¿Qué documentos se consideran documentos primarios? Directrices para la preparación y mantenimiento de documentación primaria en contabilidad.

1. ¿Por qué se necesitan los documentos contables primarios y qué pasará si faltan?

2. Qué considerar al desarrollar sus propios formularios de documentos primarios.

3. ¿En qué casos es obligatorio el uso de formularios unificados?

Como es sabido, la ley de contabilidad vigente (No. 402-FZ) no contiene requisitos para solicitud obligatoria formas unificadas de documentos contables primarios. Es decir, las organizaciones y los empresarios tienen derecho a desarrollar de forma independiente formularios de documentos primarios, teniendo en cuenta sus necesidades y características de sus actividades. Sin embargo, ese derecho esconde muchas trampas. Por ejemplo, todos los documentos primarios, incluidos los desarrollados de forma independiente, deben cumplir ciertos requisitos y algunos documentos deben redactarse únicamente de acuerdo con formularios unificados debido a otras leyes federales. Es necesario conocer estos matices en la elaboración de documentos primarios tanto al redactar sus propios documentos como al aceptar documentos de las contrapartes, porque los documentos contables primarios son la base sobre la cual se construye no solo la contabilidad, sino también la contabilidad fiscal. Cómo hacer que esta base sea confiable: lo resolveremos en este artículo.

¿Por qué se necesitan documentos contables primarios?

Para empezar, recordemos por qué, en principio, se necesitan los documentos contables primarios y por qué es tan importante prestar atención a la exactitud de su ejecución. Como lo establece la Ley N° 402-FZ, Todo hecho de la vida económica debe documentarse en un documento contable primario.(Parte 1, artículo 9). En este caso, se entiende por hecho de la vida económica cualquier evento, operación, transacción que tenga o pueda tener un impacto en condición financiera entidad económica, resultados financieros sus actividades y (o) movimiento Dinero. Los hechos de la vida económica incluyen, por ejemplo, la adquisición de un activo fijo y el cálculo de su depreciación, la acumulación salarios los empleados y ella, etc. Así, casi todo registros contables debe basarse en documentos contables primarios pertinentes.

En la contabilidad fiscal, los documentos primarios también juegan un papel importante: de acuerdo con las disposiciones del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los gastos justificados y documentados del contribuyente se reconocen como gastos. Eso es la presencia de documentos contables primarios es uno de los motivos para reconocer gastos y, en consecuencia, para el cálculo base imponible para el impuesto sobre la renta (o según el sistema tributario simplificado “ingresos-gastos”).

La ausencia de documentos primarios es considerada por el Código Fiscal de la Federación de Rusia como una violación grave de las normas de contabilización de ingresos y gastos, objetos tributarios, por lo que se prevé una multa (artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). ):

• de 10 a 30 mil rublos. – si la falta de documentos primarios no dio lugar a una subestimación de la base imponible;
• de 40 mil rublos. hasta el 20% del monto del impuesto no pagado, si la falta de documentos condujo a una subestimación de la base imponible.

Además, la falta de documentos primarios puede servir como base para atraer funcionarios a la responsabilidad administrativa por infracción grave de las normas contabilidad y presentaciones Estados financieros en forma de multa de 2 a 3 mil rublos. (Artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia). Se considera violación grave de las normas de contabilidad y presentación de estados financieros:

• subestimación de los impuestos y tasas acumulados en al menos un 10% debido a la distorsión de los datos contables;
• distorsión de cualquier artículo (línea) del formulario de informes financieros en al menos un 10%.

De todo lo anterior se desprenden dos conclusiones principales:

1. los documentos contables primarios deben estar disponibles;

2. Los documentos contables primarios deberán estar debidamente elaborados.

Si todo está claro con el primer requisito, entonces conviene analizar con más detalle el segundo, relativo a la correcta ejecución de los documentos contables primarios. El hecho es que, de acuerdo con la actual Ley “Sobre Contabilidad” No. 402-FZ, las formas de los documentos primarios utilizados son determinadas por el propio jefe de la entidad económica por recomendación del funcionario encargado de la contabilidad (cláusula 4 del artículo 9 de la Ley N° 402 -FZ). Son posibles las siguientes opciones para establecer las formas de los documentos primarios:

• uso de formas unificadas de documentos primarios;
• uso de formularios de documentos primarios desarrollados de forma independiente (desarrollados de forma completamente independiente o creados realizando cambios en formularios unificados);
• También es posible combinar estas dos opciones para diferentes documentos. Por ejemplo, el uso de formularios desarrollados independientemente de un certificado contable y una ley para cancelar materiales y formularios unificados de todos los demás documentos.

! Cualquiera que sea la opción elegida para utilizar los formularios de documentos primarios, debe reflejarse en el política contable para contabilidad y contabilidad tributaria, o en un orden separado. Al mismo tiempo, en el apéndice generalmente se incluyen formularios desarrollados independientemente de documentos contables primarios, pero si se utilizan formularios unificados, se hace un enlace al documento correspondiente (Resolución del Comité Estatal de Estadísticas). Si las formas utilizadas de los documentos contables primarios no son aprobadas por el jefe, en el caso de una inspección, los inspectores pueden considerar que los documentos se redactaron en una forma no especificada, es decir, en violación de la ley y, en consecuencia, no son la base para aceptar gastos.

Formas de desarrollo propio de documentos contables primarios.

Al desarrollar sus propios formularios de documentos contables primarios, son posibles dos opciones:

• forma desarrollada de forma completamente independiente;
• un formulario desarrollado en base a un formulario unificado existente (por ejemplo, eliminando o agregando detalles).

En todo caso, la forma resultante del documento contable primario deberá contener lo siguiente: detalles requeridos , establecido por la Parte 2 del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ:

• nombre y fecha de elaboración del documento;
• nombre de la entidad económica que compiló el documento;
• contenido del hecho de la vida económica;
• el valor de la medida natural y (o) monetaria de un hecho de la vida económica, indicando las unidades de medida;
• firmas, apellidos (con iniciales), así como los cargos de las personas que realizaron la transacción, operación y de los responsables de su ejecución, o de los responsables de la ejecución del hecho consumado. La lista de personas autorizadas para firmar documentos contables primarios, así como los formularios de los documentos, deben ser aprobados por el gerente.

! Nota: La Ley N° 402-FZ no incluye como requisito obligatorio la colocación de un sello en el documento primario. Por tanto, incluir o no este detalle en el formulario del documento es elección de la propia organización. Para las organizaciones que se han negado a utilizar un sello redondo (este derecho está otorgado por la Ley Federal No. 82-FZ del 6 de abril de 2015), es aconsejable excluir este detalle de todas las formas utilizadas de documentos contables primarios.

Para algunos documentos lo siguiente la lista de detalles requeridos se puede ampliar de acuerdo con otras regulaciones. Por ejemplo, hoja de ruta debe en obligatorio contener los siguientes detalles (cláusula 3 de la Orden del Ministerio de Transporte de Rusia de 18 de septiembre de 2008 No. 152):

• nombre y número de la carta de porte;
• información sobre el período de validez de la carta de porte;
• información sobre el propietario (propietario) del vehículo;
• información sobre el vehículo;
• información del conductor.

Por lo tanto, desarrollar sus propios formularios de documentos contables primarios requiere un conocimiento y análisis profundos. legislación actual. Por tanto, en algunos casos es preferible utilizar formularios ya preparados. Por ejemplo, la forma de un documento de transferencia universal recomendado por el Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia (Carta No. ММВ-20-3/96@ del 21/10/2013). Este documento combina los detalles del documento contable principal para la transferencia. activos materiales, así como los detalles de la factura, por lo tanto, se pueden utilizar tanto a efectos contables como a efectos de contabilidad fiscal (para calcular el IVA). Además del documento de transferencia universal, el Servicio Federal de Impuestos de Rusia también ha desarrollado un formulario recomendado de documento de ajuste universal, que se redacta en caso de cambios en el costo de entrega después del envío (Carta No. ММВ-20 -15/86@ de fecha 17/10/2014). El hecho de que la organización haya decidido utilizar los formularios UPD y UCD debe quedar fijado en la política contable o en una orden separada del gerente.

Formas unificadas

La Ley N ° 402-FZ no contiene el requisito obligatorio de utilizar formas unificadas de documentos contables primarios, pero al mismo tiempo no contiene una prohibición de su uso. Por tanto, una entidad económica tiene derecho a utilizar formas unificadas de aquellos documentos para los que están constituidas. El uso de formularios unificados tiene una serie de ventajas:

• los formularios unificados son familiares para la mayoría de las contrapartes, por lo que su uso evitará preguntas y malentendidos al procesar transacciones;
• El software de contabilidad normalmente se centra en el uso de formularios estandarizados. La implementación de formularios desarrollados de forma independiente requerirá costos adicionales para el establecimiento de programas.

Además, es arriesgado reemplazar todos los formularios unificados por otros desarrollados de forma independiente, ya que los formularios de documentos contables primarios establecidos por organismos autorizados de conformidad con las leyes federales y sobre su base siguen siendo obligatorios para su uso (Información del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia No. .PZ-10/2012 de la Ley Federal No. 402-FZ). Estos documentos incluyen, por ejemplo, documentos de registro. Directiva del Banco de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U “Sobre el procedimiento para mantener transacciones en efectivo entidades legales y un procedimiento simplificado para realizar transacciones en efectivo empresarios individuales y pequeñas empresas" prevé el uso de los siguientes formularios unificados:

• recibos y gastos pedidos en efectivo(formularios No. KO-1 y KO-2);
• libro de caja (formulario No. KO-4);
• libro de contabilidad de fondos aceptado y emitido por el cajero (formulario No. KO-5);
• declaraciones de liquidación y pago (formularios No. T-49 y T-53).

Así, las transacciones en efectivo deben formalizarse con documentos redactados según formularios unificados aprobados por Resoluciones del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 18 de agosto de 1998 No. 88, de 5 de enero de 2004 No. 1.

Se debe tener especial cuidado al desarrollar documentos personales, así como documentos sobre contabilidad y pago laboral y, si es posible, utilizar formularios estandarizados de dichos documentos. Esto se debe a que los documentos de personal y los documentos contables laborales deben cumplir con los requisitos de la legislación laboral, que no siempre coinciden con los requisitos de la Ley N ° 402-FZ: a partir de la composición de los detalles (por ejemplo, un tiempo hoja, tarjeta personal de un empleado, etc.) y terminando con la forma del documento (el Código del Trabajo de la Federación de Rusia no prevé la preparación de documentos personales en formato electrónico).

Entonces, en este artículo recordamos la importancia de los documentos contables primarios para la contabilidad y la contabilidad fiscal, y también nos aseguramos de que, en el caso de los documentos primarios, "la forma importa". Para resumir, formulemos una vez más brevemente conclusiones principales:

• Cada hecho de la vida económica debe documentarse en un documento contable primario.

• El formulario del documento contable primario debe contener los detalles requeridos, establecido por la ley No. 402-FZ y, en algunos casos, detalles establecidos por otras normas.

• Los formularios de los documentos contables primarios utilizados deben ser aprobados por el gerente en la política contable o en un orden separado; esto se aplica tanto a los formularios desarrollados independientemente como a los unificados.

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Base normativa

1. Código Fiscal de la Federación de Rusia
2. Código de infracciones administrativas de la Federación de Rusia
3. Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad”
4. Ley Federal de 6 de abril de 2015 No. 82-FZ “Sobre Modificaciones a Ciertos actos legislativos de la Federación de Rusia sobre la abolición del sello obligatorio de las empresas comerciales"
5. Directiva del Banco de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U "Sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo por parte de personas jurídicas y el procedimiento simplificado para realizar transacciones en efectivo por parte de empresarios individuales y pequeñas empresas"
6. Orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia de 18 de septiembre de 2008 No. 152 "Sobre la aprobación de los detalles obligatorios y el procedimiento para completar las cartas de porte"
7. Información del Ministerio de Finanzas de Rusia No. PZ-10/2012 “Sobre la entrada en vigor el 1 de enero de 2013”. Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad”
8. Cartas del Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia

• de 21 de octubre de 2013 No. ММВ-20-3/96@
• de fecha 17/10/2014 No. ММВ-20-15/86@

Descubra cómo leer los textos oficiales de estos documentos en la sección

1. Cada hecho de la vida económica está sujeto a registro en un documento contable primario. No está permitido aceptar como documentos contables documentos que documenten hechos de la vida económica que no han tenido lugar, incluidas aquellas que subyacen a transacciones imaginarias y simuladas.

2. Los datos obligatorios del documento contable primario son:

1) nombre del documento;

2) fecha de elaboración del documento;

3) el nombre de la entidad económica que compiló el documento;

5) el valor de la medida natural y (o) monetaria de un hecho de la vida económica, indicando las unidades de medida;

6) el nombre del cargo de la persona (personas) que completó la transacción, operación y la(s) persona(s) responsable(s) de su ejecución, o el nombre del cargo de la(s) persona(s) responsable(s) de la ejecución del evento realizado ;

(ver texto en la edición anterior)

7) firmas de las personas previstas en el apartado 6 de esta parte, indicando sus apellidos e iniciales u otros datos necesarios para identificar a estas personas.

3. El documento contable primario deberá elaborarse cuando se cometa un hecho de la vida económica, y si ello no fuera posible, inmediatamente después de su realización. El responsable del registro del hecho de la vida económica garantiza la transferencia oportuna de los documentos contables primarios para la inscripción de los datos contenidos en ellos en los registros contables, así como la confiabilidad de estos datos. La persona encargada de llevar registros contables y la persona con quien se ha celebrado un contrato para la prestación de servicios contables no son responsables de la conformidad de los documentos contables primarios elaborados por otras personas con los hechos consumados de la vida económica.

(ver texto en la edición anterior)

4. Las formas de los documentos contables primarios las determina el titular de la entidad económica por recomendación del funcionario responsable de llevar los registros contables. Formas de documentos contables primarios para organizaciones. sector público se establecen de acuerdo con la legislación presupuestaria Federación Rusa.

(ver texto en la edición anterior)

5. El documento contable primario se elabora el en papel y (o) en forma de documento electrónico firmado con firma electrónica.

6. Si la legislación de la Federación de Rusia o un acuerdo prevén la presentación de un documento contable primario a otra persona o a un organismo gubernamental en papel, la entidad económica está obligada, a solicitud de otra persona o agencia del gobierno por su cuenta, haga copias impresas del documento contable primario compilado en forma de documento electrónico.

7. Se permiten correcciones en el documento contable primario, a menos que las leyes o reglamentos federales establezcan lo contrario. actos legales organos regulación gubernamental contabilidad. La corrección en el documento contable primario deberá contener la fecha de la corrección, así como las firmas de las personas que redactaron el documento en el que se realizó la corrección, indicando sus apellidos e iniciales u otros datos necesarios para identificar a estas personas.

8. Si, de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia, se incautan documentos contables primarios, incluso en forma de documento electrónico, se confiscan copias de los documentos incautados, realizadas en la forma prescrita por la legislación de la Federación de Rusia. incluidos en los documentos contables.

La Ley de Contabilidad exige que todas las transacciones comerciales realizadas por una organización estén documentadas con documentos justificativos (artículo 9). Estos documentos son los documentos contables primarios sobre cuya base se lleva a cabo la contabilidad.

Formas unificadas

El Comité Estatal de Estadística de Rusia, en desarrollo de la resolución del Gobierno de Rusia antes mencionada, aprobó el Procedimiento para el uso de formas unificadas de documentación contable primaria, así como álbumes de formas unificadas de documentación contable primaria para ciertos objetos contables. . La tabla proporciona una lista de estas decisiones.

Tenga en cuenta que por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 25 de diciembre de 1998 No. 132, se aprobaron álbumes de formas unificadas de documentación contable primaria para registrar operaciones comerciales. A saber:

En Rusia, la legislación impone a las empresas y empresarios la obligación de registrar todas las transacciones en documentación primaria. El objetivo de dichos documentos es confirmar el hecho ocurrido (recepción de productos, salida del almacén, ventas, etc.) y el registro legal de la operación realizada.

Los principales requisitos para su registro incluyen el ingreso de información confiable, la elaboración durante la operación o después de su finalización.

¿Para qué sirve?

Los documentos primarios son documentación de respaldo que confirma la realización de todas las transacciones comerciales por parte de empresarios y empresas. El registro se realiza en la secuencia de operaciones. Si se compilan incorrectamente, la organización no puede realizar un cálculo confiable de la base imponible, lo que genera desacuerdos con autoridades fiscales, y la empresa puede estar sujeta a sanciones.

Esta documentación se acepta para contabilidad si está redactada en la forma especificada en el Reglamento sobre contabilidad e informes financieros de la Federación de Rusia.

El formulario estándar puede incluir columnas adicionales y líneas con preservación de todos los detalles proporcionados formulario aprobado. Al realizar cambios se deberá redactar una orden o instrucción. Sólo los formularios de transacciones en efectivo no se pueden cambiar.

Los documentos primarios proporcionan información para la generación de informes y documentación contable. Se pueden compilar en programa de computadora o escritos a mano, se crean para registrar liquidaciones, materiales o Transacciones financieras cualquier escala.

Sus variedades

A documentos primarios incluir y, facturas, hojas de cerca, facturas, etc.

En contabilidad, se dividen en varios tipos:

• externo(realizado fuera de los límites de la empresa);
• interno(realizado dentro de la empresa).

La documentación también puede ser acumulativa o única:

• Acumulativo Los documentos (órdenes de trabajo, tarjetas de límite) se redactan durante un largo período de tiempo y reflejan las mismas operaciones repetitivas.
• Una vez Los documentos (órdenes en efectivo y) se utilizan para informar sobre la transacción completada.

Organizacional y administrativo La documentación incluye instrucciones, órdenes, poderes y órdenes. Otorgan permiso para realizar operaciones específicas. Su información no se agrega a los registros contables.

EN absolución La documentación (requisitos de pago, órdenes de recibo, facturas, etc.) refleja la operación. La información sobre ellos se ingresa en los registros contables.

Algunos documentos combinan características de tipos exculpatorios y permisivos. Podrían ser órdenes de pago en efectivo, recibos de nómina.

Podéis obtener información detallada de todo este reportaje en el siguiente vídeo:

¿Cómo trabajar con él correctamente?

Para el correspondiente contabilidad primaria Se acuerda el calendario de rotación de la documentación, determinando el orden y momento de su movimiento en la empresa y remitiéndolo al departamento de contabilidad. Debe comprobarse en forma (para comprobar que la preparación esté completa y correcta), contenido (la relación de indicadores) y aritméticamente (sumando valores).

Primero debes determinar si se trata de un documento contable. Debe reflejar información sobre la transacción comercial completada. Entonces, en indica el movimiento de artículos de inventario, en recibo de caja- gastos financieros.

Los documentos contables no incluyen borradores, registros, extractos de periódicos y documentación recopilada fuera de las normas.

A continuación, se determina la relación del documento con la organización. Se verifican los datos de la empresa o especialista (nombre del trabajo, fecha de su elaboración, nombre de la empresa, costo y contenido físico de la transacción comercial, cargos de los responsables, firmas personales). Todas las firmas deben ser originales. También se comprueba el tipo de sello (algunas empresas pueden tener varios sellos, para documentos y sellos).

Después de la aceptación, la información se ingresa en los registros contables y se hace una marca en el formulario. Las transacciones comerciales deben reflejarse en secuencia y agruparse en determinadas cuentas. Registros contables Por apariencia Hay tarjetas (para contabilizar materiales y), libros (principal) o revistas. Según el tipo de registros, los registros se dividen en combinados (órdenes), sistemáticos (libro de contabilidad general) y cronológicos (libro de registro).

Según los requisitos del Goskomstat, los documentos contables primarios deben prepararse de la siguiente manera:

• completado con bolígrafo, tinta, en una máquina de escribir o en una computadora;
• compilado cuidadosamente con cifras claras y legibles;
• contener todos los detalles;
• V documentos financieros todos los importes están anotados e indicados en números;
• contener la firma personal del gerente, jefe de contabilidad o personas autorizadas;
• estar sellado.

Las personas autorizadas son responsables de la preparación confiable y oportuna de los documentos que reflejen la información disponible en contabilidad.

Error de corrección

A continuación se muestra una lista de los errores más comunes que se cometen al redactar documentos:

• el uso de formularios que fueron elaborados por la empresa de forma independiente, sin confirmación mediante orden del gerente y correspondiente inscripción en el registro contable;
• ejecución incorrecta por parte del administrador de la lista de personas autorizadas para la firma;
• falta de detalles;
• la presencia de omisiones en la preparación de detalles obligatorios, borrones o correcciones, violaciones de las reglas;
• notas de lápiz de grafito;
• ajustes a la documentación de efectivo;
• presencia de errores aritméticos;
• sin guiones para las líneas vacías.

Si hay errores, el documento contable no es aceptado por las estructuras de inspección o se reconoce como falsificado.

Corrección de caja registradora y documentación contable se lleva a cabo de acuerdo con las siguientes reglas:

• No se permite el uso de corrector, borrados y ajustes de documentos (débito en efectivo y órdenes de recibo, recibos);
• si se detectan errores, los trabajos deberán cancelarse y redactarse nuevamente;
• Los documentos dañados o incorrectamente completados no se destruyen, se tachan y se agregan a la caja registradora el día de su emisión.

Las correcciones se realizan en otros documentos después de haber sido acordados con las contrapartes y confirmados mediante firmas.

Al corregir formularios manuales, se deben tachar los detalles o montos incorrectos y escribir el valor correcto en la parte superior. La palabra “Corregido” está indicada en los campos de la línea y es acordada por las personas que firmaron previamente este documento. Se indica la fecha de corrección. No se permite el uso de correctores, borrones y borrados.

Si las correcciones se completan y certifican incorrectamente, se considerarán inválidas.

Recuperación de documentación

En caso de daño, destrucción o pérdida de documentos primarios (con base en la instrucción No. 157 N), el administrador nombra una comisión para analizar los motivos de su restauración y detectar a los perpetradores. A veces el gerente coopera con autoridades de investigación, supervisión de incendios o estructuras de seguridad. Los resultados del trabajo se documentan en un acta aprobada por el director. Se archiva en la carpeta de diario para otras transacciones.

De acuerdo con la instrucción No. 157 N, los trabajos primarios se pueden almacenar tanto en papel como en soporte de máquina (mediante firma digital electrónica).

Duración

Según el art. 17 Ley Federal "Sobre Contabilidad", cada empresa debe organizar el almacenamiento adecuado de esta documentación, informes de contabilidad y registros contables en los plazos establecidos, pero al menos 5 años.

Almacenamiento documentos electronicos se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos de la ley y en presencia de medios mecánicos. Al mismo tiempo, se brinda protección al director de la empresa contra ajustes ilegales.

Penalizaciones

Los errores en los documentos primarios o su ausencia pueden provocar pérdidas económicas para la empresa. Según el art. 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, se imponen sanciones por violaciones graves de las normas de contabilidad de costos y beneficios:

• en caso de infracción durante un período impositivo: hasta 10 mil rublos;
• en caso de infracción durante varios períodos impositivos: hasta 30 mil rublos;
• al disminuir pago de impuestos– 20% del importe de las cotizaciones impagas, a partir de 40 mil rublos.

Las violaciones graves de las normas de contabilidad de gastos, ganancias y objetos imponibles incluyen la ausencia de documentación primaria y registros contables. También incluyen la reflexión periódica en las cuentas contables, registros contables e informes de transacciones comerciales, activos tangibles, finanzas y activos intangibles.

En ausencia de estos documentos, la empresa está obligada a pagar impuestos en exceso. Su retirada es posible previa instrucción de las estructuras pertinentes cuyas competencias corresponden a requerimientos legales. Al mismo tiempo, se elabora un registro de los documentos incautados.

¡Sin un trozo de papel no eres nada! Y con un trozo de papel, un hombre de negocios que dirige su negocio de forma concienzuda y profesional. O un contador competente que le ayude. Diseño correcto Los documentos en contabilidad son importantes tanto para la formación de datos contables como para determinar las obligaciones fiscales de la organización. Y si quieres proteger lo más valioso, no trates los documentos con indulgencia y estudia detenidamente qué requisitos deben cumplir. ¡Al menos lea este artículo primero!

Los especialistas contables y los representantes de pequeñas empresas que mantienen registros por su cuenta necesitan conocer los requisitos básicos del procedimiento para crear, procesar, mover y almacenar documentos.

1. Concepto de documento

2. Tipos de documentos contables primarios

3. Formas de documentos contables primarios.

4. Aprobación de documentos contables primarios.

5. Detalles obligatorios de los documentos contables.

6. Preparación de documentos en contabilidad.

7. Poder para firmar documentos primarios.

8. Calendario de flujo de documentos para documentos contables.

9. Diario de documentos primarios.

10. Corrección de documentos contables.

11. Almacenamiento de documentos contables.

12. Responsabilidad de almacenar documentos primarios.

Entonces, vayamos en orden.

1. Concepto de documento

El concepto de “documento” no se divulga en las normas contables. Utilicemos la definición establecida por GOST R ISO 15489-1-2007:

Documento: información identificable registrada en un medio tangible creado, recibido y mantenido por una organización o un individuo como prueba al confirmar obligaciones legales o actividades comerciales (cláusula 3.3 de GOST).

¿Qué documentos son primarios? Los documentos primarios son documentos que contienen información inicial sobre operaciones y procesos. Son los documentos a partir de los cuales se realizan los asientos contables.

Documentos contables primarios- se trata de documentos que documentan hechos de la vida económica (cláusula 1 del artículo 9 de la Ley N° 402-FZ de 6 de diciembre de 2011 “De Contabilidad”).

El principal requisito para su elaboración es que los documentos primarios deben redactarse cuando ocurren los hechos de la vida económica, o inmediatamente después de su finalización (si existe tal posibilidad).

Ejemplos de documentos primarios:

• órdenes de efectivo entrantes y salientes,
• carta de porte (según formulario TORG-12),
• informe anticipado,
• Informacion de cuenta.

2. Tipos de documentos contables primarios

No existe una clasificación o agrupación armoniosa de documentos contables en ningún acto regulatorio.

Puedes elegir los siguientes tipos documentos contables primarios dependiendo de:

1. lugares de compilación:

• interno,
• externo,

1. Formularios de documentos utilizados:

• unificado (creado según formas contenidas en álbumes de formas unificadas),
• no unificado (creado de acuerdo con formularios desarrollados por la organización de forma independiente),

1. tipo de medio de almacenamiento:

• papel,
• electrónico,

1. volumen de información:

• primario,
• resumen,

1. tipo de activos y pasivos, áreas de contabilidad:

• sobre contabilidad de activos fijos,
• Por contabilidad de inventario,
• contabilidad de devengos y pago de salarios,
• para la contabilidad de transacciones en efectivo,
• otros son similares.

3. Formas de documentos contables primarios.

La preparación de documentos en contabilidad implica el uso de formularios unificados y desarrollados de forma independiente. Desde 2013, el uso de la mayoría de formularios unificados no es obligatorio.

Todos los tipos de documentos primarios son aprobados por el director de la organización. Actualmente Se requiere el uso de los siguientes tipos de formularios unificados:

1. sobre la contabilidad de transacciones en efectivo (Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de 18 de agosto de 1998 No. 88, Directiva del Banco de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U),
2. sobre contabilidad del trabajo y su pago (Decreto del Comité Estatal de Estadística de 5 de enero de 2004 No. 1),
3. sobre contabilidad de los servicios de transporte de carga (Decreto Gubernamental N° 272 de 15 de abril de 2011, Carta varios tipos transporte).

También tiene una forma estándar. orden de pago, todos sus campos somos nosotros.

Al completar formularios unificados, se completan todas las líneas (columnas) proporcionadas. Si falta algún indicador, se coloca un guión en él.

Ejemplo 1.

El proveedor suministró los materiales, proporcionó TORG-12 y una factura, cuyas últimas líneas están completadas como "servicios de entrega", no hay otros documentos.

Las posibles consecuencias son la no aceptación de las deducciones del IVA y los gastos del impuesto sobre la renta, el reconocimiento de la transacción como ficticia (imaginaria), ya que no se ha confirmado la realidad de la transacción (el hecho de la entrega de los materiales y posiblemente la compra de los materiales en sí). Se requiere un conocimiento de embarque.

En las organizaciones todavía se utilizan formularios unificados, que no son obligatorios. En función de las necesidades internas de la empresa, dichos formularios pueden modificarse para hacerlos más convenientes y adecuados para reflejar hechos comerciales específicos.

Por ejemplo, puede eliminar el atributo "ubicación de impresión" y negarse a utilizar la marca "anverso/reverso".

4. Aprobación de documentos contables primarios.

La organización está obligada a aprobar los formularios de los documentos contables primarios utilizados en sus políticas contables (cláusula 4 de PBU 1/2008 “Políticas contables de la organización”). Hay que recordar que no basta con un simple enlace a uno de los álbumes de formularios de documentos unificados.

La política contable (en el apéndice de la política contable) debe enumerar documentos específicos de los álbumes de formularios unificados que utilizará la empresa, así como una lista de personas que tienen derecho a firmar documentos primarios (información del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia Nº PZ-10/2012).

Un ejemplo del diseño de una aplicación a la política contable se puede encontrar en nuestro artículo “”. Se adjuntan a la política contable muestras de formularios desarrollados independientemente con explicaciones para completarlos.

Los formularios también pueden ser aprobados por otras regulaciones locales. Por ejemplo, una Orden sobre la aprobación de documentos primarios. La política contable debe contener una referencia a dicha orden.

5. Detalles obligatorios de los documentos contables.

Requisitos para detalles obligatorios de los documentos contables primarios establecido por la Ley Federal "Sobre Contabilidad". Solo hay 7 de esos detalles:

1. Título del documento,
2. fecha de preparación del documento,
3. nombre de la entidad económica que compiló el documento,
4. contenido del hecho de la vida económica,
5. el valor de la medida natural y (o) monetaria con indicación de las unidades de medida,
6. los nombres de los cargos de las personas responsables de la transacción,
7. firmas de los responsables con transcripción de la firma.

Algunos documentos que no son documentos contables primarios pueden utilizarse como tales.

Al reflejar el alquiler en los gastos, dichos documentos son contratos y actos de arrendamiento. De conformidad con los artículos 611 y 622 del Código Civil de la Federación de Rusia, en este caso es obligatorio redactar actos bilaterales de aceptación y transferencia de objetos contables.

Ejemplo 4.

la empresa alquila espacio de oficina. Documentos sobre cuya base se calculará el pago mensual. alquilar, servir como contrato de arrendamiento y acto de aceptación y transferencia de la propiedad arrendada.

De conformidad con el artículo 753 del Código Civil de la Federación de Rusia, los actos unilaterales pueden utilizarse como documentos primarios.

6. Preparación de documentos en contabilidad.

Consideremos casos especiales que se encuentran a menudo al preparar documentos.

Rechazo de sellos

La finalidad del sello es certificar la firma del responsable.

Desde el 07/04/2015 las organizaciones no están obligadas a tener sello. La información sobre el sello debe especificarse en los estatutos de la empresa (Ley Federal No. 82-FZ del 06/04/2015).

Se requiere un sello solo en los casos establecidos por la ley federal.

• Poder para representar intereses entidad legal en los tribunales (artículo 53 del Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia, artículo 61 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia),
• documentos presentados a las autoridades aduaneras (311-FZ del 27 de noviembre de 2010),
• actuar sobre un accidente industrial (artículo 230 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia),
• certificado de doble almacén (artículo 913 del Código Civil de la Federación de Rusia).

Un sello no es un requisito obligatorio, pero su presencia puede estar prevista en forma de un documento primario aprobado por el jefe de la organización (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 06/08/2015 No. 03- 01-10/45390).

Documentos en idiomas extranjeros.

Para el registro solo se aceptan documentos en ruso (cláusula 9 de la Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia No. 34n).

Debe haber una traducción al ruso y una traducción línea por línea. No es necesario que la traducción esté certificada (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 20 de abril de 2012 No. 03-03-06/1/202). Los casos en los que se requiere traducción notariada están estipulados en el Convenio de La Haya de 1961.

Metros distintos del rublo en documentos primarios.

Está permitido reflejar los datos de costos en los documentos contables en rublos, moneda y unidades convencionales.

A modo de comparación, en contabilidad fiscal, el requisito de completar facturas para pagos en rublos solo en rublos está establecido por el Decreto del Gobierno No. 1137 del 26 de diciembre de 2011 (cláusula 1 del Procedimiento para completar facturas).

Documentos primarios electrónicos

La Ley Federal "Sobre Contabilidad" permite la preparación de documentos primarios tanto en papel como en formato electrónico.

El documento electrónico debe contener todos los datos obligatorios de los documentos contables y una firma electrónica (ES).

Hay tres tipos de firma electrónica: simple, mejorada no calificada y mejorada calificada. El Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia considera posible utilizar cualquier firma electronica(Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 12 de septiembre de 2016 No. 03-03-06/2/53176).

7. Poder para firmar documentos primarios.

Un empleado de una organización tiene derecho a firmar cuando se redacta uno de los documentos:

• orden sobre el derecho a firmar,
• poder para firmar documentos primarios (artículos 185 a 189 del Código Civil de la Federación de Rusia).

A diferencia de una orden sobre el derecho a firmar, también se puede emitir un poder para firmar documentos primarios a un ciudadano que no sea un empleado de la organización.

Para la firma, por acuerdo de las partes, se puede utilizar un facsímil (artículo 160 del Código Civil de la Federación de Rusia, determinación del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 17 de diciembre de 2009 No. VAS-16259/09).

8. Calendario de flujo de documentos para documentos contables.

Un cronograma de flujo de documentos es una descripción en forma de diagrama o tabla del procedimiento para crear, mover, procesar y almacenar documentos. El cronograma puede aprobarse como apéndice de la política contable o en forma de documento local. acto normativo. En este último caso, la política contable debe contener una referencia a tal acto.

El cronograma de flujo de documentos debe incluir:

• plazos para el registro, transferencia, procesamiento y almacenamiento de documentos,
• cargos de las personas responsables de las operaciones especificadas en el cronograma de flujo de documentos (cláusulas 5.4, 5.6 de la Orden del Ministerio de Hacienda de 29 de julio de 1983 No. 105).

9. Diario de documentos primarios.

Llevar un diario de documentos primarios es más una regla de flujo racional de documentos que una contabilidad.

Para registrar documentos entrantes/salientes, es necesario un diario de documentos primarios. Le recomendamos que lleve dicho diario incluso en el caso de que la contabilidad se lleve a cabo sin utilizar un programa de contabilidad.

Cuando se utiliza, por ejemplo, el programa 1C, se puede generar e imprimir un registro de documentos en cualquier momento. Así, el diario de contabilidad de los documentos de proveedores se formará como “Registro de documentos “Recibo (acto, factura)””, el diario de contabilidad de documentos de caja como “Registro de documentos de caja”.

En contabilidad, a diferencia de la contabilidad fiscal, es posible reflejo del hecho de la vida económica en ausencia de documentos primarios., siempre que lleguen más tarde.

En este caso, el hecho de la vida económica se refleja en la contabilidad. en valor estimado. Cuando se recibe un documento, la contabilización realizada anteriormente no se revierte, sino que sólo se ajusta a la fecha de recepción del documento.

Este enfoque se confirma en los siguientes documentos:

1. PBU 21/2008
2. Orden del Ministerio de Hacienda de 28 de diciembre de 2001 No. 119n “ Pautas sobre contabilidad de inventarios" (inciso 5 del apartado 1)
3. Decisión del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 8 de julio de 2016 No. AKPI16-443.

Una excepción a este procedimiento son los documentos sobre transacciones intermedias. El intermediario deberá entregar todos los documentos relacionados con la transacción. Si un informe de transacción contiene errores o inexactitudes, el mandante sólo puede presentar una objeción dentro de los 30 días siguientes a la fecha de recepción del informe (artículos 999, 1008 del Código Civil de la Federación de Rusia).

10. Corrección de documentos contables.

La preparación de documentos en contabilidad a veces va acompañada de errores e inexactitudes. En este caso, serán necesarias correcciones.

Las correcciones están prohibidas únicamente en las cajas registradoras y documentos bancarios(por ejemplo, órdenes de pago en papel). Todos los demás documentos pueden modificarse.

La corrección de los documentos contables se realiza de la siguiente manera:

1. la entrada incorrecta se tacha con una línea para que se pueda leer lo tachado,
2. el valor correcto se indica al lado,
3. se ingresa la entrada “Corregido”,
4. la fecha de corrección y la firma de la persona que redactó el documento se indican con una transcripción de su firma.

Dichas reglas están establecidas por la Ley Federal "Sobre Contabilidad" No. 402-FZ (cláusula 7 del artículo 9) y la Orden del Ministerio de Finanzas de 29 de julio de 1983 No. 105.

No es necesario poner un sello. Una excepción son las correcciones en el certificado de incapacidad para el trabajo, que están certificadas por un sello.

La corrección debe ser realizada por el empleado que redactó el documento. Si esto no es posible, por ejemplo, la persona renuncia, entonces la corrección la realiza el empleado recién contratado o su supervisor inmediato.

11. Cómo almacenar y destruir documentos contables

El procedimiento para el almacenamiento de documentos está determinado por la Orden del Ministerio de Cultura No. 558 de 25 de agosto de 2010. El período general de almacenamiento de documentos de conformidad con el artículo 29 de la Ley Federal "Sobre Contabilidad" es de 5 años. El gerente es responsable de organizar el almacenamiento de documentos.

Muchos documentos tienen períodos de retención prolongados:

Documentos contables pueden destruirse si su vida útil ha expirado (cláusulas 2.3, 4.11 de la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 31 de marzo de 2015 No. 526). La decisión sobre la destrucción la toma una comisión de expertos, que puede crearse anualmente o actuar de forma continua.

Sobre la base del examen de los documentos, primero se elaboran propuestas sobre la asignación para la destrucción de documentos que no están sujetos a almacenamiento, y luego directamente un acto sobre la asignación para la destrucción de documentos que no están sujetos a almacenamiento. El acto incluye documentos cuyo período de conservación haya expirado el 1 de enero del año en que se redactó el acto.

El acto debe ser aprobado por el gerente.

Puedes destruir documentos:

1. por propia cuenta. En este caso, es necesario redactar un acta de destrucción de documentos. Tal acto debe indicar qué documentos, en qué cantidad y de qué manera fueron destruidos,
2. PAG luego transferido para su destrucción a una organización especializada. Al mismo tiempo, se redacta una factura, que indica el número de documentos transferidos y su peso (cláusula 2.4.7 de las Reglas de Rosarkhiv, aprobadas por decisión de la Junta de Rosarkhiv del 06/02/2002). En este caso, el acto de destrucción de documentos lo redacta una organización especializada.

12. Responsabilidad de almacenar documentos primarios.

Las sanciones por trabajar con documentos primarios están establecidas en el artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia.

Se prevén sanciones por infracción grave de los requisitos contables, incluidos los informes contables (financieros).

Uno de graves violaciones de la contabilidad es:

“la entidad económica carece de documentos contables primarios, y (o) registros contables, y (o) estados contables (financieros), y (o) Reporte de auditor sobre los estados contables (financieros) (si es obligatoria una auditoría de los estados contables (financieros)) dentro de plazos establecidos almacenamiento de dichos documentos."

Montos de las multas:

1. para funcionarios por un monto de cinco mil a diez mil rublos,
2. por comisión repetida: a funcionarios por un monto de diez mil a veinte mil rublos o inhabilitación por un período de uno a dos años.

Al mismo tiempo, es necesario tener en cuenta que en la verificación se entenderá también por ausencia de documentos primarios el caso en que existan documentos, en número suficiente, pero estén redactados en formularios que sean no aprovado.

Responsabilidad fiscal El Código Fiscal de la Federación de Rusia también establece por no garantizar la seguridad de los documentos primarios (artículo 120):

1. Durante un período de informe: hasta 10 mil rublos,
2. Durante más de un período impositivo: hasta 30 mil rublos,
3. Si la base imponible está subestimada: 200% del monto del impuesto (contribución) no pagado, pero no menos de 40 mil rublos.

Si aún tiene preguntas sobre la preparación de documentos primarios en contabilidad, hágalas en los comentarios a continuación.

Preparación de documentos en contabilidad: lo más importante.