Documentos contables primarios. ¿Qué es la documentación primaria en contabilidad?

1. Cada hecho de la vida económica está sujeto a registro en un documento contable primario. No está permitido aceptar como documentos contables documentos que documenten hechos de la vida económica que no han tenido lugar, incluidas aquellas que subyacen a transacciones imaginarias y simuladas.

2. Los datos obligatorios del documento contable primario son:

1) nombre del documento;

2) fecha de elaboración del documento;

3) el nombre de la entidad económica que compiló el documento;

5) el valor de la medida natural y (o) monetaria de un hecho de la vida económica, indicando las unidades de medida;

6) el nombre del cargo de la persona (personas) que completó la transacción, operación y la(s) persona(s) responsable(s) de su ejecución, o el nombre del cargo de la(s) persona(s) responsable(s) de la ejecución del evento realizado ;

(ver texto en la edición anterior)

7) firmas de las personas previstas en el apartado 6 de esta parte, indicando sus apellidos e iniciales u otros datos necesarios para identificar a estas personas.

3. El documento contable primario deberá elaborarse cuando se cometa un hecho de la vida económica, y si ello no fuera posible, inmediatamente después de su realización. El responsable del registro del hecho de la vida económica garantiza la transferencia oportuna de los documentos contables primarios para la inscripción de los datos contenidos en ellos en los registros contables, así como la confiabilidad de estos datos. La persona encargada de llevar registros contables y la persona con quien se ha celebrado un contrato para la prestación de servicios contables no son responsables de la conformidad de los documentos contables primarios elaborados por otras personas con los hechos consumados de la vida económica. Requisitos por escrito del jefe de contabilidad, otro funcionario encargado de la contabilidad o una persona con quien se haya celebrado un contrato para la prestación de servicios contables, sobre el cumplimiento del procedimiento establecido para documentar los hechos de la vida económica, presentación de documentos (información) , necesarios para llevar registros contables, al funcionario encargado de llevar registros contables, o a la persona con quien se haya celebrado un acuerdo para la prestación de servicios contables, son obligatorios para todos los empleados de una entidad económica.

(ver texto en la edición anterior)

4. Las formas de los documentos contables primarios las determina el titular de la entidad económica por recomendación del funcionario responsable de llevar los registros contables. Los formularios de documentos contables primarios para las organizaciones del sector público se establecen de conformidad con la legislación presupuestaria de la Federación de Rusia.

(ver texto en la edición anterior)

5. El documento contable primario se redacta en papel y (o) en forma de documento electrónico firmado con firma electrónica.

6. Si la legislación de la Federación de Rusia o un acuerdo prevén la presentación de un documento contable primario a otra persona o a un organismo estatal en papel, una entidad económica está obligada, a solicitud de otra persona u organismo gubernamental, en su por cuenta propia, realizar copias en papel del documento contable primario elaborado en forma de documento electrónico.

7. Se permiten correcciones en el documento contable primario, a menos que las leyes federales o los actos legales reglamentarios de los órganos reguladores de contabilidad estatales establezcan lo contrario. La corrección en el documento contable primario deberá contener la fecha de la corrección, así como las firmas de las personas que redactaron el documento en el que se realizó la corrección, indicando sus apellidos e iniciales u otros datos necesarios para identificar a estas personas.

8. Si, de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia, se incautan documentos contables primarios, incluso en forma de documento electrónico, se confiscan copias de los documentos incautados, realizadas en la forma prescrita por la legislación de la Federación de Rusia. incluidos en los documentos contables.

La contabilidad primaria es evidencia documental de la realización de determinadas transacciones comerciales.

Dicha prueba documental tiene plena fuerza legal. Su principal instrumento son los documentos contables primarios.

Formas y tipos de documentos primarios.

Dependiendo del tipo de transacción que deba reflejarse, los documentos contables primarios pueden tener una forma estándar o especializada.

La primera forma de documentos contables primarios se utiliza para registrar transacciones comerciales homogéneas, que son típicas de la mayoría de las empresas en una o varias industrias.

En pocas palabras, para operaciones rutinarias que realizan la mayoría de organizaciones de nuestro país.

Se requiere un uniforme especializado para operaciones altamente especializadas.

Los documentos primarios incluyen:

órdenes de pago,
recibos de efectivo y órdenes de débito,
cartas de porte,
facturas, etc

Cualquier documento primario debe incluir lo siguiente:

Leer también Aviso de negativa a obtener una patente.

Reglas para completar documentos primarios.

Todos los documentos contables primarios deben completarse de forma clara y precisa.

Está permitido el uso de bolígrafos, bolígrafos de tinta, equipos informáticos y máquina de escribir.
Los documentos primarios deben redactarse en el mismo momento en que se planifica una transacción comercial.
En algunos casos (cuando existen razones objetivas para ello), los documentos necesarios se pueden crear inmediatamente después de la operación.

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones utilizan formularios estándar ya preparados para documentos primarios: facturas, pedidos, facturas, cupones, extractos, etc.

Los documentos contables primarios se dividen en dos tipos: externos e internos.

Los documentos externos llegan a la organización (empresa) desde el exterior.

El remitente puede ser agencias gubernamentales, organizaciones de nivel superior, bancos, inspecciones fiscales (en este caso, estos son los principales documentos contables fiscales), fundadores, proveedores, compradores, etc.

Se compilan según un formulario estándar.

Un ejemplo de documento contable externo podría ser una factura de un proveedor, una orden de pago, una solicitud de pago, una orden-demanda de pago, etc.

Los documentos contables internos se crean exclusivamente dentro de la organización.

A su vez, los documentos contables internos se dividen en los siguientes tipos de documentos primarios:

administrativo. Tipo de documentos que contienen determinadas órdenes o instrucciones relativas a la realización de determinadas operaciones;
exculpatorio (ejecutivo). Dichos documentos resaltan el hecho de una determinada operación. Como ejemplo, podemos tomar un acto de aceptación de materiales (bienes), recepción de pedidos, un acto de aceptación de productos manufacturados, un acto de aceptación y enajenación de inmovilizado, etc.
conjunto. Este es el tipo de documento que es a la vez exculpatorio y administrativo. Se trata de extractos de nómina, órdenes de recibo de caja (documentos), informes de gastos, etc.;
registro contable. Dichos documentos se redactan si el formulario estándar de los documentos primarios no es adecuado para registrar una transacción comercial. Por ejemplo, hojas de distribución, certificados, etc.

Correcciones en documentos primarios.

Hay ocasiones en las que incluso un contador experimentado comete un error al preparar un documento primario.

Los documentos contables primarios están diseñados para reflejar las transacciones comerciales que ocurren en la institución. Los datos sistematizados de ellos se transfieren a registros y diarios contables, que forman la base para los informes. En la práctica se utilizan aquellos documentos contables primarios cuya lista está aprobada por la política contable. Los formularios recomendados para su uso en la práctica se dan en las resoluciones del Comité Estatal de Estadística:

No. 1 del 05/01/2004;
No. 71-a de 30 de octubre de 1997;
No. 88 de 18 de agosto de 1998;
No. 132 de 25 de diciembre de 1998;
No. 100 de 11 de noviembre de 1999;
No. 7 de fecha 21 de enero de 2003.

Los documentos contables primarios de tipo efectivo deben ser idénticos a los formularios unificados; las empresas pueden modificar otros formularios.

Tipos de documentos primarios en contabilidad.

Los documentos primarios pueden ser externos e internos. La primera categoría incluye facturas de contrapartes con solicitudes de pago; el segundo grupo incluye informes anticipados, facturas y órdenes de pago.

Las formas de documentos contables primarios se pueden clasificar como:

tipo administrativo (poder, orden);
ejecutivo (acto);
documentación contable (cupones, certificados).

Los tipos de documentos primarios, según el criterio del volumen de información que contienen, se dividen en primarios consolidados y primarios simples.

¿Qué se aplica a la documentación contable primaria?

Desde 2013, la mayoría de los formularios unificados han pasado a ser de carácter consultivo. En la práctica, se les permite utilizarlos en su forma original o modificarlos teniendo en cuenta las características específicas de la contabilidad y la contabilidad de gestión. Qué se aplica a los documentos primarios para reflejar transacciones con activos entre activos fijos:

Formulario OS-1, que es un Certificado de Aceptación y Transferencia.
Formulario OS-1a, utilizado para registrar el hecho de la recepción y enajenación de activos en forma de edificios y estructuras permanentes.
Formulario OS-4, sin el cual es imposible demostrar la cancelación de un activo.
Hay dos tipos de registros de inventario: para activos fijos (INV-1) y para activos intangibles (INV-1a).

Qué se aplica a los documentos contables primarios en la gestión de registros de personal:

en el momento del registro del inicio de una relación laboral con un empleado específico, el formulario primario principal será una orden en la que conste la contratación, en el formulario T-1;
Es obligatorio mantener tarjetas personales de los empleados en formato T-2;
la contratación de trabajadores se realiza de acuerdo con la tabla de puestos establecida por la plantilla en el formulario T-3;
documentos contables primarios en forma de calendarios de vacaciones (formulario T-7);
las órdenes para que se conceda una licencia a un empleado específico, indicando los términos y fechas exactos del descanso, se redactan sobre la base del formulario T-6;
tras el despido, se elaboran documentos contables primarios, como órdenes en los formularios T-8 o T-8a.

La relación de documentos primarios en materia de devengo y pago de salarios al personal consta de:

formularios para el registro de horas trabajadas en la hoja de horas trabajadas (formularios para cumplimentación manual y automatizada T-12 y T-13);
varios tipos de nóminas (T-49 y T-53);
cuentas personales (formulario T-54).

Documentos contables primarios: una lista de formularios de efectivo obligatorios para usar en su forma original:

Formulario KO-1, llamado orden de recibo de efectivo. El formulario se completa en una hoja de papel A5.
Formulario KO-2, que es una orden de gastos en efectivo, que está impresa en papel de tamaño A5.
Formulario KO-3, en el que se registra la documentación entrante y saliente.
Documentos primarios en el departamento de contabilidad de los formularios KO-4 (libro de caja numerado, roscado y sellado) y KO-5 (libro para reflejar los recursos monetarios aceptados y emitidos por el cajero).

La documentación primaria incluye contratos, facturas, facturas, actas, poderes, recibos de ventas, tarjetas de límite (formularios M-8) y reclamos de facturas (M-11). Una factura, contrariamente a la creencia popular, no pertenece a la categoría de documentos primarios; esta conclusión está contenida en la carta del Ministerio de Finanzas No. 03-03-06/1/392 del 25 de junio de 2007.

Documentos contables primarios: lista de detalles requeridos

La lista de documentos primarios aprobados por la política contable solo podrá incluir aquellos formularios que contengan los detalles requeridos:

nombre completo del documento;
fecha de registro por parte del especialista;
información sobre la empresa que crea este documento;
el documento primario debe reflejar la esencia del contenido de la operación realizada;
metros de variedades naturales y monetarias para evaluar eventos en la vida económica de una organización;
todos los documentos contables primarios tienen características numéricas para productos comerciales;
información sobre cuál de los empleados de la empresa redactó el documento y quién es responsable de la exactitud de los datos especificados en el mismo;
Los documentos contables primarios, cuya lista se utiliza en la empresa, deben estar firmados por las personas responsables.

Una característica importante es que si el formulario del documento se completa en formato electrónico, está respaldado por la firma electrónica de los funcionarios responsables de mantener los registros primarios. Todos los documentos contables primarios, cuya lista fue compilada por el jefe de contabilidad y aprobada por la dirección de la empresa, tienen fuerza legal.

El flujo de documentos en las organizaciones es una parte integral de los procesos de negocio. Los documentos contables están diseñados para registrar por escrito todos los eventos que ocurren en las empresas y que afectan las cuestiones laborales.

La esencia y el significado de los documentos contables.

Los requisitos legislativos, en particular las disposiciones de la Ley de Contabilidad, obligan a documentar todos los eventos en el ámbito económico. Los documentos contables se utilizan para confirmar la finalización de cualquier transacción y sirven como prueba escrita de los procesos en curso.

Un documento contable es una forma en la que se pueden registrar los acontecimientos actuales, su valoración y otros criterios que distinguen una transacción comercial.

Por tipo, los documentos contables financieros y su finalidad se pueden clasificar de la siguiente manera:

Administrativo. En base a ellos, las transacciones comerciales no se registran. Estos documentos actúan como instrucciones para realizar determinadas acciones. Este grupo incluye órdenes e instrucciones de la dirección.
Exculpatorio: confirmar la finalización de transacciones reales en las actividades actuales de la empresa. Son la base para realizar registros, por ejemplo, actos de aceptación y transferencia de objetos de valor, facturas de cancelación, movimientos internos. A menudo su presencia debe ser confirmada mediante documentos administrativos.
Los documentos contables están diseñados para simplificar el procedimiento contable. Son diversas declaraciones, certificados contables que explican el procedimiento para la realización de actuaciones y su conveniencia.
Los documentos combinados tienen las características de documentos administrativos y exculpatorios al mismo tiempo. Sirven como base para el surgimiento de una transacción comercial y también contienen una indicación de su finalización. En este caso, como ejemplo, podemos considerar los documentos de caja (orden de gastos de caja).

¿Qué se aplica a los documentos contables?

Los documentos que regulan la contabilidad se forman según el orden en que fueron compilados, es decir, se dividen en primarios y consolidados. La base para realizar asientos contables son los documentos contables primarios. Pueden generarse directamente en la empresa o recibirse del exterior: de proveedores, compradores y otras contrapartes. Los principales documentos contables relacionados con los primarios son facturas, pagos, efectivo, bancos y otros documentos. Los informes resumidos se elaboran sobre la base de datos primarios y contienen información generalizada.

Según su contenido, pueden adquirir valores materiales y monetarios. La parte material refleja la presencia y el movimiento de mercancías y otros objetos de valor. Por ejemplo, los actos de aceptación y transferencia, las facturas de despacho de mercancías dan una idea precisa de los tipos y cantidades de bienes que se trasladan. También se proporciona una estimación del coste de la operación realizada.

Algunos artículos se refieren exclusivamente a los de liquidación. Estamos hablando de nóminas, órdenes de pago, extractos bancarios. La información que transportan es de naturaleza exclusivamente financiera: el estado de los acuerdos con los contratistas y los salarios de los empleados.

Hasta hace poco, se mantenía el requisito del uso obligatorio de formularios unificados en contabilidad. La entrada en vigor de la Ley N ° 402-FZ sobre contabilidad permite que la dirección de las organizaciones desarrolle de forma independiente formularios de documentos primarios. Pero al mismo tiempo, persisten algunos requisitos para la presencia de detalles obligatorios. Es decir, en contabilidad primaria, el único documento contable válido es un formulario que refleja la siguiente información:

nombre y fecha de elaboración del formulario;
detalles de la entidad comercial;
el contenido de la operación y sus características en términos monetarios y cuantitativos;
firmas de los responsables.

¿Para qué se utilizan los documentos contables?

Para las organizaciones e incluso los empresarios, la importancia de los documentos contables es grande. No sólo sirven como confirmación de hechos consumados de la actividad económica, sino que también ayudan a determinar la situación financiera actual de la empresa. Sobre su base, los sujetos realizan cálculos de impuestos, mientras que reducir la base imponible solo es posible si cuentan con documentos correctamente redactados desde el punto de vista de la legislación.

La ausencia de los documentos primarios, certificados y declaraciones necesarios puede crear posteriormente muchos problemas para la organización, generando preguntas adicionales por parte de las autoridades reguladoras. A menudo, este hecho sirve como base para volver a calcular la base imponible.

¿Qué documentos contables debe tener una LLC para garantizar el funcionamiento continuo de la empresa? Dependiendo de las características específicas del trabajo, estos son documentos que regulan las actividades de la empresa: órdenes, instrucciones, políticas contables. La confirmación de los hechos de los ingresos recibidos y los gastos realizados son facturas, facturas, nóminas con el personal y otros documentos en efectivo y bancarios. Para simplificar el procedimiento contable, se utilizan ampliamente estados de facturación y acumulativos que contienen información general sobre transacciones homogéneas.

Transferencia de documentos y plazo de conservación.

Teniendo en cuenta que el papel y la importancia de los documentos contables son innegables para toda entidad comercial, su movimiento y almacenamiento también deben estar sujetos a ciertas reglas.

Las organizaciones elaboran de forma independiente un cronograma de flujo de documentos primarios, que incluye las siguientes etapas:

recepción o registro;
tratamiento;
almacenamiento;
transferir al archivo.

El cronograma especificado debe contener el plazo óptimo para procesar los datos recibidos. De ser necesario, se permiten ajustes a los plazos establecidos.

El almacenamiento de documentos primarios lo proporcionan los empleados del servicio de contabilidad. Al mismo tiempo, al cambiar de responsables, es necesario redactar un acta de aceptación y transferencia de documentos contables, cuya muestra se elabora teniendo en cuenta las características de la empresa. Pero al mismo tiempo, al transferir casos, es necesario crear un registro detallado de documentos contables, una muestra del cual proporcionará información completa sobre el volumen de transacciones existente.

El plazo de conservación de los documentos varía según su finalidad. La información que proporcione datos sobre el cálculo de impuestos debe estar disponible durante al menos 4 años. Los formularios de información de los empleados completos se conservan hasta por 75 años.

Registro de documentos contables al transferir casos (muestra)

Cada día, una empresa realiza muchas operaciones. Los contables emiten facturas a las contrapartes y les envían dinero, calculan salarios, sanciones, calculan depreciaciones, elaboran informes, etc. Cada día se redactan decenas de documentos de diversos tipos: administrativos, ejecutivos, primarios. El último grupo es de gran importancia para las actividades de la empresa.

¿Qué son los "documentos primarios"?

Cada acontecimiento de la vida económica de una organización debe ser confirmado en papel. Se forma en el momento de la transacción o inmediatamente después de su finalización. La preparación de asientos y el mantenimiento de informes se lleva a cabo sobre la base de la información especificada en los documentos contables primarios. La lista de ellos es grande. En este artículo veremos los documentos principales y más utilizados.

¿Por qué se necesita una primaria?

La documentación primaria es un elemento integral de la contabilidad. Como se mencionó anteriormente, se forma en el momento de la finalización o inmediatamente después de la finalización de la operación y es prueba de la realidad de tal o cual hecho de la vida económica de la empresa.

La lista de documentos contables primarios para una transacción puede incluir:

Acuerdo.
Controlar.
Cheque de caja u otro documento de pago.
Carta de porte.
Certificado de obra terminada.

Detalles requeridos

Actualmente, existen formas unificadas de documentos contables primarios. Se utilizan para reflejar información sobre diferentes operaciones; en consecuencia, la lista de columnas que contienen es diferente. Mientras tanto, todos los documentos primarios contienen detalles obligatorios uniformes. Entre ellos:

Nombre de la empresa.
Título del documento (a
Fecha de formación.
Contenido de la operación para la que se elaboró el documento. Por ejemplo, al completar una factura, la columna correspondiente puede indicar “Transferencia de materiales para procesamiento”.
Indicadores monetarios y naturales. Los primeros se utilizan para reflejar el costo, los segundos: cantidad, peso, etc.
Cargos de empleados responsables ("jefe de contabilidad", "tendero", etc.).
Firmas de las personas involucradas en la transacción.

Punto importante

El documento principal que contiene todos los detalles requeridos tiene fuerza legal.

Tenga en cuenta que los documentos debidamente ejecutados se pueden utilizar en procedimientos legales como prueba de la validez (o no) de las reclamaciones. Muchos documentos son redactados por contrapartes. Es necesario comprobar atentamente la exactitud del registro y en ningún caso firmar por proveedores (contratistas, etc.) si no lo han hecho.

Es necesario almacenar cuidadosamente la documentación primaria.

¿Necesita un sello en la primaria?

En la práctica, muchas contrapartes se quejan de su ausencia en el formulario TTN y algunos otros documentos. Te recordamos que desde 2015, la mayoría de organizaciones están exentas de la obligación de llevar un sello. Estas empresas pueden utilizarlo a su propia discreción. Si existe, entonces la información sobre su presencia debe especificarse en la política contable.

En el caso de que la contraparte insista en utilizar un sello al registrar el documento primario, y la empresa tenga derecho a no colocarlo por motivos legales, se deberá enviar a la contraparte la correspondiente notificación por escrito con enlaces a las normas que regulan este tema.

Acuerdo

Si la contraparte es un socio desde hace mucho tiempo, es muy posible celebrar un acuerdo para varias transacciones. En este caso, es importante indicar claramente los plazos para el cumplimiento de las obligaciones, la secuencia y procedimiento de cálculo y otros matices. Se puede redactar un contrato para la venta de bienes, la prestación de servicios o la realización de un trabajo. Vale la pena decir que el derecho civil también permite la celebración oral de un acuerdo. Sin embargo, en las actividades comerciales, por regla general, se utilizan contratos escritos.

Controlar

En este documento, el proveedor indica el monto a transferir a la contraparte por el producto, servicio u obra. Al realizar un pago, se supone por defecto que el sujeto consiente la transacción.

La factura debe incluir:

Nombre del documento.
Nombre de los servicios (bienes, obras) por los que se realiza el pago.
Precio.
Importe total.
Detalles para el pago.

Actualmente, la lista completa de documentos contables está contenida en el programa 1C, por lo que se procesan automáticamente.

Tenga en cuenta que la cuenta no tiene ningún valor especial para las autoridades reguladoras. En él, el vendedor fija un precio fijo. Desde el punto de vista de un contador, una cuenta es el documento primario más importante a partir del cual se forman los asientos contables.

Una factura es un tipo de factura. Este documento contiene una línea especial para indicar los importes del IVA.

Documentación de pago

Puede confirmar el pago mediante recibo de caja u otro documento similar. El pago confirma el hecho del pago por la entrega de productos, servicios o trabajos. El tipo específico de documento se selecciona en función del método de pago: efectivo o transferencia bancaria.

Uno de los documentos de pago más populares es la orden de pago. Representa una orden del propietario de la cuenta para que el banco transfiera fondos a la cuenta especificada. El documento se puede utilizar para pagar servicios, bienes, pagos por adelantado, reembolso de préstamos, etc.

Si se realizan aportaciones al presupuesto se rellena el campo 22 “Código”. En la orden de pago, en esta columna se indica el UIN (identificador único). Gracias a ello, la autoridad fiscal reconoce al pagador.

El campo "Código" en una orden de pago se puede completar de manera diferente. Esto depende de cómo la entidad cumpla exactamente con su obligación con el presupuesto: voluntariamente o a solicitud de la autoridad reguladora.

carta de porte

El formulario TTN lo emite el transportista. es la base para transferir la carga al destinatario. El documento está redactado en 4 copias. Según TTN, el vendedor es responsable de la venta y el comprador es responsable de la entrega de la mercancía.

Tenga en cuenta que el TTN se elabora cuando se transporta carga con recursos propios de la empresa. Si el transporte lo realiza una empresa tercera, se emite un formulario 1-T.

Otro punto importante: la información del TTN debe coincidir con la información de la factura.

Certificado de trabajo terminado

Este documento se redacta entre el cliente y el proveedor. El acto es la confirmación de la finalización de la obra y prestación de los servicios al costo acordado dentro del plazo establecido por el contrato. En pocas palabras, este es el informe del ejecutante al cliente.

Actualmente no se ha aprobado la forma unificada de la ley. Una empresa tiene derecho a desarrollar un formulario de forma independiente y consolidarlo en sus políticas contables.

Los principales detalles del acto son:

Número y fecha de registro en la documentación contable.
Fecha de compilación.
Detalles del acuerdo según el cual se redacta el acto.
Duración, volumen, costo del trabajo.
Detalles de la cuenta a través de la cual se realizará el pago.
Nombre del cliente y contratista.
Firmas de las partes de la transacción.

El acta siempre se redacta en dos ejemplares.

Formulario M-15

Esta abreviatura se utiliza para indicar una factura por la entrega de materiales al lado. Cabe señalar que este documento no es obligatorio, pero las empresas suelen utilizarlo.

Se emite una factura por la entrega de materiales a un tercero cuando es necesario transferir objetos de valor desde la oficina principal (sede) a divisiones remotas u otras empresas (sujeto a un acuerdo especial).

Reglas para el registro f. M-15

La primera parte del documento contiene un número de acuerdo con el flujo de documentos de la empresa. Aquí también debe indicar el nombre completo de la empresa y OKPO.

La primera tabla refleja la fecha de elaboración del documento, el código de transacción (si se utiliza el sistema apropiado), el nombre de la unidad estructural y el campo de actividad de la empresa que emite la factura.

Asimismo, se indica información sobre el destinatario y el responsable de la entrega. El siguiente es un enlace al documento según el cual se emite la factura. Esto podría ser un acuerdo, orden, etc.

En la tabla principal, las columnas 1 y 2 indican la subcuenta contable y el código de contabilidad analítica para todos los materiales sujetos a cancelación.

nombre de los materiales indicando características individuales, marca, tamaño, grado;
número de artículo (si no está allí, la celda no está completa);
código de unidad;
nombre de la unidad de medida;
cantidad de bienes transferidos;
información sobre los objetos reales liberados del almacén (completados por el almacenista);
costo total de materiales;
precio sin IVA;
importe del IVA asignado;
coste total incluido el IVA;
número de inventario de materiales;
número de pasaporte (si está disponible);
número de registro de acuerdo con la tarjeta de registro.

La factura está firmada por el contador, el empleado responsable de sacar los objetos de valor del almacén y el destinatario.

Informes anticipados en "1C"

Generar documentos de informes es una de las actividades más comunes de un contador. Muchos pagos realizados en efectivo se documentan mediante documentos anticipados. Estos incluyen gastos de viaje, compras comerciales, etc.

A menudo, los empleados de la empresa reciben fondos de la caja registradora para cubrir los gastos comerciales. Después de comprar los objetos de valor necesarios (por ejemplo, material de oficina), los empleados informan y proporcionan al departamento de contabilidad los documentos de respaldo.

El contador, a su vez, debe registrar todos los gastos en el sistema contable. Puede abrir "Informes anticipados" en "1C" en la sección "Banco y caja", subsección "Caja". Se ingresa un nuevo documento usando el botón "Crear".

En la parte superior del formulario indique:

Nombre de la empresa.
El almacén al que se capitalizarán los objetos de valor recién recibidos.
Un empleado que informa los fondos recibidos según el informe.

El documento contiene 5 marcadores. En la sección "Adelantos" debes seleccionar el documento para el cual se emitieron los fondos:

Documento de dinero.
Orden de gastos en efectivo.
Débito de la cuenta.

Si los bienes se compraron con los fondos emitidos, se reflejan en la pestaña del mismo nombre. En la sección "Contenedor", indique información sobre contenedores retornables (por ejemplo, botellas de agua). La pestaña "Pago" refleja información sobre el efectivo pagado a los proveedores por la compra de un objeto o emitido contra una próxima entrega.

En el apartado “Otros” se indican datos sobre gastos de viaje: dietas, gastos de combustible, billetes, etc.

Forma "universal"

En la lista de documentos contables primarios hay un documento que se puede utilizar en una variedad de situaciones. Se utiliza en la preparación de informes contables y fiscales. Estamos hablando de un documento contable. El formulario es obligatorio si es necesario corregir un error. Además, el documento es necesario al realizar transacciones que requieran explicaciones, reflejo de cálculos, confirmación de transacciones, si faltan otros documentos.

Matiz

Vale la pena decir que una empresa tiene derecho a confirmar la finalización de transacciones que no requieren la ejecución de formularios estándar (estándar, unificados) no con la ayuda de un certificado, sino a través de documentos contables primarios desarrollados de forma independiente. La lista de ellos, sin embargo, debe quedar recogida en la política financiera de la empresa.

Reglas para la elaboración de un certificado.

Para este documento no se ha aprobado un formulario único unificado. En consecuencia, los especialistas pueden redactarlo de forma libre o utilizar plantillas desarrolladas en la empresa. Entre la información obligatoria que debe contener el certificado cabe destacar la siguiente:

Información sobre la empresa.
Fecha y motivos de elaboración.
Documentos contables primarios y registros contables, a los que se adjunta certificado.
Firma del empleado responsable.

Puedes escribirlo en una hoja A4 blanca normal o en papel con membrete de la empresa.

A la hora de compilar hay que tener mucho cuidado para evitar errores. Cuanto más detallado sea el certificado, menos preguntas adicionales tendrán los inspectores.

Por supuesto, el documento debe contener únicamente información fiable. Si se identifican errores durante la redacción, es recomendable redactar nuevamente el certificado.

Funciones de almacenamiento

Todo lo relacionado con los documentos contables primarios debe almacenarse en la empresa durante al menos 5 años. El cálculo de este período comienza a partir de la fecha de finalización del período sobre el que se informa en el que se emitieron los papeles.

Además

El formulario primario puede emitirse en papel o en formato electrónico. Recientemente, cada vez más empresas dan preferencia a la gestión de documentos electrónicos. Esto es comprensible: se necesita mucho menos tiempo para completar y enviar los trabajos.

Los documentos electrónicos deben estar certificados con firma digital (reforzada o regular, según lo acordado entre las contrapartes).

Responsabilidad

La documentación primaria es el elemento más importante de la vida económica de una empresa. En su ausencia, la empresa se enfrentará a graves sanciones por parte de las autoridades reguladoras. También se impondrán multas si se identifican errores o información inexacta en la documentación primaria.

La infracción de las normas conlleva sanciones no sólo en virtud del Código Fiscal, sino también en virtud del Código de Infracciones Administrativas. Si existen motivos, los autores también pueden ser imputados a responsabilidad penal.

Conclusión

Se pueden utilizar una variedad de documentos en el trabajo de una empresa. Además, algunos de ellos pueden tener una forma unificada y otros pueden ser desarrollados de forma independiente por la empresa. Independientemente de esto, todos los detalles requeridos deben estar presentes en los documentos.

Algunas empresas practican el uso de documentos combinados. Estamos hablando de formas unificadas, complementadas de acuerdo con las características específicas de las actividades de la organización.

Es importante reflejar los tipos seleccionados de documentación primaria en las políticas contables de la empresa. En el curso de las actividades de la empresa, puede surgir la necesidad de nuevos documentos. Si son desarrollados por la empresa, deben mencionarse en la política contable.

Tenga en cuenta que la contraparte también puede desarrollar de forma independiente ciertos tipos de documentos. La política financiera debe indicar que la empresa acepta dichos documentos de las contrapartes.

Para registrar muchas transacciones, es posible que las organizaciones no utilicen formas unificadas de documentación primaria. Sin embargo, si hablamos de transacciones en efectivo, se ejecutan exclusivamente mediante órdenes aprobadas y otros documentos de pago.