Muestra del formulario 3 de carta de porte de turismos. Reglas para el registro y mantenimiento de cartas de porte.

El uso de una carta de porte es obligatorio para las organizaciones que transportan mercancías o pasajeros por carretera.

La carta de porte de un automóvil de pasajeros tiene el formulario aprobado No. 3 y está redactada de acuerdo con los requisitos especificados en las Instrucciones sobre el procedimiento para realizar pagos por transporte por carretera. Esta instrucción entró en vigor el 30 de noviembre de 1983.

Además de la carta de porte, la contabilidad del transporte implica mantener un Diario del movimiento de las cartas de porte (formulario aprobado No. 8). En el caso de transporte de carga, adicionalmente se elabora una Carta de Porte (registro en el Formulario N° 1-T). La operación de vehículos de carga impone a la organización la obligación de cumplimentar una carta de porte del camión. Para ello se proporciona el formulario No. 4-p o el formulario No. 4-s.

Los empresarios individuales, siguiendo la orden del Ministerio de Transporte de Rusia No. 68 del 30 de junio de 2000, utilizan formas especiales de cartas de porte cuando realizan transporte por carretera:

• formulario No. PL-1 para un automóvil de pasajeros;
• formulario No. PG-1 para camión;
• Formulario No. PA-1 para el autobús.

Al mismo tiempo, tenga en cuenta costos de transporte un empresario tiene derecho sólo si el tipo de actividad relevante (es decir, "transporte de carga") se refleja en los documentos sobre su registro estatal.

mantenimiento

Al conducir un vehículo propiedad de la empresa, el conductor debe tener a mano varios documentos:

• licencia de conducir categoría B;
• documentos de registro para el vehículo especificado;
• poder notarial en nombre de la organización para el derecho a conducir este automóvil;
• hoja de ruta(formulario No. 3);
• en caso de transporte de carga;
• permiso especial en caso de transporte de mercancías peligrosas o voluminosas.

La carta de porte se entrega al conductor por cada día laborable previa firma. Si la duración del transporte es de más de un día (para viajes interurbanos), se permite utilizar una carta de porte por el período correspondiente.

Además, la organización tiene derecho a desarrollar y consolidar en su política contable Carta de porte propia para un turismo, válida por un mes. Dicho documento se puede utilizar para confirmar los gastos de combustible y lubricantes, siempre que este vehículo de pasajeros no se utilice para transportar mercancías o pasajeros. Así consta en la carta del Ministerio de Hacienda No. 03-03-04/1/363 de 15 de noviembre de 2005.

La responsabilidad de emitir la carta de porte recae en el titular de la empresa, así como en las personas responsables de la operación de este vehículo (despachador, camión cisterna, mecánico de cajas de cambios o departamento de control de calidad). No está permitido rellenar la carta de porte directamente por el conductor del coche, que sólo firma al salir y al volver al garaje.

Relleno

Antes de emitir una carta de porte al conductor, el despachador pone en ella la fecha de emisión correspondiente a la fecha de registro de la hoja en el diario, indica el modo de operación (viaje de negocios, día laborable, trabajo fuera del horario, etc.), llena en información sobre el vehículo utilizado y el remolque (número de matrícula, marca, tipo y número de taller), así como información sobre los acompañantes.

La sección “Trabajo del conductor y del vehículo” contiene la columna 2, que permite registrar la hora de salida y regreso del turismo.

La sección "Asignación de conductor" debe reflejar el nombre del cliente (según los términos del contrato o una solicitud única), así como la hora de llegada. vehículo de motor al cliente especificado.

Además, el despachador completa la línea "Emitir combustible", en la que anota la cantidad calculada de combustible necesaria para completar la tarea.

La exactitud de la introducción de la información especificada se certifica mediante la firma del despachador, tras lo cual se emite la carta de porte al conductor.

Antes de salir del taller, el conductor presenta la carta de porte al camión cisterna o al técnico que dispensa el combustible. En este caso, el camión cisterna refleja la cantidad de combustible y lubricantes emitidos en las columnas 6 y 8 de la sección "Movimiento de combustible" y pone su firma.

Después de pasar un examen médico previo al viaje, el conductor entrega la carta de porte al trabajador médico, quien marca en ella la capacidad del conductor para acceder al control del vehículo.

En el momento de la salida, el mecánico de control o control de calidad registra las lecturas del velocímetro en la carta de porte (rellenando el apartado “Trabajo del conductor y del vehículo” de esta hoja), la hora en que el coche salió del garaje y el combustible restante en el tanque en el momento de la salida. Después de lo cual el mecánico y el conductor firman en las secciones correspondientes de la hoja y el conductor comienza a operar el automóvil.

El cliente coloca las marcas necesarias en las columnas 19, 21 y 22 de la carta de porte. Reflejan la hora de llegada, así como las lecturas del velocímetro durante la llegada y posterior salida del coche.
Para reflejar otra información no prevista en las columnas especiales de la carta de porte (por ejemplo, marcas de servicio en la carretera, rechazo del cliente, etc.), se utiliza la línea "Notas especiales".

Al final del turno, cuando el coche regresa al garaje, el mecánico registra la hora de llegada y las lecturas del velocímetro, rellenando las columnas 2, 4 y 10 del apartado “Trabajo del conductor y del coche”.

El camión cisterna, al aceptar cupones de combustible y lubricantes del conductor, llena la columna 11 de la sección "Movimiento de combustible" y firma el recibo.

El hecho de entregar el coche al mecánico se refleja en la línea “Devolución al taller” (columnas 5 y 6) y se certifica con la firma del conductor y del mecánico de caja de cambios o control de calidad. Después de lo cual el conductor envía su carta de porte al despachador, quien la firma en la línea "Aceptado por el despachador" y registra la carta de porte enviada en el registro (formulario No. 8).

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¿Qué ha cambiado en el llenado de formularios de viaje desde el 26 de febrero de 2017? ¿Es necesario emitir documentos de viaje utilizando el nuevo formulario en marzo? ¿Es cierto que cada carta de porte ahora requiere la firma de un mecánico que indique que se ha realizado una inspección previa al viaje de un automóvil o camión? En este artículo encontrará respuestas a estas y otras preguntas, y también podrá descargar nuevos formularios de viaje.

Formularios de carta de porte

• o formas unificadas de cartas de porte (aprobadas por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78);
• formas de cartas de porte desarrolladas de forma independiente.

Se necesitan hojas de ruta para confirmar la naturaleza productiva de los viajes y cancelar el combustible, los repuestos y la compensación por el uso del transporte personal en la contabilidad fiscal.

Nuevos datos obligatorios a partir del 26 de febrero

1. Título - carta de porte;
2. Número;
3. Período de validez;
4. Información sobre el propietario del coche;
5. Tipo y modelo de máquina;
6. Placa de matrícula estatal del coche;
7. Lecturas del odómetro al salir del garaje y al entrar al garaje;
8. Fecha y hora de salida y entrada del garaje;
9. Firma y nombre completo un empleado que ingresa las lecturas del odómetro, fecha y hora en la hoja;
10. Nombre completo conductor;
11. Fecha y hora del examen médico del conductor antes y después del viaje;
12. Sello, firma y nombre completo. trabajador médico quién realiza el examen médico;
13. Una nota sobre la inspección previa al viaje del estado técnico del vehículo con fecha y hora;
14. Firma y nombre completo Controlador del estado técnico de la máquina.

Cancelar impresión

Emita una carta de porte para cada día u otro período, no más de un mes. Cuando varios conductores utilizan un vehículo en turnos, es posible emitir varias cartas de porte para un vehículo a la vez, para cada conductor.

Nuevo formulario para 2017

También puedes hacerlo para turismos. Del mismo modo, podrás corregir la forma de la carta de porte de los camiones para poder tomar notas en la inspección técnica previa al viaje.

Tenga en cuenta que si aprueba un nuevo formulario de carta de porte para 2017, esta circunstancia deberá registrarse en las políticas contables de la organización (cláusula 4 de PBU 1/2008).

En muchas organizaciones, el director, el conductor y el mecánico son una sola persona. En tal situación, firma que ha realizado una inspección previa al viaje. También indica la fecha y hora de la inspección.

Al preparar estos documentos, debe recordar que para automóviles y camiones Hay diferentes formas de cartas de porte disponibles.. Fueron aprobados por el Ministerio de Transporte de Rusia en la Orden correspondiente. En 2017, la orden sufrió nuevos cambios, lo que dio lugar a la introducción de nuevos datos en el formulario en cuestión.

Vale la pena señalar que las empresas pueden utilizar formularios de documentos aprobados, aunque no están obligados a hacerlo. Acerca de esto debería decirse en una organización aprobada. La legislación permite a las empresas desarrollar sus propios formularios.

La única condición para esto es disponibilidad de información obligatoria, a saber:

• título del documento;
• número de serie;
• información sobre el período para el cual se emitió la carta de porte;
• información sobre el propietario del vehículo;
• datos del vehículo, es decir su tipo y modelo, número de estado;
• información sobre el kilometraje al inicio y al final de la jornada laboral;
• fecha y hora en que el automóvil salió del estacionamiento y en que regresó;
• firma personal y su transcripción del empleado que controla el kilometraje y el tiempo de operación del vehículo;
• información sobre el conductor;
• una nota del médico sobre el examen del conductor;
• una marca que indica que el vehículo ha sido probado antes de comenzar a trabajar control técnico, indicando la fecha y hora de dicha inspección;
• firma personal y su transcripción del empleado que entrega el automóvil para la salida.

Nuevos datos obligatorios

El hecho de que un mecánico debe controlar el estado técnico del coche antes de cada viaje ya lo indicó el Ministerio de Transporte ruso en 2014. Sin embargo, los detalles necesarios no estaban en la carta de porte, lo que permitió a las organizaciones ignorar este requisito con impunidad. Ahora este requisito se ha convertido en uno de los obligatorios.

Desde 2018, es necesario proporcionar información precisa sobre el propietario del vehículo. Las personas jurídicas ahora indican OGRN, empresarios individuales - OGRIP. El sello y timbre en el encabezado ya no son datos obligatorios.

Ya se han desarrollado y aprobado formularios unificados. Las empresas que no los utilicen deberán actualizar sus documentos para garantizar el cumplimiento de los nuevos requisitos.

Hay constantes disputas sobre qué empresas deben cumplir con los requisitos del Ministerio de Transporte: las empresas de transporte o todas las organizaciones propietarias de automóviles. La opinión del ministerio es clara. Sus demandas se extienden por absolutamente todo entidades legales y empresarios individuales, incluso si la administración utiliza el automóvil solo para necesidades de administración.

Si una empresa no cumple con este requisito, se enfrenta multa administrativa en total 30.000 rublos., así como los costos de combustible pueden excluirse de la base imponible al calcular el impuesto sobre la renta.

El empleado a quien se le encomiende el seguimiento del estado técnico del vehículo antes de iniciar su trabajo deberá contar con la certificación correspondiente. Por regla general, es mecánico o conductor. Si la empresa no tiene ese puesto, puede colocar la marca necesaria en el centro de servicio, con el que deberá celebrar un acuerdo para el mantenimiento de la flota existente.

Por ejemplo, un empresario individual puede recibir una formación especial si sus actividades están relacionadas con el transporte.

Si se detecta una avería durante la inspección previa al viaje, no es necesario poner una marca en la carta de porte y no se permite que el automóvil salga.

De acuerdo a reglas actuales, se deberá expedir una carta de porte para cada vehículo que salga, incluso si se trata de una carretilla elevadora y opera dentro del almacén. El nombre del formulario debe contener el tipo de vehículo. Esto significa un automóvil o un camión.

Además de la forma de la carta de porte utilizada, la política contable debe indicar ¿Cómo se asignan los números a los formularios?. Esto se debe a que la ley exige llevar registros de la emisión de comprobantes en uno especializado, donde se debe observar una numeración continua durante todo el año. Sin embargo, si una empresa tiene varios tipos vehículos Está permitido numerar las hojas de los turismos por separado de las de los camiones.

El período por el cual se expide el formulario en cuestión es Depende de las actividades de la empresa.. Si es una empresa de transporte, entonces lo expide. por un período de un día hábil. La excepción son los viajes de negocios. En este caso, la carta de porte es válida. durante todo el período del viaje de negocios.

No existen restricciones estrictas para todas las demás empresas. También pueden emitir un documento todos los días o pueden emitirlo por un mes. Además, un mes calendario es máximo el período para el cual se emite.

Un mecánico o conductor con la autoridad correspondiente deberá certificar con su firma la fecha y hora de salida y regreso, kilometraje al inicio y al final de la jornada laboral. La firma debe tener una transcripción escrita o un sello con esta información.

Si varios empleados pueden viajar en un automóvil, se emite una carta de porte a cada conductor. En tal situación, la fecha, hora de salida y las lecturas del dispositivo que tiene en cuenta el kilometraje se introducen en la carta de porte del conductor que sale primero del taller, y la fecha y hora de llegada y el kilometraje al final del del día laborable se consignan en la carta de porte del conductor que devolvió el vehículo a su lugar de estacionamiento permanente.

Empleados a quienes se les expiden certificados de viaje, debe ser examinado por un médico antes y después de comenzar el trabajo. Deberá poner el sello correspondiente en el documento y certificarlo con su firma.

Este requisito a menudo se viola en la práctica, porque No todas las empresas pueden permitirse el lujo de tener un trabajador médico en su plantilla. Sin embargo, la ausencia de esta marca constituye una infracción grave. Para evitarlo, el gerente debe llegar a un acuerdo sobre atención médica con una organización especializada.

La parte tabular de la hoja de ruta está destinada a ingresar información sobre la ruta del empleado. Esto incluye información sobre el destino, hora de llegada y salida desde allí. Además, parece apropiado exigir que personas responsables certificaron estos datos.

Por ejemplo, un coche compañía comercial Se envió con un envío para entregarlo en tiendas minoristas. En este caso, los directores de tienda deberán firmar la carta de porte cuando les llegue el coche. Esta medida es una función de control adicional que le permite verificar el kilometraje, el tiempo de operación y también confirma la naturaleza productiva de los costos tomados en cuenta en este documento.

La carta de porte también indica información de flujo de combustible. En base a ello se produce. esta área contabilidad siempre ha sido objeto de mucha atención por parte de varios inspectores. Y muy a menudo, las autoridades fiscales retiraron las cartas de porte, o más bien los costos del combustible, de los cálculos del impuesto sobre la renta debido a su incorrección, lo que generó sanciones e intereses.

Como se indicó anteriormente, el registro de las cartas de porte emitidas debe realizarse en revista especializada. Normalmente este diario se compila para el año calendario, porque... Con el nuevo año, la numeración comienza de nuevo. Debe conservarse, como toda la documentación, incluidas las cartas de porte, durante 5 años.

EN este año Las disposiciones siguen vigentes. legislación federal Permitir entidades legales con la forma organizativa y legal de LLC y JSC. no uses el sello en absoluto. Si la dirección de dichas empresas toma la decisión correspondiente, deberá constar en sus estatutos.

Por lo tanto, si los estatutos de la organización establecen que la empresa no utiliza imprenta, entonces no se incluye en ningún documento de dicha organización. Si la empresa decide utilizar la impresión, entonces deberá colocarse únicamente en aquellos documentos en los que la ley establezca esta obligación.

En consecuencia, el Ministerio de Transporte de Rusia, al adoptar cambios en la Orden No. 152 a principios de año, simplemente eliminó las discrepancias existentes entre sus disposiciones y las normas anteriores. En particular, los ajustes afectaron al párrafo 12 de la Orden, del cual se excluyó la referencia al sello de la organización propietaria del automóvil. Se cree que los datos indicados en el formulario del documento de viaje sobre la empresa son bastante para identificar al propietario.

Las leyes regulan sólo la cantidad mínima de información que debe proporcionarse en el formulario en cuestión. Por tanto, la empresa podrá decidir que ponga su sello en la carta de porte. No será un error. Solo esta decisión debe quedar registrado en su política contable. Y debemos recordar inspectores de impuestos no tiene derecho a excluir de la base imponible los gastos de dichos billetes de viaje.

Nueva forma 2018

Los ajustes que se hicieron a la Orden del Ministerio de Transporte de Rusia, cambios exigidos formulario aprobado hoja de ruta. Las empresas y los empresarios individuales deben actualizar los formularios para asegurarse de que contengan toda la información requerida.

Por lo tanto, es necesario proporcionar un lugar para completar información sobre el estado técnico del automóvil antes y después del trabajo, el propietario del vehículo, OGRN y OGRIP. En este caso, se coloca una marca indicando la fecha y hora, así como la firma del empleado responsable y su transcripción.

Desde el punto de vista de la claridad y la verificación de la corrección, parece lógico introducir datos sobre el estado técnico del vehículo en forma de tabla. A continuación se presenta un ejemplo de dicha tabla.

Cartas de porte funcionarios Las empresas pueden completarlo usando una computadora o pueden completarlo a mano. Legislación permite ambas opciones registro El principal requisito es la disponibilidad de todos los datos que se enumeran en el Procedimiento para la emisión de cartas de porte. En 2018, las cartas de porte se emiten por un día o por un período no superior a un mes.

Si los empleados de una empresa utilizan sus automóviles con fines comerciales, se recomienda a las empresas que emitan cartas de porte; de ​​lo contrario, los inspectores fiscales durante la próxima auditoría pueden considerar que la empresa no ha acumulado contribuciones para compensar el uso del vehículo personal del empleado. provisión de pensiones y seguro social.

Como resultado, no sólo se enfrenta a cargos adicionales pagos especificados, pero también sanciones, y . En tal situación La posición de los inspectores es clara.: la ausencia de carta de porte indica que el automóvil no se utilizó para realizar las principales actividades de la empresa y el empleado recibió un salario que, a su vez, debería estar sujeto a aportes a fondos extrapresupuestarios. En tal situación, la empresa permanece solo ve a la corte.

El análisis de la práctica de arbitraje muestra que la exactitud de la carta de porte es una garantía para que la empresa defienda su posición. Pero lo más probable es que una negligencia en el diseño conduzca a la satisfacción de los requisitos. oficina de impuestos o inspectores externos fondos extrapresupuestarios, porque una carta de porte emitida incorrectamente se considera defectuosa, lo que significa que no puede confirmar la naturaleza de producción del viaje.

Dicho documento se retira de la contabilidad y los costos correspondientes se restablecen de la base imponible, lo que en última instancia conduce a una evaluación adicional del impuesto sobre la renta y, en algunos casos, a la denegación de una deducción del impuesto al valor agregado.

Una carta de porte puede considerarse defectuosa, incluso si contiene todos detalles necesarios, pero, por ejemplo, no se especificó la ruta. En tal situación, las posiciones de los jueces de todas las instancias coinciden en que utilizando dicha carta de porte es imposible confirmar la exactitud de la cancelación del combustible, por lo que dichos costos no pueden incluirse en el cálculo del impuesto sobre la renta.

Las instrucciones para completar una hoja de ruta en 1C Accounting se presentan a continuación.

La carta de porte es un documento muy importante para el transporte oficial. Si el propietario del coche es una organización, este documento confirma el derecho a conducir; si el coche es privado, pero se utiliza con fines laborales, ayuda a calcular los costes. Muchos servicios verifican los vales: el Servicio de Impuestos Federales, la Inspección Estatal de Seguridad del Tráfico y la inspección del trabajo. Cómo cumplimentar correctamente este documento y evitar posibles sanciones por errores, teniendo en cuenta últimos cambios en la legislación?.

Los llamados "vales" son documentos contables primarios que deben mantener todas las organizaciones y empresarios individuales que operan vehículos. Al mismo tiempo, las personas jurídicas y los empresarios individuales que prestan servicios de transporte de mercancías o personas deben utilizar formas unificadas de estos documentos. Nueva forma, según el cual se cumplimenta la carta de porte de 2019, fue aprobado hace veinte años Resolución del Comité Estatal de Estadística de 28 de noviembre de 1997 No. 78. Sigue siendo relevante, aunque a lo largo de los años ha sido modificado muchas veces de diversa índole. El último de ellos fue introducido por el Ministerio de Transporte mediante orden No. 476 de 7 de noviembre de 2017. Debido a estas modificaciones, a partir del 15 de diciembre de 2017, se deberá indicar información adicional sobre el propietario del vehículo en la carta de porte. Entonces, empresarios individuales Es imperativo indicar su OGRI y organizaciones - OGRN.

Dependiendo del tipo de vehículo y su área de aplicación, es necesario utilizar diferentes tipos cartas de porte. Por lo tanto, se han desarrollado nuevos formularios separados para:

• turismos;
• camiones;
• transporte especial;
• taxi de pasajeros;
• carga;
• Autobuses públicos y privados.

Se ha establecido el procedimiento para la emisión de cartas de porte. por orden del Ministerio de Transporte de Rusia de 18 de septiembre de 2008 N 152, la cual tiene vigencia según fue modificada el 7 de noviembre de 2017, la cual entró en vigor el 15 de diciembre de 2017. Las cartas de porte se contabilizan en un diario especial. Echemos un vistazo más de cerca a los cambios que se produjeron en las cartas de porte en 2019 y cómo redactar este documento para que los inspectores de las autoridades fiscales y de la policía de tránsito, que consultan con mayor frecuencia este documento, no tengan preguntas.

Nuevo formulario de carta de porte

La carta de porte del vehículo es obligatoria cuando cualquier vehículo sale con fines laborales, independientemente de si es coche propio de la organización o alquilado. Los requisitos estrictos para mantener este documento primario se establecen solo para las empresas de transporte por carretera, sin embargo, para todos los demás es un documento. informes estrictos y debe contener detalles obligatorios. En 2019, hubo más información de este tipo: a finales de 2017, los funcionarios agregaron la obligación de indicar en la carta de porte información sobre el conductor que se somete al control previo al viaje del estado técnico del automóvil. Además, se abolió el sello redondo obligatorio en el formulario emitido.

Si un formulario unificado no es adecuado para una organización, esta puede desarrollar su propia versión, que debe tener en cuenta todos los detalles obligatorios y los indicadores necesarios. El uso del nuevo formulario debe indicarse en la política contable de la organización, tal como se define en el párrafo 4 de PBU 1/2008. No olvide que las normas reguladas en el artículo 9 también se aplican a los documentos primarios de información estricta. Ley federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ sobre contabilidad.

Así, las nuevas cartas de porte para 2019 deberán contener la siguiente información:

• nombre y número del documento en sí;
• datos del propietario del vehículo (OGRIP y OGRN);
• fecha de emisión;
• período de validez;
• información sobre el conductor del vehículo;
• datos sobre el propio vehículo;
• información sobre el propietario del vehículo;
• datos sobre la aprobación de la inspección técnica antes del vuelo.

El documento debe estar certificado con la firma del despachador que lo emitió y del responsable de la organización. El sello debe colocarse únicamente en aquellas organizaciones que lo utilicen de conformidad con su Estatuto. El formulario se redacta en una copia y se entrega al conductor. Posteriormente debe ser devuelto a la persona autorizada contra firma; en este caso se considera cerrado y pasa al departamento de contabilidad. A partir de este momento, debe averiguar por qué se necesitan las cartas de porte.

¿Quién necesita cartas de porte y por qué?

Las cartas de porte, como antes, son necesarias para que las organizaciones controlen el movimiento de vehículos, calculen salarios conductores, registrar el consumo de combustible, calcular la depreciación de un automóvil, contabilizar los costos totales de transporte. Además, si un inspector de la policía de tránsito detiene a un conductor de transporte oficial para verificar los documentos, este documento confirma la validez del viaje, la legalidad del transporte de carga y pasajeros e indica que el vehículo está en buenas condiciones y que el conductor tiene la derecho a conducirlo. Si el bono no está disponible, deberá pagar una multa administrativa según Artículo 12.13 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia.

Procedimiento de registro y ejemplo de cumplimentación de una carta de porte.

Al completar este formulario para vehículos en organizaciones de transporte motorizado Los despachadores son responsables de esto, mientras que en otras empresas puede ser simplemente un empleado autorizado a dejar los vehículos para el vuelo. Dichas responsabilidades deben ser delegadas por orden del responsable de la organización, ya que es quien llena el documento el responsable de los errores cometidos en el mismo. A veces los propios conductores son responsables de emitir las cartas de porte, pero regla general, los conductores deben completar solo su parte del documento: registrar los datos sobre el kilometraje del automóvil de acuerdo con los indicadores de los instrumentos del automóvil.

Puede emitir un bono para un vuelo o un día laborable, o para un mes completo. Además, el formulario unificado brinda la oportunidad de ampliar el período de validez de este documento, ya que pueden ocurrir accidentes con vehículos en vuelos. varias situaciones y conducir sin una carta de porte es una infracción.

La carta de porte, cuya forma es unificada, se divide en varias formas diferentes, según el tipo de vehículo. Estos formularios difieren en contenido y requisitos para completarlos. Las hemos recopilado en una tabla para que cada organización pueda navegar y elegir la que necesita.

Si dichas cartas de porte son adecuadas para la organización, los formularios se pueden descargar directamente desde los enlaces de la tabla de las resoluciones pertinentes. en cada documento contable para que el tenga fuerza legal, debe haber un sello de la organización propietaria o arrendadora del vehículo. Además, es necesario indicar la hora de salida del garaje y la hora exacta de regreso del coche a su lugar. Es necesario tener en cuenta otros requisitos para su diseño.

En particular, tanto cuando el vehículo sale del garaje como después de su regreso al mismo, se debe comprobar que las anotaciones en la carta de porte corresponden a los indicadores de los instrumentos del vehículo, como el indicador de combustible, el cuentakilómetros, etc. El estado técnico del vehículo debe estar visado por un empleado autorizado, por ejemplo, un mecánico de la organización. Los datos del reconocimiento médico previo al viaje deberán ser cumplimentados por un trabajador médico, indicando la fecha y colocando un sello personal. El registro debe indicar que el conductor “pasó un examen médico previo al viaje y recibió autorización para realizar tareas laborales”. Si es necesario, también se entregará una nota sobre el reconocimiento médico después del vuelo.

A veces se utiliza para completar vales. programa especial. Le permite ocultar áreas innecesarias de un documento, determinar exactamente cuánto tiempo duró el viaje y también poner un número exacto en cada documento. El anuncio del uso del programa debe hacerse a todos los despachadores para que todos los vales se emitan de manera idéntica. Además, esto facilitará la vida de los conductores, que podrán tener en cuenta cada rublo del coste del combustible gastado en la carretera y mostrar el saldo exacto. La ausencia de dicho programa no es una infracción, ya que no está prohibido completar manualmente nuevos formularios.

La Orden del Ministerio de Transporte de Rusia de 18 de septiembre de 2008 No. 152 prescribe el almacenamiento de cartas de porte cerradas durante cinco años. La responsabilidad de la correcta ejecución de los documentos recae personalmente en el responsable de la organización, así como en las personas autorizadas que son responsables del funcionamiento del vehículo. Quienes firman el formulario son responsables de la veracidad de los datos que certifican. Si, durante una inspección, los representantes del Servicio de Impuestos Federales revelan violaciones al completar la carta de porte, pueden excluir el combustible y los lubricantes cancelados de los gastos a efectos del impuesto sobre las ganancias. Entonces la organización tendrá que pagar impuestos adicionales, así como pagar multas y sanciones impuestas por los inspectores.

Una nueva carta de porte correctamente completada según el Formulario No. 3 (para un automóvil de pasajeros) se ve así:

Página de título teniendo en cuenta los cambios en el orden de llenado (preparada utilizando la versión comercial de ConsultantPlus):

Continuación:

Los empresarios y organizaciones podrán utilizar vehículos de pasajeros con fines comerciales en el desarrollo de sus actividades. Para organizar adecuadamente su trabajo, tener en cuenta el tiempo de operación y también evitar problemas con las inspecciones viales, las entidades comerciales deben redactar un documento como la carta de porte de un automóvil de pasajeros Formulario 3 u otro formulario desarrollado teniendo en cuenta las necesidades de la empresa. .

Independientemente del tipo de vehículo, y de si es propio o alquilado en régimen de arrendamiento, es necesario organizar un adecuado registro documental de sus indicadores de funcionamiento.

Se debe redactar una carta de porte para un automóvil de pasajeros no solo para garantizar el uso seguro del automóvil, sino también para planificar adecuadamente los gastos del mismo, justificar los costos a efectos fiscales, etc.

Después de todo, no sólo el inspector del estado técnico y el inspector médico, sino también el encargado de la gasolinera, el despachador, el contador, el jefe de departamento, etc., ponen sus marcas en el documento emitido.

Registra la hora de salida y llegada del coche, las lecturas del velocímetro, el combustible restante, así como la ruta del vehículo. Es este documento el que solicita el inspector de la policía de tránsito cuando detiene un automóvil en la carretera.

A partir de este documento, determina quién es el propietario o quién utiliza el automóvil, hacia dónde se dirige, etc. La administración de la empresa también necesita esta información para determinar si el automóvil se utiliza para el fin previsto o no.

El bono es una prueba para los socios comerciales de que se les han prestado servicios.

El despachador calcula el consumo de combustible planificado y real, determinando la eficiencia del vehículo. Los inspectores fiscales piden una carta de porte, que es documento primario en la contabilidad del trabajo para comprobar la exactitud de la contabilidad de gastos a efectos fiscales.

¿Es necesario utilizar cartas de porte?

Si el propietario es ciudadano y utiliza el coche para sus propios fines, no es necesario emitir un bono.

Cuando un turismo pertenece a una empresa o es utilizado por ésta para realizar negocios, para poder tener en cuenta los gastos de combustible, reparaciones, etc., deberá elaborar un bono. Sin embargo, si una empresa aplica regímenes preferenciales, por ejemplo, UTII, patente, sistema tributario simplificado "Ingresos", entonces no es necesario tener en cuenta los gastos para calcular los impuestos. Por tanto, el sujeto puede ignorar la preparación del viaje.

¡Importante! Pero hay casos en los que es necesario emitir este documento: transporte de carga y pasajeros. Este requisito está consagrado a nivel legislativo. Es decir, si la actividad del sujeto está relacionada con el transporte de pasajeros y transporte, se debe utilizar una carta de porte.

En estos casos, la organización o empresario individual podrá ser multado por su ausencia de conformidad con el Código de Infracciones Administrativas.

Cambios en el diseño del documento en 2018.

Desde el 15 de diciembre de 2017, los empresarios individuales y las organizaciones deben indicar su OGRP u OGRN en la carta de porte del vehículo, independientemente de su tipo (según la Orden del Ministerio de Transporte No. 476 del 7 de noviembre de 2017). Anteriormente, este detalle no estaba entre los elementos requeridos de la carta de porte: solo era necesario indicar el nombre de la entidad, su forma organizativa, dirección de ubicación y número de teléfono. Por lo tanto, a partir de este año no olvides introducir este número de registro.

Además, ahora es necesario registrar no solo los indicadores de rendimiento del vehículo, sino también anotar qué inspector del estado técnico los registró, inspeccionó el automóvil y lo aprobó para la línea. Se ha vuelto obligatorio descifrar el apellido y las iniciales de estos técnicos junto a la firma.

Descargue un nuevo formulario de carta de porte para un turismo para 2019

Muestra de cómo cumplimentar una carta de porte para un turismo en 2019

Parte delantera

Debe comenzar a completar el formulario indicando su serie y número de serie. Colocar un sello en la esquina izquierda ahora es opcional. La fecha de su creación se ingresa bajo el nombre del formulario.

En el siguiente campo debe escribir el nombre de la empresa, la dirección de la ubicación y número de teléfono de contacto. Según los nuevos requisitos, el OGRN de la empresa ahora también se ingresa en esta columna.

En la tabla del lado derecho está indicado.

El nombre completo se indica en la columna inferior. conductor, luego su número de personal, detalles Licencia de conducir, clases de vehículos disponibles.

Los siguientes campos están llenos de especialistas empresas de transporte. Al emitir tarjetas de licencia, indican su clase y también indican los detalles en columnas especialmente designadas.

Luego, el despachador indica la tarea que debe realizar el conductor según el ticket. Suele indicar aquí a quién se transfiere el coche, a qué dirección debe llegar, a qué hora comienza y finaliza el trabajo. Después de firmar, el despachador entrega el billete al conductor.

En la parte delantera también hay columnas para el mecánico. En primer lugar, comprueba el estado de funcionamiento del vehículo, introduce los datos del velocímetro y la cantidad de combustible al inicio del día y certifica esta información colocando una firma.

Posteriormente, el conductor firma, confirmando la aceptación del vehículo y la conformidad con los datos anteriores.

Al repostar combustible a un automóvil, el camión cisterna indica la cantidad, marca y señales.

El despachador, tras devolver el coche al garaje, registra la fecha y hora de este hecho. También puede registrar tiempos de inactividad e interrupciones.

Después de regresar al taller, el mecánico verifica e ingresa en el ticket información sobre el velocímetro y la cantidad restante en el tanque después de regresar. A continuación, firma sobre la aceptación del automóvil y el conductor firma sobre la transferencia y el acuerdo con los indicadores especificados.

A partir de los datos registrados, el despachador calcula el consumo estándar de combustible, lo compara con el consumo real de combustible y, en base a esto, identifica el exceso de consumo o el ahorro.

reverso

El conductor debe rellenar él mismo el reverso del bono. Debe registrar línea por línea información sobre cada viaje, direcciones de salida y llegada, tiempo de viaje y kilometraje. Si en este momento atiende a terceros, entonces estos pueden poner sus firmas al final de cada línea.

En la parte inferior de la hoja, a partir de los datos especificados, se resume el tiempo de funcionamiento y la distancia recorrida. Aquí también se puede indicar el salario del conductor de este bono, calculado en función del tiempo o del kilometraje.

Asientos contables

Al procesar comprobantes, un contador puede realizar las siguientes entradas:

Orden de almacenamiento de documentos

El proceso de almacenamiento de cartas de porte se establece a la vez mediante dos regulaciones– Orden del Ministerio de Transporte N° 152 y Orden del Ministerio de Cultura N° 558. Cabe señalar que existe cierta inconsistencia entre estos dos documentos.

La orden del Ministerio de Transporte establece que la empresa deberá conservar las cartas de porte por un período no menor a 5 años. Pero ella puede extenderlo. periodo dado, si así lo indica en documentos internos.

Pero la orden del Ministerio de Cultura dice que el período de 5 años sólo es válido si durante este período los documentos fueron verificados por las autoridades reguladoras.

Por tanto, si no se realizaron inspecciones durante este período, la empresa no tiene derecho a destruir estos documentos. Además, la orden aclara que la carta de porte puede ser la única prueba documental de las condiciones laborales nocivas del empleado. En este caso deberá conservarse durante al menos 75 años.

¡Atención! Cabe señalar también que el comprobante también es un documento contable y contabilidad fiscal. Por tanto, también puede estar sujeto a los requisitos del Código Fiscal y de la ley de contabilidad. El primero especifica que los documentos deben conservarse durante al menos 4 años y el segundo, cinco años.

Responsabilidad y sanciones (Servicio Federal de Impuestos, Inspección Estatal de Seguridad del Tráfico)

Si la carta de porte de un vehículo de empresa no se emite o se emite con errores, no solo los agentes de la policía de tránsito pueden ser sancionados por esto al verificar los documentos, sino también el Servicio de Impuestos Federales.

El tipo de castigo que sufrirá el conductor si no tiene una multa lo determina el Código de Infracciones Administrativas. Se cree que él mismo es responsable del funcionamiento del transporte, por lo que, en ausencia de una carta de porte, el conductor será multado con 500 rublos.

Además, también se podrá imponer una multa a la persona responsable de la organización, que está obligada a preparar dichos documentos. Se le puede imponer una multa de 20.000 rublos. Además, las sanciones pueden extenderse a la empresa, por lo que entidad legal castigado con 100 mil rublos.

Otro motivo de multa es la ejecución incorrecta del formulario de viaje o la ausencia de las marcas necesarias en el mismo. Por lo tanto, si el documento no está sellado con un sello de examen médico, se puede imponer una multa de 5 mil rublos para la persona responsable y 30 mil rublos para la empresa. El mismo importe de multa también se aplica en caso de no pasar una inspección técnica antes de abandonar el coche.

¡Atención! Cabe señalar que estas multas se aplican por igual tanto a empresas como a empresarios.

Dado que las cartas de porte sirven para confirmar los gastos de la empresa, el Servicio de Impuestos Federales también puede comprobar estos documentos. Si no existen dichos formularios o se perdieron, las autoridades considerarán que esto es una violación de la contabilidad de ingresos y gastos, por lo que se impone una multa de 10 mil rublos.

Si se detectan varias violaciones de este tipo durante un período, el monto de las sanciones puede aumentar a 30 mil rublos. Además, si se decide que la organización ha subestimado base imponible, se le impondrá una multa adicional del 20% del importe del pago insuficiente.