Qué documentos se archivan en el diario de transacciones 7. Preparamos un diario de transacciones comerciales

El registro de transacciones se puede abrir desde Operaciones menú principal del programa. Todos los documentos que forman transacciones contables también terminan en este diario. Si la bandera se especificó en la configuración general Coloque todos los documentos en un diario. entonces este diario también incluirá documentos que no forman transacción contable(como Solicitud no confirmada, poder, documentos de pago. Y Órdenes de personal).

Este diario está diseñado específicamente para trabajar con operaciones y tiene una serie de características. Por ejemplo, es posible dividir el diario en 2 subventanas: para una lista de transacciones y para una lista de transacciones. operación actual, por qué en el menú Comportamiento necesitas seleccionar un elemento Mostrar publicaciones. Además, para las operaciones generadas por documentos, es posible abrir para editar no solo la operación en sí, sino también el documento que generó esta operación.

La revista destaca por su sistema de búsqueda y selección de documentos en función de diversos criterios. Para las organizaciones cuya contabilidad contiene documentos y transacciones que no están previstos en el conjunto estándar del programa, es posible ingresarlos creando transacciones estándar. En el registro de transacciones, no sólo puede ingresar cualquier documento, sino también crear uno nuevo ingresando en base a otro documento. Si en todos los demás diarios es posible generar un registro de documentos para imprimir para cualquier período de tiempo, entonces en el diario de transacciones es posible generar un registro de documentos para imprimir con transacciones generadas por estos documentos.

Para ingresar en el registro de transacciones operación típica mediante botón Introduzca una operación estándar, necesita crear una plantilla para esta operación.

Para registrar transacciones de liquidación con personas a quienes se emitieron fondos contables, se proporciona el mantenimiento de un orden de diario del formulario No. 7. Se requiere que el documento incluya todos los datos sobre los montos anticipados emitidos para gastos futuros a los empleados de las organizaciones.

manteniendo la forma

El sistema combinado de anotaciones contables es objeto de análisis sintético y contabilidad analítica y análisis. Información analítica de cada monto emitido fondos anticipados se tienen en cuenta por separado. Las líneas correspondientes del diario de pedidos reflejan el monto del anticipo, su parte gastada, los costos de las deducciones fiscales pagadas, el monto devuelto no gastado, así como los anticipos adicionales, si los hubiera.

La contabilidad sintética implica mostrar el movimiento de fondos anticipados en correspondencia con las cuentas debitadas. La misma parte del documento refleja antecedentes sobre el gasto de fondos para pagar los gastos diarios de viajes de negocios.

La orden de diario No. 7 prevé la entrada de datos sobre pagos anticipados y liquidaciones por un monto de 30 transacciones en el transcurso de 1 mes. Si no queda espacio para las actas debido al gran número de anticipos emitidos, se utilizan las hojas sueltas que están legalmente previstas para estos casos.

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El diario de transacciones No. 7 se utiliza para registrar las transacciones de enajenación y reubicación. activos no financieros. Lista de documentos presentados ante esta revista dado en las recomendaciones.

En el diario de liquidaciones con proveedores y contratistas N° 4 se archiva: contratos, facturas, facturas, actas, facturas, etc.

En su situación, el informe de examen técnico (del proveedor) se puede archivar en el diario número 4 o se puede crear una carpeta separada para dichos informes. La transferencia de un activo fijo a la contabilidad fuera de balance sobre la base de un certificado contable se refleja en el diario para otras transacciones; el acto de cancelación de propiedad de la cuenta fuera de balance se puede registrar en el diario No. 99.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la Instrucción No. 157n no prevé el mantenimiento de un diario de transacciones No. 99 para cuentas fuera de balance. Por lo tanto, el procedimiento para registrar y almacenar documentos sobre el movimiento en cuentas fuera de balance desarrollarlo usted mismo y aprobarlo política contable instituciones.

La legislación no establece el procedimiento para la creación de revistas, por lo que el procedimiento para archivar documentos en las revistas debe fijarse en la política contable de la institución.

Natalia Guseva, Director del Centro Educativo y control interno instituto adicional educación vocacional"Centro Financiero Internacional", Asesor Estatal de la Federación de Rusia, 2ª clase, Ph.D. norte.

Serguei Razgulin, Asesor Estatal actual de la Federación de Rusia, tercera clase

Registros

Los datos de los documentos primarios se reflejan en registros contables. Los registros son listas de transacciones en orden cronológico, que se agrupan en cuentas contables. Se guardan en forma de libros, revistas, tarjetas. Dichas reglas están establecidas en el artículo 10 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ, párrafo 11 de las Instrucciones al Plan Unificado de Cuentas No. 157n.

Mantener registros utilizando formularios estandarizados. Si no ha encontrado un formulario unificado para una transacción comercial, puede desarrollarlo usted mismo. Fija tus propios registros en la política contable. Así se desprende de los párrafos 6 y 8 de las Instrucciones al Plan Unificado de Cuentas No. 157n.

¡Importante! Compilar registros en formulario electrónico. Firmarlos con firma electrónica. Y solo si no existe tal posibilidad técnica, redactarlo en papel (Instrucciones metodológicas aprobadas por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 30 de marzo de 2015 No. 52n, cláusula 19 de las Instrucciones para el Plan Unificado de Cuentas No. 157n).

Lea más sobre documentos electrónicos.

Formas unificadas

Los formularios unificados de registros contables y las instrucciones sobre cómo completarlos fueron aprobados por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 30 de marzo de 2015 No. 52n. No puede excluir columnas, filas o columnas de ellos, pero puede agregar detalles adicionales.

Agregar los formularios unificados complementados a la política contable, aprobados por orden (instrucción) del gerente.

Dichas reglas se establecen en el párrafo 7 de las Instrucciones al Plan Unificado de Cuentas No. 157n, párrafos 13, 16, 23. Pautas, aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 30 de marzo de 2015 No. 52n.

Formas que desarrollamos nosotros mismos.

Si el formulario de registro no está unificado, la institución tiene derecho a desarrollarlo de forma independiente. También puede utilizar formularios que estén configurados en su programa de contabilidad como registros. Por ejemplo, facturación, ficha de cuenta, análisis de cuenta, etc. Lo principal es que en la política contable se aprueban formularios no unificados e incluyen los detalles requeridos:

• nombre del registro;
• nombre de la institución;
• la fecha de inicio y finalización del mantenimiento del registro y (o) el período para el cual se compiló el registro;
• agrupación cronológica y (o) sistemática de objetos contables;
• el valor de la medida monetaria y (o) natural de los objetos contables, indicando la unidad de medida;
• nombres de los puestos de los empleados responsables de mantener el registro;
• firmas de los empleados que mantienen estos registros, indicando sus apellidos e iniciales u otros datos para identificar a estas personas.

Dichas reglas se establecen en el párrafo 11 de las Instrucciones al Plan Unificado de Cuentas No. 157n.

Al registrar objetos contables en registros, no se permite lo siguiente:
- omisiones o retiros;
- reflejo de objetos contables imaginarios y fingidos.

De libros de referencia

Qué principal elegir para los registros de operaciones

Seleccione los documentos primarios para los registros de transacciones cronológicamente: por fechas de transacciones, fechas en las que acepta el documento para registro. Haga esto al final del período del informe: mes, trimestre, año.*

Los documentos que deben seleccionarse para las revistas deben especificarse en la política contable. La tabla contiene los principales documentos que serán necesarios para las revistas.

De formularios

Apéndice de políticas contables para efectos contables. Números de registro de transacciones

Cuando sea necesario: al formar políticas contables. Asigna números al azar. También puede utilizar la numeración de un programa de contabilidad.

Para todos los registros de transacciones se utiliza un único formulario No. 0504071.

Cada transacción comercial, ya sea recepción en caja, compra de equipos o cancelación de combustible y lubricantes, debe confirmarse con un documento primario y aceptarse para contabilidad. El registro primario debe realizarse en el momento de la operación o inmediatamente después de su finalización. Y para sistematizar la información, se acostumbra utilizar registros contables especiales: diarios. transacciones comerciales.

Forma de contabilidad por orden de diario

La forma de contabilidad en la que todos los datos sobre transacciones comerciales se tienen en cuenta y se sistematizan en diarios para registrar las transacciones comerciales se denomina orden de diario.

Los principios básicos son:

1. Los asientos se realizan exclusivamente en cuentas de crédito, indicando correspondencia en débito.
2. Los registros de contabilidad sintética y analítica se combinan en sistema unificado contabilidad.
3. Los datos se reflejan en los documentos contables en el contexto de los indicadores necesarios para el control y la presentación de informes.
4. Puede aplicar diarios combinados a cuentas relacionadas.
5. Puedes crearlos mensualmente.

No es necesario utilizar esta forma de contabilidad. Una organización puede mantener registros utilizando un formulario de orden conmemorativa, que se basa en la elaboración de órdenes conmemorativas para cada transacción comercial. Este tipo tiene una serie de desventajas: un desfase significativo entre la contabilidad analítica y la contabilidad sintética, así como una mayor intensidad de mano de obra: es necesario duplicar los registros varias veces.

Formularios de revista

Para los empleados del sector público, el Ministerio de Hacienda desarrolló y recomendó formularios unificados (Ordenes N° 123n de 23 de septiembre de 2005 y N° 25N de 10 de febrero de 2006). Pero no es necesario utilizarlos (No. 402-FZ de 6 de diciembre de 2011). La organización tiene derecho a desarrollar y aprobar de forma independiente formularios para diarios contables. Pero para ello deben ser aprobados mediante orden separada del gerente o en forma de anexo a la política contable.

Formulario de diario OKUD 0504071

Lista de revistas actuales

Los empleados estatales utilizan estos tipos.

Las organizaciones sin fines de lucro utilizan otras.

Características de la formación de registros contables.

La Ley N° 402-FZ establece requisitos obligatorios para documentación contable. Independientemente del tipo de forma que haya elegido la organización: unificada o desarrollada de forma independiente.

Datos de registro obligatorios:

1. El nombre del documento y su forma.
2. Nombre completo de la institución.
3. Fecha de inicio y fecha de finalización de los asientos del diario. El período para el cual fue constituido.
4. Tipo de agrupación de objetos contables (agrupación cronológica o sistemática).
5. Indicación de la unidad de medida de los objetos contables, o valor monetario medidas.
6. Indicación de los funcionarios responsables del mantenimiento del registro.
7. Firmas de personas responsables.

Los registros de registro se compilan en en papel, o en formato electrónico. Para esto último necesitarás firma electrónica, por el cual está certificado el documento. Sin firma (electrónica o manuscrita), el pedido del diario se considera inválido.

Se permiten correcciones. Sólo podrán ser ingresados ​​por el responsable del mantenimiento del diario. Al lado deberá indicar la fecha y certificar con firma el asiento correccional, con descripción del cargo y nombre completo del responsable.

Reglas de llenado

Cada cargador tiene sus propios requisitos de llenado. Echemos un vistazo más de cerca a las reglas básicas de llenado.

Diario de registro de órdenes de efectivo entrantes y salientes (JO N° 1)

Realizamos entradas basadas en el informe de caja, confirmado por los documentos pertinentes ( y ) al final de la jornada laboral. Si los movimientos en la caja registradora son insignificantes, se permite realizar entradas en la caja registradora con 3 a 5 días de anticipación, según varios informes al mismo tiempo. Luego en el campo “Fecha” indicamos el período para el cual estamos realizando registros. Por ejemplo, 3-6 o 20-23.

Orden de revista 2

Los asientos se realizan sobre la base de extractos bancarios y otros documentos justificativos (cheques, extractos de cuentas personales). Se permite realizar una entrada para varios extractos bancarios. En este caso, en el campo “fecha”, asegúrese de indicar la fecha de inicio y finalización de los extractos.

Orden de revista 6

Completamos el registro en base a documentos que confirman acuerdos con proveedores y contratistas. No se permite fusionar registros. Saldos totales periodo anterior se transfieren al siguiente registro, en el campo “Saldo al inicio del mes”.

Orden de revista 7

Registramos liquidaciones con personas responsables. para cada informe anticipado Hacemos entradas separadas. No se permite la concatenación o agrupación de filas.

Orden de revista 13

Realizamos registros de gastos para producción propia, en el contexto de cada transacción comercial (depreciación, salarios personal de producción, materiales, gastos diferidos, etc.).

Cuando se utiliza automatizado programas de contabilidad los datos en los diarios de pedidos se completan automáticamente. Además, los registros se generan para cada transacción comercial por separado.

Los datos de los documentos contables primarios verificados y aceptados para contabilidad se sistematizan en orden cronológico y se reflejan en los registros de transacciones correspondientes. Sin embargo, el procedimiento para formar estos registros se describe de manera muy esquemática en la Orden No. 173n. El artículo analiza cuestiones típicas relacionadas con la elaboración de un diario de transacciones de enajenación y transferencia de activos no financieros (en adelante, Diario No. 7).

Cómo distribuir material primario entre revistas

De acuerdo con el inciso 11 de la Instrucción No. 157n, al final de cada período de informe (mes, trimestre, año) primario (consolidado) documentos contables, generados en papel, relacionados con los correspondientes registros de transacciones, están seleccionados y encuadernados cronológicamente.

La portada dice:

• nombre del sujeto de contabilidad;
• nombre y número de serie carpetas (estuches);
• período (fecha) para el cual se generó el registro contabilidad(registro de transacciones), indicando el año y mes (fecha);
• el nombre del registro contable (diario de transacciones) indicando su número (si lo hubiera), el número de hojas en la carpeta (archivo).

Actualmente, la contabilidad se lleva a cabo en todas partes utilizando software, y la formación de registros se realiza de forma automática. Aunque los contadores a veces tienen preguntas sobre la preparación del Diario No. 7 (por ejemplo, para verificar la exactitud del algoritmo incorporado en el programa), no son muy comunes.

El principal problema está relacionado con determinar si el documento principal pertenece a un registro de transacciones específico.

Como se desprende del nombre del Diario No. 7, se utiliza para acumular información sobre objetos de activos no financieros que se eliminan del balance o se transfieren dentro de la institución entre personas financieramente responsables.

Evidentemente, los documentos principales que se relacionan con esta revista son actas de cancelación de objetos, declaraciones de emisión. bienes materiales para las necesidades de la institución, facturas por el movimiento interno de inmovilizado, etc.

Sin embargo, el propósito del Diario No. 7 no se limita a recopilar datos sobre la enajenación y movimiento de activos no financieros.

También refleja operaciones individuales sobre el reconocimiento de activos no financieros y el cálculo de la depreciación.

Así, con respecto a los activos fijos, el párrafo 55 de la Instrucción No. 157n establece que la contabilidad de las transacciones para la recepción de objetos se realiza:

• en el diario de transacciones de enajenación y transferencia de activos no financieros - en términos de transacciones de aceptación para la contabilidad de activos fijos de acuerdo con el formado costo inicial u operaciones para aumentar el valor inicial (contable) de los activos fijos por el monto de los costos reales para su finalización, reconstrucción, modernización y equipo adicional;
• diario para otras transacciones - para otras transacciones de recepción de activos fijos.

En cuanto a las reservas materiales, el párrafo 120 de la Instrucción No. 157n establece que la contabilización de las transacciones al momento de su recepción se realiza:

• en el diario de transacciones de enajenación y transferencia de activos no financieros - en términos de transacciones de aceptación para la contabilidad de materiales, bienes según el formado costo real(en el monto de las inversiones reales); operaciones para aumentar el costo real (contable) de los materiales (equipos incluidos en materiales, etc.) por el monto de los costos reales de su equipo adicional y modernización;
• el diario de transacciones de liquidación con proveedores y contratistas o el diario de transacciones de liquidación con personas responsables, en términos de transacciones para la recepción de inventarios al costo real de su adquisición (fabricación);
• diario para otras transacciones - para otras transacciones de recepción de artículos de inventario.

De los párrafos anteriores de la Instrucción No. 157n se desprende que el Diario No. 7 refleja solo asientos en el débito de las cuentas 101 00 “Activos fijos”, 105 00 “Inventarios” en correspondencia con el crédito de la cuenta 106 00 “Inversiones en no activos financieros” según la cuenta formada en esta cuenta de costo.

Al decidir en qué diario archivar tal o cual documento primario, es necesario partir principalmente del contenido de la operación y no del tipo de este documento.

Por ejemplo, los contadores a menudo preguntan en qué diario archivar la factura, que se utiliza para documentar la venta (liberación) de activos materiales. Veamos esta situación.

¡Tenga en cuenta!

La verdadera pregunta es si vale la pena presentar acuerdos (contratos) en la Revista No. 7 (o en cualquier otra revista). En algunas instituciones se utiliza un procedimiento similar. En nuestra opinión, esto no es necesario. En primer lugar, el acuerdo (contrato) no es el documento principal. En segundo lugar, puede usar naturaleza a largo plazo, y su período de validez puede exceder el período para el cual se forma el Diario No. 7. Además, de vez en cuando es necesario presentar el acuerdo a terceros (por ejemplo, al Tesoro Federal).

La aceptación de un activo fijo para contabilidad se realiza sobre la base del certificado de aceptación y no de la factura del proveedor.

En consecuencia, se archiva en el Diario N° 7 acto relevante. En cuanto a los materiales, tanto la contabilización de inventarios como la contabilización de liquidaciones con proveedores se realizan sobre la base del documento de envío (factura) del proveedor.

Sin embargo, como se mencionó anteriormente, el Diario No. 7 incluye solo transacciones de débito de la cuenta 105 00 en correspondencia con el crédito de la cuenta 106 00.

Según párrafos. 120, 257 de la Instrucción No. 157n, la información sobre la compra de materiales se registra en el registro de liquidaciones con proveedores y contratistas.

Por lo tanto, la factura debe ser archivada en este diario.

Puede asegurarse contra posibles dificultades a la hora de distribuir documentos primarios entre revistas proporcionando en su política contable la posibilidad de archivar el original y una copia de un documento simultáneamente en varias revistas. En tal situación, es recomendable indicar en la copia el nombre y el número de serie de la carpeta en la que está almacenado el original.

¿Diarios – por separado, documentos – por separado?

Algunos contadores no presentan ninguna declaración. documentos primarios a revistas. "¿Cuál es el punto de crear tomos de varios volúmenes que son incómodos de usar?" - razonan.

Por supuesto, en este caso existe una violación de los requisitos del inciso 11 de la Instrucción No. 157n. Sin embargo, la cuestión del castigo sigue abierta.

El artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia establece una multa por oficial por un monto de 2000 a 3000 rublos. por violación grave de las normas de contabilidad y presentación. estados financieros, así como el procedimiento y plazos de conservación de los documentos contables.

En este caso, una violación grave de las reglas de contabilidad y presentación de estados financieros significa:

• subestimación de los impuestos y tasas acumulados en al menos un 10% debido a la distorsión de los datos contables;
• distorsión de cualquier artículo (línea) del formulario de informes financieros en al menos un 10%.

La legislación no dice qué se considera una violación grave del procedimiento y las condiciones de almacenamiento de los documentos contables. Si el contador de una institución no archiva los documentos primarios en los diarios, no se pueden violar los períodos de almacenamiento. Por lo tanto, la cuestión de la legalidad de llevar ante la justicia un acto de este tipo es controvertida.

En nuestra opinión, el hecho de la ausencia decisiones judiciales sobre este tema (al menos al nivel distritos federales) ya indica que asumir la responsabilidad por el asunto en cuestión artículo del Código de Infracciones Administrativas La RF es extremadamente rara.

Es por eso que algunos especialistas prefieren almacenar los documentos estrictamente según la nomenclatura y la vida útil, sin archivarlos en registros de transacciones. De lo contrario, al prepararse para el archivo, será necesario descoser todo.

Cómo registrar la depreciación

Los contadores suelen preguntar si es posible registrar en el Diario No. 7 cantidades totales rotación de cuentas, en lugar de depreciación de cada activo fijo.

Si refleja el cargo por depreciación de cada objeto, el uso del diario resulta incómodo: el 90% de los registros son líneas de depreciación, entre las cuales se pierde información sobre movimientos y enajenaciones.

El párrafo 91 de la Instrucción No. 157n solo establece que la depreciación de los activos no financieros se refleja en el diario de transacciones de enajenación y transferencia de activos no financieros.

No se sabe cómo se debe hacer esto. Por lo tanto, en nuestra opinión, la institución puede establecer el procedimiento adecuado en sus políticas contables.

Cómo reflejar el movimiento interno

Como saben, en los registros de transacciones, entre otros datos, se indica la correspondencia de las cuentas. El reflejo en la contabilidad del movimiento interno de activos no financieros entre personas materialmente responsables en una institución tiene algunas características:

• movimiento interno de activos fijos (cláusula 9 de la Instrucción N° 174n, cláusula 9 de la Instrucción N° 183n) Débito 0 101 00 310 (0 101 00 000) Crédito 0 101 00 310 (0 101 00 000);
• movimiento interno de objetos activos intangibles(cláusula 16 de la Instrucción No. 174n, cláusula 16 de la Instrucción No. 183n) Débito 0 102 00 320 (0 102 00 000) Crédito 0 102 00 320 (0 102 00 000);
• movimiento interno de inventarios (cláusula 35 de la Instrucción N° 174n, cláusula 35 de la Instrucción N° 183n) Débito 0 105 00 340 (0 105 00 000) Crédito 0 105 00 340 (0 105 00 000).

Así, se indica la misma cuenta para débito y crédito. En la práctica, se utilizan dos enfoques:

• el movimiento interno de activos no se refleja en el Diario N° 7;
• El movimiento interno se refleja en el Diario No. 7, a pesar de las características mencionadas de la formación de los registros contables.

En nuestra opinión, el segundo punto de vista parece razonable. Y he aquí por qué. De conformidad con la parte 2 del art. 10 Ley federal de 12.06.2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad” no se permiten omisiones o retiros al registrar partidas contables en los registros.

El Diario No. 7 está destinado a contabilizar las transacciones que involucran la enajenación y transferencia de activos no financieros. Esto significa que la operación movimiento interno deberá constar en él.

Para el número de cuenta se proporcionan las columnas 9 y 10 del Diario de Operaciones (f. 0504071). No hay excepciones para los casos en que el número de cuenta coincida. Al final del artículo se ofrece una muestra de cómo completar el registro en la situación considerada.

Cómo indicar el saldo

EN forma estándar El diario de transacciones (f. 0504071) contiene columnas no solo para el volumen de negocios de la cuenta, sino también para los saldos al principio y al final del período.

Según la Orden No. 173n, los datos sobre saldos no podrán completarse en los diarios de transacciones con responsables, con proveedores y contratistas, con deudores de ingresos, si la contabilidad analítica se lleva en la Ficha de Contabilidad de Fondos y Liquidaciones (f. 0504051) .

No se hicieron excepciones para el Diario No. 7. En consecuencia, los saldos de las cuentas al principio y al final del período se registran en este registro De todos modos. Dado que la Orden No. 173n no contiene instrucciones para completar estos indicadores, en nuestra opinión, el siguiente procedimiento es el más conveniente.

1. Para cada cuenta de la cuenta sintética (según el grupo de contabilidad analítica), se ingresa una línea separada al principio y al final del Diario de Operaciones (f. 0504071).

2. Al completar líneas con saldos, las columnas 1 a 6 no se completan.

3. Las columnas 7 u 8, 12 o 13 indican el monto de los saldos.

4. La columna 9 o 10 indica el número de cuenta dependiendo si el saldo es deudor o acreedor.

Qué hacer con los documentos electrónicos

Esta cuestión no está resuelta en la Instrucción No. 157n. Algunas aclaraciones se dan en la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 30 de septiembre de 2013 No. 02-06-10/40454.

Dado que la legislación no prevé la obligación de seleccionar y archivar documentos generados en formato electrónico con los diarios de transacciones correspondientes, se forma un registro sobre la base de los documentos electrónicos primarios (consolidados) aceptados para contabilidad y relacionados con el registro contable correspondiente (diario de transacciones ). documentos electronicos(registro que contiene una lista (registro) de documentos electrónicos). Este registro se archiva en una carpeta separada (caso).

La frecuencia de formación de estos registros en papel la establece la propia institución de acuerdo con la frecuencia de formación de registros contables: registros de transacciones.

Por ejemplo, en política contable, este problema se puede resolver de la siguiente manera.