Concepto y tipos de documentación contable primaria. Documentos contables primarios (lista principal)

Todas las empresas que están obligadas por ley a mantener registros contables deben documentar cada transacción comercial con el documento primario apropiado.

¿Qué es una transacción comercial? Es cualquier evento en la vida de una empresa que afecta la estructura de sus activos y/o movimiento. dinero.

La Ley de Contabilidad exige que los documentos primarios se preparen en el momento de la transacción. transacción comercial. Si no es posible realizar una acción y documentarla inmediatamente, entonces la ley permite emitir un "documento primario" inmediatamente después de su finalización.

Documentos primarios Puede ser en papel o electrónico, este último debe estar certificado mediante firmas electrónicas adecuadas. Sin embargo, si los términos del contrato o la ley exigen la disponibilidad de un documento primario en papel, entonces la entidad comercial, a solicitud de la contraparte, deberá hacer copias en papel de los documentos electrónicos pertinentes.

Detalles obligatorios del documento primario.

Básico ley contable establece requisitos claros para la ejecución de cualquier documento primario elaborado por entidades comerciales.

EN obligatorio el documento primario debe contener:

el título del documento en sí;
la fecha de redacción del documento;
el nombre de la entidad comercial en cuyo nombre se realiza la transacción;
la esencia de la transacción comercial;
medidas naturales (indicando la unidad de medida) y/o monetarias de una transacción comercial;
una indicación del cargo de las personas que realizaron la transacción comercial y son responsables de su corrección y de la correcta ejecución de los documentos;
firmas de dichas personas indicando sus nombres y otra información personal que ayude a identificarlas.

¿Formas propias o unificadas de documentación primaria?

La nueva ley federal N 402-FZ, que entró en vigor el 1 de enero de 2013, permite a las entidades comerciales establecer de forma independiente las formas de los documentos primarios. Deben ser presentados para su aprobación al director de la empresa por el responsable del mantenimiento. contabilidad empresas.

Es cierto que el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia, en el texto de la Información No. PZ-10/2012, señala que los formularios unificados, cuyo uso organismos autorizados establecidos sobre la base de otras leyes federales o de acuerdo con ellas, siguen siendo obligatorios para su uso al realizar transacciones comerciales específicas.

Por ejemplo, el Banco de Rusia aprobó en el reglamento correspondiente el uso obligatorio de formularios estándar de documentos en efectivo. Sin embargo, no todo el mundo puede desarrollar sus propios formularios de documentos primarios. Esto requerirá tiempo y esfuerzo, y el compilador debe tener las calificaciones adecuadas.

Por lo tanto, puede seguir utilizando los formularios estándar desarrollados por el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia. Pero no olvide aprobar los formularios correspondientes por orden de la empresa firmada por el director.

Documentos primarios de diferentes áreas de la contabilidad.

Presentaremos solo los principales documentos primarios que cualquier empresa encuentra en el proceso de trabajo. Sin embargo, hay muchas más formas especiales que se utilizan en situaciones e industrias relevantes. Por ejemplo, se han aprobado varios formularios para empresas agrícolas, comerciales, mineras, de transporte y otras.

Las transacciones específicas incluyen la cancelación pérdida natural, custodia, arrendamiento y mucho más.

Contabilización de activos fijos (FPE) y activos intangibles (IMA)

Los activos fijos son activos tangibles, que duran más de 1 año y trasladan su coste al producto terminado en partes.

Para contabilizarlos, el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia ha proporcionado formularios estándar especiales:

— al registrar un activo fijo, se completa el formulario No. OS-1 y se crea una tarjeta de inventario de acuerdo con el formulario No. OS-6;

— el movimiento de objetos OS va acompañado de la emisión de un certificado de transferencia y aceptación o simplemente se anota en la tarjeta de inventario;

— al cancelar un activo, complete el formulario No. OS-4;

— para la contabilidad de activos intangibles se proporciona un formulario especial No. Activos intangibles-1.

— para el inventario, se han elaborado los formularios núm. INV-1 y núm. INV-1a ( lista de inventario), N° INV-18 ( hoja correspondiente), No. INV-22 (orden) y No. INV-26 (estado de resultados).

Contabilidad de inventarios y productos terminados.

Esta área de la contabilidad registra el movimiento de todos los activos que tienen una vida útil inferior a 12 meses. Se trata de materias primas, materiales, repuestos, “consumibles” de oficina, embalajes, etc., así como productos terminados. Este tipo de contabilidad también se denomina contabilidad de almacén.

Aquí se utilizan los siguientes formularios:

todos los materiales y bienes se agrupan de acuerdo con ciertas características, y para cada grupo se crea una tarjeta de contabilidad de materiales en el formulario No. M-17;
para cancelar materiales, se utiliza una factura a la vista de acuerdo con el formulario establecido No. M-11, y los bienes se cancelan en el momento de la venta;
El movimiento a través del almacén se formaliza en la forma. informe de materiales, y en tiendas y empresas comerciales— informe sobre productos básicos No. TORG-29.

Además, la legislación prevé inventarios periódicos de dichos bienes, para ello se utilizan los siguientes documentos:

lista de inventario (No. INV-3);
orden de realización de inventario (N° INV-22);
hoja comparativa de resultados de inventarios (N° INV-19);
estado contable de resultados de inventario (No. INV-26).

Acuerdos con clientes.

Para interactuar con los clientes, se elabora el siguiente paquete de documentos:

factura;
factura de productos o gastos - formulario Torg 12;
acto de aceptación y transferencia de obras o servicios;
carta de porte - formulario 1-T;
Además, periódicamente realizan un inventario de acuerdos mutuos con clientes, donde se utiliza el acto de inventario de pagos: formulario INV-17.

Contabilización de efectivo en caja y en cuenta corriente.

Debe recordarse que las correcciones en cualquier documento en efectivo son inaceptables. Un documento que contiene correcciones se considera inválido.

Los principales documentos primarios en efectivo son:

orden de recibo de caja (No. KO-1);
orden de gastos en efectivo (No. KO-2);
libro de caja (No. KO-4);
libro de contabilidad de fondos aceptados y emitidos (No. KO-5);
diario para registrar órdenes de efectivo entrantes y salientes (No. KO-3);
informe anticipado (No. AO-1);
informe de inventario de efectivo (No. INV-15).

Para contabilizar transacciones en cuentas bancarias las empresas utilizan órdenes de pago y extractos bancarios.

contabilidad de nómina

en el trabajo con salarios empleados Se requieren los siguientes documentos:

nómina (N° T-53);
recibo de nómina (Nº T-51);
estado de cuenta de nómina (No. T-49);
certificado de ingresos (No. 2-NDFL).

En todos los documentos primarios, excepto en los documentos de caja, la Ley de Contabilidad permite realizar correcciones. Junto a dicha corrección deberá indicarse el nombre y cargo del responsable, así como la fecha de la corrección.

Sin embargo, los documentos limpios, correctamente completados, organizados y archivados a menudo sirven a la dirección de la empresa, esto es especialmente importante en situaciones con litigio. Por lo tanto, es necesario trabajar con el "primario" con cuidado y cuidado.

A continuación se muestran ejemplos de los documentos más populares.

contabilidad primaria representa la etapa inicial de percepción sistémica del registro de transacciones individuales que caracterizan los procesos y fenómenos económicos que ocurren en la organización. Sus objetos son: aprovisionamiento, adquisición y consumo de recursos materiales, costos de producción, movimiento de productos semiacabados y saldos de trabajos en curso, volumen de producción de productos, su envío y venta, liquidaciones con proveedores, compradores, clientes, bancos, autoridades financieras. , fundadores, etc.

La información inicial sobre los procesos y fenómenos económicos se refleja en los documentos primarios.

Documento contable primario- este es un certificado escrito de una transacción comercial que tiene fuerza legal y no requiere más explicaciones o detalles.

El documento contable primario debe tener:

nombre: contenido financiero y económico de una transacción comercial. Un documento que no tenga nombre, así como un documento con un nombre poco claro y difícil de leer, no tendrá fuerza legal;
nombre y, en algunos casos, direcciones y cuentas corrientes en los bancos de las partes (legales y individuos) participar en esta transacción comercial. Un documento primario que no contiene el nombre y los atributos correspondientes de al menos una de las partes de una transacción comercial pierde su direccionabilidad y no puede ejecutarse;
fecha de compilación. Si la fecha no está escrita o es poco clara, el documento pierde su direccionabilidad en el tiempo. De hecho, dicho documento no tiene fuerza legal;
el contenido de una transacción comercial (objeto de documentación), resultante del nombre del documento en el que aparece en forma general;
metros de la operación comercial que se realiza. La ausencia de contadores en el documento lo priva de una base contable y de liquidación;
firmas de las personas responsables: el director de la organización y el jefe de contabilidad.

Los empleados de contabilidad completan los documentos de forma clara y legible mediante escritura manual con tinta o bolígrafo, en una máquina de escribir o utilizando tecnología informática.

Como regla general, para los documentos se utilizan formularios estándar en forma de espacios en blanco de carácter interdepartamental. Esto incluye formularios de pedidos, facturas, facturas, cupones, extractos, etc. Los documentos primarios deben redactarse en el momento de la transacción y, si esto es imposible por razones objetivas, inmediatamente después de su finalización.

Si se produce un error en las cuentas agrícolas, puede utilizar el método de entrada negativa o de reversión. En este caso, la entrada errónea se repite en tinta roja o en colores estándar (azul, negro) y se encierra en un marco rectangular.

Un color rojo o un marco rectangular anularán una entrada errónea, tras lo cual se realizará una entrada correcta. Es posible corregir errores en los registros contables tachando y corrigiendo más (la entrada errónea se tacha con una línea y debajo se hace una entrada correcta indicando la fecha de corrección y la firma del contador; si es necesario, un certificado se redacta revelando la necesidad de corrección y el motivo del error).

No debe haber correcciones, tachaduras o borrones en efectivo y documentos bancarios.

Al trabajar con cualquier documento, un contador confía en ciertos principios y fundamentos metodológicos consagrados en documentos oficiales.

A partir de documentos primarios, se realizan anotaciones en registros contables, tarjetas, extractos, diarios, así como en disquetes, disquetes y otros soportes.

Los documentos contables pueden ser externos e internos.

Documentos externos venir a la organización desde fuera - desde organismos gubernamentales, organizaciones superiores, bancos, oficina de impuestos, de fundadores, proveedores, compradores, etc., se elaboran según formularios estándar. Ejemplos de dichos documentos incluyen orden de solicitud de pago, solicitud de pago, factura de proveedor, etc.

Documentos internos compilado directamente por la organización.

Distinguir los siguientes tipos documentos internos:

administrativo;
exculpatorio (ejecutivo);
conjunto;
registro contable.

Administrativo- Se trata de documentos que contienen pedidos, instrucciones de producción y realización de determinadas operaciones comerciales. Estos incluyen órdenes del jefe de la organización y personas autorizadas por él para realizar transacciones comerciales.

Justificante Los documentos (ejecutivos) certifican el hecho de las transacciones comerciales. Estos incluyen órdenes de recepción, actos de aceptación de materiales; actos de aceptación y enajenación de activos fijos; documentos sobre la aceptación de productos manufacturados por parte de los trabajadores, etc.

Conjunto Los documentos son tanto administrativos como ejecutivos. Esto incluye órdenes de efectivo entrantes y salientes, estados de nómina para su emisión. salarios empleados de la organización, informes anticipados personas responsables, etc.

Documentos contables se compilan en el caso de que no existan registros de transacciones comerciales documentos estándar, así como al resumir y procesar documentos justificativos y administrativos. Se trata de certificados, hojas de distribución, etc.

Los documentos contables también se dividen en únicos y acumulativos. Los documentos primarios únicos se utilizan al completar cada transacción comercial. Los documentos de acumulación se elaboran durante un cierto período de acumulación gradual de transacciones comerciales homogéneas. Al final del período, estos documentos calculan los resultados de los indicadores correspondientes. Ejemplos de documentos acumulativos son órdenes de trabajo mensuales de dos semanas, tarjetas de límite para la liberación de materiales de los almacenes de la organización, etc.

Los documentos contables se dividen en primarios y resumidos.

Documentos primarios compilado en el momento de una transacción comercial. Un ejemplo de tales documentos son las facturas por la entrega de materiales desde los almacenes de la organización a los talleres.

Documentos resumidos compilado sobre la base de documentos primarios, por ejemplo, extractos de nómina.

Al momento de registrar datos en documentos primarios, aparece información contable que no se registra automáticamente. Todas sus características cuantitativas y cualitativas están sujetas a consideraciones lógicas, aritméticas y control legal antes de redactar los documentos primarios. Dicho control lo llevan a cabo tanto los empleados involucrados en el mantenimiento contabilidad primaria y trabajadores de servicios de gestión.

Firma de órdenes de entrada y salida de efectivo, extractos de nómina, órdenes de pago y reclamaciones, otros documentos bancarios, el jefe de la organización analiza cuidadosamente cada transacción comercial.

En el proceso de recibir información contable Se distinguen las siguientes etapas:

trabajo preliminar antes de la elaboración de documentos primarios;
preparación de documentos primarios;
aprobación de documentos primarios;
el trabajo del departamento de contabilidad en la preparación y procesamiento de documentos primarios.

La recopilación de información contable implica el trabajo adecuado de los diversos servicios de la organización. Esta etapa se caracteriza por nivel más alto contabilidad analítica y eficiente.

La segunda etapa del proceso contable es el procesamiento de la información contable. Implica la participación directa de los empleados de los servicios de gestión funcional en la obtención de información contable. Entonces, al contabilizar los productos básicos bienes materiales basado en documentos primarios, se proporciona agrupación y resumen de datos en tarjetas contabilidad de almacén materiales. Cada mes, los datos de tarjetas y libros se transfieren a informes sobre el movimiento de activos materiales. EN plazos establecidos Los jefes de almacén y jefes de departamento envían estos informes al departamento de contabilidad de la organización.

Los directivos también participan en el tratamiento de datos. Así, con la ayuda de empleados de diversos servicios de gestión, se identifican los culpables de la escasez y las pérdidas.

Después de verificar los cálculos aritméticos, la legalidad y conveniencia de las transacciones comerciales realizadas, se registran los documentos contables y luego se realiza la agrupación económica de sus datos en un sistema de cuentas contables sintéticas y analíticas mediante su inscripción en registros contables.

Registros contables Son tablas de conteo de una determinada forma, construidas de acuerdo con la agrupación económica de datos sobre la propiedad y las fuentes de su formación. Sirven para reflejar las transacciones comerciales.

Los registros contables, según su estructura, se dividen en cronológicos y sistemáticos. En los registros cronológicos, las transacciones comerciales se reflejan en la secuencia de su finalización. Los registros contables sistemáticos sirven para agrupar las transacciones comerciales según características establecidas.

Los registros contables se mantienen en forma de libros mayores, tarjetas, extractos, diarios y medios informáticos.

La contabilidad sintética se lleva a cabo en registros sistemáticos y la contabilidad analítica se lleva a cabo en registros analíticos. Las inscripciones en los registros se realizan tanto manualmente como mediante tecnología informática.

La totalidad y ubicación de los datos en el registro determinan su forma, que depende de las características de los objetos que se tienen en cuenta, la finalidad de los registros y los métodos de registro contable. El registro contable se refiere al registro de transacciones comerciales en registros contables.

En los libros de contabilidad, todas las páginas están numeradas y encuadernadas. El número está indicado en la última página y certificado por las firmas de las personas autorizadas. En algunos libros, por ejemplo los libros de caja, las páginas no sólo están numeradas, sino que también están atadas con cordeles y selladas con un sello de cera. Dependiendo del volumen de cuentas del libro, se asignan una o más páginas para una cuenta en particular. Los libros de contabilidad se utilizan para la contabilidad sintética y analítica.

Las tarjetas están hechas de papel grueso o cartón suelto sin estar unidas. Se almacenan en cajas especiales llamadas archivadores. Las tarjetas se abren durante un año y se inscriben en un registro especial para garantizar el control de su seguridad.

Las hojas se diferencian de las tarjetas en que están hechas de papel menos denso y tienen un formato más grande. Se almacenan en carpetas especiales llamadas registradores. Los extractos se abren, por regla general, durante un mes o un trimestre.

Los asientos en los registros contables deben ser claros, concisos, claros y legibles. Después de inscribir una transacción comercial en el registro contable, se hace una marca adecuada en el documento principal para facilitar la verificación posterior de la contabilización correcta. Al final del mes, se resumen los resultados de cada página de los registros contables. Las anotaciones finales de los registros sistemáticos y analíticos deberán verificarse mediante la elaboración de hojas de facturación.

Después de la aprobación informe anual Los registros contables se agrupan, encuadernan y depositan en el archivo vigente de la organización.

Métodos para corregir asientos erróneos en registros contables.

Hay Tres formas de corregir asientos erróneos en los registros contables.: revisión, entrada adicional, reversión.

Método correctivo sólo puede aplicarse si los errores se descubrieron antes de la elaboración del balance o se produjeron en los registros contables sin afectar la correspondencia de las cuentas. Este método consiste en tachar con una línea fina el texto, número, importe e inscripción incorrectos al lado o encima del texto o importe correcto con la cláusula adecuada.

Por ejemplo, si en lugar de 100 rublos. Si se reflejan 200 rublos, entonces se deben tachar 200 rublos. y escriba “100 rublos” en la parte superior, y en el costado indique: “200 rublos tachados y 100 rublos escritos en la parte superior, creencia corregida (fecha, firma)”.

En documentos monetarios no se permiten correcciones ni tachaduras, incluso las especificadas, especialmente en los números.

Entradas adicionales se realizan en los casos en que se subestima erróneamente el monto de una transacción comercial. Por ejemplo, el proveedor transfirió 150 rublos de la cuenta corriente. Esta transacción comercial se refleja en la correspondencia correcta de las cuentas, pero su monto se subestima a 100 rublos. Se realizó el siguiente asiento contable: débito en la cuenta "Liquidaciones con proveedores", crédito en la cuenta "Cuenta corriente" - 100 rublos.

Pero como los proveedores deben transferir 150 rublos, entonces falta la cantidad de 50 rublos. debe ser elaborado cableado adicional: débito en la cuenta "Liquidaciones con proveedores", crédito en la cuenta "Cuenta corriente" - 50 rublos.

Se realizan publicaciones adicionales en el mes actual o en el próximo. Esta regla de corrección de errores se aplica en dos casos: si los datos del documento primario no se registran en una línea separada en el registro contable y cuando en el registro contable se refleja un monto erróneamente subestimado de una transacción comercial.

Método de reversión es que el asiento incorrecto, principalmente digital, se elimina mediante un número negativo, es decir, la correspondencia incorrecta y el importe se repiten en tinta roja. Al mismo tiempo, se realiza una entrada correcta con tinta normal. Las reversiones ocurren cuando las cuentas se corresponden incorrectamente o cuando se registra una cantidad exagerada.

Al resumir los resultados de las operaciones, se restan las entradas realizadas en tinta roja.

Cada día se realizan en la empresa decenas de operaciones. Los contables envían dinero a contrapartes, fondos y fundadores, calculan salarios, reciben computadoras y muebles, cobran multas, calculan depreciaciones, etc. Para cada operación de este tipo es necesario redactar un documento primario (Cláusula 1, Artículo 9 Ley federal de 12.06.2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad”, en adelante Ley No. 402-FZ).

El documento primario se crea en el momento de la transacción o al finalizarla como confirmación del hecho de la transacción (Cláusula 3 del artículo 9 de la Ley N ° 402-FZ). Sobre la base de los datos primarios, los contadores realizan asientos.

Una factura, un acto de prestación de servicios para la creación de un sitio web, un certificado contable: todos estos son documentos primarios que los contadores utilizan en trabajo diario. Existen muchos tipos de productos primarios y su diversidad depende de las características de las actividades de la empresa. Por ejemplo, en empresa de transporte Uno de los principales tipos de documentación primaria será el conocimiento de embarque y, en la biblioteca, el acto de cancelar la literatura.

Se supone que los documentos primarios deben almacenarse en la empresa durante al menos cinco años, y el período comienza a contar después del año del informe (Cláusula 1, artículo 29 de la Ley No. 402-FZ). Es decir, un documento con fecha 03/07/2016 debe conservarse al menos hasta 2021 inclusive. Los períodos de almacenamiento separados para los productos primarios están establecidos en la Lista aprobada por Orden del Ministerio de Cultura de 25 de agosto de 2010 No. 558. Por seguridad documentos contables Las empresas suelen crear archivos especiales.

El documento principal puede ser en papel o electrónico. En la práctica, cada vez más empresas utilizan la gestión de documentos electrónicos (EDM). En particular, las empresas intercambian contratos, facturas de pago, actas, albaranes y facturas.

EDI simplifica significativamente el procedimiento de procesamiento de documentos primarios desde el momento de su creación hasta el momento de su registro y acelera el trabajo entre las contrapartes. Gran ventaja documentos electronicos no es necesario imprimirlo si esto no contradice la ley o los términos del contrato (Cláusula 6, Artículo 9 de la Ley N° 402).

El documento electrónico está certificado por un técnico cualificado. firma electrónica. Si las partes toman la decisión adecuada, el documento principal se puede firmar con firma simple o sin reservas (carta del Departamento de Política Tributaria y Aduanera del Ministerio de Finanzas de Rusia del 12 de septiembre de 2016 No. 03-03-06/ 2/53176).

La ausencia de documentos primarios en una empresa puede conllevar una multa grave de 10.000 a 30.000 rublos (artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Las autoridades fiscales también impondrán una multa por errores en el registro. Además, las personas responsables de procesar los documentos pueden ser multadas en virtud del artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia por un monto de 2.000 a 3.000 rublos. Existe otro peligro: si durante la auditoría las autoridades fiscales no encuentran el documento requerido, pueden eliminar parte de los gastos de la base imponible, por lo que la empresa deberá pagar impuesto sobre la renta adicional.

Detalles obligatorios del documento primario.

Sólo el documento primario con todos los detalles requeridos tiene fuerza legal (cláusula 4 del artículo 9 de la Ley N ° 402-FZ):

título (por ejemplo, “Acto de servicios prestados”, “ orden de pago", "Certificado contable");
fecha de compilación;
nombre del autor del documento (por ejemplo, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
contenido del documento o transacción comercial (por ejemplo, “Servicios de acceso a Internet”, “Materiales transferidos para su procesamiento”, “Pago de facturas por suministros de oficina”, “Intereses devengados en virtud del contrato de préstamo”);
naturales y indicadores monetarios(piezas, metros, rublos, etc.);
puestos de responsabilidad (por ejemplo, "Contador", "Encargado de tienda", "Gerente de recursos humanos", "Jefe del departamento de ventas", etc.);
firmas personales de las partes.

Un documento debidamente redactado ayudará si es necesario en procedimientos judiciales, por ejemplo, cuando el comprador no paga la deuda o intenta invalidar la transacción. Pero un documento con errores o firmas ficticias puede ser una broma cruel, por lo que nunca debe firmar por el proveedor si de repente se le olvidó firmar. Guarde cuidadosamente todos los documentos primarios y siempre verifique cuidadosamente todos los detalles de los documentos entrantes.

En la práctica, todavía es posible encontrar quejas de los clientes por la falta de precinto. Le recordamos que a partir del 07/04/2015, el sello ha sido cancelado para la mayoría de las organizaciones y puede utilizarse a voluntad (Ley Federal del 06/04/2015 No. 82-FZ). La información sobre el sello de la organización debe especificarse en los estatutos. Si la contraparte insiste en poner un sello, pero usted no tiene uno legalmente, puede notificar por escrito a la contraparte sobre su ausencia y proporcionar un extracto de la política contable.

Formas de documentos primarios.

En su trabajo, puede utilizar formularios unificados y propios de documentos primarios (cláusula 4, artículo 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad”). En este caso, un documento primario casero debe contener todos los detalles requeridos. Muchas empresas se ven obligadas a desarrollar su propia versión de la ley de cancelación de materiales, ya que no existe una forma unificada del documento.

Está permitido utilizar una forma combinada del documento primario, cuando se toma como base la forma unificada y se complementa con las columnas o líneas necesarias. En este caso, se deben conservar todos los detalles obligatorios (Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 24 de marzo de 1999 No. 20).

La elección de la empresa respecto de las formas primarias utilizadas deberá constar en política contable.

En el proceso de actividad, puede surgir la necesidad de nuevos documentos primarios, luego de lo cual pueden ser desarrollados y aprobados por la política contable.

¡Prestar atención! Dado que su contraparte también puede utilizar un documento primario desarrollado de forma independiente, su política contable debe indicar que usted también acepta estos documentos para la contabilidad.

Para la mayoría de los documentos, tiene derecho a no utilizar formularios unificados, pero las transacciones en efectivo deben realizarse únicamente de acuerdo con formularios aprobados documentos (información del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia No. PZ-10/2012).

Tipos de documentos primarios

Los especialistas pueden encontrar las formas principales de los documentos primarios en álbumes de formas unificadas aprobados por resoluciones del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia. Éstos son los más comunes.

Documentos para la contabilidad de transacciones comerciales.

TORG-12;
Etiqueta del producto;
Documento de transferencia universal.

Documentos para la contabilidad de activos fijos.

OS-1 “Ley de aceptación y transferencia de activos fijos (excepto edificios, estructuras)”;
OS-4 “Ley de cancelación de activos fijos”;
OS-6 " tarjeta de inventario contabilidad de activos fijos."

caja registradora primaria

Las transacciones en efectivo se procesan exclusivamente de acuerdo con el Procedimiento transacciones en efectivo(Instrucción del Banco Central de la Federación de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U). No se puede, por ejemplo, diseñar un “consumible” de forma libre o desarrollar su propia versión.

Los formularios de los documentos primarios de caja están aprobados por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 18 de agosto de 1998 No. 88:

KO-1 “Orden de recibo de efectivo”;
KO-2 “Orden de gasto en efectivo”;
KO-3 “Diario de registro de documentos de efectivo entrantes y salientes”;
KO-4 "Libro de caja";
KO-5 “Libro de contabilidad de fondos aceptado y emitido por el cajero”.

Los documentos en efectivo deben controlarse muy escrupulosamente, porque dichos documentos primarios están directamente relacionados con el movimiento de efectivo y siempre atraen la atención de las autoridades de inspección. Por ejemplo, las autoridades fiscales definitivamente prestarán atención a las PKO, cuyo monto supera los 100.000 rublos. Y todo porque no se pueden pagar en efectivo a una contraparte una cantidad superior a 100.000 rublos. La ausencia de firmas en los documentos en efectivo también será motivo de trámite ante el Servicio de Impuestos Federales.

Resumamos. Entonces, los documentos primarios son una parte integral de la contabilidad y contabilidad fiscal. Las transacciones no se pueden realizar sin documentos de respaldo. A menudo, los contadores crean asientos contables basándose en una copia o escaneo del documento principal. Es muy importante reemplazar las copias con documentos originales de manera oportuna, de lo contrario las autoridades reguladoras pueden considerar la operación o transacción ficticia. Sólo los documentos redactados de conformidad con la ley son garantía de la seguridad y fiabilidad de la contabilidad de la empresa.

La Ley Federal 402-FZ "Sobre Contabilidad" describe todos los documentos contables y primarios. Se necesitan principalmente a efectos fiscales, como documentos que confirman los gastos en los que ha incurrido y la exactitud de la determinación de la base imponible.

Los documentos primarios deben almacenarse durante 4 años. Durante este tiempo, la oficina de impuestos podrá solicitarles en cualquier momento que le controlen a usted o a sus contrapartes. "Primario" también se utiliza en litigios en disputas con contrapartes.

Los documentos contables primarios se elaboran en el momento de las transacciones comerciales e indican su finalización. La lista de documentos que acompañan a una transacción en particular puede variar según el tipo de transacción. La preparación de todos los documentos primarios necesarios normalmente la lleva a cabo el proveedor. Atención especial Debes prestar atención a aquellos documentos que surgen durante las transacciones en las que tú eres el comprador, porque estos son tus gastos y, por lo tanto, estás más interesado en cumplir con la ley al pie de la letra que tu proveedor.

Separación de documentos primarios por etapas comerciales.

Todas las transacciones se pueden dividir en 3 etapas:

Etapa 1. Aceptas los términos del trato.

El resultado será:

contrato;
factura para el pago.

Etapa 2. Se produce el pago de la transacción.

Confirmar pago:

un extracto de la cuenta corriente, si el pago se realizó mediante transferencia bancaria, mediante adquisición, o mediante sistemas de pago donde se transfiere dinero desde su cuenta corriente;

recibos de efectivo, recibos pedidos en efectivo, formas informes estrictos- si el pago se realizó en efectivo. En la mayoría de los casos, sus empleados utilizan este método de pago cuando toman dinero en cuenta. Los acuerdos entre organizaciones rara vez se realizan en efectivo.

Etapa 3. Recepción de bienes o servicios

Es imperativo confirmar que realmente se recibieron los bienes y se prestó el servicio. Sin esto, la oficina de impuestos no le permitirá reducir el impuesto sobre el dinero gastado. Confirmar recibo:

carta de porte - para mercancías;
recibo de compra: generalmente emitido junto con un recibo de caja, o si el producto lo vende un empresario individual;
certificado de trabajo realizado/servicios prestados.

Documentos primarios obligatorios.

A pesar de la variabilidad de las transacciones, existe una lista documentos obligatorios, que se emiten para cualquier tipo de transacción:

contrato;
controlar;
formularios de informes estrictos, caja registradora, recibo de compra;
factura;
certificado de trabajo realizado (servicios prestados).

Acuerdo

Al realizar una transacción, se concluye un acuerdo con el cliente, en el que se especifican todos los detalles de las próximas transacciones comerciales: procedimientos de pago, envío de mercancías, plazos para la finalización del trabajo o condiciones para la prestación de servicios.

El contrato regula los derechos y obligaciones de las partes. Idealmente, cada transacción debería ir acompañada de un contrato separado para el suministro de bienes o servicios. Sin embargo, con una cooperación a largo plazo y la implementación de operaciones similares, se puede concluir que acuerdo general. El acuerdo se redacta en dos ejemplares con sellos y firmas de cada parte.

No requerido para algunas transacciones forma escrita acuerdo. Por ejemplo, un contrato de compraventa se concluye desde el momento en que el comprador recibe el efectivo o el recibo de venta.

factura de pago

Una factura es un acuerdo según el cual un proveedor fija el precio de sus bienes o servicios.

El comprador acepta los términos del acuerdo realizando el pago correspondiente. La forma de factura de pago no está estrictamente regulada, por lo que cada empresa tiene derecho a desarrollar su propia forma de este documento. En la factura se pueden especificar los términos de la transacción: plazos, notificación de anticipo, procedimientos de pago y entrega, etc.

De acuerdo con el artículo 9-FZ “Sobre Contabilidad”, para este documento no se requiere la firma del director o jefe de contabilidad ni el sello. Pero no se deben descuidar para evitar preguntas de las contrapartes y del Estado. La factura no le permite presentar demandas al proveedor, solo fija el precio del producto o servicio. Al mismo tiempo, el comprador se reserva el derecho de exigir un reembolso en caso de enriquecimiento injusto del proveedor.

Documentos de pago: recibos de efectivo, formularios de informes estrictos (SSR)

Este grupo de documentos primarios le permite confirmar el hecho del pago de los bienes o servicios adquiridos.

Los documentos de pago incluyen recibos de ventas y efectivo, estados financieros, solicitudes de pago y pedidos. El comprador puede recibir el pedido del banco pagando mediante transferencia bancaria. El comprador recibe del proveedor un recibo en efectivo o de mercancías al pagar en efectivo.

Conocimiento de embarque o recibo de compra

Los recibos de ventas, como dijimos anteriormente, se emiten cuando se venden productos a particulares o por los propios particulares.

Las facturas son utilizadas principalmente por personas jurídicas para registrar la liberación/venta de bienes o artículos de inventario y su posterior recepción por parte del cliente.

La factura debe prepararse en dos copias. La primera permanece en poder del proveedor como documento que confirma el hecho de la transferencia de la mercancía, y la segunda copia se transfiere al comprador.

Los datos de la factura deben coincidir con los números de la factura.

El responsable autorizado del despacho de mercancías deberá poner su firma y el sello de la organización en la factura. El destinatario de la mercancía también está obligado a firmarlo y certificarlo con un sello en el albarán de entrega. Se permite el uso de firma facsimilar, pero ésta deberá constar en el contrato.

Certificado de servicios prestados (trabajo realizado)

es un documento primario de dos caras que confirma el hecho de una transacción, el costo y el momento de los servicios o el trabajo.

El acto es emitido por el contratista a su cliente con base en los resultados de la prestación de los servicios o trabajos realizados. Este documento principal confirma el cumplimiento de los servicios prestados (trabajo realizado) con los términos del contrato celebrado.

Factura

Una factura es un documento que se necesita únicamente para controlar el movimiento del IVA. Las facturas suelen emitirse conjuntamente con albaranes o actas de entrega. Hay facturas por pagos anticipados.

Este documento primario está estrictamente regulado. Contiene:

información sobre montos de fondos;
parte de textura.

Una factura es la base para aceptar la deducción de los importes del IVA presentados. Todas las empresas que pagan el IVA están obligadas a redactarlo.

EN últimamente UPD es un documento de transferencia universal popular. Este documento sustituye al par factura + factura o acto + factura.

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Documentación primaria sirve de base para introducir registros contables a los registros contables. Estos formularios están diseñados para registrar en papel la autenticidad del hecho de una transacción comercial que resultó en un cambio. situación económica empresas. El registro primario está regulado por la ley. Cada plantilla debe cumplir con los requisitos de la Ley del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ.

Formas y tipos de documentación primaria.

Los formularios de documentos primarios utilizados por las entidades comerciales pueden ser unificados y desarrollados de forma independiente por las partes de la transacción. La lista de formularios estándar que se requieren para su uso en situaciones específicas está aprobada por ley. En tales muestras, las organizaciones no tienen derecho a cambiar de forma independiente la estructura o el contenido. Una empresa puede crear documentos no unificados teniendo en cuenta las características específicas de sus actividades. Están sujetos a la aprobación de las leyes locales de la empresa.

La clasificación de la documentación primaria implica la división en formularios para uso interno y externo. Los documentos internos describen transacciones que afectan las actividades de una institución: la empresa que redactó este certificado. Los externos están diseñados para registrar transacciones y sus resultados entre dos o más participantes.

Los formularios internos normalmente se dividen en los siguientes grupos:

Tipo administrativo: se utiliza para emitir instrucciones e instrucciones a unidades estructurales y personal.
El tipo de plantilla ejecutiva se utiliza para mostrar transacciones que se completaron en el período actual.
Documentos contables: su propósito es sistematizar todo el complejo de eventos y resumir la información documental recibida (un ejemplo sorprendente son los registros contables).

A registros contables Incluye libros y revistas, fichas contables. Este tipo de documentación se puede dividir en subtipos, diferenciándose en la forma de cumplimentarla y mantenerla:

cronológico: todas las operaciones se muestran en estricta conformidad con la cronología real de los eventos;
sistemático (ejemplo - libro de caja);
conjunto;
analítico;
sintético, que implica un desglose de importes en cuentas contables generalizadas.

La documentación primaria puede tomar la forma de un acuerdo entre contrapartes, una factura de pago, un albarán, actos de aceptación y entrega de tareas completadas. Los documentos primarios incluyen un conjunto de formularios para acuerdos con el personal. Esta categoría incluye hojas de horas y recibos de nómina.

¡TENGA EN CUENTA! La capitalización y enajenación de activos empresariales se formaliza mediante un documento primario. Esta categoría de documentos se caracteriza por la presencia de formularios estándar. Anteriormente, eran obligatorios para todas las entidades comerciales. Ahora cada organización decide por sí misma si utiliza los formularios recomendados o desarrolla sus propias plantillas.

En la práctica contable se presta especial atención a la caja registradora primaria. Está unificado. Cambiar el conjunto de detalles o la estructura de la plantilla puede llevar a la privación de fuerza legal incluso de una forma firmada. Este grupo incluye todo tipo de documentos que demuestren la recepción de dinero en caja y su disposición. Estos incluyen el libro de caja, que resume todo el complejo de transacciones en efectivo.

Clasificación de empresas primarias por etapas de emprendimiento.

Dependiendo de en qué etapa en este momento donde se encuentra la empresa, se utilizan ciertas formas de documentación contable primaria. Normalmente, las transacciones, desde el punto de vista de la presentación de documentos, se pueden dividir en tres etapas.

Determinar los términos de la transacción. Los socios negocian, desarrollando un consenso que convenga a ambas partes. El dinero y los bienes aún no han cambiado de manos, los servicios aún no se han prestado, el trabajo no se ha completado, pero todo está listo para comenzar la interacción. El resultado de esta etapa serán los siguientes tipos de primaria:
- acuerdo (son posibles varias formas);
- factura para el pago.
Remuneración por la transacción. El pago se puede realizar de varias formas. Este punto importante se registra mediante el documento principal que confirma la transferencia de dinero:
- si el pago no se realizó en efectivo, será confirmado mediante extracto de cuenta bancaria, recibo de terminal de pago, etc.;
- si el dinero fue transferido “en efectivo”, la confirmación será recibo de efectivo, un formulario de informe estricto o un recibo de una orden de recibo de efectivo.
Transferencia de bienes, prestación de servicios, ejecución de trabajos.. Ella ha realizado el pago, ahora es el momento de que la otra parte cumpla con sus obligaciones. Los siguientes documentos primarios indicarán que lo hizo de buena fe y que la primera parte no tiene reclamos:
- factura (si se transfirieron bienes);
- recibo de compra (puede emitirse junto con un recibo de caja o ser un solo documento);
- acto de servicios prestados (o trabajo realizado).

Estos documentos deben ser presentados a las autoridades fiscales, ya que confirman los gastos incurridos por la primera parte, lo que afecta directamente a la base imponible.

Control, almacenamiento y organización de la contabilidad de documentos primarios.

La contabilidad de la documentación primaria debe organizarse de modo que cada formulario pase por el sistema de registro dentro de la empresa. Esto es necesario para minimizar el riesgo de perder certificados y otros formularios. El secretario u otra persona responsable mantiene registros de documentación. Todos los formularios entrantes se procesan como entrantes. Los formularios salientes son aquellos que son creados internamente por la empresa (independientemente de si serán emitidos a terceros o permanecerán dentro de la empresa).

La documentación entrante debe pasar por varias etapas de contabilidad y registro:

Aceptación.
Procesamiento inicial.
Distribución por tipos de formularios y su finalidad.
Registro en diarios contables con sello pegado al documento y asignación del número de entrada a la fecha de aceptación.
Firma de la dirección de la empresa (cuando el director revisa la correspondencia entrante, toma decisiones al respecto).
Ejecución del documento.

Para organización sistema efectivo flujo de documentos y garantizar el control de la seguridad de los formularios, es necesario desarrollar y aprobar un cronograma de flujo de documentos con una nomenclatura de casos. El cronograma debe revelar las etapas de ejecución, registro de los documentos, el procedimiento para su traslado para almacenamiento, indicando el plazo y enumerar los empleados responsables de cada paso.

La documentación primaria cumplimentada y registrada deberá conservarse durante al menos 5 años. La Orden del Ministerio de Cultura de 25 de agosto de 2010 No. 558 proporciona una clasificación de los formularios con referencia al momento de su envío al archivo:

la documentación administrativa debe permanecer disponible durante 75 años (si las órdenes e instrucciones afectan las principales actividades de la empresa) o 5 años, siempre que el formulario refleje la resolución de cuestiones administrativas;
Los formularios que acompañan a las transacciones comerciales deben almacenarse durante 3 a 5 años.

¡PARA REFERENCIA! Ley N ° 402-FZ en el art. 29 la vida útil está limitada a 5 años. Legislación fiscal exige que la documentación contable se mantenga segura y accesible durante al menos 4 años.

Se prevén condiciones especiales y plazos de almacenamiento para las siguientes formas:

Los documentos utilizados para registrar el registro de activos sujetos a depreciación no se pueden archivar durante 4 años a partir de la fecha de cancelación de esta propiedad.
Si la documentación primaria se elaboró durante el período en que ocurrió la pérdida, que se utiliza para reducir el monto del impuesto sobre la renta, entonces debe conservarse hasta que cese el impacto de dicha pérdida en la base imponible.
Operaciones de caracterización primaria por ocurrencia. cuentas por cobrar, debe conservarse durante 4 años desde el momento en que la deuda pendiente se reconoce como incobrable (si tal hecho ocurre).

Para los formularios electrónicos, los períodos de retención son idénticos a los de los documentos en papel. El procedimiento de cancelación de activos primarios debe realizarse con la participación de una comisión especialmente creada.

Aprobación de formularios de documentación primaria.

La documentación primaria no unificada puede ser desarrollada por entidades comerciales de forma independiente. Para tales formas, el principal criterio para el cumplimiento de las normas legales es el cumplimiento de los estándares de la Ley N ° 402-FZ en términos de detalles obligatorios:

nombre del documento;
fecha de registro;
información sobre la empresa que elabora el formulario, mediante la cual se puede identificar a la empresa;
el contenido de la transacción comercial mostrada indicando la valoración del objeto de la transacción;
aportando medidas naturales y valores cuantitativos;
disponibilidad de firmas de los responsables funcionarios(con indicación obligatoria de su cargo y nombre completo).

¡RECORDAR! Para utilizar plantillas desarrolladas de forma independiente como documentación principal, deben estar aprobadas por una ley local de la empresa.

El efectivo y los documentos de pago pertenecen a un grupo de formas estrictamente reguladas. Las empresas, por su orden o por cualquier otro orden, no están autorizadas a eliminar filas, celdas de las mismas ni a cambiar la estructura. Las empresas pueden realizar sus propios ajustes a plantillas no unificadas, agregar y eliminar bloques de información. Al desarrollar nuevos formularios de forma independiente, puede tomar muestras estándar como base.

Para aprobar el estado de cuenta principal, puede incluir sus ejemplos en un apéndice separado de la política contable. La segunda opción es que para cada formulario el gerente emita un pedido para la empresa. El texto de la orden especifica información sobre la introducción de nuevas formas de documentación en la contabilidad, que deben elaborarse según una plantilla única. Los propios formularios se incluyen en el pedido como anexos separados.

Si la organización va a utilizar para reflejar transacciones individuales. formularios estándar, que son recomendados por los departamentos pertinentes, estos formularios no necesitan ser aprobados por reglamento interno. Para registrar tal decisión, basta con hacer una entrada en la política contable sobre el uso de plantillas estandarizadas.

Al introducir nuevas formas de documentos en el sistema de flujo de documentos, es recomendable aprobarlos por orden.

Lo que un contador siempre debe recordar

Estado ideal de la documentación primaria - condición necesaria no hay problemas con auditorías fiscales y auditorías, evidencia de la propia rectitud en una disputa con una contraparte, etc. Pongamos un número matices importantes, que un contador siempre debe recordar cuando trabaja con cuentas primarias.

La evidencia primaria es la única evidencia. Sin documentación primaria, es imposible acreditar los hechos de entrega, costos, cumplimiento o incumplimiento de los términos de la transacción. El tribunal tampoco ayudará: hay precedentes en los que los demandantes fueron rechazados o los demandados eludieron los reclamos debido a la falta de pruebas de ciertas etapas de la transacción debido a la falta de una serie de documentación primaria.
¡IMPORTANTE! Sin una "prueba primaria", en casos excepcionales es posible probar el hecho de la prestación de servicios: el tribunal puede tener en cuenta peritajes adicionales y documentación complementaria. Si el trabajo ha sido finalizado, la ausencia de un documento firmado por el cliente no le eximirá del pago.
Es mejor sin errores, pero los defectos menores no son un problema. La peor pesadilla de todo contable es la negativa a reembolsar el IVA debido a datos incorrectos en los documentos primarios. Pero si los errores son menores, no se debe negar la deducción. La importancia de los errores está regulada por la parte 2 del art. 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad”. Así lo confirmaron funcionarios fiscales mediante Carta de fecha 12 de febrero de 2015 No. GD-4-3/2104@). Lo principal es que los datos proporcionados indiquen con precisión el hecho del pago y entrega de los bienes (prestación de servicios). Entonces, por ejemplo, si la carta de porte no contiene una referencia al contrato o no se indica el peso de la carga, esto es un inconveniente, pero no un motivo para rechazar el IVA. Pero si faltan el título y la fecha del documento, costo total bienes y una serie de otros detalles obligatorios, el tribunal puede considerar que dicha transacción no es realista.
¡Cuidado, firma falsa! Si las firmas de las personas responsables en los documentos están falsificadas, o el documento está firmado por una persona que no tiene la autoridad para hacerlo, las autoridades no reconocerán dicha fuente primaria. Además, es muy importante que la firma esté escrita de su propia mano; los facsímiles no serán válidos.
Un primario con un error no se reemplaza. Si, por ejemplo, las facturas en las que se encuentra un error se pueden reescribir emitiendo un documento nuevo corregido con los mismos detalles, entonces este número no funcionará con la documentación principal. A pesar de que a veces los tribunales reconocen documentos correctivos, es mejor corregir el error de acuerdo con las reglas del art. 7 de la "Ley de Contabilidad": ingrese la fecha de corrección en el documento y certifíquela con las firmas de las personas autorizadas.
No siempre es necesaria la traducción. Naturalmente, el informe primario se redacta en el idioma estatal. Pero a veces la traducción de palabras individuales de lengua extranjera resulta inapropiado, por ejemplo, si es el nombre de una marca o producto.
Primaria electrónica - sólo con firma digital. Hoy en día no es necesario limitarse a la documentación primaria en papel; la ley también permite los medios electrónicos. Pero será equivalente a uno en papel sólo si está certificado por un experto cualificado. firma digital. La firma digital no calificada se permite solo en ciertos casos específicamente especificados, y el documento principal no está incluido en ellos.