Mantener la documentación en 1s. contabilidad primaria

Creo que todos estarán de acuerdo en que los contadores son los especialistas más ocupados, sin los cuales ninguna organización puede funcionar. Por supuesto, apoyan procesos muy importantes: ingresar documentación primaria entrante y saliente en 1C y enviar informes a las autoridades reguladoras. Durante los periodos en los que estos procesos coinciden, comienza un verdadero infierno para un contador: noches de insomnio, retrasos en el trabajo y puedes olvidarte por completo de tu vida personal.

¡Y todo esto por culpa de la “maldita” PRIMARIA! Es ella quien roba un tiempo precioso, fijando sus ojos cansados ​​en el monitor. Por lo tanto, los contadores modernos piensan cada vez más en la entrada rápida y sencilla de documentos en 1C.

Muchas empresas ingresan al mercado con propuestas para la entrada automática de documentos primarios en 1C. Pero la mayoría de los productos existen desde hace relativamente poco tiempo y tienen aproximadamente el mismo principio de funcionamiento:

Etapa 1. Escanear documentos

Etapa 2. Reconocimiento

Etapa 3. Comparación con los directorios del sistema contable.

A primera vista, parece que las soluciones son las mismas, pero si las pruebas, puedes encontrar dificultades:

• Algunos le permiten cargar solo tablas de Excel en 1C y no admiten otros formatos.
• Estos últimos reconocen sólo un par de plantillas de documentos, por ejemplo, facturas y TORG-12.
• Otros no funcionan en todas las configuraciones de 1C; a menudo, esto es solo 1C: Contabilidad empresarial.
• Y algunos solo te permiten cargar documentos mediante un escáner.

Como resultado, se desperdicia dinero y no se cumplen las expectativas. ¡Finita la comedia, camaradas!

¡Pero siempre hay una salida! Producto , que lleva más de 10 años en el mercado ruso, tiene el certificado "Compatible con 1C" y tiene muchos usuarios.

4 ventajas principales de automatizar la entrada de documentos primarios en 1C:

1. En primer lugar, evitar el trabajo rutinario y diversos errores de entrada manual, ya que el sistema primario "automático" funciona 10 veces más rápido, incluso para el contable más experimentado.
2. En segundo lugar, ahorrar dinero en nómina para los operadores de 1C. Con un programa de este tipo simplemente no los necesitarás.
3. En tercer lugar, la capacidad de diferenciar derechos y cargar el producto principal en 1C en línea para cualquier número de usuarios sin estar atado a la oficina.
4. La capacidad de cargar datos primarios en 1C directamente desde el teléfono, tanto para el cliente como para el propio contador.

El programa es compatible con muchas configuraciones de 1C: Enterprise, por lo que no importa el tipo de actividad que realice: construcción, comercio o prestación de servicios, podrá cargar documentos en su base de datos. El programa Document Upload” te libera de la entrada manual más que otras soluciones similares gracias a:

• trabajar en tecnologías ABBYY de alto rendimiento, garantizando una alta calidad en el procesamiento e identificación de documentos;
• soporte para muchas plantillas de documentos (facturas, facturas, TORG-12, UPD, actos, tarjetas de pago, pasaportes, etc.);
• procesamiento de la mayoría de formatos de archivos existentes (.XLS, .JPG, .PDF, JPEG, docx o TIFF, etc.).

Otro argumento convincente a favor de la solución "Cargar documentos" son las diferentes formas de enviar escaneos o fotografías a 1C:

• desde un teléfono inteligente,
• desde el escáner
• del correo.

Es decir, no es necesario comprar un escáner; puede arreglárselas con una tableta o un teléfono.

En pocas palabras, es mejor trabajar con un brillo en los ojos que ahogarse en una corriente de documentos, especialmente porque el estado actual de la tecnología de TI permite que un contador abandone el trabajo manual y se libere de la carga de trabajo durante los períodos de informes "calientes". .

¡Ahora la elección es tuya! Para el primer paso hacia una vida sin educación primaria, recomendamos comenzar con una educación gratuita. pruebas

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Toda la documentación primaria es la confirmación de las actividades financieras de la empresa. Estos documentos contables serán requeridos principalmente por las autoridades reguladoras durante la inspección. Por lo tanto, se imponen mayores exigencias al mantenimiento y almacenamiento de dichos documentos.

La documentación primaria, o como la llaman los virtuosos contables, documentación primaria, es prueba de los asuntos financieros de la empresa. Además, al tener fuerza legal, estos documentos pueden ayudar a la empresa en cuestiones controvertidas o hacerla tropezar. Estos documentos son: contrato, factura, documentos de pago, albarán, factura, recibo de compra y otros.

Se unifican las formas de los documentos primarios. Si es necesario, se agregan líneas adicionales al formulario, pero manteniendo las principales. Esto se indica en el Reglamento sobre contabilidad y contabilidad en la Federación de Rusia (Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 29 de julio de 1998 No. 34 n (modificada el 26 de marzo de 2007 No. 26 n). La excepción son los formularios. para realizar transacciones en efectivo (Orden del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 24 de marzo de 1999 No. 20).

Todos los cambios y adiciones realizadas al formulario estándar son aprobados por orden del director de la empresa.

La organización desarrolla de forma independiente formularios de documentos primarios si el formulario requerido no está disponible en el catálogo de formularios unificados. Condición obligatoria: dichos formularios deben contener los detalles necesarios.

1. ¿Cómo se llama el documento?
2. Cuando se compila.
3. Información sobre la organización que compone el documento.
4. Indique qué incluye una transacción comercial específica para este documento, el costo de la transacción (monetario o en especie).
5. Relación de personas responsables de la redacción del documento con firma obligatoria.

Los detalles anteriores se mencionan en la Ley Federal "Sobre Contabilidad".

Todos los documentos primarios deben enviarse al departamento de contabilidad de manera oportuna. El cumplimiento de la cronología de ingreso de información es una de las principales condiciones para una contabilidad adecuada.

Para una contabilidad conveniente, todos los registros primarios se clasifican en grupos - tabla:

Y otro invento exitoso del servicio de contabilidad es el cronograma de flujo de documentos. Tenga en cuenta: la forma del cronograma debe reflejarse en las políticas contables de la organización.

Calendario de flujo de documentos

Las filas y columnas correspondientes reflejan los datos sobre los movimientos de los documentos de informes. Una gran ventaja de este cronograma es que todos los documentos emitidos están bajo control. Lo principal es no olvidarse de realizar las entradas correspondientes.

Completar según las reglas.

Para empezar, es necesario comprobar los datos primarios presentados al departamento de contabilidad. Qué comprobar:

1. Cantidad de relleno (se completan todas las líneas y secciones necesarias).
2. Corrección del llenado (los datos ingresados ​​​​deben corresponder al lugar de ingreso, las contradicciones en los datos son inaceptables).
3. Fiabilidad de la información (comprobación de operaciones matemáticas, conciliación con los documentos adjuntos).

El documento verificado deberá ser inscrito en los registros contables.

Consejo: para evitar el error de reflejar repetidamente un documento en contabilidad, debes hacer lo siguiente. El reverso del formulario indica la fecha y el número de inscripción en el registro.

Cómo completar documentos contables primarios en 2017

• Todos los asientos realizados en los documentos contables primarios deben tener una vida útil prolongada.
• Se permite utilizar documentos en papel junto con documentos electrónicos, los cuales deben estar firmados con firma digital (Ley Federal 402-FZ del 6 de diciembre de 2011).
• El uso de sello es obligatorio en aquellos documentos en los que se prevé espacio para ello.

Desde el 07/04/2015, las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada recibieron el derecho a operar sin sello redondo (Ley Federal 82-FZ del 06/04/2015). Consulta lo escrito en la Carta sobre el uso del sello. Si la empresa continúa utilizando el sello, no se requieren cambios en los Estatutos. La ley no especifica el plazo para realizar dichos cambios en los estatutos de la empresa. Pero no se deben retrasar los cambios para no introducir muchas contradicciones en los documentos financieros.

• Comparación de indicadores monetarios y naturales. No es necesario indicar ambos a la vez, uno es suficiente (Ley Federal 402-FZ). Sucede que es más conveniente indicar cualquier indicador (por ejemplo, cuando se mueven materiales dentro de una empresa, se utiliza un indicador natural). En el certificado de aceptación del servicio, es más conveniente indicar solo información sobre costos, pero para evitar malentendidos, se enumeran adicionalmente los tipos de servicios.
• Firma del responsable. La ley de la Federación de Rusia no dice nada sobre las firmas facsímil en documentos primarios. La carta del Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia No. 3–1.11.469 del 23 de septiembre de 2008 examina la posición del servicio fiscal en relación con los facsímiles de los documentos.
• La moneda en la que está redactado el documento. La principal unidad monetaria es el rublo. Incluso cuando los términos del contrato hablan de unidades convencionales. Porque todas las transacciones en contabilidad se valoran en rublos (Ley Federal 402-FZ del 6 de diciembre de 2011). Nadie prohíbe agregar columnas adicionales que indiquen montos en moneda extranjera, pero debe estar presente una columna que indique el monto en rublos. De lo contrario, se corre el riesgo de deducir gastos y deducciones del IVA.

Lista de documentos primarios

Acuerdo

El concepto de “acuerdo” está regulado por el art. 420 Código Civil de la Federación de Rusia. Un contrato es un acuerdo sobre el surgimiento (cambio) o terminación de derechos y obligaciones entre las partes. Cada parte está obligada a leer atentamente los términos del acuerdo. Previo acuerdo se coloca la firma y el sello de cada parte. El contrato como documento principal tiene plena fuerza legal; cada parte debe tener una copia firmada. Todos los puntos previstos en el contenido deben ser cumplidos por las partes del acuerdo de acuerdo con sus obligaciones. Las disputas se resuelven pacíficamente o mediante procedimientos judiciales.

Y una cosa más. No en todas las situaciones la celebración de un acuerdo supone el reconocimiento de derechos y obligaciones mutuos. Un recibo recibido al comprar un producto o servicio se reconoce como el mismo contrato.

Controlar

Una factura de pago recibida del vendedor de un producto o servicio se considera un documento contable primario. En base al importe indicado en la factura, el comprador realiza el pago. En los documentos de pago, es deseable tener un enlace a este documento (por ejemplo, el documento de pago contiene la frase “pago en factura No. 35/7 del 31 de enero de 2017”). Puede haber situaciones en las que será difícil demostrar que el pago se realizó específicamente para una factura específica.

Para el comprador de un producto (servicio), la factura presentada es una especie de garantía de que el vendedor no cambiará el precio fijo dentro de un período determinado (de 1 a 5 días). El período de validez de la factura de pago lo especifica el vendedor. El comprador realiza el pago dentro del plazo especificado.

factura de pago

Si el pago no es posible por varias razones (por ejemplo, problemas con la red informática contable, problemas financieros), es aconsejable notificar al vendedor sobre la situación actual, preferiblemente con anticipación. Es posible que se cambie la fecha de la factura, pero las condiciones de compra seguirán siendo las mismas.

Documentos de pago

Este tipo de documentos contables incluye: cheques de pago (mercancías, efectivo), órdenes de pago, solicitudes de pago.

Al comprar bienes (servicios) por dinero en efectivo en la caja registradora de la organización, definitivamente debe conservar el recibo de caja y transferirlo al departamento de contabilidad.

recibo de efectivo

Si el recibo no indica qué pago se realiza en efectivo, se debe adjuntar un recibo de compra al recibo de la caja registradora. Contiene un inventario de los bienes (servicios) adquiridos, indicando en qué cantidad y a qué precio se realizó el pago. El recibo de compra lleva el sello del vendedor y la firma del responsable de la venta de bienes (servicios).

Un recibo de compra sin recibo de caja se reconoce como documento principal, ya que un empresario individual tiene derecho a trabajar sin caja registradora (con la condición obligatoria de emitir un recibo de compra).

Recibo de venta emitido por un empresario individual sin el uso de caja registradora

Esto se especifica en la Ley 54-FZ de la Federación de Rusia "Sobre el uso de equipos de caja registradora al realizar pagos en efectivo y pagos con tarjetas de pago" (relevante en 2017).

Al pagar bienes (servicios) entre personas jurídicas a través de una cuenta corriente, se emite un conocimiento de embarque.

Lista de embalaje

Cada parte se redacta según la muestra (se requieren firmas de los responsables y sello). Los importes indicados en el albarán de entrega y en la factura deberán coincidir. En algunos casos, es conveniente utilizar una firma facsímil; este hecho debe constar necesariamente en el contrato de suministro de bienes (servicios).

Al pagar una factura de un producto (servicio) a través de una cuenta corriente, se emite una orden de pago.

orden de pago

Este es un formulario de documento unificado, que generalmente se completa con tecnología informática. El pago preparado para el pago se puede enviar al banco en papel o mediante el programa bancario especial "Clint-Bank" (que es mucho más rápido). Antes de enviar, debes verificar todos los datos del destinatario del pago para evitar malentendidos, especialmente si estás trabajando con una contraparte por primera vez. Complete cuidadosamente la información sobre lo que está pagando. Sería útil una descripción detallada, con la indicación obligatoria de los detalles de la cuenta (fecha, número).

Una solicitud de pago es un documento primario en el que el acreedor exige que el deudor pague la deuda a través del banco.

Solicitud de pago

Existe un requisito sin aceptación: en este caso, el dinero se carga automáticamente en la cuenta del deudor. Una demanda de aceptación implica la presencia de aceptación por parte del deudor. Sin embargo, el acuerdo puede estipular las condiciones para la devolución de la deuda resultante; en este caso, la devolución de la deuda a través del banco se realiza sin aceptación.

El formulario de factura se utiliza en los casos en que se registra el IVA.

Factura

Están preparados para facturas y actos. El pago de un anticipo en virtud de un contrato también es un motivo para emitir una factura. El IVA se deduce sobre la base de facturas y facturas. Cabe mencionar que todos los contribuyentes del IVA están obligados a emitir facturas. Es mucho más conveniente completar formularios utilizando programas automatizados.

Haciendo cambios

Está estrictamente prohibido realizar cambios en efectivo y documentos bancarios (artículo 9 de la Ley federal de la Federación de Rusia "sobre contabilidad").

Se permiten modificaciones a otros documentos primarios, pero siempre que todos los participantes en la transacción comercial estén al tanto de las modificaciones que se realizan. El conocimiento de las modificaciones entre los participantes se confirma mediante sus firmas que indican la fecha de los cambios.

La corrección se realiza de la siguiente manera: la entrada incorrecta en el documento se tacha cuidadosamente con una línea fina. Al mismo tiempo, lo que está tachado es claramente legible. La entrada correcta se ingresa arriba o al lado de la corrección. Junto a la línea tachada, o donde hay suficiente espacio libre, está escrita la inscripción "Cree en los corregidos". Debe indicarse el nombre completo. la persona que realizó los cambios, fecha y firma.

¿Cuántos años se deben conservar los documentos contables?

Ubicación de almacenamiento

El lugar óptimo para almacenar materiales primarios es el archivo. Es importante preparar adecuadamente los documentos para archivarlos en el archivo:

• Ordenar en orden cronológico.
• Equipos por tipo.
• Encuadernación y archivado de documentos en carpetas.
• Elaboración del certificado de acompañamiento.

Es importante garantizar la seguridad de los registros contables frente a correcciones no autorizadas. La corrección de errores sólo podrá realizarse de forma oficial, con la firma de la persona que realizó la modificación. Para su información, es en los registros donde se acumula la información sobre los documentos primarios aceptados para contabilidad.

Aquí también hay un secreto comercial: el contenido de los registros es precisamente eso. La divulgación de información sobre el contenido está penada por la ley rusa.

Duración del almacenamiento

La Ley federal de la Federación de Rusia "sobre contabilidad" (artículo 17), así como la legislación sobre archivos (Orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558) establece el período de almacenamiento de los documentos de la empresa. Para documentos contables primarios, este período es de al menos 5 años.

El plazo de conservación comienza a contar a partir del 1 de enero del año siguiente a aquel en que el documento fue colocado en el archivo.

Si una organización viola el período de almacenamiento de materiales primarios, las autoridades de inspección tienen derecho a imponer sanciones (artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). La multa oscila entre 10.000 y 40.000 rublos, según el grado de infracción.

Por cierto, sólo los documentos que tengan tres años de antigüedad serán relevantes para la inspección por parte de las autoridades fiscales. Por la ausencia de un informe primario de un período anterior, los inspectores no tienen derecho a multar en virtud del artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

El servicio de contabilidad de la empresa está obligado no sólo a mantener registros adecuados de los documentos primarios, sino también a garantizar su seguridad. Sólo en este caso las reclamaciones de las autoridades fiscales resultarán infundadas.

Documentación primaria en contabilidad.

¡Bienvenidos queridos lectores a mi blog!

Por lo general, reviso el correo electrónico del trabajo todos los días, pero esta semana no funcionó y se han acumulado muchas cartas. Hoy decidí investigarlo y el tema de un nuevo artículo surgió por sí solo. Hablaremos de documentación primaria, porque es la base de los registros y una parte importante del trabajo de un contador.

Durante mis estudios este tema no era el más importante y era difícil dominarlo en teoría, pero cuando comencé a trabajar tuve que recuperar el tiempo perdido. Veamos todos los matices de antemano para evitar dificultades en el futuro. En el tema anterior vimos los registros contables, sé que es un poco complicado, pero después del artículo de hoy será un poco más fácil.

Para navegar con confianza en el plano de la documentación primaria, consideraremos:

• El concepto y finalidad de la documentación primaria de una empresa.
• Se permiten detalles obligatorios y cambios en los documentos primarios.
• Grupos, tipos, grados de detalle y posibles ediciones de documentos.
• Plazos de validez y conservación de la documentación primaria.

El objetivo principal es aprender a distinguir un documento principal del resto de documentos igualmente importantes, recordar sus detalles y tipos. Prometo que será interesante, ¡comencemos!

Cómo trabajar correctamente con la documentación contable primaria.

Para principiantes, contadores sin experiencia y empresarios, me gustaría explicarles los principios del trabajo con documentación contable primaria.

Los documentos con los que trabajarás se dividen en dos grupos:

• Recibido de alguien;
• Viniendo de ti.

¿Cómo trabajar con documentos entrantes?

1. Determinar: ¿es este documento un documento contable?

Un documento aceptado para contabilidad debe contener información esencial para la reflexión en contabilidad, es decir, contener información sobre cualquier evento comercial completado.

Por ejemplo, un recibo de caja "habla" sobre el pago a alguien (gasto de dinero), una factura, sobre el movimiento de bienes y materiales (recibo-gasto), etc. Pero, por ejemplo, la solicitud de un empleado con una solicitud de Los anticipos sin visa de gerente no se pueden aceptar para trabajar.

Las notas, borradores, recortes de periódicos, etc. no son documentos contables. Así como los documentos redactados en violación de las normas establecidas para los mismos.

2. Determine: ¿este documento se aplica a su organización o no?

El documento, en pocas palabras, debe ser relevante para esta empresa, es decir, debe contener los detalles de su organización o deben ser emitidos para su empleado.

Sucede que por diversos motivos te traen documentos que no están relacionados con esta organización. Puede que esto sea simplemente un error. O puede ser que el empleado busque conscientemente cancelar los importes contables.

También es posible que los documentos para la compra de bienes y materiales (obras, servicios) se emitan deliberadamente a una empresa determinada con el fin de obtener montos adicionales para deducciones fiscales.

Si la discrepancia entre su tipo de actividad y la esencia del documento es sorprendente, entonces es mejor no tener en cuenta este documento.

Un punto más: quizás la contraparte no tenga ningún motivo para emitirle este documento, es decir, usted no tiene una relación contractual con ellos.

Por ejemplo, la empresa de suministro de energía le envió una factura sin entender que la electricidad que consume la paga otra organización, por ejemplo, un propietario.

3. Verifique los detalles.

La contraparte es responsable de la exactitud de sus datos. Hoy en día, muchas empresas utilizan programas informáticos y, por lo tanto, por regla general, no cometen errores en sus detalles, aunque esto sucede. Pero vale la pena volver a comprobar tus datos: a menudo pueden contener errores.

Por otra parte, hay que decir acerca de los documentos escritos a mano: además del hecho de que contienen errores, también sucede que el documento es falso, es decir, por ejemplo, escrito en nombre de una empresa inexistente.

La existencia o no de dicha empresa se puede comprobar mediante el registro de contribuyentes en el sitio web del Comité Fiscal de la República de Kazajstán.

Las firmas en el documento deben ser genuinas, es decir, exactamente las personas a las que pertenecen, y estas personas deben tener derecho a firmar dichos documentos. No se permiten firmas facsímil en los documentos.

Puede haber varios sellos en una organización. Compruebe si el sello está en este documento. Por ejemplo, la factura no debe tener un sello que diga “Recursos Humanos”.

También sucede que un documento se emite por error a una organización con el mismo nombre. En todos estos casos, debe ponerse en contacto con esta organización y exigir que se rehaga el documento.

4. ¿Se cometió realmente el hecho reflejado en el documento?

Quizás el proveedor no le proporcionó estos bienes y materiales o no le proporcionó estos servicios. O quizás la contraparte emitió una factura por un mayor volumen, precio y, en consecuencia, la cantidad requerida.

Por ejemplo, los bienes especificados en la factura no fueron entregados a su almacén. Sus especialistas deben aceptar (confirmar) este documento. En este ejemplo, el jefe de almacén debe confirmarlo con su firma al recibir la mercancía.

Y el precio, el volumen y las condiciones de compra deben compararse con los términos del contrato. O esto debe ser confirmado por un economista, un comercializador o un proveedor.

5. Determine a qué período pertenece el documento.

Los períodos pueden ser:

• mes actual,
• trimestre actual,
• año corriente,
• mes pasado
• último trimestre
• el año pasado.

Esto determina si este documento debe aceptarse para contabilidad. Sí, también sucede que, por ejemplo, traen una factura del período anterior; queda a su discreción si la acepta o no para contabilidad.

En general, por supuesto, está obligado a aceptar el documento para contabilidad, pero si lo acepta, esto provocará la necesidad de ajustar los informes, incluidos los fiscales.

Sin embargo, si los informes del último período del año en curso (último trimestre, último mes) no son difíciles de corregir, entonces los informes del año pasado pueden ser muy difíciles de corregir. La elección es tuya;

Quizás ya tenías (tienes) este documento. Entonces, o es un duplicado (copia), o este documento le fue quitado para algo y ahora le ha sido devuelto. Tenga cuidado de no publicar el mismo documento dos veces. Esto creará una doble facturación, es decir, aumentará injustificadamente determinadas cantidades.

6. Determine a qué sección de contabilidad pertenece el documento.

Secciones de contabilidad:

1. Caja registradora,
2. Banco,
3. materiales,
4. Bienes,
5. Activos fijos,
6. Personas responsables
7. proveedores,
8. Compradores, etc.

Cómo trabajar con documentos entrantes

Existe regulación de documentos según secciones contables. Puede leer esto en cualquier libro de texto de contabilidad. Por ejemplo, un Extracto Bancario es un documento en la sección “Banco”; también se llama el registro donde archivarás este documento.

Es sencillo. Pero con los documentos relacionados con la recepción de bienes y materiales, la situación es más complicada.

Determine cuál es el inventario recibido para su empresa: material, producto, activo fijo, activo intangible o servicio/trabajo (y esto puede suceder).

Material- esto es lo que se usa en el trabajo y al mismo tiempo se consume, es decir, termina. Por ejemplo, se trata de papel, gasolina, cemento, etc. El material cambia de forma: era cemento, se convirtió en un producto de hormigón.

Un producto, a diferencia de un material, no se utiliza en el trabajo; se compra para su posterior venta, es decir, para la venta. Ésta es su única diferencia. Pero en la práctica un producto puede ser papel, gasolina o cemento, dependiendo de lo que estemos comercializando.
El directorio de productos del programa 1C se llama "Nomenclatura".

medios primarios- Se trata de un tipo de herramienta utilizada en el trabajo que, a diferencia del material, no cambia su forma física. Es decir, no se acaba y no se consume.

Por ejemplo, es una mesa, una computadora, un automóvil, etc. Y después de varios años de uso seguirán siendo una mesa, una computadora y un automóvil. Solo durante el funcionamiento se produce la depreciación (desgaste) del sistema operativo.

En el programa 1C, los sistemas operativos se denominan activos fijos.

También sucede que se emite un documento para un determinado servicio (trabajo), como si te estuvieran vendiendo un producto. Por ejemplo, en una estación de servicio te cambiaron el aceite del motor de tu coche, y la factura, en lugar de “cambio de aceite”, dice “aceite de motor tal y cual, tal y tal cantidad, a tal y tal precio”.

Hazte una pregunta: ¿realmente recibimos este producto en nuestras manos? No. Entonces este es un servicio (trabajo) y este documento debe recibirse en consecuencia.

7. ¿En qué registro (diario) archivarás este documento?

Determine esto inmediatamente y, preferiblemente, inmediatamente después del procesamiento, archive el documento en su lugar. Es cierto que un documento aún no se puede “eliminar”; aún requiere alguna modificación o aclaración de algunas circunstancias. Es recomendable tener una carpeta separada para dichos papeles o una bandeja separada.

Una de las peores deficiencias que puede tener un contador es la pereza. Un documento dejado a un lado “para más adelante” puede causar muchos problemas.

Por lo tanto, es mejor procesar los documentos lo antes posible al recibirlos. Los documentos pospuestos por razones objetivas deben finalizarse tan pronto como surja la oportunidad.

8. Determine: ¿habrá algún evento futuro relacionado con este documento?

Algunos documentos pueden tener consecuencias en el futuro. Por ejemplo, una Notificación del Comité Fiscal puede tener consecuencias desagradables en el futuro: retención de una cuenta, etc. Por lo tanto, estos documentos deben tratarse inmediatamente, posponiendo todos los demás asuntos.

También hay documentos que pueden tener consecuencias desagradables después de que usted confirme su exactitud. Por ejemplo, un informe de conciliación que indique sus cuentas por pagar; esta puede ser la base para presentar una demanda contra su empresa.

Por lo tanto, si no está seguro, es mejor dejar dichos documentos a discreción del gerente. Otros documentos pueden requerir la obtención de otros documentos.

Por ejemplo, facturas por la recepción de mercancías sin factura. Puede ser que su contraparte le emita posteriormente una factura general por un determinado período o volumen de mercancías.

En este caso, se deberán recoger dichas facturas e inmediatamente después de finalizar el plazo o recibir el volumen acordado, recordar la factura al proveedor.

Aquí es necesario mencionar lo siguiente: el contador debe controlar la recepción oportuna de los documentos necesarios.

Los documentos cuya recepción prevista usted conoce deberán ser exigidos a la contraparte o al empleado responsable si no se reciben dentro del plazo establecido.

Fuente: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Documentos primarios en contabilidad.

Las bases para las inscripciones en los registros contables son documentos primarios.

Los documentos primarios se aceptan para contabilidad si están compilados de acuerdo con el formulario contenido en los álbumes de formularios unificados de documentación contable primaria, de acuerdo con el Reglamento sobre contabilidad y presentación de informes financieros en la Federación de Rusia, aprobado por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 29 de julio de 1998 No. 34 n (modificado por el 26/03/2007 No. 26n)

Si es necesario, se podrán incluir líneas y columnas adicionales en el formulario estándar, pero se deberán conservar todos los detalles previstos en el formulario aprobado. Los cambios realizados deberán formalizarse mediante orden correspondiente (instrucción).

Solo los formularios de documentos para registrar transacciones en efectivo no están sujetos a cambios de acuerdo con el Procedimiento para el uso de formularios unificados de documentación contable primaria, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 24 de marzo de 1999 No. 20.

Los formularios aprobados por el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia proporcionan zonas de codificación de información que se completan de acuerdo con los clasificadores de toda Rusia.

Los códigos que no tienen enlaces a clasificadores de toda Rusia (por ejemplo, columnas con el nombre "Tipo de operación") están destinados a resumir y sistematizar información al procesar datos utilizando tecnología informática y se ingresan de acuerdo con el sistema de codificación adoptado en la organización. .

Además, se aceptan para la contabilidad los formularios desarrollados independientemente por una pequeña empresa que contienen los detalles obligatorios pertinentes previstos por la Ley federal "sobre contabilidad".

Puede desarrollar de forma independiente solo aquellos documentos que no estén contenidos en álbumes de formas unificadas.

Detalles de los documentos contables primarios.

Los detalles obligatorios de los documentos contables primarios incluyen:

• nombre del documento;
• fecha de su elaboración;
• nombre de la organización en nombre de la cual se redactó el documento;
• el contenido de una transacción comercial en términos físicos y monetarios;
• los nombres de los cargos de las personas responsables de la ejecución de la transacción comercial y la corrección de su ejecución;
• firmas personales de estas personas.

Las personas que compilaron y firmaron estos documentos garantizan la ejecución oportuna y de alta calidad de los documentos contables primarios, su transferencia al departamento de contabilidad dentro del plazo establecido para su reflexión en la contabilidad, así como la confiabilidad de los datos contenidos en ellos.

La lista de personas autorizadas para firmar documentos contables primarios es aprobada por el jefe de la organización de acuerdo con el jefe de contabilidad.

Los documentos utilizados para documentar las transacciones comerciales con fondos son firmados por el jefe de la organización y el jefe de contabilidad. En lugar del jefe y el jefe de contabilidad, otros funcionarios pueden firmar los documentos principales, pero su lista debe ser aprobada por el jefe de la organización y. acordado con el jefe de contabilidad.

El documento principal es evidencia escrita de la finalización de una transacción comercial (pago de bienes, emisión de efectivo a cuenta, etc.) y debe redactarse en el momento de la transacción y, si esto no es posible, inmediatamente después de su finalización. .

tipos de documentos

Todos los documentos primarios se pueden dividir en los siguientes grupos:

1. organizacional y administrativo;
2. justificante;
3. documentos contables.

Los documentos organizativos y administrativos son órdenes, instrucciones, instrucciones, poderes, etc. Estos documentos permiten la realización de determinadas transacciones comerciales.

Los documentos de respaldo incluyen facturas, requisitos, órdenes de recibo, certificados de aceptación, etc. Estos documentos reflejan el hecho de una transacción comercial y la información contenida en ellos se ingresa en los registros contables.

Algunos documentos son a la vez permiso y exculpatorios. Estos incluyen, por ejemplo, una orden de pago en efectivo, una nómina, etc.

Calendario de flujo de documentos en la organización.

Para el mantenimiento adecuado de la contabilidad primaria, se desarrolla y aprueba un cronograma de flujo de documentos, que determina el orden y el momento del movimiento de los documentos primarios dentro de la empresa y su recepción por parte del departamento de contabilidad.

Se deben verificar los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad (contable):

• por formulario (integridad y corrección del documento, cumplimentación de los datos);
• aritméticamente (contando cantidades);
• por contenido (conexión de indicadores individuales, ausencia de contradicciones internas).

Registros contables

Después de la aceptación, la información del documento primario se transfiere a los registros contables y se hace una marca en el documento para excluir la posibilidad de su doble uso (por ejemplo, se indica la fecha de inscripción en el registro contable).

Registros contables- Son hojas de papel especialmente adaptadas para el registro y agrupación de credenciales. Se guardan en libros especiales (revistas), en hojas y tarjetas separadas, en forma de diagramas de máquina obtenidos mediante tecnología informática, así como en cintas magnéticas, disquetes, disquetes y otros soportes informáticos.

Las transacciones comerciales deben reflejarse en registros contables en orden cronológico y agruparse en las cuentas contables correspondientes.

En apariencia, los registros contables son:

1. libros (caja registradora, principal);
2. tarjetas (contabilidad de activos fijos, contabilidad de materiales);
3. revistas (hojas sueltas o rayadas).

Según los tipos de registros realizados, los registros se dividen en:

1. cronológico (registro de registro);
2. sistemático (libro mayor de cuentas);
3. combinado (órdenes de diario).

Según el nivel de detalle de la información contenida en los registros contables, son:

1. sintético (libro mayor de cuentas);
2. analítico (tarjetas);
3. combinados (diarios de pedidos).

Las anotaciones en los documentos primarios deberán realizarse por medios que garanticen la seguridad de dichas anotaciones durante el plazo establecido para su conservación en el archivo.

Los documentos contables primarios y resumidos se pueden compilar en papel y en soporte informático. En este último caso, la organización está obligada a producir, por su propia cuenta, copias de dichos documentos en papel para otros participantes en las transacciones comerciales, así como a solicitud de las autoridades que ejercen el control de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia. , el tribunal y la fiscalía.

Para enviarlos al archivo, los documentos se seleccionan en orden cronológico, se completan, encuadernan y archivan en carpetas. La presentación de documentos al archivo va acompañada de un certificado.

Al almacenar registros contables, deben protegerse de correcciones no autorizadas. La corrección de un error en el registro contable deberá justificarse y confirmarse con la firma de quien realizó la corrección, indicando la fecha de la corrección.

Las personas que tienen acceso a la información contenida en los registros contables y en los informes contables internos están obligadas a mantener secretos comerciales. Por su divulgación asumen la responsabilidad establecida por la legislación de la Federación de Rusia.

Corrección de errores en documentos primarios y registros contables. De conformidad con el art. 9 de la Ley Federal "Sobre Contabilidad" no está permitido realizar correcciones en efectivo y documentos bancarios.

Se pueden realizar correcciones a otros documentos contables primarios únicamente mediante acuerdo con los participantes en las transacciones comerciales, lo cual debe ser confirmado por las firmas de las mismas personas que firmaron los documentos, indicando la fecha de las correcciones.

Ese detalle del documento principal que está sujeto a corrección se tacha con una línea clara pero delgada, de modo que sea visible el significado (contenido) original del detalle corregido. Al lado se hace una nota manuscrita “Cree en la persona corregida”, y la corrección se certifica con la firma de quien realizó la corrección, indicando apellido e iniciales.

Períodos de almacenamiento de documentos contables primarios.

De conformidad con el art. 17 de la Ley federal "sobre contabilidad", las organizaciones deben almacenar documentos contables primarios, registros contables y estados financieros durante los períodos establecidos de acuerdo con las reglas para organizar los asuntos de archivos estatales, pero al menos cinco años.

Restauración de documentos primarios.

La legislación contable no contiene normas claramente establecidas que regulen el procedimiento de recuperación de documentos primarios en caso de pérdida.

Varias regulaciones definen únicamente los períodos de almacenamiento de los documentos contables primarios. La legislación no establece qué debe hacer una organización en caso de pérdida de documentos por motivos ajenos a su control. En la Carta del Departamento de Administración Tributaria de Rusia a Moscú del 13 de septiembre de 2002 No. 26-12/43411, el jefe de la organización recomienda en caso de pérdida o destrucción de documentos primarios:

• por orden, designar una comisión para investigar las causas de la pérdida o destrucción de documentos primarios, a la que, según sea necesario, se invite a representantes de las autoridades de investigación, seguridad y supervisión estatal de incendios;
• tomar medidas para restaurar aquellos documentos primarios que estén sujetos a restauración y almacenamiento por el período que establezca la ley. Por ejemplo, se pueden obtener copias de los estados de flujo de efectivo de las cuentas bancarias en los bancos donde se abren las cuentas de la organización; Se pueden solicitar contratos, actos, facturas a las contrapartes, etc.

Pero no siempre es posible obtener duplicados de todos los documentos perdidos, por ejemplo, si hay una gran cantidad de contrapartes, debido a la ausencia de proveedores (compradores) en direcciones previamente conocidas o debido a la falta de dichos contactos. Por tanto, por razones objetivas, la organización no podrá restaurar todos los documentos primarios perdidos.

Pregunta práctica: ¿qué hacer en este caso? ¿Se debe notificar a la autoridad fiscal?

Según varios expertos, no es necesario notificar a la inspección fiscal, especialmente porque esto no ayudará a evitar una posible responsabilidad, y la ausencia de documentos primarios puede dar lugar a una multa de conformidad con el art. 120 Código Fiscal de la Federación de Rusia.

En este caso, el contribuyente puede optar por tres opciones:

1. Si es posible, restaure los documentos perdidos (al menos parcialmente).
2. Realice asientos correctivos para gastos no documentados y refleje las correcciones en la declaración de impuesto sobre la renta actualizada para el año de informe, porque los gastos no documentados no se reconocen como gastos en la contabilidad fiscal.
3. Permitir a los representantes de la autoridad tributaria, en caso de una auditoría fiscal, determinar los montos pagaderos al presupuesto mediante cálculos basados ​​​​en los datos disponibles para el contribuyente, así como sobre la base de datos sobre otros contribuyentes similares (cláusula 7 , cláusula 1, artículo 31 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Incautación de documentos primarios

Sólo pueden ser confiscados por los órganos de instrucción, investigación preliminar y fiscalía, los tribunales, las autoridades fiscales y los órganos de asuntos internos sobre la base de sus decisiones de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia.

La Carta del Ministerio de Finanzas de la RSFSR de 26 de julio de 1991 No. 16/176 aprobó la Instrucción sobre el procedimiento para la incautación por parte de un funcionario de la inspección fiscal estatal de documentos que indiquen el ocultamiento (subestimación) de ganancias (ingresos). o la ocultación de otros objetos de impuestos a empresas, instituciones, organizaciones y ciudadanos.

El jefe de contabilidad u otro funcionario de la organización tiene derecho, con el permiso y en presencia de representantes de las autoridades que realizan la incautación de documentos, a hacer copias de los mismos indicando el motivo y la fecha de la incautación.

Los documentos contables primarios son importantes tanto en materia de contabilidad como para determinar el volumen de las obligaciones tributarias. Es importante que el especialista de la empresa responsable de la elaboración de los documentos contables primarios comprenda claramente el contenido y la forma de dichos documentos, así como los detalles del mantenimiento de los registros contables.

El papel del documento primario en contabilidad.

Los documentos primarios son documentos con cuya ayuda la empresa formaliza los hechos económicos ocurridos en la empresa (Cláusula 1, artículo 9 de la Ley “Sobre Contabilidad” de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ).

Lo primero que los contadores de cualquier organización deben comprender claramente es que hoy en día no existe una lista obligatoria específica de formularios para documentos contables primarios. Cualquier empresa determina por sí misma las formas de los documentos primarios en función del propósito de su uso.

Sin embargo, para dichos documentos está legalmente establecida una lista de detalles obligatorios (Cláusula 2, Artículo 9 de la Ley No. 402-FZ).

¡IMPORTANTE! Los formularios utilizados en contabilidad deben estar fijados en la política contable de la organización (cláusula 4 de PBU 21/2008, aprobada por orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 6 de octubre de 2008 No. 106n).

Lista de posibles documentos contables primarios.

La lista de documentos contables primarios en 2018-2019 puede ser la siguiente:

1. Lista de embalaje. Este es un documento que refleja la lista de artículos de inventario transferidos. La factura se emite en 2 copias y contiene información que posteriormente se refleja en la factura. La factura está firmada por representantes de ambas partes involucradas en la transacción y certificada por un sello (si la empresa lo utiliza en su práctica).

1. Certificado de aceptación. Se redacta al finalizar determinadas obras (servicios) para confirmar que el resultado del trabajo cumple con los requisitos originales del contrato.

Vea una muestra de tal acto.

1. Documentos primarios para el pago de salarios al personal (por ejemplo, nóminas).

Para obtener más información sobre estas declaraciones, consulte el artículo. “Muestra de cumplimentación del extracto de nómina T 49” .

1. Documentos relacionados con la presencia de activos fijos: aquí la empresa puede redactar dicha documentación a partir de la lista de documentos contables primarios:

• Certificado de aceptación y transferencia de activos fijos en el formulario OS-1: al recibir o enajenar un objeto no relacionado con edificios o estructuras.

Para obtener más información sobre este acto, consulte el material. "Formulario unificado No. OS-1 - Certificado de aceptación y transferencia de inmovilizado" .

• Si el activo fijo es un edificio o estructura, entonces su recepción o enajenación se formaliza mediante un acto en el formulario OS-1a.

Para más detalles, consulte el artículo. "Formulario unificado No. OS-1a - formulario y muestra" .

• La cancelación de un activo se formaliza mediante un acto en formato OS-4.

Para más detalles ver el material. “Formulario unificado No. OS-4 - Ley de desmantelamiento de un activo” .

• Si es necesario documentar el hecho del inventario realizado, se elabora una lista de inventario de los activos fijos en el formulario INV-1.

Para obtener más información sobre dicho documento primario, consulte el artículo. “Formulario unificado No. INV-1 - formulario y muestra” .

• Si el inventario se realizó en relación con activos intangibles, entonces el inventario se elaborará según el formulario INV-1a.

Para más información ver el material. “Formulario unificado No. INV-1a - formulario y muestra” .

1. Un grupo separado de documentos primarios son los documentos en efectivo. Estos incluyen, en particular, la siguiente lista de documentos contables primarios para 2018-2019:

• Recibo de orden en efectivo.

Para obtener más información sobre su recopilación, consulte el artículo. "¿Cómo se completa una orden de recibo de efectivo (PKO)?" .

• Orden de gastos en efectivo.

1. Orden de pago.

Lea sobre las reglas para preparar este documento.

1. Informe anticipado.

1. El acto de compensar reclamaciones mutuas.

Lea acerca de los detalles del uso de este documento.

1. Certificado contable.

Para obtener información sobre los principios de su diseño, consulte el material "Certificado contable de corrección de errores - muestra".

La lista anterior no agota todo el alcance de los documentos primarios utilizados en contabilidad y puede ampliarse según las características de la contabilidad que se lleva a cabo en cada organización específica.

¡IMPORTANTE! No son documentos contables primarios de la lista 2018-2019; la lista se propuso anteriormente:

• Acuerdo. Este es un documento que estipula los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes involucradas en la transacción, los términos y procedimiento de liquidación, condiciones especiales, etc. Sus datos se utilizan al organizar la contabilidad para el análisis de liquidaciones con contrapartes, pero él mismo no genera transacciones contables.
• Controlar. Este documento refleja el monto que el comprador se compromete a pagar al aceptar los términos del proveedor. La factura puede contener información adicional sobre los términos de la transacción (plazos, procedimientos de pago y entrega, etc.), es decir, complementa el contrato.
• Factura. Este documento está redactado a efectos fiscales, ya que sobre su base los compradores aceptan para deducción los importes del IVA presentados por los proveedores (cláusula 1 del artículo 169 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Por lo tanto, en ausencia de otros documentos que caractericen una transacción en particular, será imposible confirmar los gastos de esta transacción con una factura (carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 25 de junio de 2007 No. 03-03-06/ 1/392, Servicio Federal de Impuestos de 31 de marzo de 2006 No. 02-3 -08/31, resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Oriental de 19 de abril de 2006 No. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Debe tenerse en cuenta que las formas unificadas de documentos contables primarios que figuran en la lista no son de uso obligatorio, ya que desde 2013 (después de la adopción de la Ley No. 402-FZ), las formas de dichos formularios se pueden desarrollar de forma independiente. Pero en la mayoría de los casos se siguen utilizando. Por lo tanto, en 2018-2019, la lista de formas unificadas de documentos contables primarios contenida en las resoluciones del Comité Estatal de Estadística sigue siendo relevante.

¿Qué información deben contener los formularios de los documentos primarios?

A pesar de que actualmente no existen documentos primarios obligatorios para todos los formularios, el legislador ha establecido requisitos para el contenido de dichos documentos. La lista de detalles obligatorios que deben contener cada documento primario se encuentra en el párrafo 2 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ. Estos son, en particular:

• título del documento;
• la fecha en que se redactó dicho documento;
• información sobre la persona que redactó el documento (nombre de la empresa o empresario individual);
• la esencia del hecho de la vida económica que fue formalizado por este documento;
• características monetarias, numéricas, medidas del evento ocurrido (por ejemplo, en qué volumen, en qué unidades y por qué monto se vendieron los productos a los clientes);
• información sobre los especialistas responsables que documentaron el evento, así como las firmas de dichos especialistas.

Documentos primarios y registros contables.

¿Cómo se pueden clasificar los documentos contables primarios?

Si el documento principal fue emitido por la propia empresa, entonces puede pertenecer al grupo de internos o al grupo de externos. Un documento que se redacta dentro de la empresa y extiende sus efectos a la empresa compiladora es un documento primario interno. Si el documento se recibió del exterior (o fue compilado por la empresa y emitido al exterior), entonces será un documento primario externo.

Los documentos internos de la empresa se dividen en las siguientes categorías:

• Los documentos administrativos primarios son aquellos con los que una empresa da órdenes a cualquiera de sus unidades estructurales o empleados. Esta categoría incluye órdenes de empresa, instrucciones, etc.
• Documentos primarios ejecutivos. En ellos, la empresa refleja el hecho de que ha ocurrido un determinado evento económico.
• Documentos contables. Con su ayuda, la empresa sistematiza y resume la información contenida en otros documentos administrativos y justificativos.

Una vez que un evento comercial ha sido documentado como documento primario, es necesario reflejar el evento en los registros contables. Ellos, en esencia, son portadores de información ordenada; acumulan y distribuyen las características e indicadores de las transacciones comerciales.

Por su apariencia se distinguen los siguientes registros:

• libros;
• tarjetas;
• sábanas gratis.

Según el método de mantenimiento del registro, se distinguen los siguientes grupos:

• Registros cronológicos. Registran los eventos que sucedieron secuencialmente, desde el primero hasta el último.
• Registros sistemáticos. En ellos, la empresa clasifica las transacciones completadas por contenido económico (por ejemplo, un libro de caja).
• Registros combinados.

Según el criterio del contenido de la información reflejada en los registros, se distinguen los siguientes:

• registros sintéticos (por ejemplo, un pedido de diario);
• registros analíticos (nómina);
• registros combinados, en cuyo contexto la empresa lleva a cabo una contabilidad tanto sintética como analítica.

Para obtener más información sobre los registros contables, consulte el artículo. “Registros contables (formularios, muestras)” .

Resultados

Actualmente, no existen formularios ni listas obligatorios de documentos contables primarios: cualquier entidad comercial tiene derecho a determinar de forma independiente las formas de los documentos primarios que utilizará en sus actividades.

Al mismo tiempo, los documentos contables primarios más comunes son aquellos que tienen análogos entre los formularios unificados aprobados por el Comité Estatal de Estadística.

Una vez elaborado el documento principal, es necesario transferir información al registro contable.

La contabilidad es un sistema complejamente organizado. Sobre esta base, la información se recopila en documentos primarios, registros y su análisis posterior. Aquellos. La contabilidad es la expresión de todas las transacciones financieras y económicas en términos monetarios. Aprenderá cómo se lleva a cabo la contabilidad primaria en el artículo.

todo tiene su precio

La contabilidad le permite llevar todas las transacciones a términos monetarios. Por ejemplo, relaciones laborales, relaciones entre compradores y proveedores, mantenimiento de registros de horas de trabajo, relaciones con el estado: pago de impuestos. Refleja no sólo la realización de dichas operaciones, sino también su análisis. Esto nos permitirá sacar una conclusión sobre la solvencia y solvencia de la organización en su conjunto. Y sobre esta base, eliminar las debilidades de la política financiera y elegir la dirección de un mayor desarrollo.

Importante: la base para la dirección de un mayor desarrollo de la organización es el mantenimiento de la contabilidad primaria.

Esta es la base que le permite recopilar toda la información necesaria.

Documentos primarios

Arriba, llamamos a la documentación primaria la base de la contabilidad en una empresa. También se puede comparar con las raíces de un árbol, de las que luego crecen un tronco y ramas (registros). Las hojas son contabilidad sintética de las cuentas, que le permite evaluar de forma precisa y completa el trabajo de la empresa.

Demos una definición. La documentación primaria es un documento específico de una forma claramente establecida por la ley, completado de acuerdo con todas las reglas de contabilidad, recomendaciones de impuestos, banca, estadística y una serie de otras autoridades interesadas en esto.

La aprobación de la documentación primaria se realiza en las autoridades estadísticas. Los departamentos emiten documentos más especializados y con un enfoque más limitado para tipos individuales de actividades.

Dicha documentación le permite registrar y rastrear las transacciones financieras y económicas en la empresa. Aquellos. Esta es la base de los equipos usados ​​en empresas individuales.

Reglas de llenado

Además de que las autoridades estadísticas son responsables de aprobar los documentos, han desarrollado una serie de requisitos para completarlos.

Relleno requerido:

• Nombre completo del documento (no se permiten abreviaturas);
• Fecha de emisión del documento;
• Información completa sobre la organización que redacta el documento y a quién va dirigido;
• Datos bancarios completos de la contraparte, si es necesario;
• Información completa sobre la operación del negocio, expresada cuantitativa y monetariamente;
• Información sobre el empleado que tiene derecho a certificar el documento (cargo, firma, transcripción);
• Sello o sello (húmedo).

A pesar de que los requisitos anteriores son obligatorios, en algunos casos, por falta de atención u otros motivos, se pueden perder uno o más puntos. Esta infracción no implica la nulidad de la contabilidad primaria.

Tipos de documentación primaria

Se emite un documento específico para cada transacción financiera y económica individual. Enumeremos los principales.

• Factura – para compradores, que indica el nombre del producto o servicio, datos bancarios del proveedor;
• Orden de pago: para el proveedor por parte del comprador, que confirma el hecho del pago, no en efectivo;
• Recibo: para el comprador, según el cual pagó al proveedor en efectivo;
• Extracto bancario: le permite ver el movimiento de fondos en la cuenta corriente de la empresa durante un período determinado;
• Orden de efectivo: le permite ver el movimiento de fondos en la caja registradora de la organización;
• Carta de porte o documentos de transferencia universal, factura: confirma el envío de material o prestación de servicios después del pago. Indica el nombre del producto, volumen y costo.
• Conocimiento de embarque: para transportar materiales del proveedor al comprador. Indica el nombre completo del proveedor y comprador, número de identificación fiscal, domicilio legal, lugar desde donde se transporta la carga e información sobre el transportista.
• Un recibo de compra, como un albarán de entrega, confirma el envío de mercancías del proveedor al comprador. Debe tener fecha, número y estar registrado en la oficina de impuestos.
• El informe anticipado es un documento de informe que confirma cómo se gastaron los fondos contables emitidos al empleado. Además, se adjuntan en una hoja A4 recibos de caja, recibos y acuerdos de solicitud que confirman los gastos.
• Hoja de tiempo: registra la cantidad de horas que el empleado trabajó en la organización por mes;
• Nómina, nómina o nómina: sobre la base de la primera, se calculan los salarios y, sobre la base de la segunda, se emite la nómina.

Importante: Los documentos anteriores son estándar y están estrictamente unificados por ley. No pueden dejar de realizarse a petición del líder o modificarse de alguna manera.

Se permite ingresar documentación adicional en función de las particularidades del trabajo.

Correcciones en documentación primaria.

No siempre es posible completar el formulario correctamente. Algunos permiten correcciones, otros necesitan ser reescritos. A continuación se detalla cómo se produce la corrección.

Correcciones en documentación primaria:

• En un documento de informe no estricto, no se permiten correcciones; debe reescribirse por completo;
• En un documento de informe estricto: tache el error con una línea roja en diagonal en una celda y marque "cancelado" si el formulario es incorrecto, asegúrese de guardarlo;
• Cualquier corrección: táchelo, escriba en la parte superior la versión correcta y haga la inscripción “creer al corregido”, el sello y firma del empleado corrector;
• Nunca sombree ni haga una línea gruesa a través del tachado; la entrada incorrecta debe ser visible.

Duración

La vida útil de las diferentes formas varía. Deben almacenarse durante un mínimo de 5 años. Por ejemplo, todos los documentos relacionados con los empleados (salarios, impuestos, archivos personales) deben conservarse durante al menos 75 años. Esto se debe a las frecuentes solicitudes de cálculos de pensiones por parte de ex empleados.

Si decide vaciar los estantes de documentos antiguos, una vez transcurrido el período de almacenamiento, redacte un acta especial y reúna una comisión para la eliminación de la documentación primaria.

Resultados

Entonces, analizamos cómo se mantiene la documentación primaria. Es la base de todo el departamento de contabilidad de la empresa. Por lo tanto, la contabilidad primaria debe manejarse con toda responsabilidad y cuidado.

Los documentos contables primarios están unificados. Son desarrollados por las autoridades estadísticas. La organización no tiene derecho a realizarles sus propios cambios. Se deberá completar el título del documento, la fecha de ejecución, el nombre completo de la contraparte del comprador y proveedor, el nombre del producto en términos de valor y cantidad, y la firma de una persona autorizada.

Se permiten correcciones en la documentación primaria. Para ello se deberá tachar la entrada incorrecta y escribir encima la versión correcta, atribuyendo “creencia corregida”, la fecha, firma y sello de la organización.

El período de almacenamiento de la documentación primaria es de 5 años o más.