¿Cómo puede reembolsar sus costos de gasolina? Un automóvil personal se utiliza con fines de producción: cómo contabilizar el combustible

Muy a menudo, las particularidades de las actividades de una empresa que realiza, por ejemplo, la entrega de los productos vendidos directamente a los domicilios de los clientes, sugiere que el personal debe incluir empleados que tengan su propio medio de transporte: un automóvil o una motocicleta. Sin embargo, el empleador no puede explotar la propiedad de su empleado por la fuerza y ​​gratuitamente. Formalizar relaciones en las que se tendrán en cuenta los intereses del propietario de dichos bienes, legislación rusa ofrece dos esquemas posibles. Y como es habitual, cada uno de ellos tiene sus propios matices.

Compensación

Según lo dispuesto en el artículo 188 del Código del Trabajo, el uso de los bienes personales de un empleado en interés de la empresa sólo es posible con su consentimiento. Al mismo tiempo, se le paga una compensación y también se le reembolsan los gastos asociados con el uso de la propiedad. El monto de dicha compensación depende únicamente de los acuerdos a los que lleguen las partes. Los importes específicos se fijan en el contrato de trabajo. Sin embargo, cuanto más alto sea, mayor será el tamaño del acompañante. gastos de impuestos para cada uno de los interesados.

Una empresa de OSNO puede tener en cuenta el pago de una compensación a un empleado por el uso de un automóvil personal en la reducción del impuesto sobre la renta, con base en el subpárrafo 11 del párrafo 1 del artículo 264 del Código Tributario. Se brinda una oportunidad similar a las empresas que utilizan un sistema tributario simplificado (subcláusula 12, cláusula 2, artículo 346.16 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Sin embargo, ambos deben guiarse en materia de determinación. cantidad máxima dichos gastos según las normas establecidas por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia No. 92. Ellos, a su vez, suponen que para los turismos con una cilindrada de hasta 2.000 centímetros cúbicos inclusive, la compensación debe ser de 1.200 rublos por mes, y para automóviles de más de 2.000 centímetros cúbicos: 1.500 rublos por mes. Para las motocicletas, el Decreto prevé un límite de compensación de 600 rublos. Es decir, independientemente del monto que acuerden empleado y empleador, la parte de la compensación que exceda de este límite no participa en los gastos tributarios.

Tampoco debemos olvidarnos del requisito del artículo 252 del Código Tributario, que también se aplica a los “simplistas”: los gastos tributarios son gastos justificados y documentados destinados a generar ingresos. Esto último está fuera de toda duda para las autoridades fiscales si el trabajo del empleado implica realmente viajes constantes de acuerdo con sus responsabilidades laborales. Los inspectores, por regla general, son más exigentes con el lado "papel" del problema. Por lo que el propio hecho de asignar una compensación por el uso del transporte personal, así como su importe, debe constar en la orden del responsable de la organización. El empleado, a su vez, deberá aportar una copia pasaporte técnico vehículo. Y, por supuesto, durante el tiempo durante el cual el empleado estuvo de vacaciones, en viaje de negocios, de baja por enfermedad, en una palabra, cuando en realidad no trabajó y su automóvil no fue utilizado, no se paga compensación.

Consideremos ahora la compensación por un automóvil personal desde el punto de vista de la tributación de los ingresos del empleado. Según el párrafo 3 del artículo 217 del Código Tributario, todo tipo de establecidos legislación vigente Federación de Rusia, los pagos de compensación relacionados con el desempeño de las funciones laborales por parte del contribuyente, dentro de los límites de las normas legalmente establecidas, no están sujetos al impuesto sobre la renta de las personas físicas.

Hay que decir que las autoridades reguladoras confían desde hace mucho tiempo en que los límites establecidos por la Resolución Gubernamental No. 92 también son válidos en este caso, y todos los pagos que excedan las normas establecidas no solo deben excluirse de los gastos tributarios, sino también estar sujetos a al impuesto sobre la renta de las personas físicas (cartas del Ministerio de Hacienda de 26 de marzo de 2007 No. 03-04-06-01/84, de 1 de junio de 2007 No. 03-04-06-01/171, de 24 de diciembre de 2007 N° 03-11-04/3/513). Sin embargo, posteriormente, en cartas de 31 de diciembre de 2010 No. 03-04-06/6-327 y de 25 de octubre de 2012 No. 03-04-06/9-305, el departamento financiero cambió de posición. Los autores de estas cartas se refirieron al hecho de que el Capítulo 23 del Código Fiscal no prevé compensación por el uso de la propiedad personal de un empleado con fines comerciales. En base a esto, se concluyó que sólo se debe guiar Código del Trabajo, lo que a su vez supone que el monto de la compensación depende enteramente de los acuerdos de las partes. Conclusiones similares se desprenden de las disposiciones del artículo 9 de la Ley N° 212-FZ de 24 de julio de 2009 y del artículo 20.2 de la Ley N° 125-FZ de 24 de julio de 1998 (modificada el 29 de febrero de 2012): el monto total de La compensación está exenta de impuestos de cualquier contribución, estipulada en un acuerdo escrito entre el empleado y la empresa.

Alquiler de coches

Para que la organización no esté sujeta a los estándares anteriores y pueda tener en cuenta plenamente la compensación (más precisamente, su análogo) al calcular la base imponible, es posible registrar el uso del transporte personal de un empleado utilizando el artículo 642 propuesto Código civil método: mediante la celebración de un contrato de alquiler de un vehículo sin tripulación. En este caso, las partes firman un acuerdo según el cual el empleado cede su coche personal para uso temporal a la empresa y recibe un pago mensual por él. Suma alquilar se tiene plenamente en cuenta en los gastos tributarios sobre la base del subpárrafo 10 del párrafo 1 del artículo 264 del Código Tributario para organizaciones de régimen general y sobre la base del subpárrafo 4 del párrafo 1 del artículo 346.16 del Código Tributario - para empresas que utilizan el sistema tributario simplificado.

Pero para el propietario de un automóvil, el pago del alquiler será un ingreso sujeto al impuesto sobre la renta personal del 13% sobre la base del inciso 4 del párrafo 1 del artículo 208 del Código Tributario. Al pagarlo a un empleado, la organización deberá cumplir con sus deberes como agente fiscal y retener la cantidad correspondiente de impuesto (artículo 226 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). No hay tarifas de alquiler. De acuerdo con el párrafo 3 del artículo 7 de la Ley N° 212-FZ, así como el inciso 2 del párrafo 1 del artículo 20.2 de la Ley N° 125-FZ, cualquier pago y otras remuneraciones realizadas en el marco de contratos civiles relacionados con la transferencia de propiedad para uso, la base de cálculo para el cálculo de las contribuciones no se incrementa.

Así, al formalizar el uso del coche de un empleado en interés de la empresa mediante un contrato de arrendamiento, nos encontramos en la situación contraria. Si, previo pago de una cantidad adecuada de indemnización costos adicionales Dado que la carga fiscal recae sobre el empleador, en este caso el empleado tendrá que sacrificar parte de sus ingresos. Sin embargo, nada le impide aumentar el precio en el contrato de arrendamiento en 13/87 para cubrir los costos asociados con pago del impuesto sobre la renta personal. Por la oportunidad de cancelar cantidades correspondientes Esto no afectará los gastos de la organización. Lo principal es no inflar tanto el coste del alquiler que difiera radicalmente de la media del mercado.

Auto por proxy

Hay un matiz más en la cuestión del pago de una compensación por el uso de la propiedad de los empleados. Por lo tanto, no es ningún secreto que se puede conducir un automóvil con un poder. Sin embargo, si dicho automóvil se utiliza en interés de la empresa, debe estar preparado para el hecho de que pagos de compensación porque estará sujeto a impuestos de acuerdo con programa completo. Así, en cartas del Ministerio de Hacienda de 21 de septiembre de 2011 No. 03-04-06/6-228 y de 21 de febrero de 2012 No. 03-04-06/3-42 se aclara que el numeral 3 del artículo 217 del Código prevé la exención de Compensación del IRPF sólo para bienes personales. Además, el Código del Trabajo no prevé el reembolso por parte del empleador de los gastos del empleado relacionados con el uso de bienes que no le pertenecen. Y continuando con el tema que nos ocupa, en carta de 3 de mayo de 2012 No. 03-03-06/2/49, especialistas del departamento financiero afirman categóricamente: para los efectos del Capítulo 25 del Código Tributario, el vehículo para el uso por el cual se paga la compensación al empleado debe pertenecerle por derecho de propiedad. Esto significa que incluso en el sistema tributario simplificado es necesario seguir esta regla, excluyendo de los gastos fiscales el pago de la compensación por un automóvil por poder.

Pago de combustible y lubricantes.

Se debe prestar especial atención a la cuestión del reembolso del coste de la gasolina para un empleado con transporte personal. Si estamos hablando de sobre el pago de fijo compensación mensual, entonces su tamaño, según el Ministerio de Finanzas, ya incluye todos los costos de operación del automóvil, incluido el combustible, lubricantes, mantenimiento y reparaciones actuales(carta de 31 de enero de 2013 No. 03-11-11/38). Es decir, de hecho, esto significa que incluso con viajes constantes con fines oficiales, se cancelan al calcular la base "rentable". costo real No podrá ahorrar gasolina gastada; debe guiarse por los mismos estándares exiguos de la Resolución No. 92.

Este problema también se puede solucionar con la ayuda de un contrato de arrendamiento. Simplemente escriba en él una compensación adicional por los costos de combustible y lubricante como un elemento separado. En este caso, dichos pagos al empleado no estarán sujetos a honorarios "salariales", porque no son remuneración y no constituyen ingresos del empleado. Al mismo tiempo, se pueden tener en cuenta a la hora de calcular el impuesto sobre la renta o el impuesto “simplificado”. Es cierto que aquí surge otro matiz. El caso es que, según la opinión del Ministerio de Hacienda, expresada, en particular, en carta de 17 de noviembre de 2011 No. 03-11-11/288, a la hora de amortizar el coste de la gasolina hay que guiarse por el consumo de combustible. normas contenidas en las Recomendaciones Metodológicas aprobadas por Orden del Ministerio de Transporte de Rusia de 14 de marzo de 2008 No. AM-23-r. Sin embargo, este documento está destinado a empresas de transporte por carretera, como se desprende de su texto. y en código fiscal no se mencionan tales reglas. entonces no lo hará gran error, si la empresa tiene en cuenta costo total quemaron combustible en sus gastos fiscales. Además, este enfoque también está aprobado en la práctica del arbitraje (sentencia del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 14 de agosto de 2008 No. 9586/08, resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Occidental de 27 de enero de 2009 No. .F04-7730/2008(17508-A03-46)).

Pero en cuanto a la necesidad de emitir cartas de porte como confirmación de los objetivos oficiales de cada viaje, los jueces y las autoridades fiscales están básicamente de acuerdo. Estos son los mismos documentos primarios necesarios, como recibos y facturas que confirman la compra de gasolina. Y, en consecuencia, su ausencia amenaza a la empresa con la exclusión de los gastos de combustible y lubricantes del cálculo de impuestos. Es necesario emitir cartas de porte tanto en el caso de utilizar el automóvil de un empleado en virtud de un contrato de alquiler como en el caso de pagar una compensación.

Compensación por el uso de un vehículo personal con fines comercialespagado si el automóvil se utilizó con el consentimiento (conocimiento) del empleador (artículo 188 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). En el artículo aprenderá más sobre cómo se tiene en cuenta esta compensación.

¿La compensación por el uso de un automóvil personal con fines comerciales reduce el impuesto sobre la renta?

El monto de la compensación por el uso de un automóvil personal con fines comerciales se incluye en los gastos que reducen la base del impuesto sobre la renta (subcláusula 11, cláusula 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), pero esto solo se puede hacer dentro de los límites de las normas legalmente aprobadas.

¿Cómo tener en cuenta a efectos del impuesto sobre la renta los costos de compra de combustible y lubricantes (combustibles y lubricantes) para dicho automóvil? ¿Es posible reembolsar el costo de la gasolina de los vehículos personales utilizados con fines comerciales, con base en el texto de la cláusula? 11 cláusula 1 art. 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, que prevé la posibilidad de tener en cuenta los costes de mantenimiento del transporte oficial.

Los jueces creen: es posible si los gastos están justificados y tienen un enfoque de producción. Por ejemplo, los árbitros del Distrito de Siberia Occidental (resolución No. A46-15928/2013 de 26 de septiembre de 2014) tomaron una decisión positiva para el contribuyente, después de analizar los acuerdos celebrados con los empleados sobre el uso de vehículos personales para negocios. propósitos. Los contratos estipulaban que los empleados estaban obligados a:

• utilizar automóviles personales siguiendo las instrucciones de la organización para los fines y términos especificados en el contrato;
• mantener los vehículos en buenas condiciones;
• producir por su cuenta corriente y renovación importante y soportar otros gastos para su mantenimiento;
• proporcionar a la organización documentos que confirmen los hechos del uso de automóviles para fines oficiales (carta de porte) y la compra de combustible y lubricantes para repostar automóviles.

La organización, por su parte, se comprometió a instruir a los empleados para que realicen tareas utilizando vehículos personales únicamente con fines comerciales y a reembolsar los gastos de combustible y lubricantes.

Teniendo en cuenta que los autos fueron utilizados por los empleados no por voluntad propia, sino por instrucciones de la organización, es decir, efectivamente estaban en su uso y posesión, los jueces concluyeron que los gastos en gasolina estaban justificados y fueron incurridos como parte de actividades de producción. Y por lo tanto, pueden reducir la ganancia imponible sobre la base del subpárrafo. 11 cláusula 1 art. 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, a pesar de que no se trata de vehículos oficiales, sino personales de los empleados.

Los árbitros también enfatizaron que el reembolso de los gastos reales no constituye el pago de una compensación por el uso de un automóvil personal con fines comerciales. Esto significa que los importes reembolsados ​​no están sujetos a la normalización prevista en el párrafo. 11 cláusula 1 art. 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia para los importes de la compensación, y puede tenerse en cuenta en su totalidad.

Sobre la cuestión de si es legal cancelar los gastos de combustible y lubricantes en volumen real, y no de acuerdo con las normas, consulte nuestro material. .

Tenga en cuenta que en el caso examinado por el tribunal, a los empleados solo se les reembolsó la gasolina, no recibieron compensación por el uso de un automóvil personal para fines comerciales; Al mismo tiempo, la cuestión de tener en cuenta el reembolso de combustible y lubricantes en los gastos además de dicha compensación también es controvertida, ya que el Ministerio de Finanzas de Rusia (cartas del 10 de abril de 2017 No. 03-03-06/1 /21050 y de 23 de septiembre de 2013 No. 03-03- 06/1/39239) considera que los costos de combustibles y lubricantes ya están tomados en cuenta en la compensación.

Para un punto de vista alternativo, consulte nuestro material. .

Resultados

Por el uso de un vehículo personal para fines comerciales, el empleado tiene derecho a una compensación. Sin embargo, sólo se pagará si dicho uso fue acordado con el empleador y efectivamente tuvo lugar. El monto de la compensación que puede incluirse en los gastos a efectos del impuesto sobre la renta está limitado por ley. La cuestión de si es posible tener en cuenta adicionalmente los costes de compra de combustible y lubricantes es controvertida.

Los empleados utilizan vehículos personales para fines comerciales, pero el combustible y los lubricantes los proporciona la institución. ¿Cómo establecer correctamente el procedimiento de amortización de combustibles y lubricantes? ¿Necesito emitir cartas de porte?

Respuesta

Las relaciones con un empleado en relación con el uso de un coche personal se pueden formalizar de alguna de las siguientes formas:

1. Celebrar un contrato de alquiler (uso gratuito) de un vehículo con el empleado.

En el primer caso, redactar un acuerdo adicional al contrato de trabajo. En él se determina el monto de la compensación y el período durante el cual se paga. Asegúrese de emitir una Orden para el pago de dicha compensación.

En el segundo caso, existen dos tipos de contratos de arrendamiento. vehículos: con y sin tripulación. Regulación legal Cada uno de estos acuerdos tiene sus propias características.

Si la propia institución proporciona gasolina al automóvil alquilado, para confirmar el consumo de combustible, el empleado debe emitir hojas de ruta. Para obtener más información sobre cómo cancelar gasolina mediante cartas de porte, consulte aquí.

Consulte la justificación para obtener más detalles.

Natalia Guseva, directora del Centro de Educación y control interno Instituto de Adicional educación vocacional"Centro Financiero Internacional", Asesor Estatal de la Federación de Rusia, 2ª clase, Ph.D. norte.

Cómo contabilizar y pagar el alquiler del coche personal de un empleado

Muy a menudo, los empleados de las instituciones utilizan sus vehículos personales para realizar sus tareas oficiales. En este caso, el empleador deberá reembolsarles los gastos asignándoles una remuneración adecuada.

En este caso, las relaciones con un empleado en relación con el uso de un coche personal podrán formalizarse de alguna de las siguientes formas:

1. Asignar una compensación al empleado: este pago se establece en el contrato de trabajo y se paga en el marco de las relaciones laborales (artículo 188 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
2. Celebrar un contrato de alquiler de vehículos con el empleado.

Es el segundo caso que consideraremos en detalle en esta recomendación.

Tipos de contratos de alquiler de vehículos

Existen dos tipos de contratos de alquiler de vehículos: con y sin tripulación. La regulación legal de cada uno de estos acuerdos tiene sus propias características.

Alquiler con tripulación. En virtud de dicho acuerdo, el arrendador no solo debe proporcionar un automóvil al arrendatario, sino también brindarle servicios para su gestión y operación técnica (artículo 632 del Código Civil de la Federación de Rusia).

Alquiler sin tripulación. Al celebrar dicho acuerdo, simplemente puede recibir el automóvil del empleado para posesión y uso temporal (artículo 642 del Código Civil de la Federación de Rusia).

Situación: ¿es posible celebrar un contrato de alquiler de un vehículo con tripulación con un empleado de la institución?

Es seguro hacer esto si el empleado: empresario individual, que cuenta con conductor y mecánico.

Después de todo, tales condiciones están prescritas en el Código Civil. Así, al alquilar un vehículo con tripulación al arrendador, los conductores y técnicos deben trabajar bajo un contrato de trabajo (cláusula 2 del artículo 635 del Código Civil de la Federación de Rusia). Por lo tanto, un no empresario sin empleados personales no puede celebrar tal acuerdo. De lo contrario, el tribunal invalidará dicho documento (artículo 168 del Código Civil de la Federación de Rusia).

Consejo: en lugar de un contrato de alquiler de vehículos con un equipo, es mejor celebrar dos contratos separados con el empleado.

Uno se refiere al alquiler de embarcaciones sin tripulación y el segundo a los servicios de gestión y operación técnica.

En este caso, tiene derecho a ignorar la condición de que el empleado debe estar registrado como empresario y debe tener su propio empleados. Detalle importante: la prestación de servicios de gestión y mantenimiento técnico no debe incluirse en responsabilidades laborales empleado. De lo contrario, durante una auditoría, los inspectores fiscales pueden reconocer los pagos en virtud de dicho contrato de servicios como económicamente injustificados y retirar estos gastos (artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Documentación

Reflejar las transacciones para la obtención de un automóvil en alquiler en contabilidad sobre la base del certificado de aceptación y transferencia del vehículo. Será el documento principal que refleje el hecho de la transferencia de propiedad del arrendador al arrendatario. La necesidad de su elaboración se desprende de lo dispuesto en la Parte 1 del artículo 9 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ y del párrafo 7 de las Instrucciones al Plan Unificado de Cuentas No. 157n.

Unido forma estándar No existe ningún documento que acredite el hecho de la transferencia. Por lo tanto, compóngalo en cualquier forma. No olvides incluir todo. detalles necesarios. Lo principal es incluir información en el certificado de transferencia y aceptación, que luego permitirá identificar con precisión la propiedad transferida al inquilino: el costo del automóvil, su kilometraje, así como el estado técnico según los resultados de la inspección.

Además, para registrar el hecho de la transferencia, puede utilizar el formulario de acto unificado No. 0504101, que fue aprobado por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 30 de marzo de 2015 No. 52n.

Hablemos por separado del acto de prestar servicios de alquiler de coches. Dicho documento debe redactarse únicamente si así lo establece el contrato de arrendamiento. La frecuencia de preparación también se especifica en el contrato: mensual, trimestral o incluso con menor frecuencia. Si el contrato no contiene una palabra sobre el acto, los gastos se pueden contabilizar sin él. Este punto de vista es compartido por el Ministerio de Finanzas de Rusia (cartas del 24 de marzo de 2014 No. 03-03-06/1/12764, del 16 de noviembre de 2011 No. 03-03-06/1/763).

Contabilidad: pagos de alquiler y arrendamiento

KVR y KOSGU

Pagar los gastos en virtud del contrato de arrendamiento del automóvil personal de un empleado según el elemento de gasto tipo 244 “Otras compras de bienes, obras y servicios para satisfacer las necesidades estatales (municipales)”.

En contabilidad y presentación de informes, ingrese los gastos de acuerdo con el subartículo KOSGU 224 "Alquiler por el uso de la propiedad". Es decir, deben reflejarse en las cuentas vinculadas a este código: 109.00.224, 401.20.224, 302.24.

Así se establece en las secciones III y V de las instrucciones aprobadas por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 1 de julio de 2013 No. 65n.

Publicaciones

El automóvil del empleado, que la institución recibe en alquiler, debe reflejarse en el balance en la cuenta 01 “Bienes recibidos para uso”. Para obtener información sobre cómo hacer esto, consulte aquí.

En contabilidad de instituciones presupuestarias:

Para reflejar los acuerdos con el arrendador, realice los siguientes asientos en su contabilidad:

Este procedimiento se desprende de lo dispuesto en los párrafos 60, 61, 128, 129, 153 de la Instrucción No. 174n.

Un ejemplo de cómo reflejar los montos del alquiler en la contabilidad de una institución presupuestaria (inquilino)

en junio institución presupuestaria"Alpha" (inquilino) celebró un acuerdo con el conductor habitual Yu.I. Contrato de alquiler de Kolesov para un vehículo sin tripulación.

Objeto de alquiler - turismos:

• marca - TOYOTA CAMRY;
• placa de matrícula - T543NE99;
• número de identificación(VIN) - JТ4RN56S2F0139247;
• tipo - sedán;
• categoría - B;
• año de lanzamiento - 2012;
• motor - No. 2GRFE 3500CC;
• color - blanco;
• potencia del motor (kW/hp) - 99/135;
• pasaporte del vehículo - serie 62AC No. 776059;
• Certificado de matriculación del vehículo - Serie 45 EX No. 062540.

El coche lo alquilaba el jefe de Alpha para viajes oficiales.
El periodo de contratación es del 1 de junio al 31 de diciembre de 2017. El coste del coche es de 800.000 rublos. El alquiler mensual de un coche es de 10.000 rublos.

El contador de Alpha realizó los siguientes asientos en la contabilidad.

Costos adicionales

Según los términos del contrato o por fuerza de ley, el inquilino, además del alquiler, deberá pagar los gastos de mantenimiento y funcionamiento del vehículo. Además, esto sólo debe hacerse si se ha celebrado un contrato de alquiler a casco desnudo con el empleado.

Dichos gastos incluyen:

• Seguro MTPL;
• piezas de repuesto;
• reparaciones, etc

Este procedimiento está establecido en los artículos 644 a 646 del Código Civil de la Federación de Rusia.

Si alquila un coche con tripulación, todos los costes de mantenimiento corren a cargo del arrendador. En este caso, no es necesario pagar ningún gasto más que el alquiler. Este procedimiento está establecido por la legislación civil (artículos 634 a 636 del Código Civil de la Federación de Rusia).

Volvamos al alquiler de coches sin tripulación. Echemos un vistazo más de cerca a los costes del combustible y los lubricantes. De hecho, en la práctica, es precisamente este momento el que plantea muchas preguntas.

Organice acuerdos con un empleado sobre combustible y lubricantes para un vehículo que le alquile de una de dos maneras:

El empleado compra él mismo la gasolina y la institución le reembolsa los gastos;

La propia institución paga la compra de gasolina.

El empleado compra él mismo la gasolina.

En este caso, la institución reembolsa los gastos de gasolina del empleado basándose en los documentos justificativos. Esta condición suele especificarse en el contrato de arrendamiento o formalizarse en un contrato aparte. ¿Cómo se ve esto en la práctica?

Durante un mes (u otro período de facturación), el propio empleado compra combustible y lubricantes. Y al finalizar, presenta al departamento de contabilidad documentos que confirman tanto el hecho de la compra como el hecho del gasto.

Para confirmar los gastos de compra de gasolina, el empleado presenta recibos de efectivo y emite cartas de porte por su consumo. Para obtener más información sobre el procedimiento para cancelar gasolina mediante cartas de porte, consulte aquí.

Cabe señalar que el reembolso de gastos de combustible y lubricantes en este caso no constituye una compra según las Leyes N° 44-FZ y N° 223-FZ. Porque en realidad el inquilino no compra combustible, sino que sólo compensa los gastos del propietario.

La gasolina la compra la institución.

Si la propia institución proporciona gasolina al coche alquilado, el empleado no necesita reembolsar los gastos. La gasolina será adquirida por la propia institución:

A través de una persona responsable del efectivo;

Según el acuerdo (contrato).

Para confirmar el consumo de combustible, el empleado emite hojas de ruta. Para obtener más información sobre cómo cancelar gasolina mediante cartas de porte, consulte aquí.

La compra de gasolina por parte del inquilino en este caso se considerará compra. Para obtener información sobre cómo hacerlo, consulte:

Cómo adquirir bienes (obras, servicios);

Cómo adquirir bienes (obras, servicios) para instituciones autónomas.

Experiencia del artículo: Sergey Rodyushkin, Servicio de Consultoría Jurídica, contador profesional experto

Todos los gastos que se tengan en cuenta en el cálculo de la base imponible del Impuesto sobre la Renta deberán estar económicamente justificados y documentados.

Los costes de mantenimiento de los vehículos de pasajeros no son una excepción. Pero en una situación en la que el automóvil se utiliza no solo para fines comerciales, sino también para fines personales, pueden surgir dificultades con contabilidad fiscal Gastos de combustible y lubricantes. Uno de los autores de la revista "Actual Accounting" recomendó cómo una empresa puede asegurarse contra las reclamaciones de los inspectores.

Carta de porte: elija una opción conveniente

Los gastos de compra de combustible no se cancelan inmediatamente en la contabilidad fiscal.
Según las explicaciones de las autoridades tributarias (carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia para la ciudad del 30 de junio de 2010 No. 16-15/068679@), no se puede incluir el costo de la gasolina comprada, por ejemplo, con tarjetas de combustible. en gastos ni en el momento del pago (es decir, en la fecha de compra de la tarjeta), ni en el momento del repostaje real de gasolina y del débito de tarjeta de combustible su costo. Esto se debe al hecho de que llenar gasolina en un tanque de combustible basándose en el recibo de la terminal de una gasolinera solo confirma el hecho de su compra, pero no prueba su uso previsto.

El documento principal que confirma el consumo de combustible y lubricantes, según los funcionarios, es aquel que tiene como objetivo registrar y controlar el funcionamiento del vehículo y del conductor (cláusula 14, artículo 2, artículo 6 Ley federal de 11.08.2007 No. 259-FZ; carta de 25 de agosto de 2009 No. 03-03-06/2/161). Está prohibido el transporte de pasajeros y equipaje, carga, en particular, en turismos sin expedir una carta de porte.

La carta de porte debe contener los siguientes datos obligatorios (cláusula 3 de Detalles obligatorios y procedimiento de cumplimentación cartas de porte, aprobado por orden del Ministerio de Transporte de Rusia de 18 de septiembre de 2008 No. 152):

1) nombre y número;
2) información sobre el período de validez;
3) información sobre el propietario (titular) del vehículo;
4) información sobre el vehículo;
5) información sobre el conductor.

Al preparar las cartas de porte, tenga en cuenta que los formularios unificados (cláusula 2 del post. Goskomstat de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78; carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 20 de septiembre de 2005 No. 03-03-04 /1/214) de este documento están aprobados por el Goskomstat de Rusia y deben ser utilizados únicamente por organizaciones de transporte motorizado.

Todas las demás empresas pueden elegir qué tipo de carta de porte utilizar: unificada o desarrollada de forma independiente. Al elegir la última opción, tenga en cuenta que dicho formulario de carta de porte debe aprobarse como archivo adjunto al registro contable y contener todos los detalles requeridos (enumerados anteriormente).

Tenga en cuenta: lista detalles obligatorios No requiere entrar en la ruta del vehículo. Es decir, la empresa no puede incluir esta información en su propio formulario de carta de porte, lo cual es especialmente importante si el automóvil se utiliza no solo para fines comerciales, sino también para fines personales.

Las mismas conclusiones son confirmadas por práctica judicial.

Por ejemplo, es de interés una de las decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste, que se tomó a favor de la empresa (decisión del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de 23 de noviembre de 2009 en el caso nº A56-4991/2009).

Del documento:

<...>La información contenida en las cartas de porte (kilometraje del vehículo, consumo de combustible, combustible restante en el tanque del vehículo a la salida y al regreso) permite determinar los gastos incurridos, y en conjunto con otros documentos primarios, emitido por la Compañía de acuerdo con los requisitos de la Ley N ° 129-FZ, confirman su justificación económica.<...>

La autoridad tributaria señaló que en las cartas de porte mensuales y los informes de consumo de combustible que elabora la empresa no hay información sobre la ruta de los turismos oficiales, el número de vuelos diarios, números licencias de conducir. Tampoco se indica la fecha, hora de salida y regreso al garaje de los coches, lecturas del velocímetro, combustible restante en el depósito al inicio y al final de cada día y su consumo diario.

Pero la empresa presentó los siguientes documentos para justificar sus costes: instrucciones para el uso de turismos oficiales, órdenes aprobadas por órdenes sobre el procedimiento para el uso de vehículos oficiales, declaraciones de emisión de cupones de combustible, registros contabilidad cupones, cartas de porte.

Los jueces concluyeron que al decidir sobre la prueba documental de los gastos, se acepta cualquier prueba, incluso la indirecta, para determinar el fundamento.

Otro positivo para las empresas juicio fue adoptado por el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú (registrado por el Servicio Federal Antimonopolio de la Región de Moscú con fecha 20 de julio de 2010 No. KA-A40/7436-10).

Del documento:
Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 20 de julio de 2010 No. KA-A40/7436-10

<...>Los tribunales partieron del hecho de que la autoridad fiscal no presentó pruebas de que estos gastos no fueran razonables, y la ausencia de datos sobre la ruta del automóvil en las cartas de porte no puede ser una base para negarse a confirmar los gastos incurridos.

Además, el formulario No. 3 “Lista de rutas para un automóvil de pasajeros”, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de fecha 28 de noviembre de 1997 No. 78<...>es obligatorio sólo para las organizaciones de transporte motorizado.<...>

Los funcionarios fiscales intentaron demostrar que si las cartas de porte no indican la ruta del automóvil, dicho documento no puede confirmar los costos de compra de combustible y lubricantes.

Para justificar los gastos incurridos, la empresa presentó los documentos primarios para la recepción de combustible de los proveedores, sus informes sobre el volumen de reabastecimiento de combustible de los automóviles, las tasas de consumo de combustible aprobadas por el pedido, además de hojas de ruta con todos los detalles requeridos, que confirman el kilometraje diario del automóvil. , con información de recibo y consumo de combustible, estados mensuales de castigo de combustible, debidamente ejecutados.

Las conclusiones del tribunal fueron las siguientes: la autoridad fiscal no demostró que los gastos de combustible y lubricantes no sean razonables, y la ausencia de datos sobre la ruta del automóvil en las cartas de porte no puede ser motivo para negarse a confirmar los gastos incurridos.

Como vemos, las organizaciones tienen todo derecho incluir el costo de la gasolina como parte de los gastos fiscales sobre la base de documentos que confirmen el hecho de la compra de gasolina y una forma de carta de porte desarrollada independientemente, que no incluye la ruta. En este caso, la carta de porte se puede emitir por cualquier período, desde un día hasta un mes (cláusula 10 de los Detalles obligatorios y el procedimiento para completar las cartas de porte, aprobado por orden del Ministerio de Transporte de Rusia del 18 de septiembre de 2008 No. 152).

Y si algún otro documento no indica el carácter no productivo de los viajes (por ejemplo, de descripción del trabajo conductor o instrucciones escritas del director), entonces la empresa tiene derecho a tener en cuenta íntegramente el costo de la gasolina (incluida la gastada en viajes con fines personales) como gasto al calcular el impuesto sobre la renta.

Desventajas de una carta de porte unificada

Si la empresa utiliza una forma unificada de carta de porte, entonces es necesario completar la columna "Lugar de salida y destino" y todos los demás detalles de este formulario, ya que no se permite eliminar detalles individuales de los formularios unificados (Procedimiento para usar un formulario unificado formas de primaria documentación contable, aprobado rápido. Goskomstat de Rusia de 24 de marzo de 1999 No. 20).

<...>En los formularios unificados de documentación contable primaria (excepto los formularios para registrar transacciones en efectivo), aprobados por el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia, la organización, si es necesario, puede ingresar detalles adicionales. Al mismo tiempo, todos los detalles de las formas unificadas de documentación contable primaria aprobadas por el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia permanecen sin cambios (incluido el código, el número de formulario y el nombre del documento). No se permite eliminar detalles individuales de formularios unificados.<...>

Por lo tanto, conviene comprobar cuidadosamente que no se indiquen direcciones "sospechosas" como lugares de salida y destino, lo que podría servir como señal a los funcionarios fiscales de que el viaje no está relacionado con el desempeño de las funciones del director.

Si no se especifica la información de la ruta o los destinos indican un carácter no productivo del viaje, la empresa no podrá incluir estos costos de gasolina como gastos con fines de lucro.

Además, en tal situación, el empleado recibe ingresos en en especie en forma del costo del combustible, del cual la organización, siendo agente fiscal, debe calcular, retener y transferir a presupuesto del impuesto sobre la renta personal, así como pagar la obligación primas de seguro(Artículos 211, 226 del Código Fiscal de la Federación de Rusia; Parte 1, Artículo 7, Parte 6, Artículo 8 de la Ley Federal de 24 de julio de 2009 No. 212-FZ).

La autoridad fiscal también puede considerar injustificado el IVA aceptado para la deducción del costo de la gasolina no producida (cláusula 1 del artículo 171, cláusula 2 del artículo 172 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

La cancelación de combustible se realiza estrictamente según la norma.

También debes recordar que los costos de la gasolina están regulados. Y aunque el Código Tributario no prevé restricciones a la contabilización de gastos en combustibles y lubricantes al calcular el impuesto sobre la renta, las tasas de consumo están contenidas en las Recomendaciones Metodológicas “Normas para el consumo de combustibles y lubricantes en el transporte por carretera” (anexo a la orden de Ministerio de Transporte de Rusia de 14 de marzo de 2008 No. AM-23 -p).

Estos estándares de consumo de combustible deben ser aplicados no sólo por las empresas de transporte motorizado, sino también por todas las empresas que explotan automóviles. También están destinados a efectos fiscales.

Por lo tanto, para evitar esto, la cantidad de combustible realmente consumida por la empresa debe compararse con los estándares contenidos en las Recomendaciones Metodológicas (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 3 de septiembre de 2010 No. 03-03-06/ 2/57).

Del documento:

Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 3 de septiembre de 2010 No. 03-03-06/2/57
<...>Al determinar la validez de los gastos incurridos por la compra de combustible para un vehículo de empresa, el contribuyente tiene en cuenta Recomendaciones metódicas“Normas para el consumo de combustibles y lubricantes en el transporte por carretera”, puesta en vigor mediante Orden No. AM-23-r de 14 de marzo de 2008.<...>

En relación con los vehículos para los que no estén homologadas las normas de consumo de combustible y lubricantes, la empresa deberá guiarse por las normas adecuadas. documentación técnica o información proporcionada por el fabricante del automóvil (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 14 de enero de 2009 No. 03-03-06/1/6).

Contabilidad fiscal del coste de combustibles y lubricantes basada en recibos de gasolineras.

De acuerdo con los párrafos. 5 p.1 arte. 254 Código Fiscal de la Federación de Rusia a costos de materiales incluyen los gastos del contribuyente por la compra de combustible, agua, energía de todo tipo gastada con fines tecnológicos, producción (incluso por parte del propio contribuyente para las necesidades de producción) de todo tipo de energía, calefacción de edificios, así como los gastos de producción y ( o) adquisición de potencia, transformación y transferencia de energía.
Según párrafos. 11 cláusula 1 art. 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, otros gastos asociados con la producción y las ventas son, en particular, los gastos del contribuyente para el mantenimiento del transporte oficial (por carretera, ferrocarril, aire y otros tipos de transporte).
Basado en el párrafo 1 del art. 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, a efectos del impuesto sobre las ganancias, el contribuyente reduce los ingresos recibidos por el monto de los gastos incurridos (excepto los gastos especificados en el artículo 270 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
Los gastos se reconocen como gastos justificados y documentados (y en los casos previstos en el artículo 265 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, pérdidas) incurridos (incurridos) por el contribuyente.
Los gastos justificados son gastos económicamente justificados, cuya valoración se expresa en en efectivo. Documentado gastos confirmados Se reconocen gastos que se confirman mediante documentos redactados de conformidad con la ley. Federación Rusa, o documentos redactados de acuerdo con las costumbres comerciales aplicadas en el estado extranjero en cuyo territorio se incurrieron los gastos correspondientes, y (o) documentos que confirmen indirectamente los gastos incurridos (incluidos declaración de aduana, orden de viaje de negocios, documentos de viaje, informe sobre el trabajo realizado de conformidad con el contrato).
Cualquier gasto se reconoce como gasto, siempre que se incurra en la realización de actividades destinadas a generar ingresos.
Para reconocer a efectos fiscales los gastos de combustibles y lubricantes del automóvil conducido y utilizado por el director, además de confirmar estos gastos con documentos primarios que indiquen el hecho de la compra de combustibles y lubricantes (por ejemplo, recibos de gasolineras), es Es necesario documentar la justificación económica y la orientación productiva de estos gastos.
El 1 de enero de 2013 entró en vigor la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 N 402-FZ “Sobre Contabilidad” (en adelante Ley N 402-FZ), según la cual los formularios de documentos contables primarios contenidos en álbumes de Las formas unificadas de documentación contable primaria no son obligatorias para su uso (artículo 9 de la Ley N ° 402-FZ). Al mismo tiempo, la primaria documento contable debe contener los detalles obligatorios enumerados en la Parte 2 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ.
Al mismo tiempo, como se explica en la información del Ministerio de Finanzas de Rusia N PZ-10/2012 “Sobre la entrada en vigor el 1 de enero de 2013 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 N 402-FZ “Sobre Contabilidad " (en adelante, Información N PZ -10/2012), las formas de documentos utilizados como documentos contables primarios establecidos por organismos autorizados de conformidad con y sobre la base de otras leyes federales siguen siendo de uso obligatorio.
En consecuencia, el formulario de carta de porte desarrollado independientemente por la organización debe contener los detalles obligatorios previstos en la Parte 2 del art. 9 de la Ley N 402-FZ, y los especificados en la Sección II “Detalles obligatorios de las cartas de porte” de la Orden del Ministerio de Transporte de Rusia de 18 de septiembre de 2008 N 152 “Sobre la aprobación de los detalles obligatorios y el procedimiento para completar las cartas de porte” (en adelante, Orden N 152), ya que Esta orden fue emitida de conformidad con los requisitos de la Ley Federal del 8 de noviembre de 2007 N 259-FZ “Carta del Transporte Automotor y Transporte Eléctrico Terrestre Urbano” (Artículo 6).
Las organizaciones también tienen derecho a utilizar una forma unificada de carta de porte para un automóvil de pasajeros (Formulario No. 3), aprobada por Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78, si es necesario, agregando o eliminando algunos de los detalles.
Le recordamos que con base en los requisitos de la Parte 4 del art. 9 de la Ley N 402-FZ, todas las formas de documentos contables primarios utilizados por la organización, incluidos los desarrollados sobre la base de formularios unificados, deben ser aprobados por el jefe de la organización ya sea mediante un documento administrativo separado o como parte de política contable para fines contables.
Según la cláusula 10 sección III"Procedimiento para completar una carta de porte" de la Orden No. 152 del Ministerio de Transporte de Rusia, la carta de porte se emite por un día o por un período que no exceda un mes. En consecuencia, las organizaciones tienen derecho a prever cualquier plazo para la emisión de cartas de porte, pero no más de un mes.
Cabe señalar que la orden mencionada del Ministerio de Transporte de Rusia no indica la ruta como un detalle obligatorio de la carta de porte. Al mismo tiempo, según las explicaciones de los organismos oficiales, la información sobre el recorrido del automóvil permite confirmar el hecho del uso del automóvil en las actividades del contribuyente y, en consecuencia, sirve como prueba de la rentabilidad económica. justificación de los gastos de combustibles y lubricantes y su vinculación con actividades encaminadas a generar ingresos con base en los requisitos del art. 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia del 20 de febrero de 2006 N 03-03-04/1/129, Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú del 7 de julio de 2008 N 20-12 /064123.2, de 13 de abril de 2007 N 20-12/035154, de 14/11/06 N 20-12/100253, de 19/06/06 N 20-12/54213@).
EN actos judiciales, en el que se apoyó la posición autoridades fiscales sobre el tema del correcto llenado de las cartas de porte, se aclara que una carta de porte que no contiene en sus detalles información sobre la ruta específica del vehículo indicando el nombre de la organización y la dirección no puede confirmar los gastos incurridos por el contribuyente por el compra de combustibles y lubricantes para fines comerciales e indicar la vigencia de estos gastos.
Estas conclusiones se dan en las resoluciones:
— Distrito FAS Povolzhsky de fecha 21.05.13 N A55-23291/2012 (Determinación del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de fecha 30.08.13 No. VAS-11880/13 se negó a transferir este caso al Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia);
- Distrito FAS Povolzhsky de 20 de junio de 2013 N A55-26509/2012 (Decisión del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 7 de octubre de 13 No. VAS-13642/13 se negó a transferir este caso al Presidium del Arbitraje Supremo Tribunal de la Federación de Rusia), de fecha 21 de octubre de 2009 - N°А33-13602/08 y de fecha 06/08/08 N А78-3068/07-Ф02-3517/08;
- FAS Distrito de Siberia Oriental de 16 de julio de 2010 N A33-10451/2009 (Determinación del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 11 de octubre de 2010 N VAS-13567/10 se negó a transferir este caso al Presidium del Arbitraje Supremo Tribunal de la Federación de Rusia), de fecha 21 de octubre de 2009 N A33-13602/08.
Al mismo tiempo, existen ejemplos de actos judiciales que confirman que la falta de información sobre el recorrido de un vehículo no puede servir como base para el no reconocimiento de gastos de combustible y lubricantes. Según las conclusiones de los tribunales, la ausencia de información sobre las rutas en las cartas de porte no da motivos para creer que la organización realmente utilizó el automóvil para fines distintos a los oficiales, ya que dicha información no se menciona entre los detalles obligatorios del carta de porte por orden del Ministerio de Transporte de Rusia N 152 (resolución de la FAS de la región del Volga de 5.03.13 N A55-19369/2012, FAS Distrito del Cáucaso Norte de fecha 14/05/12 N A25-1314/2011, de fecha 31/08/11 N A53-26379/2010, Distrito FAS de Moscú de fecha 29/02/12 N A40-63465/11-116-182, de fecha 26/08 /10 N KA-A41/9668-10, de fecha 20/07/10 N KA-A40/7436-10, de fecha 26/01/10 N KA-A40/15099-09, de fecha 8/12/09 N KA- A40/13500-09, Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de 23 de noviembre de 2009 N A56-4991/2009, etc.).
La presencia de una práctica de arbitraje bastante extensa indica que la falta de indicación en la carta de porte de la ruta del vehículo de empresa, incluido el nombre de la organización y la dirección, puede conllevar la aparición de riesgos fiscales en relación con los gastos de combustible y lubricantes.
Así, parece adecuado incluir en los datos del formulario de carta de porte, incluidos los que debe cumplimentar el gestor, además de la dirección del destino, el nombre de la organización (institución) a la que se envió el vehículo oficial.
En cuanto a la cuestión del reconocimiento fiscal de los gastos de compra de combustible y lubricantes por parte del director con base en recibos de gasolineras emitidos los fines de semana, en nuestra opinión, lo que importa no es el hecho de comprar combustible y lubricantes los fines de semana, sino el tiempo (período ) del uso de estos combustibles y lubricantes. Por ejemplo, los combustibles y lubricantes se compraron el domingo por la noche para su uso posterior desde el inicio de la semana laboral durante el horario laboral del gerente establecido por el contrato de trabajo, lo que será confirmado mediante cartas de porte, que se redactan teniendo en cuenta el requisitos anteriores.
La resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 3 de febrero de 2009 N KA-A40/96-09 consideró una situación similar.
Habiendo establecido que los coches conducidos por algunos conductores, según las cartas de porte, salían del garaje no antes de las 9.00 horas y regresaban a más tardar a las 18.00 horas, mientras que según recibos en efectivo en algunos casos, la gasolina se compró en las gasolineras antes de las 9.00 horas o después de las 18.00 horas, oficina de impuestos consideró que las personas mencionadas percibieron ingresos a tener en cuenta a la hora de cálculo del impuesto sobre la renta personal. Sin embargo, la organización explicó que en base a las órdenes carros fueron trasladados a personas admitidas en gestión para su custodia en su lugar de residencia debido a la falta de estacionamiento en la empresa. Estas órdenes estipulan que a estos empleados se les reembolsan los gastos en base a informes anticipados relacionados con la compra de combustible y lubricantes fuera del horario laboral. Se estableció que la compra de combustibles y lubricantes fuera del horario laboral se justifica con el objetivo de viajar sin obstáculos hasta la línea al día siguiente.
porque el servicio vehículo de motor después de regresar de la línea (trabajo) o antes de ir a la línea (trabajo), incluido el repostaje de combustible y lubricantes, es una acción objetivamente necesaria para asegurar la continuidad del proceso productivo, el tribunal indicó que el hecho de conducir el vehículo desde la ubicación de la planta con respecto a la residencia del conductor que aceptó el vehículo para su custodia no indica el uso del producto especificado y comprado a cuenta dinero Combustibles y lubricantes para uso personal.
En la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 4 de febrero de 2008 N KA-A40/13427-07-2, en la que el tribunal también apoyó al contribuyente, se señaló que el monto y la relación de los gastos de combustible y lubricantes, incluidos los adquiridos los fines de semana, con actividades de producción las empresas se confirman mediante recibos de efectivo, informes anticipados conductores, una orden sobre el trabajo por turnos para los conductores.
Al mismo tiempo, llamamos la atención sobre la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 3 de diciembre de 2012 N A41-20691/11. Según el contribuyente, teniendo en cuenta el carácter itinerante del trabajo del director y su suplente, los gastos de pago de gasolina, autopartes y lavado de autos, así como gastos de viaje están incluidos en el coste de mantenimiento del transporte oficial. No importa que los gastos se hayan realizado los fines de semana y vacaciones, ya que esto no prueba el hecho de que el automóvil se utilice para fines ajenos a la producción.
Como indicó el tribunal, reconociendo como ilícita la posición del contribuyente, personas responsables los contribuyentes pagaron en efectivo los servicios de lavado de automóviles y compraron combustible y lubricantes. Dado que la inspección estableció que los gastos no se realizaron en la región de actividad de la empresa en los días en que los empleados no fueron enviados en viajes de negocios (incluidos fines de semana y días festivos), y los documentos presentados no permiten identificar los vehículos, estos gastos no cumplen los requisitos del art. 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, por no confirmar su orientación productiva.
Además, el tribunal estuvo de acuerdo con la calificación por parte de la inspección de los montos en disputa como beneficio material, recibido por el director de la empresa y su suplente en forma de reembolso de gastos de combustibles y lubricantes y servicios de lavado de vehículos y sujeto al IRPF.
Por tanto, si el director utiliza combustibles y lubricantes para viajes de negocios en fines de semana, lo que deberá acreditarse mediante hojas de viaje debidamente cumplimentadas, también deberá tenerse en cuenta lo siguiente.
El director, por un lado, es el líder, el único órgano ejecutivo de la organización, que decide todos los asuntos económicos, de gestión y asuntos financieros, y por otro lado, es un empleado de la organización que trabaja bajo contrato de trabajo y cumple con la normativa laboral. Las relaciones entre la empresa (empleador) y el director como empleado están reguladas por las normas del derecho laboral en su totalidad (artículos 16, 20, 56, 273 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, artículo 40 de la Ley Federal de febrero 8, 1998 N 14-FZ “Sobre la responsabilidad de las sociedades limitadas", en adelante Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada).
El empleador en relación con el gerente es la junta general de participantes de la LLC o el único participante (cláusula 4, cláusula 2, artículo 33 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada).
Disposiciones del art. 100 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia prevé la posibilidad de utilizar varias horas de trabajo, incluido el trabajo con jornada irregular para categorías individuales trabajadores.
Según el art. 101 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el horario de trabajo irregular es un modo de trabajo especial, según el cual, por orden del empleador, si es necesario, los empleados individuales pueden participar ocasionalmente en el desempeño de sus funciones. funciones laborales fuera del horario laboral establecido para ellos.
Así, para un trabajador que trabaja en régimen de semana laboral de cinco días, la condición de horario de trabajo irregular sólo significa un aumento ocasional de la duración de su jornada laboral y no puede servir de base para su participación en el trabajo los fines de semana.
Una conclusión similar se desprende de la carta de Rostrud del 7 de junio de 2008 N 1316-6-1: la introducción de horarios de trabajo irregulares para los empleados no significa que no estén sujetos a las normas que definen los horarios de inicio y finalización del trabajo, el procedimiento de registro de jornada laboral, etc. Estos trabajadores generalmente están exentos de trabajar en los días de descanso semanal y feriados.
La incorporación de los empleados que tengan jornada irregular a trabajar en sus días libres deberá realizarse conforme a lo dispuesto en el art. 113 y 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
Cabe recordar que el trabajo en condiciones de jornada irregular (artículo 101 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), los fines de semana y días festivos (artículos 113 y 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), horas extraordinarias (artículos 99, 152 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia) son regímenes laborales independientes en condiciones que se desvían de las normales (artículo 149 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, carta de Rostrud del 2 de diciembre de 2009 N 3567-6-1). Por lo tanto, si un automóvil de empresa conducido por un director se utilizará con fines de producción los fines de semana, se debe seguir el procedimiento establecido para atraer al gerente a trabajar los fines de semana y pagarle (artículos 113 y 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). .
El incumplimiento de los requisitos de las normas mencionadas del Código del Trabajo de la Federación de Rusia es una violación de la legislación laboral, por lo que la organización puede asumir responsabilidad administrativa de conformidad con el art. 5.27 Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia.
Además, el cumplimiento de los requisitos especificados por la legislación laboral en relación con el gerente, junto con la correcta cumplimentación de las hojas de viaje, permitirá reconocer los gastos de combustibles y lubricantes adquiridos y utilizados los fines de semana para viajes de negocios como justificados a efectos fiscales. .
Así, el Servicio Federal de Impuestos de Rusia para la ciudad de Moscú en carta de 19 de junio de 2006 N 20-12/54213@ informó que para reconocer los gastos de compra de combustible y lubricantes durante el período de operación del transporte por carretera en exceso de la jornada laboral normal (jornada laboral) a efectos del impuesto sobre las ganancias, es necesaria la presencia de reglamentos internos aprobados por el director de la organización, que prevean el trabajo los fines de semana y garanticen un registro preciso de las horas extraordinarias realizadas por los conductores de automóviles.
Por ejemplo, en resolución del 4 de febrero de 2008 N KA-A40/13427-07-2, la FAS del Distrito de Moscú indicó que el costo del combustible comprado los fines de semana también cumple con los criterios de costo establecidos en el inciso 1 del art. 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, ya que la organización presentó órdenes del gerente sobre el trabajo por turnos de los conductores.
Sin embargo, teniendo en cuenta que el gerente es un empleado con un estatus especial, su participación en el trabajo los fines de semana, en nuestra opinión, debe estar prevista por decisión de los participantes de la empresa, o de estos últimos en base al protocolo. junta general Los participantes tienen el derecho de que el gerente decida independientemente trabajar los fines de semana y/o incluir una disposición correspondiente en el contrato de trabajo celebrado con el director.

Contabilización de los gastos de viaje en una carretera de peaje

El Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú, en carta del 7 de junio de 2012 N 13-11/050285, aclaró las dudas sobre si el contribuyente tiene derecho a tener en cuenta los gastos de viaje por una carretera de peaje y cómo confirmar la validez. de dichos gastos.
El artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece que los contribuyentes tienen derecho a tener en cuenta como parte de otros gastos, incluidos los costos de mantenimiento de los vehículos oficiales (cláusula 11, cláusula 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia ), así como derechos consulares y de aeródromo por el derecho de entrada y paso, tránsito de automóviles y otros medios de transporte, por el uso de canales marítimos, otras estructuras similares y otros pagos y derechos similares (cláusula 12, inciso 1, artículo 264 de el Código Fiscal de la Federación de Rusia).
Cláusula 2 del apartado 1 y cláusula 3 del apartado 2 de las Normas temporales para determinar el coste del viaje con peaje autopistas y las instalaciones viales y el uso de los fondos recaudados para viajar (aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 27 de agosto de 1999 N 973) (en adelante, las Reglas Temporales), se establece que los viajes por carreteras federales uso publico y los puentes, pasos elevados y túneles situados en ellos sólo podrán ser objeto de peaje si existe un paso alternativo libre en el mismo sentido.
Si la organización puede documentar el hecho de los gastos incurridos por viajar en una carretera de peaje, así como viabilidad económica uso de carreteras de peaje si existe una alternativa gratuita de viaje en la misma dirección, estos gastos pueden tenerse en cuenta como parte de otros gastos a efectos del cálculo del impuesto sobre la renta de las sociedades.
En consecuencia, para evitar reclamaciones de las autoridades fiscales sobre la irracionalidad de los gastos de viaje por las autopistas de peaje, es aconsejable defender la necesidad de utilizar autopistas de peaje. En particular, puede especificar lo siguiente:
— la carretera libre es mucho más larga, por lo que viajar por una carretera de peaje permite reducir el coste de combustible y lubricantes;
— aumentar el confort del tráfico de vehículos y reducir los daños causados ​​por accidentes de tráfico.
Los cupones de viaje previstos en la cláusula 13 de las Reglas para la prestación de servicios de viaje se pueden utilizar como documentos que confirmen el pago del viaje.
Las explicaciones del Ministerio de Finanzas de Rusia y la práctica judicial sobre la cuestión de la validez de incluir los costos de pago de los viajes en una carretera de peaje como gastos para calcular el impuesto sobre la renta cuando los empleados viajan al trabajo y regresan no están disponibles en la información. y sistemas de referencia.
Una disputa fiscal similar sobre la validez de los gastos de viaje en autopistas de peaje (en otros países) fue considerada en la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de 24 de marzo de 2009 N A21-1241/2008. El tribunal apoyó al contribuyente, indicando que los costos de entrega del bien arrendado a lo largo de las carreteras de peaje del territorio país extranjero el contribuyente tiene derecho a incluirlo como parte de otros gastos, siempre que estén documentados (recibos de pago de carreteras, cheques de compra de combustible y lubricantes).
- viajes más seguros (cláusula 3 de las Normas Temporales), ya que el estado de la vía libre es deficiente. El propietario de la autopista de peaje está obligado, en particular, a garantizar el libre paso de los vehículos por la misma, evitando la formación de atascos (siempre que los usuarios respeten el límite de velocidad prescrito y garanticen su seguridad). tráfico), así como el cumplimiento de las características operativas y de transporte de la carretera de peaje con los requisitos reglamentarios (cláusula 19 de las Reglas para la prestación de servicios para la organización del paso de vehículos en las carreteras públicas de peaje de importancia federal, tramos de peaje de dichas carreteras, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 19 de enero de 2010 N 18 (en adelante, las Reglas para la prestación de servicios de viajes);
— ahorros en costos operativos ( costos de transporte) al circular por carreteras de peaje, reduciendo el consumo de combustible, el desgaste de los neumáticos y los costes de reparación;
Así, teniendo en cuenta la condición especial del director como empleado de la empresa, si sus derechos no están limitados por el estatuto, el contrato de trabajo o las decisiones de la junta general de los participantes de la empresa, tiene derecho a decidir de forma independiente sobre el pago. para circular por una autopista de peaje cuando se desplaza al trabajo y a casa.
Al mismo tiempo, para eliminar los riesgos fiscales, es aconsejable, en nuestra opinión, elaborar un acto regulatorio local (un documento administrativo firmado por el director) que justifique la necesidad operativa de viajar por una autopista de peaje, utilizando, entre otros otras cosas, los argumentos anteriores.