Agenda de la reunión del grupo de trabajo sobre la introducción del GTO. Cómo organizar una reunión y tomar actas

Casi todos hemos tenido que participar en varias reuniones más de una vez. Y creo que muchos han escuchado la siguiente declaración de colegas: “Es otra reunión, pero ¿cuándo trabajaremos?” Cada día se celebran en nuestro país cientos de miles de reuniones. Pero, lamentablemente, este es el caso cuando la cantidad no se traduce en calidad, porque el principio "cuanto más, mejor" claramente no funciona aquí. Sólo las reuniones realizadas de forma eficaz pueden dar un resultado notablemente tangible e influir en la calidad de la empresa. Me gustaría que las empresas cuyos empleados pudieran cantar los famosos versos del poema de V.V. "Los sentados" de Mayakovsky eran cada vez menos:

No te quedarás dormido de la emoción.
Es temprano en la mañana.
Saludo el amanecer con un sueño:
"Oh al menos
Más
una reunion
¡Sobre la erradicación de todas las reuniones!

Tipos de reuniones

Reunión - reunión, reunión, dedicado a la discusión de un tema especial o de varios temas.

Los tipos de reunión ampliada son:

simposio— reunión ampliada sobre una cuestión científica especial;
conferencia— reuniones ampliadas, por ejemplo, entre científicos y políticos;
congreso, congreso- una reunión de una amplia gama de participantes, generalmente de escala regional, nacional o internacional.

Dentro de una empresa en particular, dependiendo de la tarea principal, distinguen los siguientes tipos reuniones:

operacional;
instructivo;
problemático.

La clasificación de las reuniones podrá basarse en otros criterios, por ejemplo, la frecuencia: planeado, no planeado.

Además, según la naturaleza de la reunión, se dividen en los siguientes tipos:

dictatorial- característico de un tipo de gestión autoritario, cuando solo el líder dirige la reunión y tiene derecho de voto real, el resto de los participantes solo tienen la oportunidad de hacer preguntas, pero no expresar nada propia opinión;
autocrático- se basa en las preguntas del líder a los participantes y sus respuestas, por regla general no hay discusiones, sólo es posible el diálogo;
segregativo— el informe es discutido únicamente por los participantes seleccionados por el líder, el resto escucha y toma nota de la información presentada;
discusión- libre intercambio de opiniones y desarrollo solución general; el derecho a tomar una decisión sobre la formulación final corresponde al gerente;
gratis- no adopta un orden del día claro, a veces no hay presidente, a veces termina con una decisión, pero sobre todo se reduce a un intercambio de opiniones.

Al reunirse, los participantes de la reunión tienen la oportunidad de expresar su punto de vista sobre los temas discutidos, transmitir la información que poseen a todos los participantes de la reunión y discutir temas controvertidos, considere soluciones alternativas. No en vano dicen que la verdad nace de la disputa.

Pero la reunión es una empresa costosa. Tenga en cuenta que si su organización tiene una reunión de una hora con ocho personas todos los días, eso significa que a un empleado se le paga solo por asistir a las reuniones. La reunión no debe considerarse como una forma de informar a los empleados, es el medio óptimo de evaluación y toma de decisiones. Una decisión colectiva tiene más peso que una decisión individual. Por lo tanto, una reunión es ideal donde el equipo necesita participar en la discusión del problema y la búsqueda de soluciones, donde es necesario considerar diferentes puntos de vista.

Preparando la reunión

El éxito de una reunión depende en un 90% de la calidad de su preparación. Cualquier reunión, incluso la más breve, se beneficiará de un trabajo preliminar.

El empleado responsable de preparar el evento debe averiguar primero:

propósito de la reunión,
principales temas de discusión,
composición de los participantes,
lugar, tiempo y forma.

Tengamos en cuenta que en varias organizaciones existe un determinado procedimiento para la celebración de reuniones, que puede fijarse en un Reglamento especial. En este caso, la tarea se simplifica enormemente.

Si varias personas participan en la preparación de una reunión, entonces, por regla general, la empresa emite una orden para celebrar una reunión, que determina la composición. grupo de trabajo y un plan para su preparación (ver Ejemplo 1).

Estableciendo la agenda

La elaboración del orden del día es tarea del presidente, pero su documentación recae sobre los hombros del secretario.

El orden del día se elabora sólo después de que se haya determinado el propósito de la reunión. En este caso, el objetivo debe estar claramente formulado, tener una integridad lógica y una interpretación inequívoca. La agenda debe incluir gran número preguntas para que puedan ser discutidos en detalle en la reunión. Pero, lamentablemente, este requisito no siempre se cumple y la agenda está sobrecargada, lo que hace imposible preparar y discutir todas las cuestiones a fondo. Aquí se aplica el principio “menos es más”. Por lo tanto, trate siempre de deshacerse de los problemas menores que puedan resolverse fuera de la reunión.

La agenda generalmente se redacta en forma escrita (impresa). . Por supuesto, las reuniones se pueden celebrar sin una lista de preguntas preparada previamente, pero en este caso al menos se deben comunicar a los participantes de la reunión de forma oral. No creo que nadie diría que una agenda escrita es una forma más efectiva y permite que todos se concentren en lo que se debe hacer: antes de la reunión, durante la reunión y después de la reunión. Es el plan para el evento. Sin él, las reuniones a menudo se convierten en discusiones generales donde los participantes no se centran en cuestiones clave. Muchos testigos de reuniones no preparadas han tenido que enfrentarse más de una vez a una situación así cuando alguien solicitó información urgentemente a sus subordinados y el resto se vio obligado a perder el tiempo esperando. Estas deficiencias afectan negativamente el ritmo de la discusión y, en consecuencia, su eficacia.

Respecto al hecho cómo colocar temas en la agenda , hay dos opiniones diametralmente opuestas.

Según el primer punto de vista, las cuestiones deberían ordenarse por orden de importancia y complejidad. Los argumentos aquí son los siguientes: al inicio de la reunión, los empleados están más activos, aún no están cansados y, por lo tanto, es mejor discutir los temas más importantes y complejos al principio.

Los partidarios del segundo punto de vista creen que las cuestiones que requieren una amplia discusión y elaboración se abordan mejor en el segundo tercio de la reunión, cuando el rendimiento físico y mental de los participantes alcanza su punto máximo. Los problemas actuales que no requieren mucho tiempo se pueden resolver primero y dejar los temas más fáciles, interesantes y divertidos al final.

Con base en la práctica laboral, podemos recomendar que los lectores se adhieran al segundo punto de vista, porque A partir de preguntas más simples, se puede marcar un cierto ritmo, porque no requieren una elaboración detallada, los empleados no tienen tiempo para cansarse de discutirlas; sirven como una "especie de calentamiento" antes de trabajar en problemas más complejos. Cuando el trabajo principal está terminado y la atención de la audiencia disminuye, se puede pasar a discutir temas más interesantes que no requieran estrés (en el último tercio de la reunión), por ejemplo, sobre la organización. evento corporativo en honor al aniversario de la empresa o sobre los resultados de la participación en la exposición.

Vivimos en un mundo dinámico. Durante la preparación de la reunión, como resultado de recibir información más confiable y oportuna, las prioridades pueden cambiar repetidamente. Lo que era relevante para nosotros hace apenas unas horas puede resultar completamente carente de interés. Por lo tanto, nunca debes tratar la agenda aprobada para una reunión de trabajo como algo escrito en piedra. En este caso, se puede recomendar desarrollar un procedimiento para ajustar el orden del día después de su aprobación, lo que debe reflejarse en el Reglamento de celebración de las reuniones.

Agenda preparada aprobado por el gerente, en el Ejemplo 2 se presenta una muestra de dicho documento. Pero en la práctica, a menudo se utiliza una forma simplificada. Como se puede ver en el Ejemplo 3, no tiene sello de aprobación (incluso hay opciones de diseño sin la firma del ejecutor responsable), pero estas formas de citación son las más comunes. El primer formulario es más informativo, contiene información sobre el lugar, fecha y participantes de la reunión y tiene un sello de aprobación. Por lo tanto, se puede recomendar su uso para las reuniones más importantes, y para las reuniones de trabajo y operativas, el orden del día puede ser firmado por el secretario después de una discusión oral preliminar con el presidente. El procedimiento para la elaboración del orden del día se fija en el Reglamento de celebración de las reuniones, si la empresa dispone de él.

Participantes de la reunión

Después de determinar el propósito de la reunión y la variedad de temas que se discutirán en ella, se puede proceder a la selección de los candidatos participantes. a la reunion los empleados deben ser invitados :

quiénes toman decisiones clave sobre temas que se plantean para discusión (su opinión puede ser decisiva);
quienes, en cumplimiento de sus funciones oficiales, posean cierta información sobre los temas bajo consideración;
quienes por la naturaleza de sus actividades deban estar familiarizados con la información presentada en la reunión;
quién organizará la implementación de las decisiones de la reunión.

Debe invitar a personas que puedan expresar diferentes puntos de vista y al mismo tiempo estén dispuestas a una interacción fructífera.

La utilidad de una reunión es inversamente proporcional al número de sus participantes. Cantidad recomendada por los psicólogos para una reunión de negocios interna - de 6 a 9 personas, esto garantiza una alta productividad, la gente no se pierde en las masas y un grupo así es más fácil de controlar. En la práctica, las reuniones se llevan a cabo en grupos tanto más pequeños como más grandes, cada uno con sus propias ventajas y desventajas.

Puede adjuntarse al orden del día. lista de invitados indicando sus posiciones. Esto se hace cuando se organizan grandes reuniones con un gran número de participantes. Esto se practica activamente en organismos federales poder ejecutivo. En las organizaciones comerciales, es mejor incluir a los participantes e invitados de la reunión en la agenda de la reunión, como se muestra en el Ejemplo 2.

En las grandes instituciones se preparan reuniones sobre los temas más importantes. información sobre sus méritos , que indica el motivo y propósito de plantear el tema a discusión. Junto con el certificado, se podrá ofrecer proyecto de decisión .

Si un gran número de personas, gerentes de sucursales, subsidiarias o representantes de organizaciones de terceros, se envían invitaciones (avisos) a la reunión. Normalmente, dicho documento consta de:

apelaciones;
información sobre la fecha, lugar y hora del evento;
orden del día;
invitaciones a participar;
solicitudes de confirmación de participación en la reunión.

Las invitaciones (avisos) son firmadas por los responsables de la preparación del evento. Posible opción El diseño se muestra en el Ejemplo 4.

El tipo de reunión que se debe distribuir a los participantes también depende del tipo de reunión. Normalmente esto es:

una invitación (aviso) para celebrar una reunión, emitida con el membrete de la organización, o
agenda en la forma aceptada en la empresa.

La agenda debe enviarse varios días antes del evento (normalmente entre 3 y 5 días) para que los participantes tengan la oportunidad de prepararse. Se acompaña de materiales a discutir (borradores de informes sobre cada tema, materiales informativos presentados por los responsables). Dicha documentación de respaldo se puede enviar más tarde, 1 o 2 días antes de la reunión. En este caso, se debe tener en cuenta la proporción real entre la cantidad de información con la que es necesario familiarizarse y el tiempo restante.

Los organizadores de la reunión no sólo necesitan enviar invitaciones (o agendas) a los participantes, sino también apoyarlos. comentario. Habría que aclarar si podrán asistir y si necesitarán medios técnicos.

Preparación de documentos para la reunión (informes, materiales informativos)

Por lo tanto, nadie leerá entre 10 y 15 páginas de texto sólido en fuente pequeña. Por lo tanto, no escatime en sus empleados y utilice el tamaño de fuente óptimo: 12. Se puede utilizar texto más pequeño, por ejemplo, para las notas a pie de página.

No utilice demasiados estilos de fuente al mismo tiempo (2 son suficientes, por ejemplo, las más comunes: Times New Roman y Arial). Es mejor resaltar fragmentos de texto usando diferentes estilos (cursiva, negrita) o subrayados.

Piense en cuántos niveles de títulos necesitará en el texto, ¿necesita numerarlos, cómo resaltará los nombres de tablas, diagramas y figuras? Todo esto ayudará al lector a navegar rápidamente por el documento.

Lo principal es que la lógica de formato que elija no se viole en un solo documento, y es deseable que se siga (incluso con pequeñas desviaciones) en todo el conjunto de materiales.

Se pueden apoyar los discursos de los participantes. informes escritos . Tenga en cuenta que el informe es uno de los documentos comerciales más extensos. Escribirlo es una de las habilidades necesarias para una carrera exitosa. Por ello, daremos varias recomendaciones fundamentales para la redacción del texto del informe. Debería ser:

tan breve como lo permitan el contenido y el propósito;
comprensible (simple, no confuso);
lógico;
estructurado.

Muy a menudo, el propósito de escribir un informe es influir en los lectores de alguna manera: persuadirlos para que acepten un determinado punto de vista, cambien su propia opinión o tomen acciones específicas. El informe debe estar dirigido a un grupo predeterminado, contener argumentos convincentes y anticipar posibles objeciones.

Además de los informes, se preparan para la reunión materiales informativos , qué altavoces utilizan. No en vano dice el proverbio ruso: "Es mejor ver una vez que oír cien veces". Existe una gran cantidad de ayudas visuales. Por ejemplo, dos gráficos simples pueden ser más efectivos que uno complejo y son más fáciles y rápidos de construir. La tecnología informática moderna le permite incluir muchas imágenes gráficas, incluidas ilustraciones en color, en su informe.

Preparando el local

La sala destinada a la reunión deberá prepararse con antelación.

Es necesario ventilarlo o encender el sistema de aire acondicionado unas horas antes.

Las sillas deben estar cuidadosamente dispuestas y su número debe ser 1 o 2 más que el número previsto de participantes e invitados. Después de todo, durante una discusión puede ser necesario invitar urgentemente a uno de los empleados. Entonces tendrán un lugar donde sentarse.

Sobre las mesas debe haber utensilios de escritura (bolígrafos, lápices y hojas de papel A4 o convenientes cuadernos A5 o más grandes). Se fomenta el uso de papelería con símbolos de marca.

Sobre las mesas se colocan agua mineral y vasos, que se colocan boca abajo sobre servilletas, y su número debe ser 1-2 mayor que los presentes.

Si se usa para mayor claridad tableros de marcadores, es necesario prever la presencia de varios marcadores multicolores, así como saturar de antemano el llamado "borrador" con un líquido especial.

Si utiliza medios técnicos, debe instalarlos con anticipación, familiarizarse con las reglas de operación y verificar su funcionalidad, y asegurarse de que sea posible conectar computadoras portátiles. Al utilizar diapositivas, asegúrese de que estén disponibles en la reunión y coloque la pantalla de proyección de manera que pueda ser vista por todos los presentes.

Es posible que se requiera equipo más exótico. Por ejemplo, en las empresas alimentarias es posible realizar una degustación de un producto y compararlo con los productos de la competencia. En este caso, es necesario proporcionar vajilla desechable para cada participante.

Algunas empresas no permiten llevar a las reuniones por motivos de seguridad. teléfonos móviles. En este caso, debería ser posible guardarlos en la secretaría del director.

Celebrando una reunión

Si la agenda está ocupada, entonces Recomendamos establecer reglas de discusión . Disciplina a los participantes y ayuda al presidente a controlar el progreso de la reunión. Un ejemplo de agenda para una reunión para discutir un tema podría verse así:

comentarios introductorios (se especifican los límites de tiempo para el curso de la reunión y el tiempo aproximado de su finalización): no más de 10 minutos;
informe principal: hasta 30 minutos;
preguntas al orador: no más de 2 minutos. cada;
co-informe, mensaje: no más de 10 minutos;
preguntas al copresidente: no más de 1 minuto. cada;
discursos - 5-7 minutos. cada;
respuesta del orador: no más de 5 minutos;
respuestas de los co-oradores: no más de 3 minutos. cada;
información durante la reunión: no más de 3 minutos;
leer el proyecto de decisión: no más de 3 minutos;
resumiendo la reunión: no más de 10 minutos.

Máximo duración Las reuniones no deben exceder de tres a cuatro horas por día. Según las características psicofisiológicas de una persona, se recomienda tomar un descanso de 15 minutos después de 1,5 a 2 horas de trabajo.

La hora específica de la reunión la determina el presidente. En este caso, se deben tener en cuenta los biorritmos humanos. Así, los estudios ergonómicos han revelado que mejor momento El final de la mañana es el momento de tomar decisiones. Los psicólogos recomiendan realizar la mayoría de las reuniones por la tarde. Según la teoría de los biorritmos, una persona tiene dos picos de rendimiento: entre 9 y 12 horas y entre 16 y 18 horas. Aunque las largas reuniones al final del día pueden obligar a las personas a tomar decisiones rápidas y no siempre óptimas. El éxito no depende de la duración de la reunión, sino de cuán activos sean todos sus participantes.

En promedio, la duración de las reuniones en una empresa oscila entre 30 minutos y 2 horas. Debes intentar que la reunión sea lo más breve posible, tanto como tus objetivos te lo permitan. No es ningún secreto que en muchas empresas las reuniones sobre temas que podrían discutirse en 20 minutos se convierten en una larga discusión de dos horas. El mundo ha acumulado mucha experiencia en soluciones racionales e incluso originales a este problema. Por ejemplo, en algunas corporaciones japonesas, los empleados van al vestíbulo y la reunión se lleva a cabo allí, de pie. No hay duda de que estos debates se ajustan al plazo recomendado por los expertos: una hora, como máximo una hora y media. Me resulta difícil imaginar esta forma de celebrar reuniones en las empresas rusas: todavía estamos lejos de Japón en términos de organización empresarial, pero todavía tenemos todo por delante.

las reuniones informativas y operativas no deben exceder de 20 a 30 minutos, y las reuniones de problemas, de 1,5 a 2 horas;
discusión de uno cuestión compleja no debe estirarse por más de 40-45 minutos;
después de 30 a 40 minutos de trabajo, la atención de los participantes comienza a debilitarse;
después de 70-80 minutos aparece la fatiga física;
después de 80 a 90 minutos se desarrolla actividad negativa: comienzan conversaciones y actividades extrañas;
Si la reunión continúa sin interrupción durante más de 2 horas, aparecen participantes que aceptan cualquier decisión.

Documentación de la reunión.

Lo más importante comienza inmediatamente después de la reunión. Después de todo, su eficacia dependerá de la implementación de las decisiones que se tomen. Para ello, es necesario elaborar un protocolo en el que se registren por escrito las decisiones, indicando los ejecutores responsables y los plazos para completar la tarea. Normalmente, al final de la reunión, el presidente resume la discusión y anuncia brevemente qué medidas deben tomarse, quién y cuándo. Es el protocolo que documenta los acuerdos alcanzados e indica las direcciones para el trabajo futuro.

El acta es un elemento obligatorio de la etapa final de la reunión. Las actas registran el avance de la discusión de los temas y las decisiones tomadas. El protocolo refleja las actividades de toma de decisiones conjunta por parte de un órgano colegiado o grupo de trabajadores.

Dependiendo del tipo de reunión y otros factores, se podrá concertar lo siguiente: formularios de protocolo :

lleno un protocolo que contiene un registro de todos los discursos de la reunión (registra los temas discutidos y las decisiones tomadas, discursos de los participantes, preguntas, comentarios, etc.);
breve protocolo, que contiene los nombres de los ponentes y breves notas sobre el tema del discurso, las decisiones tomadas (sin detalles de la discusión).

La decisión sobre qué tipo de acta se levantará en una reunión la toma el jefe del órgano colegiado o el jefe de la organización.

En esencia, las actas son un resumen de la reunión. Puede constituir la base para la discusión de las cuestiones planteadas en la próxima reunión. A partir de este documento, aquellos ausentes de la reunión podrán obtener información valiosa (esto puede incluir ejecutivos clave que no fueron invitados a la discusión). Por tanto, a la hora de elaborar un protocolo es necesario incluir los siguientes puntos:

fecha y hora del taller;
participantes;
agenda y su ejecución;
decisiones tomadas;
acciones planificadas;
ejecutores responsables;
fecha límite.

Las actas las lleva el secretario durante la reunión, quien toma notas (taquígrafas) o graba los discursos de los participantes en la reunión. La principal cualidad profesional de una secretaria debe ser la capacidad de escuchar, cualidad actualmente infravalorada. La mayoría de las personas en una reunión suelen empezar a hablar de inmediato. De todas las palabras que utilizamos, sólo una pequeña parte contiene información objetiva que vale la pena registrar en un documento. Muchas personas enmarcan sus pensamientos con palabras que expresan lo que sienten acerca de la audiencia o lo que sienten acerca del grupo. Extraer la esencia de tal flujo de palabras requiere una concentración significativa de atención, así como conocimiento de los procesos comerciales básicos de la organización. Daremos una serie de recomendaciones a quienes graben:

percibir hechos e ideas, no sólo palabras;
escuchar palabras sobre acciones: completadas, propuestas o aprobadas;
marcar palabras que hablarían de posibles cambios;
no dude en aclarar con los presentes si no captó o no entendió una decisión tomada durante una discusión activa o una acción próxima;
Resuma el anterior antes de pasar al siguiente punto de discusión. En este caso, como regla general, el presidente solicita leer el proyecto de decisión en voz alta y, si es necesario, le hace ajustes (cabe señalar que si se creó un grupo de trabajo para la reunión, entonces es este grupo el que debe preparar el proyecto de decisión), y la tarea del secretario consiste únicamente en dejar constancia de la decisión tomada en el proyecto de protocolo.

El diseño del protocolo tiene una serie de características. Si duró varios días, las fechas de inicio y finalización de la reunión se indican mediante un guión. El número de protocolo es número de serie reuniones del órgano colegiado desde principios de año.

Protocolo señales presidente y secretario. En ocasiones particularmente importantes, los oradores deben endosar protocolo, los visados se colocan en el margen izquierdo del documento, a la altura de la grabación del discurso.
Los materiales sometidos a consideración se archivarán con el protocolo: actas, informes, proyectos, etc., que se redactarán como anexos.

Como regla general, el tiempo asignado para preparar el acta depende del tipo de reunión y debe estar establecido en las regulaciones locales de la empresa. Por lo general, el acta se redacta unas horas después de la reunión o al día siguiente, mientras el secretario, el presidente y todos los presentes tienen nuevos recuerdos de la discusión.

Se deberá enviar copia del acta a todos los participantes de la reunión y un extracto del acta a los responsables de temas específicos que no estuvieron presentes en la reunión. que incluiría sólo la información necesaria para completar el pedido. Muestra registro de un extracto del acta de la reunión de producción se da en el Ejemplo 5. El momento de enviar copias del acta a los participantes de la reunión o extractos del acta debe determinarse en las regulaciones locales de la empresa.

Por regla general, copia del protocolo Se realiza mediante fotocopia del acta original firmada por el presidente y el secretario de la junta. En este caso, en la esquina superior derecha del documento se coloca sello "COPIAR", y no "COPIA CORRECTA", como se hace en muchas organizaciones, y al final del protocolo se hace una nota de certificación de acuerdo con GOST R6.30-2003: al certificar una copia de un documento, se coloca una nota de certificación debajo del detalle “Firma” “Correcto”, el cargo de quien certificó la copia, su firma personal y decodificación de la firma (iniciales, apellido), fecha de certificación(Ver Ejemplo 6). En este caso, la persona que tiene derecho a certificar copias de los protocolos debe tener tales poderes a nivel local. regulaciones empresas, por ejemplo, esto puede reflejarse en las instrucciones de gestión de la oficina.

Se permite una copia del protocolo (así como un extracto del protocolo). certificar con un sello organización, determinada a su discreción. Pero, por regla general, las copias de los documentos (en extractos) utilizados dentro de la organización no están selladas. Por lo tanto, no está presente en nuestros Ejemplos 5 y 6.

Si está haciendo una copia de un protocolo de varias páginas, primero se deben encuadernar las hojas fotocopiadas del documento y la certificación en este caso se realiza en el reverso de la última hoja del documento. En la práctica, las copias de varias páginas utilizadas únicamente dentro de una organización no están encuadernadas.

Control puede ser oportuno o ir al grano. La responsabilidad del control temporal recae en el servicio de gestión de oficina y el control sustantivo lo ejerce el supervisor inmediato. En la próxima reunión, podrá informar a los empleados sobre la implementación de las decisiones de la reunión anterior.

De conformidad con el art. 5 de la Lista de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones (2000), se establece lo siguiente Períodos de almacenamiento de protocolos. :

actas del órgano ejecutivo colegiado de la organización (colegio, consejo, dirección, consejo de administración, etc.) - constantemente;
protocolos de los órganos científicos, expertos, metodológicos y asesores de la organización (comités, comisiones, consejos, etc.) - constantemente;
actas de reuniones con el jefe de la organización, constantemente;
actas de reuniones de los colectivos laborales de la organización - constantemente;
actas de reuniones divisiones estructurales organizaciones - 5 años EPC;
protocolos reuniones generales accionistas, accionistas - constantemente.

La mayoría de los protocolos tienen término permanente almacenamiento, lo que determina la importancia de trabajar con este tipo de documentos en una empresa. Por lo tanto, es importante no solo el almacenamiento de archivos, sino también la organización del almacenamiento operativo de los protocolos en la empresa de acuerdo con la nomenclatura de casos aprobada.

Gestión documental electrónica y reuniones: ¿qué tienen en común?

Las empresas sienten cada vez más la necesidad de una gestión eficaz. A ello apunta la introducción de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS). Llamamos su atención sobre el hecho de que muchos EDMS contienen un módulo diseñado para automatizar el flujo de documentos que acompaña a las reuniones de los órganos colegiados de gobierno. Es capaz de resolver eficazmente las siguientes tareas:

planificación y preparación de reuniones;
proporcionar al gerente medios convenientes para analizar reuniones anteriores;
monitorear la implementación de las decisiones tomadas después de la reunión.

De una forma u otra (dependiendo del caso específico) software) se pueden implementar las siguientes funciones:

formación de un borrador de agenda;
enviar mensajes a los ejecutores responsables de preparar los proyectos de decisión;
recibir proyectos de decisiones y certificados de ejecutores responsables;
preparación de un paquete de documentos para la reunión;
distribución de un paquete de documentos a los participantes de la reunión;
envío de invitaciones, agendas;
elaboración del acta de la reunión;
monitorear la implementación de las decisiones de la reunión.

Si el EDMS implementa una unidad completa para automatizar el control de la ejecución de órdenes, le permitirá generar los informes necesarios. Como regla general, puede realizar selecciones mediante:

FI O. el gerente que dio la orden;
FI O. ejecutor responsable;
plazo para la ejecución de órdenes;
pedidos atrasados.

El uso adecuado de EDMS está diseñado para facilitar nuestro trabajo y liberar tiempo para resolver problemas que las máquinas aún no son capaces de afrontar.

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considerando que gerente general gran empresa dedica una media de 17 horas a la semana, director ejecutivo- 23 horas, y un mando intermedio - 11 horas a la semana para participar en reuniones, entonces la eficacia de su celebración puede liberar mucho tiempo y energía útiles. ¡Y tu contribución a esta noble causa puede ser significativa!

Uno de los deberes sagrados del secretario es la preparación de reuniones, conferencias y sesiones que son iniciadas por los directivos. diferentes niveles. En la mayoría de los casos, el secretario también lleva actas de dichos eventos. En este artículo te contamos cómo hacer más eficientes estos procesos.

Para empezar a hablar de protocolo, el primer paso es hablar de preparación de reuniones. Antes de un evento de este tipo, es importante reflexionar sobre la agenda, determinar la composición de los participantes y familiarizarse con los informes de todos los oradores y otros materiales. Todo esto requerirá un esfuerzo adicional, pero como resultado mantener el protocolo será mucho más fácil.

¿CÓMO AHORRAR TIEMPO?

Según diversos estudios, del 10 al 50% del tiempo de trabajo del jefe de la organización y otros empleados se puede dedicar a reuniones. Para reducir el tiempo, los iniciadores, organizadores y participantes de las reuniones deben recordar las siguientes reglas:

Discuta en la reunión sólo los problemas que no se puedan resolver en el trabajo.

Limite el número de participantes en las reuniones. Es directamente proporcional a la duración del evento. Si la duración de una reunión con 5 empleados es de 1 hora, entonces con un número de participantes de 10 o más, lo más probable es que dure 2 horas o más.

Prepare materiales informativos para la reunión con anticipación. Los cálculos, informes analíticos, tablas, gráficos, informes, materiales fotográficos y de video, presentaciones, muestras de productos y opiniones de expertos deben ser proporcionados por especialistas especializados. Pero el secretario de la reunión es responsable de comprobar la disponibilidad de los materiales. Por lo tanto, uno o dos días antes del evento debes:

a) con la ayuda de las personas responsables que harán presentaciones, compilar una lista de todos los materiales informativos;

b) recibir de personas responsables materiales elaborados en formulario electrónico(por ejemplo, presentaciones, notas explicativas etc.);

c) recibir resúmenes impresos y textos de informes de las personas responsables.

Para cada asunto designar un empleado responsable, aun cuando un grupo de personas deba realizar el encargo.

No pierdas el tiempo exponiendo a los culpables. recuerda que tarea principal cada reunión: discutir la agenda y tomar decisiones al respecto.

AGENDAS

Esta es una lista de temas que se planea discutir en la reunión. Los determina el presidente de la reunión. Sin embargo, el secretario también puede participar en este proceso.

Utilice las siguientes pautas al desarrollar su agenda:

Divida los temas de la reunión que sean demasiado amplios en varios subtemas. Si es necesario, las personas responsables pueden celebrar reuniones preparatorias para cada subtema.

Por ejemplo, una reunión programada para finales de mes sobre el tema "Sobre la implementación de los indicadores planificados por parte de los principales talleres de producción" debe ir precedida de una serie de pequeñas reuniones en los talleres: "Sobre la implementación del plan por parte de los principales talleres de producción". taller de fundición”, “Sobre la implementación del plan por parte del taller de adquisiciones”, “Sobre la implementación del plan por parte del taller de maquinaria”, “Sobre la implementación del plan por parte del taller de ensamblaje”. O una reunión sobre el tema "Sobre la implementación de un sistema ERP en una empresa" debe ir precedida de varias reuniones: "Sobre los problemas de implementar un sistema ERP en producción", "Sobre garantizar la comunicación entre el sistema ERP y 1C en contabilidad". ", "En apoyo técnico Sistemas ERP y transferencia de datos”, etc.

Colocar en la agenda temas de igual importancia, unidos por un tema común.. Por ejemplo, provisión de transporte, procedimiento de entrega al almacén, envío y retirada. productos terminados del territorio de la empresa.

También se puede incluir en la agenda una gama más amplia de problemas interconectados. Por ejemplo, estos pueden incluir:

Compra de una nueva línea de producción;

Preparación tecnológica de la producción;

Realizar cambios en el diseño y la documentación tecnológica en relación con la adquisición de nuevos equipos;

Modernización de edificios de producción y desarrollo de conexiones de máquinas;

Apoyo logístico a la producción.

Al mismo tiempo, es evidente que en esta reunión no merece la pena discutir la reconstrucción del puesto de control de la fábrica o la organización del pago electrónico de los pases en el comedor de la fábrica.

Está claro que el secretario no siempre puede influir en el contenido del orden del día. La reunión es convocada por el líder, quien también describe la gama de temas. Y si el gerente incluye en la agenda de una reunión la compra de una nueva línea de producción para la producción de piezas fundidas y la organización de una jornada de limpieza de primavera para limpiar el territorio, entonces tal vez no sea posible convencerlo. Pero, por tu parte, puedes proponer llevar la discusión sobre la organización de una limpieza a otra reunión, combinándola, por ejemplo, con el tema de pintar la fachada de un edificio o con la celebración de celebraciones con motivo del cumpleaños de la organización.

Elaborar un orden del día únicamente a partir de aquellos temas que sean de la competencia y área de responsabilidad de los participantes de la reunión. Por ejemplo, será inútil discutir cuestiones de suministro en ausencia del jefe del servicio de suministro.
Limitar el número de temas y puntos del orden del día.. Debe haber tantos de ellos como puedan discutirse y resolverse efectivamente dentro del período de tiempo asignado. Por ejemplo, en 1 hora de reunión se pueden discutir de 1 a 5 temas, dependiendo de la escala de los temas discutidos y la calidad de la preparación de la reunión.
Incluir en el orden del día un informe sobre las tareas e instrucciones dadas en la última reunión., si las reuniones se fusionan tema común y composición de los participantes. Esté preparado para el hecho de que, incluso si no existe tal punto en el orden del día, el presidente puede presentarlo con su autoridad. Por lo tanto, es mejor imprimir la lista de instrucciones con anticipación: el presidente, la persona responsable y el secretario deben tenerla.

PARTICIPANTES DE LA REUNIÓN

Requisitos generales para los participantes del evento:

Competencia e interés en los temas del orden del día;

Un puesto lo suficientemente alto para tomar decisiones y dar instrucciones a los subordinados en función de los resultados de la reunión.

La composición de los participantes puede cambiar durante el evento. Si la agenda incluye temas que afectan a todos los participantes de la reunión y cuestiones que se aplican sólo a algunos de ellos, entonces se deben discutir primero las cuestiones generales. Al final de esta parte de la reunión, los empleados que no hayan participado en más discusiones podrán ser liberados.

Cómo notificar a todos

Informar a todos los participantes de la reunión sobre la fecha, hora, lugar, tema del evento.

Puede informar sobre una reunión mediante una llamada telefónica, un mensaje SMS, correo electrónico(con aviso de entrega y lectura), inspección personal.

Si uno de los participantes no se encuentra en el trabajo por diversos motivos ( vacaciones anuales, incapacidad temporal, viaje de negocios, etc.), es necesario conocer el motivo de la ausencia y recordar al empleado que sustituye al ausente según el esquema de reposición que debe estar presente en la reunión.

También puede resultar útil incluir un mensaje emergente en el calendario de su computadora, como "recuérdele a su adjunto que asista a la reunión".

La información sobre quién es notificado de la reunión y cuándo se puede ingresar en una tabla (Ejemplo 1).

EJEMPLO 1

Notificar a los participantes de la reunión

La reunión se llevará a cabo el 24 de junio de 2017 a las 11:00 horas en la oficina del director de adquisiciones.

Tema: Celebración de contratos con proveedores para el segundo semestre de 2017.

Disposición de los asientos para los participantes de la reunión.

Asegúrese de preparar un plano de asientos para los participantes de la reunión si estará presente lo siguiente:

Altos funcionarios (ciudad, región, territorio, república, federación);

Propietarios de empresas y holdings transnacionales, etc.;

Representantes de organizaciones asociadas.

Si es posible, al secretario se le asigna un asiento en una mesa separada al lado de la mesa del presidente (Ejemplo 2).

Ejemplo 2

Plano de asientos

Tarjetas de presentación

En las mesas frente a los lugares correspondientes, es necesario colocar tarjetas con el puesto y (o) el nombre completo. cada participante. La opción más sencilla es una hoja de papel doblada formando una “casa” (Fig. 1)

Arroz. 1. Tarjeta de presentación para el participante de la reunión

Insignias

En casos especialmente críticos, es necesario preparar insignias (tarjetas de pecho), en las que se debe indicar:

nombre completo participantes;

Sus posiciones;

El nombre de la organización que representa cada participante;

La localidad en la que se encuentra la organización especificada.

La insignia también puede incluir:

Logotipo de la organización que representa el participante;

Logotipo (emblema) del evento (reuniones, conferencias, etc.).

Puedes utilizar insignias con cordón o pinza para la ropa. Se venden en papelerías y tiendas de material de oficina.

Usted mismo puede diseñar inserciones con texto, luego imprimirlas en una impresora, cortarlas con tijeras y ponerlas en insignias (Fig. 2).

Arroz. 2. Inserto de insignia diseñado internamente

Si se han asignado fondos suficientes para la preparación, se pueden solicitar tarjetas insertadas a una organización que brinde servicios de impresión. Y para las reuniones internas periódicas, no se necesitarán credenciales en absoluto.

DURACIÓN DE LA REUNIÓN

En varios tipos Las reuniones tienen diferentes duraciones. Por ejemplo, una reunión de planificación por la mañana puede durar aproximadamente media hora, pero una reunión interregional sobre un tema específico puede durar todo el día.

La duración de la reunión debe planificarse con antelación. Todos los participantes deben conocer los horarios de inicio y finalización del evento. Esto le ayudará a trabajar de forma rápida y eficiente para que no tenga que quedarse hasta tarde.

Descansos

Si la duración de la reunión excede una hora astronómica (60 minutos), entonces es necesario hacer descansos después de cada hora académica (45 minutos).

En eventos especialmente largos, se podrán prever pausas durante las cuales se ofrecerá a los participantes snacks (sándwiches, frutas, dulces) y bebidas (té, café, zumos, agua mineral, etc.).

Cuando el nivel de la reunión es bajo, y al lado de la sala donde se lleva a cabo la reunión, hay una hielera, una máquina de café y vajillas desechables para los visitantes de la oficina, luego los participantes de la reunión podrán servirse café, té o agua.

Se pueden colocar botellas de agua y vasos con antelación en las mesas donde están sentados los participantes en la reunión, para que así puedan saciar su sed no sólo durante un descanso, sino en cualquier momento. Es mejor no poner comida en las mesas. Será incómodo si uno de los participantes cae documentos comerciales sándwich o derrame café.

Es mejor poner la mesa con snacks y bebidas en habitación separada. Esto lo suele hacer el secretario, pero sólo si no levanta actas. Cuando el secretario no pueda salir de la sala durante una reunión, otro empleado designado como responsable de la misma deberá organizar un descanso. O, alternativamente, la secretaria prepara todo para las pausas para el café antes de que comience la reunión. Como regla general, en reuniones prolongadas es imposible prescindir de asistentes.

Periodo de tiempo

Se debe regular la duración del evento. El presidente de la reunión vela por el cumplimiento de esta norma.

Al planificar su reunión, asegúrese de considerar el tiempo necesario para que cada orador hable y cada tema a discutir.

Consulte con el presidente las reglas para cada discurso.

Programe descansos si es necesario.

Sume todos los períodos de tiempo en la calculadora y sume a la cantidad resultante

Se debe informar al presidente de cuánto tiempo puede durar la reunión. Si está de acuerdo con esta cifra, el reglamento deberá ser puesto en conocimiento de todos los participantes; en caso contrario, habrá que realizar ajustes e informar nuevamente al presidente.

Después del acuerdo, la agenda con restricciones de tiempo se envía a todos los participantes de la reunión (Ejemplo 3).

EJEMPLO 3

Agenda con límites de tiempo

ACTA DE REUNIÓN: 5 PASOS BÁSICOS

Protocolo documentar tanto las actividades de los órganos colegiados permanentes (comisiones, comités, consejos, etc.) como los órganos colegiados temporales: diversas reuniones, conferencias, seminarios y conferencias.

Se distinguen los siguientes tipos de protocolos:

. Breve protocolo- un documento en el que conste el nombre completo. y posiciones de los participantes de la reunión, su tema, cuestiones principales, resumen informes, decisiones tomadas, lista de tareas para cada responsable. Estas actas suelen levantarse en las reuniones operativas.

. Protocolo completo, además de todo lo anterior, incluye registros detallados de todos los discursos, opiniones, enmiendas y otros matices de la discusión. Este documento le permite restaurar una imagen detallada de la reunión.

La forma de levantar el acta la elige el presidente de la reunión o el director de la empresa.

Los textos de los discursos y otros materiales preparados para la reunión se presentan en forma de anexos. Deberán estar referenciados en el texto del protocolo.

El secretario es responsable de que de forma correcta y completa se registre el desarrollo de la reunión. Esta responsabilidad no puede subestimarse, ya que el protocolo es el único documento que refleja todos los discursos, discusiones, comentarios y decisiones tomadas que deben ser ejecutadas. Durante la reunión, es posible que los participantes no escuchen algo o no tengan tiempo para escribirlo. Esto será fácil de restaurar consultando el protocolo.

Paso 1: preparar el lugar de trabajo

Para que sea más fácil tomar actas, antes de que comience la reunión:

. Elige tu asiento en el pasillo donde se llevará a cabo el evento. Debe ser visible para todos los participantes en persona, los discursos del presidente, los oradores y las “réplicas de la sala” deben ser claramente audibles (consulte el plano de asientos en el Ejemplo 2).

. Coloque en su escritorio una lista de los participantes de la reunión indicando sus nombres completos. y posiciones, así como un plano de asientos. Antes de que comience la reunión, sería una buena idea estudiar detenidamente quién está sentado y dónde y luego mirar el diagrama según sea necesario.

. Abastecerse de material de oficina. Lleve consigo 2-3 bolígrafos, 2 lápices y 2 gomas de borrar.

. Compruebe si los equipos de oficina y otros dispositivos funcionan: reloj, grabadora de voz, cámara de vídeo (si está disponible). No olvides el cable de alimentación y las pilas de repuesto o recargables.

Antes de la reunión, refresque su memoria de los puntos principales de todos los informes.

Paso 2: Registre el progreso de la reunión

Además de los materiales preparados para la reunión (textos de informes, discursos, referencias, proyectos de decisión, orden del día, listas de participantes, etc.), las actas se redactan sobre la base de grabaciones sonoras, grabaciones de vídeo, transcripciones o notas escritas a mano. que se conservan durante la reunión.

¿Cómo mantener notas aproximadas?

1. Preparar hojas para el borrador del protocolo.- su número depende del tamaño de la agenda. En la primera hoja escriba la fecha de la reunión, su tema, número de acta, lista de participantes, agenda (Ejemplo 4).

EJEMPLO 4

Proyecto de acta de la reunión. Hoja No. 1

Escriba las preguntas planteadas para la discusión en hojas de papel en blanco separadas, dejando suficiente espacio para notas:

Hoja No. 2: "Sobre el estado de los trabajos de celebración de contratos para el suministro de metales ferrosos y no ferrosos". Informe del P.D. Prokhorov;

Hoja No. 3

Hoja No. 4: “Sobre el apoyo al transporte de suministros”. Informe de Medvedev V.Yu.;

Hoja No. 5: ... (a completar durante la reunión);

Hoja No. 6: “Sobre el estado de las liquidaciones en virtud de contratos celebrados y ejecutados para la compra de materias primas e insumos”. Informe de Fomina K.D.;

Hoja No. 7: ... (a completar durante la reunión);

Hoja No. 8: "Sobre la celebración de acuerdos con Amethyst LLC para el suministro de acero y aleaciones a ESPZ OJSC". Sugerencias de Telegin I.I.;

Hoja No. 9: ... (a completar durante la reunión).

2. Verifique que todos los participantes de la reunión estén presentes. Tacha con un lápiz los que faltan en el borrador del protocolo; tal vez lleguen tarde. Descubra los motivos de las ausencias y retrasos tras la reunión.

Registre la hora de llegada de los que llegan tarde directamente en el texto del protocolo entre paréntesis:

En este caso, se sabrá exactamente quiénes de los presentes y qué se perdieron exactamente durante la reunión.

3. Complete el elemento "ESCUCHADO". En la primera hoja del borrador y en las hojas con los títulos correspondientes de los informes, registre consistentemente su nombre completo. y posiciones de los oradores, temas de los discursos y su resumen. Sólo necesitas registrar información básica: fechas, números, hechos. Posteriormente, comparar las notas con los textos de discursos (tesis) proporcionados. Si encuentra alguna discrepancia, notifique al presidente de la reunión.

4. Ingrese el ítem “PERFORMADO”(si es necesario). Este ítem se completa cuando el progreso de los ponentes se ve interrumpido por comentarios, preguntas y objeciones de otros participantes. En pleno protocolo Cada comentario de este tipo debe registrarse de inmediato, especialmente si va acompañado de la frase: "Por favor, inclúyalo en el protocolo". Por ejemplo:

El caso es que cualquier declaración puede cambiar el rumbo de la reunión, y posteriormente puede que sea necesario resaltar el momento en que y por qué sucedió esto.

En un breve protocolo

La aceptación inicial y verificación de la solicitud de inversión del Iniciador de Inversiones la lleva a cabo el Departamento. actividades de inversión de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento para la interacción de los participantes en el proceso de inversión en la formación programa de inversión JSC "XXX".
Después de revisar la Solicitud de Inversión y acordarla con el Departamento previsión económica y desarrollo estratégico, el Departamento de Actividades de Inversión envía la Solicitud de Inversión al Secretario del Consejo de Expertos o al Jefe del Grupo de Trabajo.
A medida que se reciben las solicitudes de inversión, el Jefe del Grupo de Trabajo, junto con el Secretario del Consejo de Expertos, incluye nuevas solicitudes en el plan de reuniones del Grupo de Trabajo y forma la agenda para la próxima reunión.
La fecha de la próxima reunión del Grupo de Trabajo la determina el Jefe del Grupo de Trabajo de acuerdo con el plan de reuniones del Grupo de Trabajo. Se notifica al iniciador de la inversión la fecha de la reunión del Grupo de Trabajo, cuyo orden del día incluye su solicitud, con al menos 5 días hábiles de antelación.
Las solicitudes de inversión y los materiales adjuntos se envían a los miembros del Grupo de Trabajo a más tardar 3 días hábiles antes de la reunión.
En la próxima reunión, los miembros del Grupo de Trabajo revisan las solicitudes de Inversión incluidas en la agenda y evalúan la viabilidad de desarrollar e implementar los proyectos propuestos, en base a la efectividad de las soluciones técnicas utilizadas y la previsión de los costos requeridos.
La consideración de las solicitudes se puede realizar tanto sobre la base de los documentos presentados sin participación personal en la reunión del Iniciador de Inversiones, como en jornada completa con la invitación del Iniciador y representantes de las divisiones estructurales involucradas de la Compañía. Por iniciativa del Iniciador de Inversiones, su informe podrá ser escuchado en una reunión del Grupo de Trabajo, revelando detalles de las soluciones técnicas implementadas durante el proyecto.
Con base en los resultados de la consideración de la Solicitud de Inversión, el Grupo de Trabajo toma la decisión de aceptar, rechazar o modificar la solicitud. Si la decisión es positiva, el Grupo de Trabajo, de ser necesario, recomienda la candidatura de un consultor técnico para el desarrollo detallado de una o más opciones. solución técnica implementación del proyecto. Si Proyecto de inversión no implica un componente técnico significativo y se considera adecuado desde el punto de vista de las tareas asignadas, el Grupo de Trabajo recomienda que el Departamento de Actividades de Inversión presente la Solicitud de Inversión al Consejo de Expertos sin desarrollo adicional.
Si el Grupo de Trabajo toma la decisión de rechazar la Solicitud de Inversión o enviarla para revisión, el acta de la reunión incluye una descripción de los motivos para tomar tal decisión.
El acta de la reunión del Grupo de Trabajo se comunica al Iniciador de Inversiones y al Departamento de Actividades de Inversión dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de la firma del acta.

Más sobre el tema 1. Procedimiento para la preparación y celebración de reuniones del grupo de trabajo:

1. Procedimiento para la preparación y celebración de las reuniones del grupo de trabajo
2. El procedimiento para preparar y presentar temas para la consideración del Consejo de Expertos.
Kurnosov V.V., Profesor Asociado del Departamento de Finanzas, Filial de Novgorod de la Universidad Estatal de Desarrollo Económico y Comercio de San Petersburgo (GUEFRA) DESARROLLO DE LA PLANIFICACIÓN SOVIÉTICA SEGÚN EL EJEMPLO DE LA REGIÓN DE LA CIUDAD
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