¿Qué es una orden de gastos en efectivo? Orden de gastos en efectivo (RKO)

Matices

Órdenes de efectivo entrantes y salientes firmado por el empleado responsable inmediatamente después de que se haya completado la transacción correspondiente. Los documentos adjuntos a ellos deberán cancelarse con un sello o la marca “Pagado”. Al mismo tiempo, en obligatorio la fecha está estampada para evitar la reutilización de papeles. De acuerdo a reglas actuales no se permiten correcciones, incluso si están acordadas.

Formulario KO-1

Debe completar el pedido de recibo en una copia. El formulario consta de 2 secciones. El primero es un pedido de recibo directo y el segundo es un comprobante desprendible: un recibo. Este último se emite a la persona que depositó los fondos. La línea "Base" indica el contenido de la operación realizada. Por ejemplo, podría ser “pago de la factura No. 321 del 1 de febrero de 2017”. El campo "Incluido" muestra el importe del IVA. El importe se indica en números. Si no se proporciona ningún impuesto, deberá escribir "Sin IVA". El campo "Adjunto" enumera los documentos que acompañan al pedido. La cuenta correspondiente se establece según la fuente de fondos. El código de departamento lo indica el operador de departamentos estructurales separados de la empresa. La celda Débito debe contener la cuenta de efectivo según lo planeado. La numeración de documentos es continua y se establece por un año. El formulario no debe contener números escritos desordenadamente ni códigos duplicados. OKPO se considera un requisito obligatorio. La información se indica de acuerdo con el certificado emitido por el organismo estatal de estadística. El nombre de la organización se indica en la misma forma en que aparece en la documentación constitutiva. Si la empresa tiene códigos de analítica aprobados, deberán indicarse en el pedido. Hay una celda de "propósito" en el documento. Lo completan únicamente empresas sin fines de lucro que cuentan con la financiación adecuada.

Características de la certificación.

El orden de recibo está visado por el departamento de contabilidad. Si no hay especialistas autorizados para respaldar el documento, lo hace el director de la empresa. El director de la organización, por orden suya, podrá asignar la responsabilidad de firmar las órdenes a otro empleado. En este caso, el gerente deberá acordar su candidatura con el jefe de contabilidad. Si el director de la empresa realiza de forma independiente transacciones financieras, Eso recibos, órdenes de caja de gastos, libro de caja redactado y firmado por él.

Estampado

La impresión debe ubicarse en la parte del formulario marcada como "MP". y toma el recibo. La legislación no proporciona reglas especiales para la colocación de un sello. En la práctica, se acostumbra depositar el 60% en la parte principal y el 40% en el recibo. Algunas recomendaciones se dan en la Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 88 del 18 de agosto de 1998. La legislación tampoco establece una lista específica de detalles que deben colocarse en el sello del operador. Es recomendable incluir en el sello información que antes se consideraba obligatoria:

Documento para la emisión de fondos.

La orden de gasto también se emite en una sola copia. Al emitir fondos a un empleado para que presente informes, el formulario debe redactarse de acuerdo con su solicitud escrita. Puede ser en forma libre. La solicitud debe estar firmada por el director de la empresa. Dice:

1. Monto a emitir.
2. Término.
3. Fecha.

El campo "Base" indica la operación realizada. Por ejemplo, esto podría ser “reembolso de gastos excesivos según informe No. 123 del 2 de marzo de 2017”. En el campo "Adjunto" se indican los documentos primarios y otros. Al mismo tiempo, se indican sus números y fechas de recopilación. Las aplicaciones pueden ser solicitudes para la emisión de fondos, facturas, etc. Reglas para el registro f. KO-2 están previstos en Recomendaciones metódicas, aprobado por Resolución Goskomstat No. 88. No está permitido realizar ninguna corrección a orden de gastos. El documento también está firmado por el jefe de contabilidad, gerente u otra persona autorizada por él. Los empresarios que lleven registros de costos e ingresos o indicadores físicos, según legislación fiscal, no podrá expedir comprobantes de gastos.

Acciones del operador

Al emitir fondos para órdenes de gastos, el cajero debe verificar:

1. Disponibilidad de firmas requeridas y su cumplimiento con las muestras.
2. Igualdad de cantidades indicadas en palabras y números.
3. Disponibilidad de los documentos proporcionados en el formulario.
4. Cumplimiento del nombre completo en la información del pedido proporcionada por el destinatario.

Después de esto, el operador prepara la cantidad requerida, transfiere documento de pago a la persona que los recibe. En el pedido, el destinatario debe indicar la cantidad de rublos (en palabras) y kopeks (en números). La persona también lo firma y fecha. El operador debe contar el dinero preparado. En este caso, el destinatario debe ver cómo lo hace el cajero. El sujeto que aceptó los fondos también los recalcula bajo la supervisión del operador. Si no se hace esto, el destinatario posteriormente no podrá reclamar al cajero el importe emitido. Posteriormente, el operador deberá firmar el documento de pago.

Puntos importantes

El cajero emite fondos exclusivamente a la persona cuya información se indica en el pedido. Este último presenta un documento que acredita su identidad. Si la emisión se realiza mediante poder, es necesario comprobar la conformidad del nombre completo. destinatario, indicando en el pedido, información sobre la persona representada. Se adjunta un documento que confirma los poderes del destinatario real. formulario de pago. Si se realizarán varios pagos bajo el poder o en diferentes organizaciones, se adjunta copia a la orden. El original debe permanecer en poder del operador que realizó la última emisión.

Contabilización de órdenes de efectivo entrantes y salientes.

En las empresas que redactan los documentos comentados anteriormente, se debe garantizar el control de las transacciones con fondos. Para ello es necesario realizar diario de cobros y desembolsos de efectivo. Registra los detalles de los formularios de pago antes de que se transfieran al operador. Las órdenes emitidas sobre declaraciones de salarios y otros montos similares se ingresan en el libro después de que los fondos se entregan a los destinatarios. La norma correspondiente está consagrada en el Instructivo aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 88.

En la práctica, a menudo surge la pregunta: ¿durante qué período es necesario abrir un diario para registrar las órdenes de efectivo entrantes y salientes? Vale la pena señalar que la legislación no establece límites de tiempo. En este sentido, las cuestiones relativas al período de uso del diario las decide el contador de forma independiente. Puede abrir el libro por un año, mes, trimestre. El número de operaciones debe tenerse en cuenta a la hora de tomar una decisión adecuada.

Responsabilidad por violar las reglas.

A las empresas que no cumplan con los requisitos para el mantenimiento transacciones en efectivo, se aplican las medidas previstas por la ley. La responsabilidad está establecida por varios regulaciones. Entre ellos se encuentra el Decreto Presidencial No. 840 de 25 de julio de 2003. El capítulo 15 del Código de Infracciones Administrativas establece el artículo 15.1. Fija sanciones por violar las reglas para trabajar con efectivo y el procedimiento para realizar transacciones en efectivo. En caso de exceder los montos destinados a liquidaciones con contrapartes, falta de recepción (parcial o total) de los fondos recibidos, incumplimiento de los requisitos para almacenar dinero gratis por encima de los límites, multa administrativa: 40-50 salario mínimo - para funcionarios, 400-500 salario mínimo - para organizaciones.

Conclusión

Realizar pedidos es una tarea muy responsable. Como se mencionó anteriormente, no se permiten correcciones, errores ni borrones en los documentos. El operador responsable de su elaboración debe recordar que un pedido es un formulario informes estrictos. Por tanto, los documentos no deben dañarse. En ausencia de cualquiera de detalles obligatorios un pedido completado se considerará inválido.

Las órdenes de recibos y gastos son formularios unificados aprobados por el Comité Estatal de Estadísticas para uso de organizaciones o empresarios individuales que utilizan efectivo. Dependiendo de la función que realicen en la caja de la organización (ingresos o gastos), existe una orden de recibo de efectivo y una orden de gastos de efectivo. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos, para qué se necesita, qué función tiene y cuándo se debe emitir.

¿Cuándo se completa la orden de recibo en efectivo (PKO)?

Cuando llega efectivo a la caja de una organización o empresario individual dinero, entonces es necesario reflejar el hecho de esto. transacción comercial en cuentas contabilidad. Y para la contabilización de efectivo, existe una orden de recibo de efectivo.

Está redactado según documento unificado en un solo ejemplar y firmado por el jefe de contabilidad, contador, contador-cajero, cajero de la organización u otra persona autorizada.

Una orden de recibo de efectivo consta de dos bloques:

1. la propia OMP;
2. Un recibo que, una vez cumplimentado, se arranca y se entrega a la persona que depositó el dinero en la caja registradora.

Puede emitir un recibo manualmente o utilizando una computadora. No se permiten correcciones en el orden de recepción. Si comete un error, la orden debe reescribirse. De lo contrario, dicho documento no es válido y viola la disciplina monetaria.

Una vez completado, el segundo bloque del “Recibo” de PKO es sellado por una persona jurídica o empresario. Ahora no hace falta poner un sello para que la mitad vaya a la orden de recibo de caja y la otra mitad al recibo.

¿En qué casos se diligencia la Orden de Recibo de Efectivo?

Completamos una orden de recibo de efectivo cuando:

• aportación de los fundadores de su participación en el capital autorizado;
• recibo de los ingresos en caja. Si utilizas una caja registradora en tu trabajo y golpeas a los clientes durante el día recibos en efectivo, entonces no es necesario emitir una orden de recibo de efectivo por cada cheque perforado; solo un PKO recibe el monto total al final del turno de trabajo;
• devolver fondos prestados. Si su organización o empresario individual otorgó un préstamo a una persona jurídica o física y el préstamo se devuelve a la caja de la organización;
• regresar de persona responsable. Su organización le dio dinero a cuenta al empleado, el empleado compró lo que necesitaba y trae el resto del anticipo a la caja de la organización o empresario;
• retiro de fondos de la cuenta corriente de una persona jurídica. Si retira fondos de la cuenta corriente de la organización en salarios, necesidades económicas, etc., estos fondos deben ir primero a la caja de la organización.

El procedimiento para completar la orden de recibo en efectivo.

Ahora veremos el procedimiento paso a paso para completar cada campo de la Orden de Recibo en Efectivo.

Sitio web de Rosstat.

En el campo “Fecha de compilación” escriba fecha actual, porque Una orden de recibo de efectivo se redacta en el momento de una transacción comercial.

Las columnas "Débito" y "Crédito" se completan de acuerdo con asientos contables y elaborado por un contador. Pero, de forma predeterminada, la columna "Débito" se completa con 50.1, ya que esta es la cuenta contable de la caja de la organización. La columna "Crédito" puede contener una de las siguientes cuentas contables:

75 “acuerdos con fundadores” - cuando los fundadores aportan una participación en el capital autorizado;

51 " cuentas corrientes» - al retirar fondos de una cuenta corriente;

71 “acuerdos con personas responsables” - al devolver un anticipo no utilizado de un empleado;

62 “acuerdos con compradores y clientes” - al recibir el pago del comprador en la caja de la organización;

90.1 “ingresos por ventas”: al registrar los ingresos de un turno utilizando equipo de caja registradora.

El campo "Monto" refleja el monto depositado en la caja registradora. En este caso, la indicación de kopeks y rublos está separada por el símbolo "-".

En el campo "Aceptado de", el nombre completo del contribuyente está escrito en caso genitivo (responde a la pregunta: ¿de quién?), o el nombre completo de la entidad legal o empresario individual y el nombre completo del contribuyente. individual también en el caso genitivo.

En el campo “Base”, ingrese la base para depositar fondos: contribución a capital autorizado, ingresos por ventas, recepción de efectivo del banco, pago de bienes/servicios según el número de factura (número de acuerdo), etc.

En el campo "Monto", la cantidad de fondos depositados se escribe en palabras con letra mayúscula, los kopeks se indican en números. Vale la pena señalar que si indicó el monto total sin kopeks en la parte tabular del PQS, en el campo "Monto" debe indicar solo el monto total en palabras sin indicar kopeks. No se permite la reducción de rublos y kopeks. Si el monto incluye IVA, entonces se escribe “IVA incluido, tasa de interés IVA y monto del IVA”.

Los documentos principales sobre cuya base se deposita el dinero se ingresan en el campo "Apéndice".

Las dos líneas inferiores contienen las firmas del cajero y del jefe de contabilidad.

El bloque "Recibo" se completa de manera similar al bloque "Orden de recibo en efectivo". Se coloca un sello, se arranca a lo largo de la línea y se entrega al depositante.

Muestra de cómo completar una orden de recibo en efectivo (PKO)

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¿Cuándo se completa la Orden de gastos en efectivo (RKO)?

Por analogía con una orden de efectivo entrante, una orden de efectivo saliente se completa cuando es necesario recibir dinero en la caja de la organización.

RKO se elabora en una única copia unificada y se almacena en el libro de caja de la organización.

La orden de gastos en efectivo constará de un solo bloque: la orden de gastos en efectivo en sí. Firmado por el jefe de contabilidad, contador, contador-cajero, cajero de la organización u otra persona autorizada.

Puede emitir consumibles manualmente o mediante una computadora. No se permiten correcciones en el orden de gastos. Si cometió un error, la orden debe reescribirse. De lo contrario, dicho documento no es válido y viola la disciplina monetaria.

¿En qué casos se diligencia la Orden de Gastos en Efectivo?

Completamos una orden de efectivo de gastos cuando:

• la necesidad de nombrar personas responsables de la compra de bienes o materiales necesarios para la organización;
• emisión a personas responsables en forma personal y gastos de viaje;
• depositar efectivo en el banco en la cuenta corriente de la organización;
• pago de salarios (anticipo) a los empleados en efectivo en caja;
• pago de dividendos a los fundadores.

El procedimiento para completar la Orden de gastos de efectivo.

Ahora veamos paso a paso cómo completar correctamente una orden de recibo de efectivo.

En el campo "Organización" ingresamos el nombre completo de la entidad legal o empresario individual de acuerdo con los documentos legales.

El campo “Unidad estructural” indica la unidad que emitió la orden. Si una organización o empresario individual no tiene una división, se agrega un guión.

En el campo "según OKPO", ingrese el código OKPO emitido por las autoridades estadísticas. Si no conoce su código, puede encontrarlo en el sitio web oficial de Rosstat.

El campo “número de documento” se asigna a partir del primer número, a partir del 1 de enero del nuevo año y tiene numeración continua durante todo el año hasta el 31 de diciembre. La organización tiene derecho a utilizar prefijos de números.

En el campo “Fecha de Compilación” se ingresa la fecha actual, porque una orden de gastos en efectivo se emite en el momento de una transacción comercial.

Las columnas "Débito" y "Crédito" se completan de acuerdo con los asientos contables y son preparadas por el contador. Pero, de forma predeterminada, la columna "Crédito" se completa con 50.1, ya que esta es la cuenta contable de la caja de la organización. La columna “Débito” puede contener una de las siguientes cuentas contables:

70 "liquidaciones de nómina": al realizar pagos a los empleados de una organización en efectivo;

51 "cuentas corrientes": al depositar fondos en una cuenta corriente desde la caja de la organización;

71 “acuerdos con personas responsables” - al emitir un anticipo a un empleado para las necesidades de la empresa o gastos de viaje;

60 “acuerdos con proveedores y contratistas” - al pagar a los proveedores en efectivo.

El campo "Monto" refleja el monto depositado en la caja registradora. En este caso, la indicación de kopeks y rublos está separada por el símbolo "-". O, con rublos completos, es posible que no se indiquen kopeks.

Campo "Código" propósito previsto» se completa sólo si la organización utiliza un sistema de codificación.

En el campo "Emisión", en el caso genitivo se escribe el nombre completo de la persona a quien se emite el efectivo (responde a la pregunta: ¿de quién?), o el nombre completo de la entidad jurídica o empresario individual y el nombre completo Nombre del destinatario del individuo, también en el caso genitivo.

En el campo “Base”, ingrese la base para la emisión de fondos: pago de dividendos, pago al proveedor, cobro, pago de bienes/servicios según No. de factura (No. de acuerdo), etc.

En el campo "Monto", la cantidad de fondos emitidos se escribe en palabras con letra mayúscula, los kopeks se indican en números. Vale la pena señalar que si indicó el monto total sin kopeks en la parte tabular del sistema de liquidación de efectivo, en el campo "Monto" debe indicar solo el monto total en palabras sin indicar kopeks. No se permite la reducción de rublos y kopeks.

Las transacciones en efectivo implican recibir y emitir efectivo en una empresa. Uno de ellos es el gasto de fondos. Implica la emisión de un documento de informe especial: una orden de pago en efectivo. Hablemos de ello con más detalle y familiaricémonos con el formulario.

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¿Qué tipo de documento es este?

Según lo establecido Banco Central Las normas de la Federación de Rusia exigen que todas las empresas del país tengan una caja registradora para realizar transacciones con personas físicas y jurídicas. El dispositivo viene con un libro para llevar registros estrictos.

El empleado responsable puede ser un cajero u otra persona que ejerza sus funciones.

Una orden de efectivo para gastos es un documento que debe emitirse si es necesario asignar efectivo para cualquier necesidad. Por tanto, se realiza una transacción de gastos.

En las pequeñas empresas, estas situaciones suelen ocurrir si al empleado responsable se le envía:

• ir de compras a una papelería;
• materiales para reparaciones cosméticas;
• fondos para paisajismo, etc.

Muchos de nosotros nos encontramos a menudo con este tipo de orden, pero no todos conocen las reglas para emitir un documento y las características de su ejecución.

cuando esta compuesto

El documento se redacta en el momento de emitir dinero de la caja registradora.

No importa para qué se emita el efectivo:

• para necesidades personales de los empleados de la empresa (gastos de viaje, asistencia financiera en situaciones difíciles de la vida);
• bajo informe (esta categoría incluye casos de emisión de dinero a un empleado para gastarlo en las necesidades de la empresa, que se mencionaron anteriormente);
• pagar anticipos y salarios (en algunos casos);
• en bancos al depositar el producto para acreditarlo en una cuenta corriente;
• al presentar fondos al cajero para que estén en la caja registradora (suele ocurrir en las tiendas para que los clientes puedan recibir el cambio).

La ejecución de una orden de efectivo acompaña siempre a esta operación. El documento se emite en una sola copia. Cada vez que se emite una nueva orden, se registra en el diario contable.

Algunas operaciones sólo son posibles con la preparación de declaraciones escritas para controlar e identificar los motivos de emisión de dinero. El responsable de la caja registradora debe ser meticuloso al abordar el tema y comprender claramente cuándo se debe emitir una orden de gasto y cuándo no.

¡Importante! El retiro de efectivo se puede realizar de otras formas. documentos aprobados, que también debe contener un sello con los detalles de la orden de recibo de efectivo (RKO).

El documento de informe tiene una forma clara y aprobada, que analizaremos a continuación.

Reglas de compilación

La forma del formulario fue aprobada en 1998 por Resolución del Comité Estatal de Estadística. En el álbum de formularios unificados para registrar transacciones en efectivo, se puede encontrar fácilmente con el número KO-2.

Según la normativa, tienen derecho a registrar liquidaciones en efectivo:

• contador responsable de este tipo de operaciones;
• jefe de contabilidad;
• cajero;
• gerente (si la empresa no cuenta con un contador o un jefe de contabilidad).

Cada uno de ellos tiene derecho a firmar el documento, pero se da prioridad al gerente o al jefe de contabilidad. Sólo en su ausencia el pedido podrá ser certificado por otros empleados responsables.

Para completar el formulario, se le permite utilizar uno de dos tipos de medios:

• papel (comprar formularios y escribir liquidaciones en efectivo a mano);
• electrónico (descárguelo en nuestro sitio web y complételo según las necesidades de la empresa).

Luego de completar el formulario electrónico, deberá imprimirlo. El documento está fechado el día de la emisión del efectivo. Cualquier otra cosa no está permitida.

¡Importante! Al completar el RKO, están prohibidos borrones y correcciones.

La ejecución del documento implica identificar a la persona que recibe los fondos. La forma más aceptable, si el ciudadano no es un empleado de la empresa, es hacerlo utilizando el documento principal: el pasaporte.

Puede descargar el formulario de pedido en efectivo 2020 de forma gratuita utilizando los enlaces a continuación:

El procedimiento para cumplimentar el documento es el siguiente:

1. En la parte superior, en la columna "organización", indique el nombre completo de la entidad jurídica o empresario individual. Si la caja registradora la emite un departamento, se completan tanto la primera como la segunda línea. Si no hay ninguno, simplemente ponga un guión.
2. El número de documento es secuencial con un total acumulativo. Los números no deben interrumpirse. La fecha se fija según el diario contable o la fecha de hoy si el dinero se emite hoy.
3. La línea de la tabla "débito" debe contener el número unidad estructural, que emite efectivo, o el número de cuenta correspondiente, que muestra el gasto físico de los fondos.
4. La línea "crédito" de la tabla generalmente contiene la cuenta de efectivo 50.
5. Ahora debe determinar el propósito de la emisión de efectivo y reflejarlo en el campo "Código de propósito". En algunos casos, conviene poner un guión si la empresa no ha introducido un sistema de códigos para este caso.
6. Indique la cantidad en palabras en rublos y kopeks, sin dejar espacios largos al escribir.
7. En la columna de emisión se ingresan en su totalidad el apellido, nombre y patronímico del empleado o ciudadano (escrito como en el pasaporte).
8. En la línea "motivo", si es necesario, se indica por qué se le entregó dinero en efectivo al ciudadano. En algunos casos, puedes poner un guión.
9. Cuando se indica “solicitud”, se ingresa el nombre y número del documento sobre cuya base se realizó la emisión.

Una vez completadas todas las líneas, debes firmarlas y descifrarlas, así como certificar el documento con el sello de la organización. Al recibir dinero, la persona debe firmar y completar las líneas a continuación.

Ejemplo de formulario completado:

Si no se emiten fondos para pagarle a un empleado, no se cobra el impuesto sobre la renta personal sobre el monto. Tenga en cuenta que existen sanciones por registrar documentos incorrectamente. La organización puede perder entre 40 y 50 mil rublos.

El período de almacenamiento del efectivo registrado y de los activos de liquidación después del final del año de informe será de cinco años.

Qué es

Orden de gastos en efectivo (RKO)- este es uno de los documentos de disciplina de caja que se redacta en cada extradición efectivo de la caja registradora. El RKO lo forma en una copia un empleado de contabilidad y lo firma el jefe de la organización, el jefe de contabilidad, el cajero y la persona que recibe los fondos.

tenga en cuenta, a partir del 1 de junio de 2014, está en vigor un procedimiento simplificado para mantener la disciplina de caja, según el cual los empresarios individuales tienen más no obligado redactar documentos en efectivo(PKO, RKO y libro de caja).

Formulario RKO (formulario KO-2)

Orden de gastos en efectivo (formulario KO-2), válida en 2019:

• descargue el formulario en formato word;
• descargar el formulario en formato excel.

Cómo completar RKO

Instrucciones para completar el formulario de recibo de efectivo

en linea "Organización" indicado forma jurídica(LLC, CJSC, etc.) y el nombre de la organización (por ejemplo, LLC "Empresa").

Emitir dinero para brindar asistencia financiera a un empleado

Emitir dinero para su posterior depósito en el banco.

La contabilidad utiliza muchos documentos diferentes y formularios de informes estrictos, cuya ejecución es obligatoria y está regulada por la ley. Al retirar dinero de la caja registradora, se utiliza una orden de gastos en efectivo: documento de muestra contabilidad primaria para realizar transacciones en efectivo en la caja.

Sólo cuando el formulario especificado se completa y ejecuta correctamente, un empleado puede entregar dinero en efectivo a otra persona si no hay otros documentos debidamente completados. Por ejemplo, una factura, nómina u otros documentos oficiales de estricta responsabilidad.

trabajo en efectivo

La liquidación de efectivo en contabilidad es un documento para la contabilidad primaria de las transacciones en efectivo, según el cual el efectivo se emite desde la caja de la empresa. El procedimiento para trabajar con dichos valores primarios está estrictamente regulado de conformidad con la ley. Federación Rusa.

El estado ha establecido un formulario para este formulario, se llama KO-2. Su contenido y diseño están confirmados por un documento especial del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia, número 88, emitido el 18 de agosto de 1998.

¡Importante! La gestión de documentos electrónicos de una empresa implica la posibilidad de trabajar con servicios de caja registradora en línea; puede completar y enviar dicho formulario, confirmándolo con un certificado; firma electrónica.

El documento está firmado por las personas responsables de mantener la documentación contable de caja. A menudo se trata de un cajero, jefe de contabilidad y director de la organización.

El director de la empresa no puede firmar un documento si contiene certificados de trabajo realizado, facturas u otras hojas en las que ya esté estampada su firma confirmatoria. Para recibir efectivo a través de RKO, el empleado debe proporcionar un documento de respaldo oficial (pasaporte). Esta información debe ser completada en el formulario. El destinatario de los fondos debe escribir un recibo de recibo.

¡Prestar atención! Si la liquidación de efectivo se realiza sin recibo, el dinero entregado por el cajero se considera automáticamente faltante y se deduce del salario del cajero.

cuando usar

Se requiere completar RKO siempre que se vaya a emitir efectivo en persona. Estos pueden ser los siguientes casos:

• durante la entrega del producto, que se transfiere a la cuenta bancaria de una institución bancaria. En este caso, en la sección “Base” debe haber una inscripción: “ Ingresos en efectivo, destinado a ser transferido a la cuenta de la empresa";
• cuando la emisión se produce a cargo del responsable. Un ejemplo es el uso de fondos para realizar actividades por parte de un empleado en interés de la empresa especificada. El efectivo se emite previa solicitud escrita de la persona responsable. Puede completar el documento en cualquier forma; es necesario mostrar el monto emitido y el plazo durante el cual puede disponer del mismo;
• cuando se emite dinero a un empleado de una empresa para uso independiente. Estos pueden incluir gastos de viaje de negocios, asistencia financiera y otros pagos. Luego debe ingresar la designación "Para sus propias necesidades" en la línea de destino;
• cuando la empresa necesita efectivo para llevar a cabo trabajo necesario. Condición requerida es una muestra del propósito específico previsto de los fondos emitidos. La finalidad del pago podrá redactarse: “Dinero en efectivo para la compra de productos” o “Para liquidaciones con proveedores”.

¡Prestar atención! Todas las acciones con los servicios de caja registradora se confirman mediante un sello de caja registradora.

Procedimiento de registro

El documento presentado se redacta de forma colectiva. En el proceso participan los siguientes empleados:

• jefe de contabilidad de la empresa;
• un cajero o contador designado por el gerente que realiza el trabajo de acuerdo con la emisión de la hoja de pedido y de acuerdo con el jefe de contabilidad;
• Si no hay empleados designados, el gerente puede realizar personalmente todas las acciones con la caja registradora.

El procedimiento para completar la muestra debe incluir las firmas de todos los empleados responsables: el director de la empresa, el jefe de contabilidad o el contador subordinado, el cajero, si este último está ausente. Si todas las operaciones de caja son realizadas personalmente por el gerente, por ejemplo, en el caso de empresario individual, entonces él mismo está obligado a firmar todos los documentos en efectivo.

El procedimiento para el registro de liquidaciones en efectivo incluye la posibilidad de completarlo en papel o utilizando métodos electrónicos que se utilizan para el procesamiento de datos ( software y equipos informáticos). En este último caso, el RKO creado en una PC debe imprimirse en papel. Se entiende que el documento final se redactará en todo caso en papel.

RKO debe tener estampada una fecha que corresponda a la fecha de emisión del dinero. En la versión final no deberá haber correcciones ni ediciones del texto fuente.

Corrección de la entrada de datos.

El formulario se cumplimenta en una sola copia. Al ingresar datos se deben tener en cuenta los siguientes factores:

• El campo de la organización debe contener el nombre oficial de la empresa, que se indica en el registro. También debe mostrar el nombre del departamento al que se envió al empleado y se emitió el documento (orden judicial) para su recepción. Si el departamento emisor está ausente, entonces la línea no se completa; se debe ingresar un guión;
• La fecha y el número de llenado se completan en el formato estándar DD.MM.AAAA. También debes ingresar allí. número de serie documento que se muestra en el registro de registro del formulario KO-3;
• El campo "Crédito" debe completarse ingresando el número de cuenta en el departamento de contabilidad, según el cual se reciben los fondos de la caja. La mayoría de las veces, se debe ingresar allí la cuenta número 50;
• El débito se ingresa según el código del departamento de la empresa para el cual se confirma el desembolso de fondos. Es necesario ingresar los números de las subcuentas correspondientes y para las cuales se realiza la operación. Si no existen tales cuentas, entonces la línea no se completa, se coloca un guión;
• en el apartado código de destino deberá indicar el valor según el cual se confirma la finalidad del uso posterior del efectivo recibido. Si la empresa no utiliza los códigos especificados, la sección tampoco se completa;
• suma de dinero, que se retira de la caja registradora, deberá indicarse en la línea del mismo nombre;
• en el campo de emisión se indica el nombre completo del destinatario del efectivo;
• En la línea "Código de destino" se muestra un código que indica el propósito de utilizar el efectivo recibido de la caja registradora. Cuando las normas de la empresa no implican el uso de estos códigos, la línea se marca con un guión;
• en la línea "Base" se ingresa el nombre de la operación a realizar por el empleado;
• En el campo monto, debe ingresar en palabras el monto total que recibe el empleado responsable. Necesitas comenzar a grabar con letras mayúsculas. Las unidades de medida son rublos y kopeks; los nombres no pueden abreviarse. Si se han ingresado todos los datos y la línea tiene algo de espacio libre, entonces se debe indicar con un guión;
• la sección de Aplicación contiene datos documentos primarios, que confirman la base para la emisión de fondos.

Cuando se hayan ingresado todos los datos necesarios, el jefe de contabilidad y el director de la empresa deben firmar y descifrar. Después de esto, las líneas las completa el empleado que recibe el efectivo de la caja registradora. Monto total Los fondos recibidos por el empleado se ingresan en la sección "Recibidos". En la línea siguiente debe ingresar la firma y la fecha de la operación.

Cuando se emiten fondos a un empleado, el cajero debe mostrar el número, fecha, nombre y lugar de emisión del documento que confirma la identidad de la persona que es el destinatario. A continuación se muestra la firma del propio cajero y su decodificación.

¡Prestar atención! El cajero es responsable de garantizar que el formulario se complete y ejecute correctamente. Antes de sellar, es necesario comprobar el documento. Luego se coloca el sello de la empresa o un sello especial de "Pagado". La fecha actual se coloca al lado. Después de su reembolso, el pago en efectivo se guarda en la caja de la empresa. Se debe realizar un registro del desembolso de efectivo en el libro de caja utilizando el formulario KO-4.

Salario

El procedimiento para emitir salarios en efectivo también implica el uso de servicios de liquidación en efectivo además de nómina de sueldos. El procedimiento se verá así:

• no se emite una orden de liquidación en efectivo por el monto total que se muestra en el estado de cuenta y otros montos que se emiten de acuerdo con el estado de cuenta;
• Los fondos que se emitieron anteriormente y que ahora se destinan tampoco se indican en el libro de caja.

El cajero firma el documento con la fecha del último día del período de validez. En él debe marcar los fondos depositados y enviar el documento a departamento de contabilidad. Se requiere que un empleado de contabilidad revise el documento y lo confirme con una firma personal. Durante el mismo día, el contador redacta una orden por el importe realmente emitido. La última hoja del pedido debe contener una fecha de finalización que corresponda a la fecha de cierre del documento. Este es el último día para la entrega de salarios al personal. El pedido debe estar registrado en el libro de caja.

Si uno o un pequeño número de empleados reciben un salario, no se podrá emitir la declaración. En este caso, se permite crear un sistema de liquidación de efectivo para que cada empleado reciba fondos por separado. Luego es necesario indicar el apellido, nombre y patronímico de todos los empleados. Cada caja registradora debe contener la firma personal de los empleados. Dado que dicha orden es una orden escrita del director para pagar los salarios de la caja registradora, se requiere firma personal.

Multas

Gestión incorrecta o falta de documentación primaria en taquilla, lo que implica también el mantenimiento de servicios de caja registradora (en línea o de otro modo), podrá dar lugar a la imposición de sanciones a entidad legal. El procedimiento está regulado. código fiscal RF, su artículo número 120. Dice que la violación grave de las normas de contabilización de gastos e ingresos, así como de los objetos tributarios, dentro de un plazo de un año fecha límite de impuestos puede resultar en una multa de diez mil rublos rusos.

Una infracción grave puede consistir en la ausencia de liquidaciones en efectivo u otra documentación primaria de las actividades en efectivo. Esto puede causar rechazo servicio de impuestos confirmar los gastos de la empresa mostrados en el pago pagos de impuestos.

Duración del almacenamiento

La duración del almacenamiento de RKO está establecida por ley. Han pasado cinco años desde el año del informe.

RKO es documento obligatorio al emitir efectivo desde la caja de la empresa. Debe observarse el orden y la corrección del documento. Gestión incorrecta documentación especificada puede dar lugar a la imposición de sanciones.