondos emitidos anteriormente), no tiene derecho a recibir otros montos contables (párrafo 3, cláusula 6.3 de la Orden No. 3210-U).
Informe anticipado
El formulario de informe anticipado de 2020 permanece sin cambios. No olvides que al informe anticipado en obligatorio Se deben adjuntar documentos de respaldo.
La ley no exige solicitud obligatoria formas unificadas de documentos contables primarios. Al mismo tiempo, cada hecho de la vida económica está sujeto a registro en un documento contable primario, el cual está determinado por el inciso 1 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ. Las organizaciones tienen derecho a elegir:
- desarrollar formularios de informes de forma independiente;
- utilice el formulario unificado No. AO-1 (aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de fecha 01.08.2001 No. 55).
Descargue el formulario de informe anticipado según el formulario No. AO-1 en el formato tablas de excel Puede encontrarlo de forma gratuita al final del artículo y en la siguiente figura se muestra un ejemplo de cómo completarlo.
Todos los documentos primarios utilizados deben estar aprobados en la política contable (Ley N ° 402-FZ, cláusula 4 de PBU 1/2008 “Política contable de la organización”).
Luego de recibir los fondos, el responsable está obligado, en un plazo no mayor a tres días hábiles después de la fecha de vencimiento para la cual se emitieron los fondos para el informe, o desde la fecha de regreso al trabajo, a presentar un informe anticipado con respaldo adjunto. documentos (cláusula 6.3 de la Instrucción N° 3210- U) al departamento de contabilidad. Si el informe anticipado no se elabora de manera oportuna, se trata de una violación de la disciplina monetaria (artículo 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).
Procedimiento de llenado
Veamos cómo completar un informe anticipado (vea el ejemplo para 2020 a continuación). Por ejemplo, es adecuado el formulario unificado AO-1 "Informe anticipado".
El denunciante ingresa datos en los siguientes campos.
Completando el anverso del formulario No. AO-1:
- nombre de la organización que emitió los fondos a cuenta;
- fecha de compilación;
- unidad estructural;
- datos del responsable: nombre completo, cargo, ficha. número;
- finalidad del anticipo, por ejemplo: gastos de viaje, gastos del hogar. necesidades, etc.;
- en la parte inferior deberá indicar el número de justificantes adjuntos.
Completando el reverso del formulario No. AO-1:
- todos los detalles del documento(s) de respaldo que confirmen los gastos incurridos;
- el monto de los gastos incurridos se refleja en la columna “Monto de los gastos según el informe”.
Un empleado del servicio financiero o contable verifica los campos completados por el responsable y además completa los siguientes campos:
- número;
- información sobre los fondos emitidos, desglosada por monto: anticipos anteriores (saldo o sobregasto); emitido desde la caja para gastos corrientes (como referencia indicando monedas);
- “gastado”: se debe indicar la cantidad aprobada;
- “gastos restantes/sobregastos”: se calcula la cantidad de fondos restantes;
- “asiento contable”: debe contener asientos que se publicarán tras la aprobación del informe.
Después de verificar la exactitud de la cumplimentación del documento, la exactitud y el uso previsto de los fondos emitidos, el formulario se envía para su aprobación al director de la organización.
Luego de la aprobación del informe de gastos, en su reverso se indican los montos en la columna “Monto de gasto aceptado para contabilidad” indicando las cuentas. contabilidad, al que se imputarán los costes del responsable. El informe anticipado y las anotaciones en el mismo deben corresponder a las anotaciones realizadas en los registros contables. A continuación, se realizan acuerdos finales con la persona responsable.
La parte separada del informe anticipado se devuelve al empleado. Esta matriz es prueba de presentación de informes sobre fondos contables.
Llenado de muestras AO-1
Documentos de respaldo
Los documentos de respaldo se pueden dividir en dos grupos:
- financiero: confirmar el hecho del pago de fondos y el gasto de los montos contables para el propósito previsto;
- documentos de envío: confirme el hecho de la recepción bienes materiales.
Todos los documentos de respaldo deben contener detalles requeridos: nombre de la contraparte, fecha, contenido del hecho de vida económica, cantidad, costo, así como nombre completo, cargo y firma de quien elaboró el informe.
Veamos las características del relleno. varios tipos documentos de respaldo.
Recibo de efectivo y formulario de informe estricto.
Cheque o formulario de caja informes estrictos(en adelante, BSO) confirma el pago real (es decir, el hecho de que la persona responsable gastó el dinero recibido). Los formularios deben contener los datos obligatorios previstos en el art. 4.7 54-FZ.
Teniendo en cuenta las particularidades de sus actividades o las características de su ubicación, las contrapartes realizan pagos sin utilizar cajas registradoras (cláusulas 2, 3, 5-7 del artículo 2 de la Ley N ° 54-FZ).
Los detalles BSO requeridos son:
- Nombre;
- serie;
- numeración BSO;
- fecha de pago y fecha de registro de la BSO;
- nombre del prestador del servicio indicando el número de identificación fiscal y dirección;
- nombre y costo de los servicios;
- título profesional, firma personal y nombre completo empleado proveedor;
- sello (si está disponible);
- Impresión de la imprenta que produjo el formulario.
La BSO debe contener información sobre la imprenta (nombre, dirección, TIN); La serie y número del formulario deben imprimirse en una línea especial.
Recibo de venta y facturas.
El recibo de compra no tiene una forma unificada. En consecuencia, cada organización tiene derecho a desarrollar formularios de forma independiente. Esto también se aplica a las facturas. Solo necesita verificar en el formulario la presencia de los detalles requeridos.
Cabe señalar que estos documentos son documentos de envío y no contienen confirmación de pago, por lo que no reducen el monto de los montos contables, excepto en los casos en que la adquisición de bienes y materiales se realice a pagadores de UTII que no los utilizan; cajas registradoras. En este caso, la confirmación de los costos será un recibo de compra (ver Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 19 de enero de 2010 No. 03-03-06/4/2, del 11 de noviembre de 2009 No. 03-01- 15/10-499, de 6 de noviembre de 2009 No. 03-01-15/10-492, de 09.01.2009 No. 03-01-15/9-436).
Facturas y UPD
la factura es documento fiscal, que en este caso brinda la oportunidad de aceptar el IVA como deducción del presupuesto. Tenga en cuenta que las facturas individuos Quienes compran bienes (trabajo, servicios) a cambio de dinero en efectivo se emiten únicamente si tienen un poder para recibir este formulario (cláusula 7 del artículo 168 del Código Tributario).
El documento de transferencia universal es a la vez un documento fiscal y de envío. Según la UPD, es posible aceptar simultáneamente artículos de inventario y tener en cuenta el IVA para deducirlo del presupuesto.
Una factura y una UPD no son documentos que confirmen el pago de activos materiales y, en consecuencia, no reducen el monto de los montos contables.
¡En 2020 se introdujeron nuevas formas de factura y UPD!
Documentos de respaldo para transacciones individuales.
El pedido requiere una consideración especial. documentación gastos de viaje y hospitalidad. A continuación observamos puntos clave para estos grupos de costos.
Gastos de viaje
Después de que entren en vigor las modificaciones adoptadas por el Decreto del Gobierno No. 749 "Sobre las particularidades del envío de empleados en viajes de negocios" (en adelante, el Decreto No. 749), los formularios de certificado de viaje, asignación oficial e informe sobre el trabajo realizado en No es necesario completar un viaje de negocios. Las organizaciones tienen derecho a estipular en las regulaciones locales la necesidad de completar estos formularios.
Si la organización decide no utilizar certificados de viaje, para confirmar la asignación diaria es necesario adjuntar un certificado contable de formato libre al informe anticipado del viaje de negocios. La forma del certificado debe aprobarse como parte de la política contable.
La legislación no limita el monto de los pagos en forma de dietas a los empleados de la organización. El monto del pago de la asignación diaria deberá ser aprobado mediante orden o indicado en el reglamento sobre gastos de viaje. Las dietas están exentas del pago de primas de seguro por una cantidad que no exceda de 700 rublos por cada día de viaje de negocios en la Federación de Rusia y no más de 2.500 rublos por cada día de viaje de negocios en el extranjero (cláusula 2 de Artículo 422 del Código Tributario). En la misma cantidad, las dietas no se incluyen en los ingresos del empleado cuando cálculo del impuesto sobre la renta personal(cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
No se debe olvidar que cuando se viaja a una zona donde el empleado tiene la oportunidad de regresar a casa todos los días, o cuando se envía a un empleado en un viaje de un día, no se pagan dietas (cláusula 11 de la Resolución No. 749).
billete electrónico
El informe anticipado del viaje de negocios 2020 deberá completarse teniendo en cuenta el dictamen del Ministerio de Hacienda establecido en la carta N° 03-03-06/1/35214 de fecha 06/06/2017. Esta carta aclara que si un boleto aéreo se compra electrónicamente, para efectos del impuesto sobre la renta, la prueba documental es un recibo. billete electrónico y tarjeta de embarque.
En este caso, la tarjeta de embarque debe confirmar el hecho del servicio. transporte aéreo persona responsable. Como regla general, este requisito es un sello de inspección.
Si en la tarjeta de embarque electrónica impresa no existe un sello de inspección, el contribuyente deberá acreditar que el responsable ha prestado servicios de transporte aéreo de otra forma.
Contabilidad de los servicios prestados por los transportistas.
Muy a menudo billete de viaje. mayor comodidad Incluye el costo de los servicios (comidas, artículos de primera necesidad y artículos de higiene, incluida ropa de cama, material impreso, etc.).
El Ministerio de Hacienda, mediante carta N° 03-03-РЗ/37488 de 16 de junio de 2017, explicó cómo se tiene en cuenta el costo de los servicios adicionales.
El coste no está sujeto al impuesto sobre la renta personal. servicios adicionales cuando se viaja en vagones de lujo (cláusula 3 del artículo 217 del Código Tributario).
A los efectos de gravar las ganancias de las organizaciones, el costo de los servicios adicionales se tiene en cuenta íntegramente como parte de otros gastos (cláusula 12, inciso 1, artículo 264 del Código Tributario).
Pero con respecto al IVA, la opinión es la contraria: si el monto de las tarifas y servicios adicionales se calcula teniendo en cuenta el costo de los servicios de alimentación, el monto del IVA no es deducible (cláusula 7 del artículo 171 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). ).
Gastos de entretenimiento
Ninguna de las normas vigentes contiene instrucciones sobre el volumen y procedimiento de tramitación de los gastos de representación. En base a esto, la organización debe desarrollar y aprobar de forma independiente en sus políticas contables o en un acto regulatorio especial una lista de documentos de respaldo que confirmen la validez y los propósitos comerciales de los gastos de entretenimiento realizados por las personas responsables.
Para reflejar correctamente los costos de recibir y atender a las delegaciones rusas y extranjeras, recomendamos completar los siguientes documentos (ver Cartas del Ministerio de Finanzas No. 03-03-06/4/26 del 22/03/2010 y No. 03- 03-06/1/807 del 13/11/2007):
- una orden que nombra una comisión para verificar la legalidad de la cancelación de los gastos de entretenimiento;
- presupuesto general para recibir una delegación firmado por el jefe de la organización indicando el responsable de recibir la delegación y una lista de gastos (detallada);
- un documento que indique: el propósito de la llegada de la delegación (por ejemplo, una invitación), el programa de la reunión, la composición de la delegación indicando las posiciones tanto del invitado como de la organización;
- certificado de recuerdos o muestras gastados productos terminados indicando qué, a quién y cuánto se entregó;
- Cálculo del servicio de buffet prestado: indicando el tipo de productos, precio, cantidad y cantidad total, firmado por el responsable y la persona que sirvió la mesa.
A los informes se deben adjuntar documentos que confirmen la compra de productos, souvenirs y otros artículos del inventario.
Los gastos de representación incluyen gastos por un monto que no exceda el 4% de los gastos de salarios del contribuyente durante el período de declaración (impuesto). Los siguientes gastos no se reconocen como gastos de entretenimiento:
- gastos de organización de entretenimiento;
- Gastos relacionados con las vacaciones.
La fecha de reconocimiento de los gastos de entretenimiento emitidos a través de una persona responsable es la fecha de aprobación del informe anticipado por parte del jefe de la organización.
Almacenamiento de informes de gastos
Para fines contabilidad fiscal Los documentos deben almacenarse durante 4 años (cláusula 8, cláusula 1, artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Cabe señalar que si se incurre en una pérdida, los documentos que confirmen los gastos deben conservarse durante 10 años (cláusula 4
Reforma legislativa de las disposiciones contables en materia instituciones presupuestarias comenzó en 2016. Según Orden del Ministerio de Finanzas de 1 de julio de 2013 No. 65n, se realizaron una serie de modificaciones a las instrucciones sobre clasificación presupuestaria, cambiando algunos códigos de clasificación de transacciones sectoriales administracion publica(). Así, en los registros contabilidad presupuestaria Se actualizaron las cuentas analíticas, reflejando el movimiento de los montos contables. Al mismo tiempo, también se incluyeron adiciones en código fiscal RF.
En 2017, el Banco Central realizó cambios en el informe. , haber aceptado acto jurídico de 19 de junio de 2017 No. 4416-U, que introdujo modificaciones importantes a las instrucciones del Banco Central de la Federación de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U. Las principales modificaciones afectaron a la cláusula 6.3 y a partir del 19 de agosto se hizo más fácil emitir montos contables.
Nuevas reglas de informes:
- Está permitido emitir dinero a cuenta únicamente a un empleado con quien el empleador haya firmado un contrato de trabajo (artículo 15 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), o a una persona que trabaje bajo un contrato de derecho civil (Carta del Banco Central de la Federación de Rusia de 2 de octubre de 2014 No. 29-R-R-6/7859);
- Los empleados no tienen que presentar una solicitud para emitir dinero. La base para el pago del anticipo es una orden, instrucción o decisión firmada por el gerente;
- la emisión de los montos requeridos se lleva a cabo incluso si existe una deuda sobre dinero contable emitido anteriormente.
¿Qué ha cambiado en el algoritmo de emisión de fondos?
Las nuevas normas de presentación de informes representan próximo pedido acciones secuenciales:
- El empleado lo presenta al departamento de contabilidad en cualquier formulario firmado por el director de la institución.
- Responsables, los cambios de 2017 aprobaron esta innovación, ahora permitido tener deuda sobre anticipos emitidos anteriormente. Pero antes de emitir, haga una conciliación completa de los acuerdos mutuos con él.
- El empleado proporciona un informe anticipado a más tardar 3 días hábiles después de la fecha establecida en el pedido. Todos los documentos disponibles que confirmen los gastos deben adjuntarse al informe anticipado. Dinero no gastado (contador).
- El contador o cajero verifica el informe de gastos recibido y los documentos primarios para asegurarse de que estén completos correctamente. El período de inspección lo establece de forma independiente cada institución a través de la normativa local.
Si la dirección de una organización presupuestaria quiere protegerse del impago, apruebe una prohibición de emitir fondos si el empleado tiene una deuda existente. A tal efecto, se aprueba el Reglamento sobre liquidaciones con responsables.
No se registraron cambios en los montos contables en 2019. El empleado tiene derecho a recibir cualquier cantidad de dinero por adelantado sin restricciones. Si un empleado paga a proveedores, contratistas o artistas intérpretes o ejecutantes como representante de una organización presupuestaria, la cantidad de dinero que se le entrega está limitada a 100.000 rublos por contrato.
¿Es posible transferir montos contables a una tarjeta?
La regulación legal no establece ninguna prohibición sobre la transferencia de fondos a una cuenta corporativa o de débito. tarjeta de plastico empleado. Sobre la posibilidad de transferir dinero anticipado a tarjeta de salario Lo dice también el Ministerio de Hacienda (Carta de 21 de julio de 2017 No. 09-01-07/46781). Por la legitimidad de tales acciones. organización presupuestaria debe registrarse y aprobar la viabilidad pago no en efectivo en sus políticas contables, en el Reglamento sobre liquidaciones con responsables y en la orden sobre el desarrollo de formularios estándar de informes anticipados, señalando las transferencias no monetarias como un elemento adicional.
¿Es ahora obligatorio solicitar un informe?
Del 19/08/2017 solicitud de emisión fondos anticipados No es necesario escribir en el formato requerido. Los montos requeridos para las necesidades de la empresa se emiten sobre la base de una orden, instrucción o decisión del gerente o mediante solicitud escrita de la persona responsable en cualquier forma. Dicha declaración debe contener información sobre la cantidad total de efectivo emitido y el período durante el cual se adelanta el dinero. El documento está firmado por el director de la institución y fechado.
Si el empleado gastó dinero personal
Si, para satisfacer las necesidades de la organización, un empleado ha contratado fondos propios, redacta un informe informativo. El empleado redacta una solicitud de reembolso del dinero gastado, el gerente la acepta, la revisa y aprueba. Luego se emite una orden para reembolsar el dinero gastado.
Si el empleado gastó su propio dinero, ¡no es responsable!
El algoritmo de reembolso debe anotarse en marco regulatorio organización mediante la elaboración de una ley local con un apéndice en forma de un informe de muestra sobre el dinero gastado por los propios empleados en las necesidades de la institución.
El departamento de contabilidad debe verificar cuidadosamente los documentos primarios proporcionados para el reembolso. Si es posible, el empleado debe registrarlos directamente en la organización para evitar que se le devenguen impuestos adicionales sobre la renta personal. Carta del Ministerio de Hacienda de fecha 08/04/2010 No. 03-04-06/3-65 explica tales situaciones de la siguiente manera: en las acciones del empleado está excluido beneficio económico y, en consecuencia, la base imponible.
